perjantaina 10. toukokuuta 2019

Mitä digitaalinen jalanjälki kertoo opettajien arki- ja sunnuntaityöstä vuoden aikana?

Digitaalinen jalanjälki paljastaa organisaation työn rytmin. Sen avulla voidaan tunnistaa erilaista työn määrän vaihtelua viikosta toiseen. Viikoittainen työn rytmi tarjoaa uuden näkökulman toiminnan suunnitteluun ja johtamiseen.

Tässä Tyhis -blogisarjan osassa jatkan datatieteilijä Jussi Korpelan kanssa ammattikorkeakoulun opettajien työviikkojen tutkimista digitaalisen jalanjäljen perusteella. Digitaaliseksi jalanjäljeksi kutsumme kaikkea sitä tietoa, joka työntekijästä jää tietojärjestelmiin työtä tehdessä.

Kirjoituksessa tarkastelemme opettamisen tietojärjestelmää nimeltä Moodle, jonka lokitietoihin jää kuva siitä, miten ohjelmistoa on käytetty. Moodlen avulla mm. suunnitellaan ja toteutetaan opetusta, seurataan opiskelijoiden edistymistä, tehdään arviointia ja ollaan yhteydessä opiskelijoihin. Lisätietoa aiheesta löydät tämän blogisarjan edellisistä osista.

Pohdintani perustuu tietoon eikä mielipiteeseeni.

Viikoittainen työn rytmi

Opettajilla on vuosityöaika ja opettaja saa valita osan ajasta ja paikasta työn tekemiselle, mikä mahdollistaa työnteon vapaamman sijoittelun verrattuna muihin asiantuntijatyötä tekeviin. Opetusta järjestetään myös lauantaisin aikuisopiskelijoista johtuen, joten lauantai voi myös olla työpäivä. Opetustyö on organisoitu 8 viikon moduuleihin, joita on kaksi keväällä ja kaksi syksyllä. Lisäksi opetusta on myös kesällä.

Tarkastelemme opetustyön aktiivisuutta Moodlen käytön kautta. Kuvassa 1 on esitetty Moodlen käyttö niin arkena (ma-la) kuin sunnuntaisinkin. Viikoittainen Moodlen käyttö vähenee kesää kohden, kun syksyn viikoittainen käyttö on tasaisemmin korkealla joulua kohden. Joulunajan loman (vapaajakson) jälkeen kevät alkaa korkealla käytöllä. Moduulin alkuviikoilla Moodlea käytetään enemmän kuin myöhemmillä viikoilla. Lomajaksoina käyttö on vähäistä.

Erilaiset Moodlen käyttötasot voivat kertoa toiminnan sujumisen ja henkilöstön hyvinvoinnin näkökulmasta merkityksellistä tietoa. Moodlen käytön paljous voi kertoa intensiivisestä työskentelystä ja useammat intensiiviset työviikot voivat sitoa paljon henkilöstön voimavaroja.

Kuvan ylemmän kuvaajan avulla on mahdollisuus arvioida esimerkiksi syksyn intensiivisyyttä: Onko tarvetta ja mahdollisuutta siirtää syyskuun viikkojen työtä aiemmille viikoille? Entä lomajakson jälkeiset viikot, joissa aktiivisuustaso on korkealla?

 

Kuva 1. Moodlen käyttö AMK:n opettajilla tammikuusta 2017 maaliskuuhun 2018. Kokonaiskäytöllä tarkoitetaan kaikkien opettajien yhteenlaskettua käyttöä. Ylemmässä kuvaajassa näkyy kokonaiskäyttö maanantaista lauantaihin ja alemmassa sama sunnuntaille. Lomajaksot on merkitty turkoosilla. Kesän lomajaksot voivat vaihdella opettajakohtaisesti, jolloin loma voi sijoittua toisin, mitä kuvaan on merkitty. Joulu-, talvi- ja syyslomat ovat suurimmalle osalle samalla viikolla. Pääsiäinen (2017) on viikolla 15.

Työn rytmi sunnuntaityön vaihteluna

Mahdollisuus valita työn tekemisen ajankohta on yksi työhyvinvointia tukeva työn hallinnan elementti. Sunnuntai voi olla myös kuluneen viikon kuormituksen purkua. Viikko on voinut olla intensiivistä opetusta, jolloin esim. seuranta ja yhteydenpito onnistuvat vasta sunnuntaina. Sunnuntaina voidaan myös valmistautua seuraavaan viikkoon.

Lukukausien aikana kaikkina sunnuntaina havaittiin Moodlen käyttöä (kuva 1) mutta käytön määrä vaihteli suuresti viikosta toiseen. Lukukausien aikana käyttö oli vähäisintä hiihto-, syys-, ja joululomaa edeltävinä sunnuntaina.

