maanantaina 02. lokakuuta 2017

Aikaa ei voi hallita, mutta kiirettä voi

Suomalaisista työntekijöistä lähes puolet joutuu kiirehtimään, jotta he saavat työnsä tehtyä. Sopiva määrä aikapainetta voi tilapäisesti tehostaa työskentelyä ja antaa lisäpotkua, mutta pidemmän päälle jatkuva kiire aiheuttaa stressiä. Liika kiirehtiminen on hukattua tuottavuutta!

Kiireen taustalta löytyy monia tekijöitä. Asiakas on voinut asettaa liian tiukan aikataulun tai projektille varatut resurssit ovat niukat suhteessa tehtävien määrään.

Sopiva määrä aikapainetta voi tilapäisesti tehostaa työskentelyä ja antaa lisäpotkua. Myös työstä saatu arvostus, työn palkitsevuus ja vaikuttamismahdollisuudet voivat väliaikaisesti lieventää kiireen haittoja, kuten koettua kuormittavuutta.

Pitkään jatkuessa kiire kuitenkin lisää stressiä ja heikentää hyvinvointia ja tuottavuutta. Myös merkittävä osuus työtapaturmista tapahtuu kiireessä.

Työn keskeytyminen ja tehtävästä toiseen siirtyminen ovat yleisiä tilanteita työssä. Jatkuvat keskeytykset näkyvät muun muassa työpäivän pidentymisenä. Tilannetta on mahdollista ennakoida ja hallita tunnistamalla tilanteet, joissa häiritseviä keskeytyksiä esiintyy. Kiirettä voi kesyttää myös tunnistamalla ja organisoimalla johdonmukaisia tehtäväkokonaisuuksia.

Kiire kesytetään yhdessä

Kiire helpottaa, kun toimintatapoja ja ajanhallintaa kehitetään. Se vaatii koko työyhteisön panosta. Kiirettä ei voi kesyttää yksin.

Kun haluatte kesyttää kiirettä työyhteisössänne, pysähtykää yhdessä pohtimaan näitä kysymyksiä:

  • Onko kaikkien työtehtävät selkeästi määritelty?
  • Onko tehtävien tärkeysjärjestys selvä kaikille?
  • Kannustetaanko työyhteisössänne kertomaan häiriöitä tuottavista ongelmista?
  • Ratkotteko ongelmia yhdessä?

Vastausten perusteella voitte arvioida lähtötilanteenne. Oletteko kiireen hallinnan perustasolla vai oletteko kenties kehittäjiä tai edelläkävijöitä?

Hyvä perustaso: Työntekijöillä on selkeä tehtävänkuvat ja heille on asetettu selkeät tavoitteet. Työtehtävät on asetettu tärkeysjärjestykseen. Työmäärä on jaettu tasapuolisesti. Työhyvinvoinnin perusasiat ovat kunnossa. Hyvinvointiin liittyvien velvoitteiden hoitaminen on sujuvaa. Reagointi muutoksiin on kuitenkin hidasta ja kehittämistä tehdään rajoitetusta tai satunnaisesti.

Kehittäjät: Työtilanteesta keskustellaan säännöllisesti esimiehen ja työntekijöiden kesken. Kiireen tärkeimmät syyt on tunnistettu ja kiireen ja sen haittojen vähentämiseksi on tehty suunnitelma. Työpaikoilla panostetaan kehittämiseen erillisillä hankkeilla monipuolisesti ja suunnitelmallisesti.

Edelläkävijät: Kiireen hallitsemiseksi, työstä palautumiseksi hyödynnetään monipuolisesti työaikajoustoja. Muutokset kiireessä tunnistetaan ja niiden hallinta on ennakoivaa. Edelläkävijätyöpaikoilla työhyvinvoinnin kehittäminen ja seuraaminen on jatkuvaa. Kehittäminen on tulevaisuuteen suuntaavaa, uusia toimintatapoja omaksutaan ja kehitetään nopeasti.

Tämä blogikirjoitus perustuu Työterveyslaitoksessa tehtyyn Työhyvinvointi paremmaksi-raporttiin, joka sisältää katsauksen työhyvinvoinnin tilasta suomalaisilla työpaikoilla. Raportti perustuu laajan Meadow-tutkimusaineiston (Measuring the Dynamics of Organisation and Work) tuloksiin. Kokonaiskuvaa on täydennetty Työ ja Terveys Suomessa – tutkimuksen ja Työolobarometrin havainnoilla. Raportti on toteutettu Työelämä2020 –hankkeessa, jossa kehitetään suomalaisesta työelämästä Euroopan parasta.

Lue lisää ajanhallinnasta:

Näin järjestät itsellesi keskittymisrauhaa töissä

Priorisoi työtehtäviäsi, mutta älä poimi rusinoita pullasta

Ajanhallinta

2.10.2017