keskiviikkona 27. helmikuuta 2019

Monitilatoimisto on digiajan innovaatio – mutta miten työ sujuu?

Sama tilaratkaisu ei sovi kaikkeen työhön eikä kaikille ihmisille. Mitä tutkimustulokset kertovat monitilatoimistojen hyödyistä ja haitoista?

Monitilatoimistot ja tilojen yhteiskäyttö yleistyvät nopeasti. Tammikuussa YLE:n uutiset haastoi ihmisiä kertomaan, miten työskentely sujuu monitilatoimistoissa.

Mitä hyvää monitilatoimistoissa on? Millaisia ongelmia niissä esiintyy? Vastaan näihin kysymyksiin Työterveyslaitoksen tutkimusten perusteella.

Liikkuvan tietotyön tarpeisiin

Digitalisaatio ja uudet työn tekemisen tavat vaikuttavat tilojen käyttöön. Mobiiliteknologia mahdollistaa sen, että kaikki työtehtävät eivät ole sidoksissa tiettyyn paikkaan ja aikaan.

Eurooppalaisen työolotutkimuksen mukaan suomalaiset tekevät monipaikkaista työtä eniten Euroopassa: suomalaisista palkansaajista 45% tekee osan työstään päätyöpaikan ulkopuolella, kuten kotona, asiakkaiden luona ja matkoilla.

Monitilatoimisto on kehitetty alun perin juuri monipaikkaisen ja liikkuvan tietotyön tarpeisiin, johon se vaikuttaa soveltuvan pääosin hyvin. Siitä on tietotyön murroksen myötä kehittynyt joustavuutta, muunneltavuutta ja yhteisöllisyyttä tavoitteleva tilakonsepti. Suomeen monitilatoimistot ovat tulleet kansainvälisten teknologiayritysten mukana, ja ne ovat nopeasti levinneet erilaisiin organisaatioihin myös julkisella sektorilla.

On selvää, että omia työhuoneita ei välttämättä tarvita, jos toimistolla työskennellään vain harvoin ja etätöitä tehdään usein.

Enemmän kuin avokonttori

Monitilatoimistot eroavat avotoimistoista siten, että avoimen tilan lisäksi siellä on tarjolla myös muita tiloja, kuten nimettyjä ja/tai nimeämättömiä työpisteitä, hiljaisia tiloja keskittymistä vaativille tehtäville, ryhmätiloja yhteistyölle ja vapaamuotoisia kohtaamispaikkoja. Lisäksi tarvitaan äänieristettyjä tiloja puheluille ja videoneuvotteluille.

Ideana on, että työntekijä voi valita vapaan työpisteen ja vaihtaa paikkaa kulloisenkin työtehtävän mukaan. Henkilöstölle tämä tarjoaa monipuolisuutta, mutta kokemukset työn sujumisesta voivat olla vaihtelevia.

Organisaatiot puolestaan toivovat monitilaratkaisun edistävän kustannussäästöjen ohella uutta työn tekemisen kulttuuria: uudenlaista osaamisen jakamista ja yhteistyötä, luovuutta, parempaa työn laatua ja tehokkuutta. Näistä organisaation oletetuista hyödyistä puuttuu kuitenkin tieteellistä näyttöä ja siksi aiheesta tarvitaan tutkimusta.

Tutkimustietoa hyvistä ja huonoista puolista

Tutkimme johdon ja henkilöstön kokemuksia monitilatoimistoista. Tähän mennessä raportoituja monitilatoimistojen myönteisiä puolia ovat tila- ja kustannussäästöt, henkilöstön tyytyväisyys työympäristöön, yhteisöllisyyden kokemus, tiedonkulun ja vuorovaikutuksen helppous sekä tilojen viihtyisyys ja esteettinen yleisilme.

Havaitut ongelmat liittyvät työrauhan ja yksityisyyden puutteisiin sekä työn keskeytyksiin. Näitä ongelmia voi tulla varsinkin, jos akustiikka ei ole kunnossa, vetäytymistiloja ei ole tarpeeksi tai työpisteet ovat liian lähellä toisiaan.

Sopivan tilan etsiminen ja siirtymiset paikasta toiseen sekä mobiiliteknologian puutteet saattavat haitata työn sujuvuutta. Ongelmia syntyy, jos vapaata työpistettä ei löydy helposti, tietoliikenneyhteydet katkeavat tai ohjelmat kaatuvat.

Pulmia ilmenee myös silloin, jos organisaatioissa ei ole sovittu tilojen käyttöä koskevista toimintatavoista tai niitä ei noudateta.

Tilat tehtävän ja ihmisten mukaan

Tutkimuksemme kertovat, että ihmisten kokemukset monitilatoimistojen toimivuudesta eroavat työn sisältöjen mukaan. Monitilaratkaisut tukivat parhaiten monipaikkaista asiantuntijatyötä sekä hallinto- ja asiakaspalvelutyössä, joissa korostuivat koordinointi ja jatkuva vuorovaikutus. Opetus- ja tutkimustyössä, jossa korostuivat ideointi sekä täydellistä keskittymistä vaativat jaksot, monitilaratkaisu ei tukenut työskentelyä yhtä hyvin kuin muissa tehtävissä.

Työtilojen suunnittelussa pitää huomioida eri henkilöstöryhmien työn vaatimukset ja varmistaa työrauhaa tukevat tilat.

Oma työhuone voi olla digiaikanakin hyvä vaihtoehto täydellistä keskittymistä vaativaan yksilötyöhön. Sama tilaratkaisu ei sovi kaikkeen työhön eikä kaikille ihmisille. Tilat tulee suunnitella organisaation tavoitteiden sekä siellä tehtävän työn ja ihmisten mukaisesti.

Tutustu sisäympäristöön liittyviin koulutuksiimme, mm. Monitilatoimistot työympäristönä sekä palveluumme työympäristömuutosten hallittuun toteutukseen.

Tutkimustuloksia

Opetusala, tutkimusuutinen: Monitilatoimisto parantaa yhteisöllisyyttä mutta heikentää työskentelyrauhaa

Lähteet:

Ruohomäki, V., Lahtinen, M. & Sirola, P. (2017) Työympäristömuutos, monitilatoimiston toimivuus ja henkilöstön hyvinvointi. Työelämän tutkimus, 15(2), 3-28.

Sirola, P., Ruohomäki, V. & Lahtinen, M. (2017) Yliopiston henkilöstön työn sisällöt ja kokemukset uudistuneesta työympäristöstä. Psykologia 52(01), 4-22.

27.2.2019