maanantaina 15. lokakuuta 2018

Tunnista turha aivokuorma ja kitke sujuvan työn esteet

Teetkö sinäkin aivotyötä? Sujuuko työ kuin tanssi, vai onko työssä turhaa kitkaa? Kokeile hyviä käytäntöjä ja haasta koko työyhteisö mukaan!

Lähes kaikki meistä ovat aivotyöläisiä, ainakin osa-aikaisesti. Työskentelemme tiedon kanssa, otamme haltuun uusia tietoja ja taitoja ja tärkeimmät työkalumme ovat tieto- ja viestintätekniset laitteet ja sovellukset.

Aivotyötä voi sujuvoittaa hyvällä ergonomialla eli muokkaamalla työolosuhteita ja työn tekemisen tapoja. Aivotyössä tarvitaan nimenomaan kognitiivista ergonomiaa, jolla helpotetaan tiedolla työskentelyä.

Sujuvoita aivotyötäsi heti tänään

Tunnistatko mikä on turhaa aivokuormaa sinun työssäsi ja miten voisit kitkeä sujuvan työn esteitä? Jatkuva tehtävästä toiseen hyppiminen voi tuntua tehokkaalta tavalta työskennellä, vaikka todellisuudessa huomion siirtäminen asiasta toiseen ja muistin päivittäminen vie aikaa ja altistaa virheille.

Ihminen on tutkitusti tehokkain keskittyessään yhteen asiaan kerrallaan. Varaa siis keskittymisaikaa ja suojaa itsesi häiriöiltä, vaikka pienikin hetki kerrallaan, ja hoida edes osa tehtävästä valmiiksi ennen kuin siirrät huomion toiseen asiaan.

Lukeminen ja kirjoittaminen toistuvat kaikkien aivotyöläisten työssä. Älä turhaan lisää aivokuormaa vaan estä puhehäly ja häiriöt. Vetäydy hiljaiseen tilaan, jossa ei kuulu puhetta tai jossa peittoääni tai instrumentaalimusiikki vaimentaa puhehälyn. Sopivan tasaisen äänimaailman saa aikaan myös kuulokkeilla.

Opi vähän kerrallaan joka päivä

Entä miten kannattaa ottaa haltuun uusia tietoja ja taitoja? Oppiminen on tutkitusti tehokkainta säännöllisinä lyhyinä jaksoina.

Paranna muistia ja osaamista varaamalla vaikka joka päivään pieni oppimisrupeama. Jo vartti päivässä auttaa pääsemään eteenpäin on sitten kyseessä uuden asian haltuun otto tai tärkeän mutta ei-kiireellisen tehtävän edistäminen. Ihminen on nopea unohtamaan ja hidas oppimaan, sinnikäs työskentely asian parissa joka päivä katkaisee unohtumisen ja pitää asian mielessä.

Haasta itsesi: Minkä sujuvan aivotyön keinon voisit ottaa kokeiluun heti tänään?

Aivotyö sujuvoituu pienin askelin, yhdessä!

Kukaan ei yksin saa aivotyötä kuntoon. Työyhteisön yhteinen keskustelu sujuvasta aivotyöstä innostaa, tuo esiin muiden keksimiä hyviä toimintatapoja ja antaa vetoapua siinä, että jokainen muistaa ja jaksaa sinnikkäästi kokeilla ja ottaa haltuun vähemmän kuormittavia tapoja toimia.

Uuden oppiminen ja omien tuttujen toimintatapojen muuttaminen ei kuitenkaan ole helppoa. Tutkitusti tehokkaan oppimisen keinot koskevat myös sujuvaa aivotyötä: tarvitaan lukuisia toistoja ja jatkuvaa muistuttelua. Pienet konkreettiset kokeilut vievät asiaa eteenpäin.

Tehokkaimmat työn sujuvuutta parantavat keinot ovat niitä, jotka on sovittu tiimin tai työyhteisön kanssa. Nykyajan työ on aina yhteistyötä, ja yhteiset asiat kannattaa keskustella ja kirjata auki. Yhteisiä pelisääntöjä, ohjeita ja sopimuksia tarvitaan siihen, miten hallitaan puhehälyä, miten helpotetaan keskittymistä, mitkä keskeytykset ovat tärkeitä ja mitkä turhia ja missä tilanteissa ja asioissa käytetään mitäkin viestintäkanavaa.

Sopikaa keskittymisrauhasta ja keskustelutilasta

Voitte sopia työpaikalla päivän yhteisen rauhoitetun tunnin, johon jokainen voi keskittää niitä työtehtäviä, jotka vaativat keskittymisrauhaa. Toisaalta voitte sopia myös ne tunnit ja tilat, joissa saa keskustella, ideoida ja jakaa ajatuksia.

Voitte muistuttaa itseänne ja toisianne siitä, että kaiken keskustelun ei tarvitse kuulua jokaiselle tässä ja nyt, se voi olla kaikkien saatavilla tiimin tai projektin virtuaalisella keskustelualustalla. Keskeytymisiä taas voi vähentää sopimalla yhdessä, onko ok laittaa välillä viestintävälineiden hälytykset pois päältä, ja milloin taas on tärkeää seurata viestejä.

Haastakaa toisenne: Miten teidän työpaikallanne saataisiin turha aivokuorma kuriin ja kitkettyä sujuvan työn esteet? Sinä voit käynnistää työpaikallasi keskustelun näistä asioista, olet sitten työntekijä, esimies tai johtaja. Asiat eivät tule kerralla kuntoon, mutta yhteisillä kokeiluilla löydätte ne hyvät konkreettisen työskentelyn tavat, jotka vähentävät hukkatyötä ja työkuormaa.

Työterveyslaitoksen aivotyötiimi tutkii ja tuottaa kognitiivisen ergonomian palveluita aivotyön kehittämiseksi. Seuraavassa kirjoituksessamme kerromme, millaisilla kognitiivisen ergonomian keinoilla voidaan sujuvoittaa hoitotyötä. Voit myös lähettää kommentteja ja kysymyksiä Twitterissä @aivotyo tai sähköpostilla if.lttnull@oytovia.

15.10.2018