torstaina 04. helmikuuta 2021

Sote-organisaation resilienssi – jatkuvuuden hallintaa ja arvostusta

Resilientit organisaatiot selviytyvät vastoinkäymisistä ja yllättävistä tilanteista, saavat perustehtävänsä hoidettua poikkeusoloissa ja uudistavat toimintaansa. Parhaimmillaan ne näyttävät suuntaa muille organisaatioille.

Resilienssi on organisaation kyvykkyys – taito, jota voi oppia ja tietoisesti kehittää. Se rakentuu kolmentyyppisistä toiminnoista: jatkuvuuden hallinnan rakentamisesta, hyvän yhteistyön vaalimisesta sekä ihmistä arvostavasta kulttuurista ja johtamisesta.

Jatkuvuuden hallinnan rakentamisesta

Kun kolmen sote-alan organisaation henkilöstöltä kysyttiin syksyllä 2019, mikä resilienssin osa-alue organisaatiossa vaatisi eniten kehittämistä, nousi häiriötilanteiden harjoittelu yhdessä yhteistyökumppaneiden kanssa yhdeksi keskeiseksi kehittämiskohdaksi kaikilla.

Yhden sairaanhoitopiirin kanssa pohdimme, ketkä olisivat kriittisiä yhteistyökumppaneita erilaisten häiriötilanteiden sattuessa. Esimerkiksi vesihuollon häiriön tullen ympäristötoimi, laboratoriotoiminta ja vesilaitos sekä eri viestintävälineet olisivat keskeisiä tilanteen hallitsemiseksi.

Eri häiriötilanteissa kriittiset yhteistyökumppanit hieman vaihtelevat. Ja jokainen harjoitus ja oikea häiriötilanne tuovat näkyviin kohtia, joista olisi voinut sopia paremmin. Esimerkiksi koronapandemia osoitti terveydenhuollon ja sivistystoimen tiiviin yhteistyön tärkeyden ja sen, että ennakointi olisi helpottanut tilanteen hoitamista ja kuntalaisten hyvää palvelemista.

Kaikki tutustuminen kriittisiin yhteistyökumppaneihin parantaa resilienssiä. Mitä paremmin tunnemme ne toimijat, jotka vaikuttavat perustehtävämme hoitamiseen, sitä joustavammin pystymme toimimaan kaikissa niissä tilanteissa, joita emme ole osanneet ennakoida ja harjoitella yhdessä. Helpottaa, kun tunnemme yhteistyökumppaneiden nimet, yhteystiedot, toimintatavat, vastuut ja verkostot.

Yhteistyön syventäminen on tietoista panostamista yhteiseen suunnitteluun, harjoitteluun ja yhteistyökumppanien toimintatapoihin tutustumiseen. Työterveyslaitoksen Sotejoki-hankkeen resilienssin kehittämistoimenpiteiden yhteydessä havaittiin, että julkisen organisaation aktiivinen toiminta on elintärkeää verkoston ylläpitämiseksi.

Julkisen organisaation kannattaakin ottaa verkoston johtajan rooli ja samalla pyrkiä siihen, että kaikki osapuolet hyötyvät yhteistyöstä. Verkoston johtaminen vaatii aikaa, mutta siihen satsaaminen turvaa ja sujuvoittaa toimintaa niin kriisissä kuin normaalioloissakin.

Ihmistä arvostavasta kulttuurista ja johtamisesta

Isossa organisaatiossa sisäinen yhteistyö voi kuitenkin olla haastavampaa kuin yhteistyö vakiintuneiden organisaation ulkopuolisten yhteistyökumppaneiden kanssa.

Osalle henkilöstöstä voi syntyä kokemus, ettei omaa ammattia ja asiantuntemusta arvosteta. Monen kokemus on, ettei pääse mukaan toiminnan kehittämiseen ja päätöksentekoon. Tähän viittaisivat kriittiset vastaukset edellä mainitun kyselyn väitteisiin ”käytämme aikaa työprosessien ja yhteisten työtapojen arvioimiseen” sekä ”johto ja esimiehet hyödyntävät aktiivisesti henkilöstön tietoa ja asiantuntemusta päätöksenteossa”.

Sama esihenkilöiden ja kehittäjien ryhmä siirtyy kokouksesta toiseen kehittämään asioita, kuulematta muita. Sama ryhmä myös harmittelee, kun muita ei kehittäminen kiinnosta.

Yksi hankaluus kehittäjäryhmän ja muiden vuorovaikutuksessa on usein se, että ryhmä jäsentää ongelmat ja ideoi ratkaisut niin pitkälle, etteivät muut enää löydä kytköstä omaan työhönsä. Heidän tehtäväkseen on jäänyt vain kosmeettisten kommenttien antaminen muiden ideoimiin ratkaisuihin. Kokemus on, että ratkaisut tulevat ylhäältä annettuina, eikä kommenttejakaan usein ole huomioitu.

Kaikki mukaan kehittämään

Sotejoki-hankkeen runsaan vuoden kestäneen resilienssin kehittämispolun aikana haimme keinoja, joilla kaikki työyhteisön jäsenet saataisiin mukaan kehittämään toimintaa.

Toimiviksi työkaluiksi koettiin fasilitointi ylipäätään, HF-tool sekä hanketta varten kehitetty Sotekuja-kanvaasityökalu. Ne auttoivat ottamaan kaikki mukaan kysymyksen, ongelman tai tapahtumien kulun jäsentelyyn ja ratkaisujen ideointiin. Työkalujen hyödyntäminen vaatii kuitenkin aluksi totuttelua ja joko kehittäjän tai lähijohtajan aktiivista toimintaa.

Oman haasteensa toivat myös etätoteutukset ja kolmivuorotyö. Nyt tiedämme, että yhteistä osaamisen jakamista, ideointia, kehittämistä ja työtapoihin ja prosesseihin liittyviä päätöksiä voi tehdä virtuaalisesti ja yhteisellä alustalla pidemmänkin ajanjakson aikana niin, että kaikki vuorotyötä tekevätkin saadaan työskentelyyn mukaan.

Isompi asia on ajattelutavan muutos siinä, että koko työyhteisöltä todella kysytään, miten he toimintatapaa tai työprosessia kehittäisivät: Mitä koronakriisistä opimme? Miten läheltä piti -tilanteessa kannattaisi vastedes toimia? Miten kehittäisimme asiakasprosessia?

Jokainen tuo oman ainutlaatuisen näkökulmansa yhteisen toiminnan kehittämiseen. Päätöksenteko on laadukkaampaa, kun nämä kaikki näkökulmat tulevat huomioiduiksi. Ja ennen kaikkea, organisaatio on resilientimpi, koska jokainen uskoo olevansa ja myös on hyödyllinen kriisin selättämisessä.

Lisätietoja:
Sotejoki-hanke
Sotekuja-kanvaasityökalu

4.2.2021