torstaina 24. syyskuuta 2020

Aika on yhteistä, vastuu sen käytöstä pitää jakaa

Ajanhallinnan ongelmat eivät ratkea pelkästään tukemalla yksittäisiä työntekijöitä. Ajanhallinnan verkkovalmennus onnistuu parhaiten, kun tavoitteisiin sitoutuu koko työyhteisö.

Kysymys siitä, kuinka käyttää tehokkaasti hyväksi jotakin, joka ei ole aineellista eikä näkyvää, on kiehtonut ihmismieliä pitkään. Tämä näkymätön, mutta katoava ja huvetessaan stressiä tuottava resurssi on aika. Ajanhallintaan liittyviä kysymyksiä pohdittiin jo ennen ajanlaskun alkua.

Aika on siis koettu arvokkaaksi aina, mutta onko se koskaan ollut arvokkaampaa kuin nyt, kun työ on irtautunut ajasta ja paikasta ja työn ja yksityiselämän raja haalennut? Ainakin ajankäytön ongelmat koskettavat yhä suurempaa joukkoa meistä. Vuoden 2018 Työolotutkimuksen mukaan haittaavan kiireen kokemus on lisääntynyt hälyttävissä määrin erityisesti naisten työssä. Puolet naisista ja 40 prosenttia miehistä kokee, ettei heillä ole aikaa paneutua uusiin asioihin tai kouluttautua kiireen vuoksi. He eivät myöskään ehdi tehdä töitä niin hyvin kuin haluaisivat. Ajankäytön ongelmat huutavat siis ratkaisuja.

Ajanhallintavalmennuksista apua ajankäytön ongelmiin?

Erilaiset ajanhallintavalmennukset ja -koulutukset ovat keino tukea asiantuntijoita ja asiantuntijatyöpaikkoja ajankäytön haasteissa. Ajanhallinnan interventioiden vaikuttavuutta tutkittaessa on kuitenkin havaittu, että ne eivät suinkaan aina johda työsuorituksen tai hyvinvoinnin parantumiseen. Yhdeksi syyksi tähän on nähty se, että valmennuksissa usein sivuutetaan työpaikan käytäntöjen ja normien merkitys asiantuntijan ajankäytön säätelijänä.

Työterveyslaitoksen Aika & fokus -verkkovalmennuksessa aika ymmärretään yhteiseksi, jaetuksi resurssiksi, jonka järkevästä käytöstä on vastuussa koko työyhteisö. Valmennus haluaa murtaa pitkään vallalla ollutta käsitystä ajanhallinnasta vain tehokkaan, itseohjautuvan yksilön ominaisuutena. Tähän pyritään erityisesti valmennuksen työyksikkökohtaisesti suoritettavassa versiossa.

Halusimme arvioida valmennuksen vaikutuksia yksilöiden kokemiin aikahaasteisiin ja ajanhallinnan kokemuksiin. Arviointiin osallistui kolme työpaikkaa, joissa toteutettiin vuonna 2019 yhteensä neljä valmennusta. Osallistujien kokemuksia tarkasteltiin keräämällä sekä määrällistä että laadullista aineistoa valmennusta ennen ja sen jälkeen.

Ei ihmepilleriä, vaan pitkäjänteistä kehittämistyötä

Valmennuksen tavoitteena oli parantaa osallistujien ajankäytön hallintaa. Tavoitteen toteutumista arvioitiin muun muassa vertaamalla alkukyselyssä esiin tulleiden ajankäytön ongelmien tilannetta valmennuksen jälkeiseen aikaan. Tämä tarkastelu ei osoittanut merkittävää muutosta ajanhallinnan haasteiden osalta. Valmennus koettiin kuitenkin monella tavalla hyödylliseksi ja laadukkaaksi – ja tärkeäksi. Lisäksi lähes kaikki osallistujat suosittelisivat sitä asiantuntijatyötä tekeville. Mikä selittää tämän ristiriidan?

Sekä ennen valmennusta että sen jälkeen kerätyssä aineistossa osallistujat kuvasivat varsin selkeästi, että heillä on rajalliset mahdollisuudet täyttää kaikki työlle asetetut tavoitteet. Samassa yhteydessä puhuttiin mielen lujuudesta hyväksyä tämä tosiseikka. Sitä todettiin toisilla olevan enemmän, toisilla vähemmän. Erityisesti perfektionistien sanottiin olevan uupumuksen suhteen vaaravyöhykkeellä.

Ajankäytön ongelmien nähtiin siis juontuvan suuremmassa määrin työn organisoinnista ja siihen liittyvistä odotuksista kuin omista työn tekemisen tavoista. Valmennusta kiitettiin siitä, että se oli onnistunut tunnistamaan haasteita, nostamaan ne keskusteluun ja alleviivannut niiden ratkaisun tärkeyttä. Tärkeäksi koettiin myös valmennuksessa esitellyt omaa ajanhallintaa edistävät tekniikat. Ongelmien ratkaisun uskottiin kuitenkin viime kädessä vaativan sitä, että työnantaja ja työyhteisö sitoutuvat viemään asioita yhdessä eteenpäin. Valmennus oli tarjonnut tälle prosessille alun ja työkaluja.

Valmennuksen arvioinnissa onnistuneen ajanhallinnan verkkovalmennuksen edellytyksiksi nousivat:

  • yhteisesti tunnistettu tarve valmennukselle
  • ajanhallinnan ymmärtäminen yhteisen vastuun piiriin kuuluvaksi – edellytys sille, että asiantuntijan ajanhallinnan keinoille on organisaation tuki
  • organisaation sitoutuminen kurssin tavoitteisiin ja työpaikan käytäntöjen kehittämiseen – välttämätöntä pysyvien muutosten aikaansaamiseksi
  • laadukkaat, eri formaatteja sisältävät materiaalit – edellytys aktiiviselle opiskelulle.

Valmennuksen arviointi vahvistaa käsitystä siitä, että ajanhallinnan ongelmia ei ratkaista tukemalla vain yksilön ajankäytön hallintaa, vaan niiden ratkaisu edellyttää organisaatio- ja työyksikkötason sitoutumista ja pitkäjänteistä kehittämistyötä.

Kysymykseksi jää, onko työpaikoilla aikaa pysähtyä varmistamaan, että työ on ihmisen kokoista.

Lisätietoja:
Aika on yhteistä, vastuu sen käytöstä jaettua – ajanhallinnan verkkovalmennuksen arviointi (katsausartikkeli Työelämän tutkimus -lehdessä)
Työterveyslaitoksen Aika & fokus – ajanhallinnan verkkovalmennus

24.9.2020