Tarkastelen seuraavaksi sunnuntaikäyttöä lomaviikkojen ympärillä, sillä näissä esiintyy toistuva rytmi. Lomaa edeltävän työviikon sunnuntaina Moodlea käytetään vähän, lomaviikon sunnuntaina käyttö lisääntyy ja loman jälkeisen viikon sunnuntaina käyttö edelleen lisääntyy. Viimeksi mainitut sunnuntait ovat usein Moodle käyttömääriltään tarkastelujakson aktiivisimpia ja sitä vastoin lomaa edeltävän viikon sunnuntait kaikkein hiljaisimpia. Näyttäisi siis siltä, että lomaviikon sunnuntaina valmistaudutaan seuraavaan työviikkoon, kun taas lomaviikkoa edeltävä sunnuntai on Moodlen näkökulmasta jo vapaata.

Sunnuntaityö voi helpottaa menneen tai tulevan viikon työn määrän hallintaa, mutta se voi myös johtaa jatkuvaan työn tekemiseen, jota toiminnan suunnittelussa ja johtamisessa tulisi huomioida. Moodlea käyttävistä opettajista noin kolmannes käyttää sitä myös sunnuntaisin – esim. viikolla 7 Moodlea käytti kaikkiaan 385 opettajaa (ainakin yhtenä päivänä), joista myös sunnuntaisin 110.

Kuva: Moodlen käyttö vuoden aikana. Punaisella on merkitty yhden vuoden viikkojen käyttö. Mitä tummempi punainen, sitä enemmän Moodlea on käytetty. Oranssit viivat kertovat sunnuntaikäytöstä. Kuvioon on poimittu tiettyjen viikkojen sunnuntaikäyttöä.

Arki- ja sunnuntaityön välinen yhteys

Moodlen arki- ja sunnuntaikäytön välillä on yhteys. Jos arkena (ma-la) käyttää keskimääräistä enemmän Moodlea, käyttöä on hieman enemmän myös kyseisen viikon sunnuntaina. Yhteyttä tarkasteltiin myös ajassa eteenpäin ja havainto oli sama: jos sunnuntain jälkeisellä viikolla käyttää paljon Moodlea, käyttää Moodlea enemmän myös ko. viikkoa edeltävänä sunnuntaina. Molemmissa tarkasteluissa arkikäytön vaihtelu selittää noin 8% sunnuntaikäytön vaihtelusta.

Jos tavoitellaan vähäisempää Moodlen käyttöä sunnuntaisin, voidaan huomio kiinnittää sekä sunnuntaikäyttöön että sunnuntaita edeltävän ja seuraavan viikon vaatimuksiin. Keskeistä on pyrkiä arvioimaan, milloin sunnuntaityö on “pakon” sanelemaa ja milloin on mahdollisuutena sijoittaa työ oman toiveen mukaisesti.

Mikä uusi? Mitä hyötyä?

Verrattuna esim. kerran vuodessa tehtävään kyselylomaketietoon, viikoittainen tieto työstä avaa uusia mahdollisuuksia seurata ja kehittää toimintaa.

Täsmällisemmin ja nopeammin saatava tieto työn tekemisen tilanteista ja trendeistä antaa mahdollisuuden jatkuvaan parantamiseen niin että henkilöstön viikoittaiset haasteet olisivat tasapainossa. Parantamiseen tähtäävien kokeilujen vaikutusta voidaan jatkuvasti seurata. On myös mahdollista yhteisesti neuvotella eri henkilöstöryhmien kanssa, millaisia tilannekuvia luodaan ja seurataan – voi olla, että kaikki tilannekuvat eivät ole hyödyllisiä. Toisaalta on muistettava, että digitaalinen jalanjälki kertoo työstä rajatun näkökulman. Tässä blogissa esittelimme työn tekemisen viikoittaista vaihtelua, työn rytmiä, Moodlen käyttöaktiivisuuden avulla.

Lopuksi on hyvä huomata, että digitaalinen jalanjälki on:

  • objektiivinen (muistinvaraisen sijaan)
  • ei vaadi seurannan kohteelta toimenpiteitä
  • automatisoituva
  • skaalautuva

Näiden tekijöiden vaikutuksesta tiedon keräämisen kustannus laskee ja toisaalta määrä kasvaa.

Aineiston käsittelystä

Käyttöajan laskemista varten Moodlen lokitiedoista määritettiin kullekin opettajalle ajanjaksot, nk. käyttöjaksot, joina kyseinen henkilö on todennäköisesti käyttänyt Moodlea. Määritelmän perustana ovat yksittäisiä ohjelmiston toimintoja edustavat lokitiedoston rivit, joista käyvät ilmi toiminnon aikaleima sekä tyyppi. Mikäli näitä merkintöjä kertyy, on Moodlea käytetty, muutoin ei.

Kokonaiskäyttö on saatu laskemalla yhteen kaikkien opettajien kaikki käyttöjaksot tunteina, erikseen kullekin viikolle (ma-la) tai sunnuntaille. Kokonaiskäyttö kertoo sen, kuinka paljon organisaatio kokonaisuudessaan käyttää Moodlea tiettynä ajanjaksona.

10.5.2019