torstaina 27. elokuuta 2020

Työterveysneuvottelu etänä? Panosta hyvään vuorovaikutukseen

Poikkeustilanteen aikana kevättalvella 2020 monet työterveysneuvottelut siirtyivät etäneuvotteluiksi verkkokokoussovellusten avulla. Vaikka työpaikat eivät ehtineet ohjeistaa neuvottelukäytännöissä, uusi toimintatapa otettiin rohkeasti käyttöön.

Työterveysneuvotteluja järjestetään tavallisimmin silloin, kun suunnitellaan sairauspoissaolojaksolla olevan työntekijän paluuta töihin. Neuvotteluja käydään myös, kun seurataan paluun onnistumista. Työpaikkojen työkyvyn tuen tai työkykyjohtamisen toimintamalleissa voidaan myös määritellä muita tilanteita, joissa neuvottelu on tarpeen järjestää.

Koronapandemian aikana työterveysneuvotteluja on käyty aiempaa enemmän verkossa. Neuvottelu onnistuu verkkototeutuksenakin. Etä- tai verkkoneuvottelun onnistumisen yksi edellytys on se, että kaikki osapuolet ovat valmistautuneet neuvotteluun hyvin.

Työterveyshuollon ammattilaisen vastuulla on etukäteen neuvoa sekä työnantajan edustajaa että työntekijää siinä, miten yksityisyyden suoja ja neuvottelun luottamuksellisuus varmistetaan myös verkkoneuvottelussa. Esimerkiksi kotoa käsin osallistuttaessa tulee huomioida, ettei kenelläkään osallistujalla ole kuulolla perheenjäseniä tai muita ulkopuolisia. On hyvä myös muistaa, että ennen neuvottelua ja sen jälkeen henkilötunnisteista tietoa – esimerkiksi neuvottelumuistiota – voi jakaa vain niin sanottujen suojattujen yhteyksien avulla, ei siis sähköpostin liitetiedostona.

Neuvotteluun osallistuvilla on hyvä olla käytössään sekä kuva- että ääniyhteys koko neuvottelun ajan. Se vahvistaa vuorovaikutusta. Käytännön järjestelyissä on syytä kiinnittää huomiota erityisesti yhteen yksityiskohtaan: neuvottelun alussa kannattaa sopia selkeästi, miten puheenvuoro pyydetään. Puheenjohtajan rooli korostuu verkkoneuvotteluna toteutetussa työterveysneuvottelussa. Hänen on tärkeää huolehtia, että kaikki pystyvät osallistumaan keskusteluun ja päätöksentekoon.

Kymsote-kuntayhtymä: hyviä kokemuksia ja haasteita

Strateginen työkykyjohtaminen sote-muutoksessa -hankkeessa kehitetään työkykyjohtamista sekä kootaan ja levitetään hyviä käytäntöjä. Mukana olevissa kuntayhtymissä on saatu hyviä kokemuksia työterveysneuvottelujen käymisestä verkossa.

Kymsoten (Kymenlaakson sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä) HR:ssä työskentelevän työhyvinvointiasiantuntijan Maare Paljakan mukaan heillä HR:n edustaja on mukana kaikissa neuvotteluissa. Neuvottelut siirrettiin verkkoneuvotteluiksi poikkeustilanteen alkaessa, ja päivittäin käydään 1–2 neuvottelua.

Yhteisen ajan varaaminen on ollut helpompaa, kun osallistujien matkoihin tarvittavaa aikaa ei tarvitse huomioida. Ja toisin kuin hän itse etukäteen ajatteli, neuvottelut ovat onnistuneet verkkoneuvotteluina hyvin.

Kymsotessa työntekijä on osallistunut neuvotteluun usein joko esimiehen tai lääkärin kanssa saman yhteyden kautta. Verkkoneuvotteluissa on käytössä ääniyhteys, kameroita ei käytetä. Esimiehen vastuulla on laatia muistio, ja se liikkuu työpaikan sisällä salaisessa sähköisessä postissa. Kun työntekijä on tarkistanut muistion, hän saa sen lopullisen version joko suoraan esimieheltä tai kirjepostina.

Paljakan mielestä työterveysneuvotteluissa keskitytään nyt itse asiaan aiempaan paremmin. Verkkoneuvotteluun kuuluva etäisyys näyttää vahvistavan työntekijän asemaa antamalla hänelle tilaa keskustelussa ja vähentävän tunnelatausta, joka joskus haittaa neuvottelua. Vaikka neuvottelut ovat lyhentyneet, niissä syntyy samanlaisia ratkaisuja kuin ennen poikkeusaikaa.

Etäneuvottelujen haasteena Paljakka pitää yhteyden säilyttämistä erilaisissa konfliktitilanteissa, mutta niissäkin on toistaiseksi onnistuttu.

Puheenjohtaja voi tukea hyvää vuorovaikutusta

Hyvä vuorovaikutus on keskeistä kaikissa työterveysneuvotteluissa, ja verkkoneuvottelu tuo siihen vielä omat haasteensa. Oman puheenvuoron ottaminen on vaikeaa, kun ei neuvotella kasvokkain. Vaarana on, että hankaliksi tai henkilökohtaisiksi koetut asiat jäävät sanomatta.

Puheenjohtajana toimii usein työterveyslääkäri. Olipa puheenjohtajana esimies tai työterveyshuollon edustaja, niin muutamaan asiaan kannattaa kiinnittää huomiota.

Seuraavat vinkit työterveysneuvottelun puheenjohtajalle perustuvat näkemyksiin, jotka olen saanut työterveysneuvottelun vuorovaikutuksesta väitöskirjaansa valmistelevalta tutkijalta Hanna-Leena Ristimäeltä (Tampereen yliopisto) ja erikoistutkija Elina Weisteeltä (Työterveyslaitos). Elina Weiste toimii projektipäällikkönä Onnistu yhdessä -hankekokonaisuuteen kuuluvassa ASKO-hankkeessa.

  • Jaa puheenvuoroja niin, että neuvottelijat tuovat kantansa esiin yksitellen.
  • Luo puheenvuoron ottamiseen ja kommentointiin ”avoimia” paikkoja esimerkiksi kysymällä: Tuleeko tähän liittyen muilla jotain mieleen?
  • Työterveysneuvotteluun liittyy aina jännitteitä. Kuuntele herkällä korvalla mahdollisesti esiin nousevia tunneilmauksia ja nosta niitä tarvittaessa keskusteltavaksi.
  • Kun esität päätösehdotuksia, tee selväksi, että päätös on sidoksissa muiden neuvottelijoiden hyväksyntään.

Poikkeukselliset ajat jatkuvat. Nyt on aika päivittää työpaikkojen työkyvyn tuen tai työkykyjohtamisen toimintamallit ja tarkentaa myös etänä toteutetun työterveysneuvottelun käytäntöjä.

Työterveysneuvottelussa kestävän ratkaisun löytämiseksi tärkeää on edelleen kokemus kuulluksi tulemisesta ja yhteisen päätöksenteon mahdollistaminen.

Lisätietoja:

27.8.2020