torstaina 20. helmikuuta 2020

Digitalisoituvat työprosessit – kohti uutta toimintamallia ja osaamista

Työ tehdään yhä useammin erilaissa verkostoissa ja tietojärjestelmien avulla. Jotta uuden järjestelmän hyödyntäminen olisi tehokasta, myös toimintatavat pitää arvioida uudelleen.

Digitalisaatiolla tavoitellaan kehittyneisiin tietoteknologisiin ratkaisuihin perustuvia sosiaalisia, rakenteellisia ja liiketoiminnallisia innovaatioita. Siis uudenlaisia tapoja organisoida työ, olla yhteydessä asiakkaaseen, kerätä, jalostaa ja jakaa tietoa sekä luoda uusia tuotteita ja palveluja.

Uusien järjestelmien käyttöönotto, käyttö ja jatkuva kehittäminen vaativat niin järjestelmien suunnittelijoilta kuin käyttäjiltä kokonaisvaltaista käsitystä järjestelmien avulla toteutetusta organisaatiorajat ylittävästä työstä.

On pystyttävä hahmottamaan yksittäisen järjestelmän tietyn toiminnallisuuden ja tiedon merkitys verkoston eri osissa ja järjestelmissä, jotta ajantasaiseen tietoon perustuva yhteistoiminta asiakkaan palvelemiseksi voi toteutua.

Järjestelmän käyttöönotto on oppimisprosessi

Työterveyslaitoksen Diverty-hankkeessa teimme osaamisen kehittämisen mallin (OK-mallin), joka tukee yhteen kytkeytyvien tietojärjestelmien käyttöönottoa. Se perustuu siihen näkemykseen, että uuden tietojärjestelmän tehokas hyödyntäminen edellyttää myös toimintatapojen uudelleenarviointia ja kehittämistä.

Pelkän järjestelmän käytön oppimisen sijaan tavoitteena on toiminnan uudistaminen yhdessä. Hyvä osaaminen vaatii tietoa järjestelmän ominaisuuksista, järjestelmän käytöstä sekä toimintamallista, jota järjestelmällä toteutetaan.

Uutta vaaditaan myös osaamisen kehittämiseltä. Vaikka perustietoja voidaan opiskella ”koulunpenkillä”, pääosa oppimisesta tapahtuu työssä samalla kun järjestelmää ja toimintaa jatkuvasti hiotaan sujuvammaksi. Kyseessä on pitkäaikainen prosessi, jossa rinnakkain suunnitellaan ja opetellaan uuden työvälineen ominaisuuksia, käyttöä, uusia työprosesseja ja käytäntöjä.

Parhaimmillaan tämä tapahtuu osallistuvasti alusta alkaen: Henkilöstö tutustuu yhdessä uuden järjestelmän ominaisuuksiin sekä hahmottaa niitä hyödyntävää uutta toimintamallia ja työprosesseja. Työkokemuksensa perusteella työntekijät sitten ehdottavat järjestelmään ominaisuuksia ja toiminnallisuuksia, joita uusissa työprosesseissa eri vaiheissa tarvitaan. Näin rinnakkainen oppiminen ja kehittäminen ruokkivat toisiaan ja varmistavat, että uusi järjestelmä tukee uudenlaista työtoimintaa.

Säännölliset palaverit ryhdistävät kehittämistä

On tärkeää ymmärtää, että järjestelmät ovat aina tavalla tai toisella keskeneräisiä ja kehittyviä. Siksi kannattaa alusta lähtien suunnitella tavat, joilla toimintaa ja järjestelmiä jatkuvasti kehitetään rinnakkain ja vuorovaikutteisesti yhdessä järjestelmätoimittajan ja järjestelmää käyttävän verkoston kesken. Tarvitaan sovittuja rakenteita ja käytäntöjä yhteiseen ongelmien ratkaisemiseen ja ideointiin. Tällaisia voivat olla esimerkiksi järjestelmätoimittajan ja käyttäjien säännölliset palaverit, joissa käsitellään järjestelmän käytön ongelmia ja uusia työssä ilmenneitä tarpeita järjestelmän ominaisuuksille.

Jatkuvaa oppimista ja kehittämistä on siis pidettävä tietoisesti yllä koko verkostossa. Järjestelmäuudistuksissa kannattaa muistaa: järjestelmän hyödyt toteutuvat vasta, kun toimintatapa ja järjestelmän tarjoamat mahdollisuudet kohtaavat.

Lisätietoja:

Diverty-hanke
Järjestelmät hyötykäyttöön -opas

20.2.2020