keskiviikkona 23. toukokuuta 2018

Tikapuita pitkin kohti osallistuvaa työyhteisöä

Osallistumisen voi nähdä tikapuina, jossa liikutaan matalan osallistumisen askelmilta korkeammille. Osallistuminen puhuttaa monilla työpaikoilla, kun tavoitteena on lisätä henkilöstön hyvinvointia vaikutusmahdollisuuksien kautta. Toisaalta osallistumisella tavoitellaan parempia tuotteita tai palveluja koko työorganisaation näkökulmasta.

Ryhmä yritysjohtajia Lahden seudulta kokoontui huhtikuussa käsittelemään henkilöstön osallistumista yrityksen uudistamiseen osana pienten yritysten henkilöstöjohtamisen valmennusohjelmaa. Toteutimme valmennuspäivässä harjoituksen, jossa osallistujat tekivät näkyväksi missä asioissa he näkevät vahvan ja missä matalan osallistumisen tarpeen. Teimme janan seinälle, jonka vasemmassa laidassa oli otsikko ”johtaja päättää itse” ja oikeassa laidassa ”päätetään yhdessä”. Tämän välillä oli osallistumisen askelmerkkeinä muun muassa ”asiasta tiedotetaan”, ”jokainen päättää itse” ja ”vuoropuhelu”.

Työkaverini oli kirjoittanut valmiiksi parikymmentä lappua, joissa oli työpaikoille tyypillisiä päätöksiä vaativia asioita. Lapuista löytyi esimerkiksi palkat, osingot, työvuorojärjestelyt, työajat, työvaatteet, työtavat, miten annetaan palautetta ja miten selvitään tappiosta. Osallistujien tehtävänä oli asetella nämä päätöksentekoa vaativat asiat siihen kohtaan osallistumisen janalla, jossa oli heidän yrityksensä nykyinen taso.

Mihin pääsimme tämän harjoituksen avulla? Harjoituksen kautta saimme esiin sen, miten eri tavoin osallistuminen käsitetään eri työpaikoilla. Tänä päivänä toistuva hokema ”tahdomme itseohjautuvia työntekijöitä” sai lihaa luidensa päälle, kun yritykset jäsensivät miksi jossain yrityksessä kaikkien panosta toivotaan palautekulttuurina kehittämiseen, miksi toisessa työpaikassa sijaisjärjestelyistä päättää johtaja yksin tai miksi kolmannessa firmassa jokaisella oli vapaus tuunata omia työtapojaan. Osallistujat joutuvat miettimään osallistumista konkreettisesti valittujen esimerkkien avulla eli keskustelu syventyi ja saavutti työpaikkatason heti. Osallistumisen taso tai kohde on harvoin samassa kohdassa eri yrityksissä, joten oikeita tai vääriä vastauksia ei ole.

Tuki on tärkeää joka askelmalla

Keskustelun kautta meille avautui, minkälaisia konkreettisia johtamisen ja organisoinnin tekoja eri osallistumisen tasot vaativat tuekseen. Osallistuminen ei ole automaatio. Jos näemme osallistumisen tikapuina, niin itseohjautuvuus – asioista vastuun kantaminen ja päätösvalta – on sen korkeimmalla askelmalla. Tikapuut pystytetään aina jotain tukea vasten. Joko ne nojaavat seinään, telineeseen tai lihasvoimiin. Samalla tavalla itseohjautuvuus vaatii tukea taustalleen.

Jos henkilöstöltä odotetaan itseohjautuvuutta, niin työpaikalta vaaditaan statusrajojen rikkomista ja työntekijöiden ammatillisuuden arvostusta. Työpaikan suuntaviivojen ja pelisääntöjen – mitä odotetaan ja mitkä keinot ovat sallittuja – tulee olla selkeitä ja yhdessä sovittuja. Itseohjautuvuuden odottaminen voi olla liian suuri harppaus, jos työpaikan henkilöstö ei ole siihen valmis. Yhteiset pelisäännöt esimerkiksi tiedon jakamisesta tulee olla työpaikan selkärangassa. Lopuksi työpaikan kulttuurin näkeminen jatkuvasti kehittyvänä ominaisuutena on tarpeen: hyppäys tiukasta kontrollista itseohjautuvuuteen ei tapahdu yön yli vaan on kapuamista tikapuiden askelmalta toiselle.

Neljä askelta osallistuvampaan palaveriin tai koulutukseen

Olen myös valmentajana saanut haastaa omia ajatusmallejani osallistumisesta koulutustilanteissa. Miten tuen osallistujien omaa oivaltamista sen sijaan, että vaikka luennoisin osallistuvan ja ei-osallistuvan työpaikan piirteistä tai listaisin osallistavia henkilöstökäytäntöjä aikaisemman tutkimuksen perusteella? Jotta voin valmentaa heitä kohti vahvemmin osallistuvia työyhteisöjä, minun tulee seistä sanojeni takana.

Yhdessä OsaavaPK-hankkeen valmentajien kesken olemme tiivistäneet nämä ”osallistavan valmentamisen keinot” neljään askeleeseen. Näitä vinkkejä kannattaa kokeilla, jos tavoitteenasi on lisätä osallistumista työpaikan yhteisten asioiden käsittelyyn vaikka palavereissa.

  • Liikkeelle! Liikkeelle lähtö tarkoittaa tilan hyödyntämistä. Liike aktivoi ajattelua ja ehkäisee älylaitteiden taakse piiloutumista. Kävellään, seisotaan ja vaihdetaan paikkoja. Liikkeen avulla haastetaan kuppikuntia ja avaudutaan uudelle.
  • Pienet askeleet! Pienillä askeleilla tarkoitamme asioiden käsittelyä pienemmästä suuremmaksi. Jos haemme uusia ideoita, niin aluksi pyydämme henkilöitä kirjoittamaan pohdintansa esim. postit-lapuille, tämän jälkeen omasta pohdinnasta puhutaan vierustoverin kanssa. Vasta viimeisenä askeleena ajatukset jaetaan koko ryhmälle. Pienin askelin kaikilla on mahdollisuus saada ajatuksensa esiin.
  • Tee näkyväksi! Näkyväksi tekeminen on avoimuuden lisäämistä yhteisissä kokoontumisissa. Tyypillisesti joku ryhmästä kirjoittaa muistion, joka jaetaan jälkikäteen. Sen sijaan, käsitellyt asiat kirjataan heti kaikkien näkyville koneen ruudulle tai isolle paperille.
  • Vedä yhteen! Viimeisenä askeleena osallistuvampaan kokoukseen on yhteenveto. Käsitellyt asiat summataan, päätökset kirjataan näkyville ja niihin palataan seuraavan kokoontumisen aluksi.

23.5.2018