keskiviikkona 16. lokakuuta 2019

Sujuvaa aivotyötä sähköpostillakin

Sähköpostia on mahdollista käyttää niin, että ottaa huomioon ihmisen kyvyt käsitellä tietoa. Listasin siihen kahdeksan neuvoa.

Meillä on käytössämme enemmän erilaisia viestintämenetelmiä kuin koskaan aikaisemmin. Siitä huolimatta yksi menetelmä porskuttaa vuosikymmenestä toiseen: sähköpostin määrä kasvaa jatkuvasti.

Vaikka yli puolet kaikista lähetetyistä sähköposteista on roskapostia ja sähköpostia käyttävien osuus nuoremmissa käyttäjäryhmissä pienenee, on selvää, että sähköposti on edelleen käytetyimpiä ja tärkeimpiä työelämän viestintäteknologioita.

Tärkein syy suosion taustalla lienee juuri sen levinneisyys. Lähes kaikilla on nykyään ainakin yksi sähköpostiosoite, ja sähköpostia voi lähettää ja vastaanottaa lähes kaikilla päätelaitteilla, lukuisilla erilaisilla sovelluksilla ja monissa erilaisissa palveluissa.

Sähköpostin merkitys nousee selvästi esiin myös Työterveyslaitoksen Aivotyö-valmennuksissa. Suurimmassa osassa työyhteisöjä, joiden kanssa olemme toimineet, sähköposti mainitaan yhtenä merkittävimmistä kuormituksen lähteistä. Monet kokevat, että sähköpostia tulee liikaa, sähköposteista on vaikea löytää oleellista tietoa tai sähköposti keskeyttää usein työn tekemisen. Silti kynnys luopua sähköpostin käytöstä on todella iso.

Myös sähköpostia on mahdollista käyttää työpaikoilla ihmisen tiedonkäsittelykyvyt ja -rajoitukset huomioiden. Olen koostanut tähän omat oppimme ja pyrin perustelemaan valikoituja käytäntöjä kognitiivisen ergonomian näkökulmasta.

Ensin kuvaan asioita (kohdat 1–3), joista kannattaa sopia organisaatiossa tai työyhteisössä. Kun käytännöistä on sovittu yhdessä, yksittäisen työntekijän on helpompi käyttää sähköpostia tehokkaasti. Lopuksi neuvon (kohdat 4–8), kuinka yksittäinen työntekijä voi kehittää sähköpostin käyttöään ja saada hallintaan oman saapuneiden viestien kansionsa.

1. Siirtäkää sisäistä viestintää pois sähköpostista

Ulkoiset viestit tulevat joka tapauksessa useimmiten sähköpostilla. Niihin on helpompi reagoida, jos ne eivät huku sisäisen viestinnän sekaan. Lisäksi sisäinen viestintä on usein keskustelevampaa ja yhdestä aiheesta voidaan vaihtaa lukuisia lyhyitä viestejä. Sähköposti soveltuu tällaiseen viestintään heikosti.

Toisaalta, mitä lähempänä viestintä on työn kohdetta, sitä helpommin oleelliset viestit löytyvät. Esimerkiksi jos tietylle projektille on varattu kanava viestintäalustalta, on projektiin liittyvä viestintä helpommin kaikkien projektiin liittyvien saatavilla. Vaikka sähköposti tyypillisesti lähetetään liian laajalle listalle, eivät kaikki viestit silti välttämättä saavuta kaikkia oleellisia henkilöitä. Jos taas työstetään dokumenttia, kannattaa dokumenttiin liittyvä viestintä sitoa suoraan dokumenttiin, eikä käydä sitä erillisellä viestintäalustalla – sähköpostista puhumattakaan.

2. Ohjatkaa sidosryhmiä ”hitaaseen sähköpostiin”

Sähköposti on parhaimmillaan ei-kiireellisen viestinnän yksisuuntaisessa dokumentoinnissa (Tässä lisätietoa siitä ensi kuun tapahtumasta, josta keskustelimme puhelimessa.). Jos saapuviin sähköposteihin vastataan välittömästi, syntyy sekä lähettäjille että itselle odotus, että niihin vastedeskin vastataan välittömästi.

Hitaampi reagointi helpottaa sekä sähköpostien lukemisen että sitä kautta tulevien tehtävien aikataulutusta muun työn lomaan. Sopikaa yhdessä, millainen vastausaika on järkevä. Kiireelliselle viestinnälle kannattaa mahdollisuuksien mukaan etsiä toinen kanava, kuten yhteydenottolomake, tikettijärjestelmä tai erillinen sähköpostilaatikko, jota päivystetään. Tarvittaessa lähettäjälle voi kuitata sähköpostin vastaanotetuksi ja kertoa, milloin aikoo palata asiaan.

3. Keskittäkää nopea reagointi päivystäjälle

Osa sähköposteista saattaa vaatia nopeaa reagointia. Tämä kannattaa keskittää päivystäjälle, jonka ei tarvitse samaan aikaan tehdä keskittymistä vaativaa työtä. Jos huomio täytyy pitää epämääräisin ajoin saapuvissa viesteissä ja vielä reagoida niihin, ei ole mahdollista tehdä samalla keskittymistä vaativaa työtä ainakaan laadukkaasti.

4. Poista hälytykset

Sammuta niin visuaaliset kuin äänihälytyksetkin kaikista laitteista ja sovelluksista. Jos yrität keskittyä johonkin tehtävään, ulkoiset ärsykkeet häiritsevät työtäsi. Lisäksi tieto saapuneesta viestistä voi jäädä pyörimään mieleen, häiritä muun työn tekemistä ja johtaa turhaan tehtävän keskeyttämiseen.

