perjantaina 16. huhtikuuta 2021

Miksi yhteiskehittäminen on niin vaikeaa sotessa?

”Voi kun me joskus ehdittäisiin yhdessä istua alas ja miettiä.” ”Ei minulta ole kysytty mielipidettä tähänkään asiaan.” ”Aina samat pääsee mukaan työryhmiin.” Näitä ajatuksia kuulen toistuvasti sote-alalla. Kuulostaako tutulta?

Mahdollisuus vaikuttaa omaa työtä koskeviin muutoksiin ja kehittää omaa työtä lisää työhyvinvoinnin kokemuksia ja vähentää sairauspoissaoloja.

Mitä kuuluu? -työhyvinvointikyselyyn vuonna 2020 vastanneista sosiaali- ja terveysalan ammattilaisista 44 prosenttia kertoo, että työhön liittyvät muutokset ovat tulleet heille yllätyksenä ilman mahdollisuuksia vaikuttaa niihin. Lisäksi noin 60 prosenttia vastaajista kertoo, että heidän työyhteisöissään ei käytetä aikaa uusien ideoiden kehittelyyn ja kokeiluun.

Miksi yhteiskehittäminen sitten on niin vaikeaa sote-alan organisaatioissa, tiedetyistä hyödyistä huolimatta?

Kiire esteenä?

Kiireestä on tullut arkipäivää sotessa. Kiireen tuntu leimaa hoitotyötä, kokouksia, asiakaskäyntejä, vastaanottoaikoja ja työpäivän aikaisia palautumistaukoja. Kiire on varmasti osasyy siihen, miksi kehittämiseen, ideointiin ja kokeiluihin käytettävä aika on supistettu minimiin tai keskitetty vain muutamalle henkilölle.

Pysähtymistä uuden asian äärelle ei enää oikein edes osata, vaikka kalenterissa tai työvuorolistassa olisikin sille merkitty paikka ja aika. Kiire on jäänyt aivoihin kiertämään loputonta rataa, joka ei vapauta ajatuksia työstämään uudenlaisia ideoita. Ajatukset ovat joko edellisessä työtehtävässä miettimässä, mikä jäi kesken, tai jo suunnittelemassa seuraavaa kalenteriin merkittyä asiaa.

Loputon kiire antaa aihetta miettiä omia tai tiimin työtehtäviä. Mikä on olennaista? Mitkä ovat ensisijaisia työtehtäviä? Mitkä ovat niitä työtehtäviä, joista voimme luopua?

Kehittäminen on tähän saakka ollut tehtäväkokonaisuus, josta on luovuttu. Olisiko nyt aika nostaa se tärkeimpien tehtävien joukkoon?

Kolmivuorotyö esteenä?

Suurimmassa osassa sote-alan palveluja henkilöstöä tarvitaan jokaisena vuorokauden aikana, jokaisena vuoden päivänä. Työtä tehdään eri vuoroissa. Yhteistä aikaa koko tiimin voimin on lähes mahdotonta järjestää, jotta hoito ja palvelut pystyään toteuttamaan.

Perinteisesti kehittämistä on tehty pitkäkestoisissa kehittämistyöpajoissa, joita järjestetään harvakseltaan. Vain osa henkilöstöstä kykenee osallistumaan niihin. Henkilöstö kokee, ettei kehittämistä voida yhdessä tehdä, kun yhteistä aikaa ei järjestetä.

Väitän, että työn kehittäminen on järjestettävissä työn ja työvuorojen lomaan niin, että kaikilla on mahdollisuus osallistua. Tällainen kehittäminen tapahtuu pienin askelin, tekemällä ihmisen kokoisia kokeiluja erilaisissa työhön ja työyhteisön toimintaan liittyvissä asioissa.

Parhaat ajatukset nousevat työstä ja pohdinnasta, miten tämän työtehtävän voisi tehdä sujuvammin. Kukapa sen hoksaisi paremmin kuin kyseisen työn tekijä itse?

Kokeilut ja kehittäminen pienin askelin vaativat kuitenkin uudenlaista asennoitumista, niin esimiehiltä, kehittäjiltä kuin henkilöstöltäkin. Se vanha klisee, jonka mukaan pienistä puroista syntyy kuohuvia virtoja, pitää paikkansa.

Hierarkkisuus esteenä?

