keskiviikkona 19. kesäkuuta 2019

Se pahuksen matkalasku! Tietojärjestelmä vaatii ymmärrystä ja osaamista

    Matkalaskun tekeminen tietojärjestelmään voi aiheuttaa päänvaivaa, mikäli ei ymmärrä kokonaisuutta tai järjestelmä ei ohjaa käyttäjää. Osaaminen ja ymmärrys kulkevat käsikädessä ja karttuvat opastuksen, tuen ja harjoittelun kautta.

    Hyvä tietojärjestelmien osaaminen lisää työn sujuvuutta ja työhyvinvointia ja edistää työturvallisuutta. Laajat verkottuneet järjestelmät vaativat käyttäjältä kuitenkin monipuolisempaa osaamista kuin usein ajattelemmekaan. Työterveyslaitoksen toteuttamassa Diverty-hankkeessa kehitettiin malli kuvaamaan tietojärjestelmän osaamisen monitasoisuutta. Sen mukaan hyvä osaaminen vaatii tietoa järjestelmän ominaisuuksista, järjestelmän käytöstä ja toimintamallista, jota järjestelmällä toteutetaan. Osaamistarpeiden monitasoisuus tekee järjestelmämuutoksesta ja järjestelmän käytön oppimisesta haastavaa, jos sitä ei huomioida järjestelmän käyttöönotossa.

    Tekninen hallinta on järjestelmän toimintojen osaamista

    Järjestelmän tekninen hallinta ja ymmärrys siitä, mitä sillä pystyy tekemään, on ehdoton perusta sujuvalle ja osaavalle käytölle. Esimerkiksi matkalaskujärjestelmää käyttäessäni minun on tiedettävä, missä ikkunassa ja minkä painikkeen kautta pystyn liittämään matkalippukopion kulun tositteeksi tai minkä ikonin napautuksen avulla saan auki valikon, jossa voin määritellä matkalla aiheutuneen kustannuksen kululajin. Näiden toimintojen omaksuminen vaatii opastusta, mekaanista toistoa ja muistamista eli tukea sekä aikaa harjoitella.

    Järjestelmä on työväline tehtävän suorittamiseen

    Tämä ei kuitenkaan riitä, vaan on tärkeää kytkeä järjestelmän ja sen yksittäisten operaatioiden käyttö työprosessiin. Kun ymmärretään järjestelmän käyttö työvälineenä, tiedetään, miten sitä sovelletaan työtehtävän suorittamisessa. Hyvin suunnitellut järjestelmät tukevat tehtävän suorittamista ja sujuvaa työprosessia.

    Esimerkin matkalaskujärjestelmä ohjaa aloittamaan matkan nimeämisestä ja ajankohdan määrittelystä, edeten vaiheittain aina laskun lähettämiseen hyväksyntään. Tuon prosessin aikana minun on kuitenkin ymmärrettävä, mitä tietoja minun on järjestelmään syötettävä ja millaisia dokumentteja sinne on liitettävä. Joidenkin tietojen kohdalla järjestelmä herjaa puutteista ja pakottaa minut täydentämään ennen eteenpäin menoa, mutta ei kaikkien tietojen kohdalla.

    Järjestelmän käyttö on osa organisaation toimintamallia

    Kuvattujen osaamistarpeiden lisäksi on vielä ymmärrettävä järjestelmän soveltaminen osana laajempaa toimintamallia ja -kokonaisuutta sekä siihen kytkeytyvän verkoston toimintaa. Selkeyttääksemme tätä tiedon ja osaamisen tarvetta tehdään aikamatka vaiheeseen, jossa siirryttiin paperisesta matkalaskusta sähköiseen järjestelmään. Aiemmin minun piti täyttää ja tulostaa laskulomake, kävellä paperit kourassa sihteerin ja/tai postituslokeron luokse. Sähköisen matkalaskujärjestelmän käyttöönotto on osa taloushallinnon digitalisaatiota, joka muutti koko toimintatapaa. Tilalle tuli järjestelmän ohjaama prosessi ja siellä laskun seuraavan käsittelijän näppäily sille tarkoitetusta valikosta. Nyt järjestelmä kytkee laskun automaattisesti oikeaan projektiin ja tilikartan tiliin sekä sujuvoittaa laskun tarkistus- ja hyväksymiskäytäntöä paperin kierrättämiseen verrattuna. Laskun käsittelyprosessi ja se kuka tiedot järjestelmään syöttää muuttuivat. Kaikkien aiemmin matkalaskua tavalla tai toisella käsitelleiden oli opeteltava toimintamalli uudella tavalla.

    Toimintamallitieto kertoo, miksi järjestelmää käytetään ja mikä on sen merkitys organisaation toiminnalle. Uuden toimintamallin omaksumisen jälkeen tällainen tieto jää taustalle ja muuttuu siten varsin nopeasti hiljaiseksi tiedoksi. Kuitenkin, erityisesti laajojen ja monia yksittäisiä järjestelmiä sisältävien kokonaisuuksien uudistaminen vaatii kaikkien kuvattujen osaamistarpeiden huomioimista, jotta tietojärjestelmien sujuva käyttö on mahdollista.

    Diverty-hanke

    Tämä blogikirjoitus liittyy Työterveyslaitoksen Diverty-hankkeeseen, jossa tutkitaan miten digitalisaation aiheuttamat muutokset vaikuttavat työn tekemiseen arjessa.
    Lisätietoa hankkeesta: Diverty – Digitalisoituvat verkottuvat työprosessit

    19.6.2019