keskiviikkona 08. helmikuuta 2017

Tehokkaasti yksi työtehtävä kerrallaan

Kiireessä yritämme tehdä useita vaativia työtehtäviä samanaikaisesti. Monen asian suorittaminen yhtä aikaa, niin sanottu multitaskaus, ei ole kuitenkaan hyväksi keskittymiselle eikä työteholle. Miksi emme siis lopeta sitä?

Pitkäjänteinen keskittyminen on vaativampaa kuin monen tehtävän parissa touhuaminen yhtä aikaa. On helpompaa reagoida ulkoisiin ärsykkeisiin kuin vastustaa niitä. Meillä on myös kiusaus jättää asioita hetkeksi kesken silloin, kun ne alkavat tuntua liian vaikeilta.

Miksi emme keskity yhden työtehtävän tekemiseen kerrallaan?

Tutkijat selittävät ilmiötä ihmislajin kehityksellä. Esi-isämme tarvitsivat tarkkaavaisuutta pysyäkseen hengissä. Nyt ääniä, valoja ja muita ärsykkeitä tulee tulvan lailla. Haluamme reagoida niihin, vaikka henkemme ei siitä enää riipukaan.

Jotkut väittävät pystyvänsä suorittamaan monta asiaa yhtä aikaa. Toisille se on äärimmäisen ahdistavaa. Se ei tarkoita, että kukaan kuitenkaan osaisi tehdä asioita yhtä aikaa. Toiset vain osaavat siirtää tarkkaavaisuutensa nopeasti asiasta toiseen. Jokaisessa vaihdossa kuluu kuitenkin hiukan aikaa, kun palautamme muistiin sen, missä vaiheessa tehtävä on. Vaihdosten yhteydessä saatamme myös hukata tietoa ja tehdä arviointivirheitä. Tehokkainta olisi silti tehdä yksi homma loppuun ja vasta sitten siirtyä toiseen.

Työympäristö kannattaa rauhoittaa

Itsestä riippumattomat keskeytykset ahdistavat eniten. Ahdistuksen huomaa erityisesti silloin, kun on kiire. Erityisesti kiireisessä arjessa työympäristö kannattaa rauhoittaa ja suunnitella työpäivä niin, että pystyy keskittymään vaativiin työtehtäviin niiden vaatiman ajan. Näin voi saada enemmän aikaan ja vähentää samalla työn kuormittavuutta.

Väsynyt ihminen pysyy vireämpänä, jos hän vaihtaa aina välillä puuhasta toiseen.

Tarkkaavaisuuden kohteen vaihtamisessa silloin tällöin on myös hyvät puolensa. Väsynyt ihminen pysyy vireämpänä, jos hän vaihtaa aina välillä puuhasta toiseen. Ja jos ajatus on jumissa, huomion siirtäminen välillä toiseen asiaan voi auttaa pääsemään eteenpäin. Myös työn tauottaminen auttaa ennen siirtymistä uuteen asiaan. Kiireen keskellä ei siis pidä unohtaa hetken rauhoittumista tai istahtamista kahvi- tai lounaspöytään työkaverin kanssa.

Aivot eivät pysty multitaskaukseen

Vahvat rutiinit onnistuvat samanaikaisesti. Voit esimerkiksi hämmentää puurokattilaa, vahtia lasten leikkejä ja seurata televisiosta saippuasarjaa samaan aikaan. Tosin silloinkin totuus on, että kaksi asiaa unohtuu, kun joku näistä kolmesta vaatii pakolla huomiotasi. Puuron kiehuessa hellalle jäävät sekä lapset että Brooke ja Ridge unholaan, ainakin hetkeksi.

Kun työn alla on vähänkin vaativampia tehtäviä, niiden yhtäaikainen hoito perustuu aivojen vuorotteluun työtehtävästä toiseen niin nopeassa tahdissa, että emme huomaa vaihdoksia. Näin syntyy tuntemus siitä, että monta asiaa hoituu samanaikaisesti. Jokaisessa vaihdossa kuluu kuitenkin hiukan aikaa, kun palautamme muistiin sen, missä vaiheessa tehtävä on.

Vaihdosten yhteydessä saatamme myös hukata tietoa ja tehdä arviointivirheitä. Myös keskeytykset hidastavat työtä. Keskeytyneen monimutkaisen työtehtävän jatkaminen saattaa vaatia jopa varttitunnin siirtymän.

Tehokkaasti yksi tehtävä kerrallaan

Aivomme eivät siis taivu multitaskaukseen. Oikeasti tehokkainta on tehdä yksi asia kerrallaan, mielellään valmiiksi asti. Kun asia vaatii paljon aivotyötä, kannattaa sulkea sähköpostin ja saapuvien viestien kilahdukset. Suunnittelemalla omaa työtä niin, että keskittyy yhden asian tekemiseen kerrallaan, voi paitsi säästää aikaa myös vähentää työn kuormittavuutta.

Työtehtävät kannattaa asettaa tärkeysjärjestykseen ja rauhoittaa tilanne monimutkaisten työtehtävien hoitamiseen. Yhden asian valmiiksi saamisen jälkeen on hyvä pitää tauko ennen siirtymistä uuteen asiaan. Tauko voi olla esimerkiksi kahvitauko tai hetken rauhoittuminen. Tehokkaalla työskentelyllä jää enemmän aikaa myös vapaa-aikaan.

Heli Hannonen, Eveliina Korkiakangas, Jaana Laitinen

Tervetuloa keskustelemaan aiheesta ja yrittäjän työkyvystä yrittäjien aamukahvitilaisuuteen 21.3.2017 klo 8.30-10 Työterveyslaitoksen Oulun aluetoimipisteeseen (Kastellin tutkimuskeskus, Aapistie 1, Oulu). Tilaisuus on maksuton. Tarjolla on aamupalaa. Ilmoittaudu mukaan!

8.2.2017