perjantaina 27. elokuuta 2021

Kuka yrityksessäsi tekee päätökset?

Onko mahdollista, että yksi ihminen kykenee havainnoimaan toimintaympäristöä yhtä tehokkaasti kuin useampi silmäpari?

Onko mahdollista, että yksi ihminen voi muodostaa useita erilaisia näkökulmia käsiteltävään asiaan sen sijaan, että jumittuu yhteen tai kahteen ensimmäiseen ajatukseen?

Onko mahdollista, että yksi ihminen tarkastelee useita eri vaihtoehtoja ennakkoluulottomasti ilman keskustelukumppaneita?

Resilientin työpaikan päätöksenteko

Resilienssillä tarkoitetaan yrityksen kykyä sopeutua ja toimia yllättävissä tilanteissa ja kriiseissä. Resilientit työpaikat ja yritykset toipuvat kriiseistä nopeammin ja pystyvät hyödyntämään kriisien tuomat mahdollisuudet paremmin kuin muut yritykset.

Ne ovat siis muita yrityksiä joustavampia, muutoskykyisempiä ja kekseliäämpiä. Resilientin yrityksen tunnusmerkkejä ovat päätöksentekoon liittyvät toimintatavat:

Päätöksentekoa ei ole jätetty vain yhden superihmisen harteille, vaan päätöksentekovaltuuksia on hajautettu mahdollisimman monelle. Päätöksiä saavat tehdä ne, joilla on asiasta paras ja ajankohtaisin tieto.

Tämän lisäksi päätöksen tekemistä harjoitellaan, jotta tiukan paikan tullen siihen ollaan valmiita. Itse asiassa päätöksenteon harjoittelua korostetaan myös valmentavassa johtamisessa. Tässä ajattelussa esihenkilö ei anna valmiita vastauksia, vaan toimii sparraajana ja hyvien kysymysten esittäjänä. Hän rohkaisee tekemään päätöksiä eri vaihtoehtojen väliltä.

Resilientissä työpaikassa päätöksiä tehdään myös yhdessä. Tämä onkin tärkeä lähtökohta monimutkaisten ongelmien ja tilanteiden ratkaisemisessa. Mitä monimutkaisempi päätettävä asia on kyseessä, sitä enemmän tarvitaan taustatietoa aiheesta ja on luotava useita vaihtoehtoisia ratkaisuja.

Ajankohtaisen taustatiedon etsiminen, tulkinta ja yhdistely vaativat enemmän kuin yhdet aivot. Jotta yrityksessä pystytään tuottamaan uudella tavalla tietoa yhdisteleviä ja innovatiivisia ratkaisuvaihtoehtoja, on selvää etua siitä, että prosessiin osallistuu mahdollisimman moni.

Jokainen yrityksen ammattilainen tuo monimutkaiseen ongelmaan oman ammatillisen näkökulmansa. Monimutkaiset ongelmat puolestaan vaativat monia näkökulmia, jotta niihin löydetään useita sopivia ratkaisuvaihtoehtoja. Niistä voidaan valita parhaiten kuhunkin tilanteeseen sopiva.

Yhteinen tieto parantaa päätöksentekoa

Hyvät päätökset nojaavat oikea-aikaiseen, paikkansa pitävään ja helposti saavutettavaan tietoon. Tätä voidaan tukea erilaisilla tietojärjestelmillä.

Missä esimerkiksi teidän yrityksenne talous- ja työturvallisuustieto on? Entä missä asiakkuuksiin tai vaikkapa toimintaympäristön muutoksiin liittyvä tieto on saatavilla? Tärkeää on, että tieto on ajantasaista, helposti löydettävissä ja sellaisessa muodossa, että kaikki osaavat sitä hyödyntää.

Osa tiedosta voi olla yksiselitteistä numeerista tietoa vaikkapa asiakasmääristä, osa voi vaatia enemmän tiedon täsmällisyyden, merkitysten ja vaikutusten pohdintaa ja yhteistä tulkintaa ennen johtopäätösten tekoa.