Sote-alan organisaatioissa on usein vahvat hierarkkiset organisaatiorakenteet. Hallintosääntöjen ja toimenkuvien avulla johtajille ja esimiehille määritellään valtaa ja vastuuta. Kehittämisjohtajia, kehittämispäälliköitä ja kehittämisasiantuntijoita nimetään eri organisaatiotasoille.

Pohdin, mielletäänkö sote-organisaatioissa kehittäminen ja muutosten suunnittelu liiaksi aseman mukaiseksi työtehtäväksi.

Johto ja esimiehet kokevat toisaalta uudistamisen omaksi työkentäkseen jo toimenkuvien pohjalta, mutta ajan puutteen vuoksi tehtävä on jouduttu delegoimaan kehittämispäälliköille tai vastaaville.

Toisaalta suorittavassa työssä odotetaan jonkun muun kehittävän työtä ja suunnittelevan muutoksia, vaikka samaan aikaan koetaankin, että jokaiselta pitäisi kysyä muutoksiin mielipide.

Vinkit kehittämiseen työyhteisön kanssa

  1. Kehittämiskohteen valinta. Käyttäkää hetki aikaa miettimiseen, mitä haluatte ensimmäiseksi kehittää. Voitte joko keskustella asiasta, hyödyntää työhyvinvointikyselyn tuloksia tai vaikkapa äänestää, jos yhteiselle kokoukselle ei ole järjestettävissä aikaa. Tärkeää on, että jokaisella on mahdollisuus osallistua.
  2. Tavoitteen määrittäminen. Käyttäkää seuraava pieni hetki aikaa tavoitteen tarkentamiseen. Minkälainen työyhteisönne on, kun olette kehittäneet valittua kohdetta? Mikä on muuttunut? Tätäkin asiaa voi pohtia eriaikaisesti esimerkiksi yhteisen toimistotilan seinälle asetetun taulun avulla. Siihen jokainen voi kirjoittaa ajatuksiaan.
  3. Ideat kokeiluille. Annetaan jokaiselle mahdollisuus osallistua ideointiin, vaikka kaikilla ei heti ideoita synnykään. Ideointiakin pitää harjoitella, joten ei kannata luovuttaa, jos heti ensimmäisellä kerralla ette onnistu. Ideointia voi tehdä eriaikaisesti esimerkiksi erilaisten alustojen kautta. Alustoja saa myös ilmaiseksi (esimerkiksi Padlet).
  4. Kokeilujen valinta. Ideoista kannattaa kokeilla heti niitä, jotka ovat helposti toteutettavissa. Muista ideoista voitte vaikka äänestää ja valita eniten ääniä saaneet jatkokehittelyyn. Kannattaa kuitenkin valita äänestykseen vain sellaisia ideoita, joita voitte itse työyhteisössänne toteuttaa.
  5. Kokeilujen toteutus. Sopikaa, kuka vastaa kokeilun toteutuksesta, vaikka kaikki siihen osallistuvatkin. Sopikaa myös, milloin arvioitte kokeilun onnistumista.
  6. Kokeilun arviointi. Kokeilun arviointi on tärkeä vaihe. Silloin päätetään, jatketaanko toimintatapaa sellaisenaan, pitäisikö sitä vielä kehittää vai onko siitä syytä luopua kokonaan ja kokeilla jotain muuta. Luopuminenkin on sallittua. Kaikkea kokeiltua ei tarvitse jatkaa loputtomiin, jos se ei vain toimi.

Työterveyslaitos ja Kainuun sote kehittävät yhdessä Tiedosta – Työhyvinvointia ja tuottavuutta -hankkeessa työtä ja työhyvinvointia kokeilujen kautta.

Kokeilujen käynnistämistä ja uudenlaista kehittämisasennetta pohditaan Dynamo-ryhmissä, joihin osallistuu henkilöitä jokaiselta organisaatiotasolta. Samalla kokeillaan erilaisia tapoja, miten kolmivuorotyötä tekevissä työyhteisöissä yhteiskehittäminen mahdollistetaan jokaiselle.

Jää seuraamaan, mitä saamme Kainuun soten Dynamo-ryhmien kanssa aikaan!

Lisätietoja:

Tiedosta – Työhyvinvointia ja tuottavuutta (tutkimushankkeen esittely Työterveyslaitoksen sivuilla)

Tiedosta – työhyvinvointia ja tuottavuutta (Kainuun soten sivuilla)

16.4.2021