maanantaina 25. marraskuuta 2019

Hukkaa ja hävikkiä voi vähentää aivotyössäkin

    Hävikkiä yritetään vähentää joka paikassa – on se sitten materiaalihävikkiä, ruokahävikkiä tai lämpöhävikkiä. Hävikki on silkkaa hukkaa ja tuhlausta myös aivotyössä, jossa työskennellään tiedon parissa ja tehdään ajatustyötä.

    Aivotyössä hävikki syntyy hukkatyöhön kuluvasta ajasta eli siitä työstä, josta ei jää oikein mitään käteen. Tehtävään joutuu palaamaan uudelleen, ja käytännössä työ tehdään moneen kertaan. Hävikkiä syntyy, kun etsitään sähköpostien joukosta tärkeää viestiä, metsästetään kadonnutta tiedostoa, muistellaan, mitä asiasta on ehkä sovittu, ihmetellään, mistä kesken jäänyttä tehtävää pitikään jatkaa.

    Aivotyössä hukkatyön ongelma ei ole pelkkä hävikki, vaan se on ihan kuin hukkakaura. Hukkakauralla ja hukkatyöllä ei ole käytännössä lainkaan arvoa, hukka haittaa hyötyjen viljelyä ja se aiheuttaa sadolle laadunmenetyksiä. Hukkatyö köyhdyttää voimia, intoa ja kekseliäisyyttä, joita tarvittaisiin tuloksen tekemisessä.

    Hukkakauran tavoin myös hukkatyö leviää helposti. Aivotyö vaatii paljon yhteistyötä, ja useat eri osaajat hoitavat työn eri vaiheita ja osatehtäviä. Jos yhdessä työvaiheessa on kitkaa, työn sujuvuus takkuaa ja tehtävien hoitaminen viivästyy.

    Näin hukkatyön siemenet leviävät kaikkien asianosaisten työhön: työn kokonaisuuden valmistuminen viivästyy, työpäivän ohjelma menee uusiksi ja monen eri työkokonaisuuden ja ihmisen aikatauluja joudutaan taas kerran säätämään.

    Esimiehet mukaan hukkatyön kitkentään

    Suomessa hukkakauran löytäjällä on ilmoitusvelvollisuus viranomaiselle. Hukkatyön kohdalla näyttää siltä, että työntekijät ovat edelläkävijöitä. He ovat ottaneet hukkatyön vähentämisen asiakseen. Ei ihme, koska jos töitä ei saa tehdä fiksusti, niin työpäivä hupenee, hermot palavat ja siitä kertyy aikapainetta ja turhaa kuormitusta.

    Sujuvan aivotyön työpajoissa työntekijät ovatkin aina tositarkoituksella mukana. He tunnistavat sujuvan työn esteitä ja edistäjiä ja rakentavat yhdessä konkreettisia arjen ratkaisuja. Näitä hyviä toimintatapoja olemme keränneet sujuvan aivotyön tietopankkiin.

    Esteeksi hukkatyön vähentämisessä on kuitenkin yllättäen noussut se, että aina esimiehet ja johto eivät tue työntekijöiden arkista ponnistelua hävikin pienentämisessä. Kyse ei voi olla kustannuksista, koska useimmat työntekijöiden ideoimat fiksut toimintatavat työssä ovat yksinkertaisia, konkreettisia ja ilmaisia. Vieläpä niin, että kun hukka ja hävikki vähenevät, niin työskentely on tuloksellista ja ihmiset voivat hyvin.

    Työntekijät eivät kuitenkaan pysty yksin jalkauttamaan hyviä työskentelytapoja organisaatioon, vaan esimiesten ja johdon pitää olla mukana tukemassa hukkatyön selättämistä.

    Hyvä ergonomia sujuvoittaa aivotyötä

    Hukkakauran poistaminen vaatii huomattavasti lisätyötä. Hukkatyössä on sama juttu. Hävikille olisikin parasta tehdä jotain jo silloin, kun työtä ja työoloja suunnitellaan. Näin hukka ei pääse leviämään. Kitkentä nimittäin vaatii useita henkilöitä, ja torjunnan jälkeistä tarkkailua on tehtävä jatkuvasti.

    Myös aivotyön sujuvuus on kaikkien yhteinen asia eikä mikään kertaluonteinen projekti. Kyse ei ole vain hävikin ja hukan vähentämisestä, vaan työskentelyn ja tuloksen kannalta järkevästä tavasta tehdä töitä eli hyvästä työergonomiasta. Ergonomian tavoitteena on sujuva työ, ja se on yksi tuloksellisen työn kulmakivistä.

    Työn muuttuessa yhä enemmän tiedolla työskentelyksi ja aivotyöksi on erityisen tärkeää pitää huolta hyvästä kognitiivisesta ergonomiasta.

    Vapautetaan aikaa järkevään tekemiseen

    On vaikea arvioida, kuinka suuri osa aivotyöstä on hävikkiä. Olisiko se samaa luokkaa kuin hukkakauran saastuttama peltopinta-ala, joka on Suomessa peräti 17 prosenttia koko peltoalasta?

    Ei kaikkea hävikkiä koskaan saada pois, mutta jos hukkatyötä saataisiin yhdessä vähennettyä edes muutamalla prosenttiyksiköllä, sekin keventäisi työntekijöiden kuormitusta ja vapauttaisi työaikaa järkevään tekemiseen.

    Mistä aivotyön hävikistä teidän työpaikalla pitäisi päästä eroon? Mihin se vapauttaisi aikaa?


    Lisätietoja:

    Aivotyö sujuvaksi -tietopankki
    SujuKE – Sujuvuutta työhön kognitiivisella ergonomialla -interventiotutkimuksen loppuseminaari pidetään 12.12.2019 klo 13–15 Musiikkitalossa Helsingissä. Ilmoittaudu mukaan!

    25.11.2019