Monimutkaisemmissa asioissa on usein mielipiteitä ja näkökulmia, joista ei voida absoluuttisesti todeta, onko jokin mielipide oikeampi kuin toinen.

Siksi on tärkeää, että työpaikoilla käytetään aikaa yhteisen tiedon ja mielipiteen muodostamiseen. Päätöksiä on joka tapauksessa tehtävä.

Ajatusvirheitä päätöksenteossa

Kognitiivinen ergonomia keskittyy työn ja toimintatapojen yhteensovittamiseen ihmisen tiedonkäsittelyn rajoitteiden ja kykyjen kanssa. Kognitiivisen ergonomian saralla on tutkittu yleisimpiä ajatusvirheitä päätöksenteossa.

Päätöksenteko on vaativaa aivotyötä eli tiedolla työskentelyä, joka yleensä innostaa ihmisiä. Päätöksenteon ajatusvirheitä voi olla vaikea huomata. Onkin hyvä tiedostaa, minkälaiset asiat vaikuttavat päätöksenteossa.

Esimerkiksi helposti mieleen tulevat, viimeaikaiset, silmiinpistävät ja paljon esillä olleet asiat ylikorostuvat päätöksenteossa. Samoin ylikorostuvat asiat, jotka sopivat yhteen ennakko-oletustemme ja uskomustemme kanssa.

Päätöksenteko on vaativaa myös sen vuoksi, että mielessä on mahdollista pitää kerrallaan niin vähän asioita. Tilannetta kannattaa helpottaa hahmottelemalla kokonaisuus paperille ja olemalla järjestelmällinen:

  • Listaa olennaiset asiat.
  • Kirjaa ylös eri vaihtoehdot ja niiden hyvät sekä huonot puolet.
  • Kuvaa eri valintojen mahdollisia seurauksia.
  • Käytä kaikkea olennaista tietoa, älä anna yhden asian tai äänen jyrätä.
  • Pidä kiinni päätöksistä ja tarvittaessa avaa asia uutena päätöksentekoasiana uuden tiedon valossa.

Kannattaa tunnistaa myös yleinen jälkiviisauserhe: tämän päivän tiedoilla on helppo nähdä eilisen virheet

Miten kehittää yhteistä päätöksentekoa?

Työpaikan yhteisen päätöksenteon kehittämiseen voidaan nähdä kaksi rinnakkaista toteuttamiskeinoa.

Ensinnäkin työpaikoilla pohditaan ja uskalletaan kyseenalaistaa nykyiset päätöksentekotavat: mitkä päätökset ovat sellaisia, että vastuu niistä voidaan siirtää johtajalta muille?

Toiseksi työpaikoilla kehitetään ja otetaan käyttöön sellaisia ketteriä ja omaan toimintaan soveltuvia menetelmiä, joilla koko henkilöstö voi osallistua yhteisten päätösten valmistelun eri vaiheisiin.

Minimissään tämä voi tarkoittaa päätösvaihtoehtojen edustuksellista kommentointia ennen päätöksentekoa. Pitkälle vietynä tämä tarkoittaa esimerkiksi uusien ja innovatiivisten ratkaisuvaihtoehtojen hakemista työpajoissa, joihin henkilöstölle on järjestetty aikaa osallistua.

Akuutin kriisin – esimerkiksi koronakriisin – jälkeinen toipumisen aika antaa arviointiin ja toimintatapojen kyseenalaistamiseen hyvät mahdollisuudet. Ne kannattaa käyttää hyödyksi.

Kasvetaan yhdessä -hanke avuksi kehittämiseen

Kasvetaan yhdessä -hanke on uusimaalaisille pienille ja keskisuurille yrityksille suunnattu kehittämishanke, jossa yritysten sparraajina toimivat Työterveyslaitos ja Laurea-ammattikorkeakoulu.

Jos yritystäsi kiinnostavat resilientin työpaikan toimintatavat ja niiden kehittäminen, hae mukaan maksuttomaan valmennusohjelmaan.

Lue lisää Kasvetaan yhdessä -verkkosivuiltamme!

27.8.2021