5. Määritä ajankohdat, jolloin luet sähköposteja

Päätä, että luet sähköpostia vain tiettyinä ajankohtina päivässä. Jätä muina aikoina ainakin saapuneiden viestien kansio rauhaan. Tällöin sinun ei tarvitse jatkuvasti miettiä saapuvia sähköposteja. Tiedäthän, milloin seuraavan kerran ryhdyt niitä lukemaan. Saapuneet viestit eivät myöskään harhauta sinua pois meneillään olevan tehtävän tekemisestä.

6. Aseta sähköpostisovellus avautumaan muuhun kuin Saapuneet-kansioon

Usein sähköposteissa on monenlaista tietoa, jota tarvitaan eri tehtävissä. Jos ensimmäinen asia, jonka sähköpostisovelluksessa näkee, on Saapuneet-kansio, on helppo jäädä selaamaan uusia saapuneita viestejä – vaikka tarkoitus oli hakea tietoa vanhoista viesteistä meneillään olevaa tehtävää varten. Jos sähköpostisovellus avautuu johonkin toiseen kansioon, houkutus keskeyttää tehtävä on pienempi.

7. Opettele hyödyntämään automaattisia käsittelysääntöjä

Nykyaikaisissa sähköpostisovelluksissa on monipuoliset mahdollisuudet sähköpostien automaattiseen käsittelyyn. Esimerkiksi sisäisiä ja ulkoisia sähköposteja voi käsitellä eri tavoin, tietyiltä henkilöiltä saapuvia sähköposteja voi korostaa ja sähköpostit, joissa on itse Cc-kentässä tai joiden otsikossa on tiettyjä sanoja, voi ohjata omiin kansioihin.

Varsinkin kiinnostavat, mutta ei-pakolliset uutiskirjeet kannattaa ohjata erilliseen kansioon, jota selaa sitten, kun on ylimääräistä aikaa. Kaikki turhat uutiskirjeet on luonnollisesti syytä peruuttaa tai ohjata roskapostikansioon.

8. Ota Saapuneet-kansio haltuun

Sähköpostin suurin haaste on valtavaksi paisuva jäsentämättömien viestien määrä. Saapuneet-kansioon kerääntyy helposti satoja, jopa tuhansia viestejä, joista osan olet lukenut moneen kertaan, joitakin et ehkä kertaakaan. Suurimmasta osasta et osaa lainkaan sanoa, minkä verran ne vaativat sinulta aikaa vai vaativatko lainkaan.

Aina kun tupsahdat Saapuneet-kansioon uudestaan, ryhdyt selaamaan viestejä läpi löytääksesi sen, johon sillä kerralla ajattelit tarttua. Parantuneista hakutoiminnoista huolimatta oleellisen tiedon löytäminen vie aikaa. On helppo harhautua “väärän” tehtävän pariin.

Kun ryhdyt lukemaan sähköposteja sille varattuna aikana, käy läpi niin monta sähköpostia kuin ehdit ja valitse kullekin jokin seuraavista vaihtoehdoista:

  1. Jos pystyt tekemään sähköpostin vaatiman tehtävän (esimerkiksi vastaamaan, ohjaamaan uudelleen) täysin alle 2 minuutissa, tee tehtävä ja arkistoi (tai poista) sähköposti.
  2. Jos sähköpostin vaatima tehtävä vie tässä vaiheessa alle 2 minuuttia, mutta joudut sitten jäämään odottamaan siihen jonkun toisen panosta tai hyväksyntää, tee tehtävä ja siirrä sähköposti Odota-kansioon.
  3. Jos sähköpostin vaatima tehtävä vie yli 2 minuuttia ja tehtävä on kiireellinen, aikatauluta tehtävä kalenteriin, kuittaa tarvittaessa lähettäjälle viesti saaduksi ja arkistoi (tai poista) sähköposti.
  4. Jos sähköpostin vaatima tehtävä vie yli 2 minuuttia, mutta tehtävä ei ole kiireellinen, siirrä sähköposti Tee-kansioon ja kuittaa tarvittaessa lähettäjälle viesti saaduksi.

Tee-kansion käsittelyyn on myös hyvä varata oma aikansa kalenterista. Odota-kansiota kannattaa käydä vilkaisemassa esimerkiksi pari kertaa viikossa, jotta osaa tarpeen vaatiessa lähettää muistutuksia odottavista tehtävistä.

Se, valitseeko kohdissa 1. ja 3. sähköpostin arkistoinnin tai poistamisen, riippuu omista tarpeista säilyttää tietoa. Nykyisen edullisen tallennustilan aikaan niin sanottu Mappi-Ö voi olla hyvä vaihtoehto viestin täydelliselle tuhoamiselle: turha viesti siirtyy syrjään, mutta kaiken varalta sen voi kuitenkin vielä löytää Mappi-Ö:n syövereistä. Muut viestit voi olla hyvä arkistoida sopivaan kansio- tai tagi-hierarkiaan esimerkiksi projektien perusteella.

Lisätietoja:
Jos aivotyön kehittäminen kiinnostaa laajemmin, kannattaa tutustua myös Aivotyö sujuvaksi -verkko-oppaaseen. Siitä saa vinkkejä esimerkiksi häiriöiden vähentämiseen, keskeytysten hallintaan ja kaikenlaisen tietotulvan torjumiseen.

16.10.2019