torstaina 26. helmikuuta 2015

Verkostomaista työtä ei sujuvoiteta standardeilla

Verkostomaiseen työhön siirtyminen haastaa totutut työn hallinnan ja sujuvoittamisen keinot.

Voisi ajatella, että insinööritoimiston suunnitteluprojektin ja ensiavun työprosessin sujuvuudella on varsin vähän yhtäläisyyksiä.

Rajoja rikkova työ -hankkeessa tulimme kuitenkin toisenlaiseen johtopäätökseen. Molemmissa verkostomaista työtä pyrittiin hallitsemaan etukäteen määriteltyjen standardien kautta, samoin hallinnan haasteet kumpusivat usein samantyyppisistä lähteistä.

Ensiavun hoitoprotokollat ja insinööritoimiston projektiprosessi kertoivat, miten toiminnan tulisi edetä: miten potilasprosessi tai putkiremontin suunnittelu kulkevat vaiheesta A vaiheeseen B, C ja ehkä myös D.

Kuitenkin tuohon ketjuun tai prosessiin ilmestyi toisinaan tuntematon tekijä X, joka sotki suunnitellun, hallitun etenemisen. Ilmaantui erilaisia poikkeustilanteita, kuten eri syistä johtuvia viivästyksiä insinööritoimiston suunnitteluprojekteissa tai monivammapotilaiden hoitoa ensiavussa.

Joskus prosesseihin ja projekteihin liittyi tilanneriippuvaisia tekijöitä, joita ei voitu etukäteen tietää. Ensiavun potilasprosessissa saattoi tapahtua yllättäviä muutoksia potilaan terveydentilassa, ja insinööritoimiston projekteissa puolestaan asiakkaiden toiveita oli vaikea ennustaa.

Toisinaan puutteelliset tiedot sotkivat prosessin etenemistä. Jos oli epäselvää, mikä tapaus on kyseessä, on vaikea määritellä varmasti seuraavaa askelta. Jos maaperän koostumuksesta ei ole tietoa, on lisärakentamisen suunnittelutyötä vaikea aloittaa. Vastaavasti tiedonpuutteet potilaan nykyisestä terveydentilasta vaikeuttavat oikean hoitoprosessin aloittamista.

Samaan tapaan niin sanotut hankalat tapaukset mutkistivat työtä. Ilmestyi tapaus Q, jolle ei ollut määritelty valmista reittiä, tai kohdattiin tilanteita, joissa ei ollut yhtä oikeaa tapaa viedä projektia tai prosessia eteenpäin. Ensiavussa nämä koskivat erityisesti potilaita, joiden vammojen hoidon järjestyksestä piti neuvotella. Insinööritoimiston suunnitteluprojekteissa ei ollut yhtä oikeaa tapaa remontoida tai rakentaa uudisrakennuskohdetta, vaan ratkaisu vaati eri ammattialojen edustajien neuvotteluja ja kompromissin hakemista.

Miten varautua siihen, mitä ei voi ennustaa?

Verkostomaiseen työhön siirtyminen haastaakin totutut työn hallinnan ja sujuvoittamisen keinot. Perinteisesti työelämän erilaisia ongelmia on pyritty ratkaisemaan lisäämällä ohjeita ja sääntelyä. Kuitenkin verkostomaisessa toimintatavassa, jota leimaavat ennakoimattomuus ja muutos, tarvitaan uutta joustavuutta: valmiutta suunnanmuutoksiin ja avoimuutta uusille toimintatavoille.

Usean toimijan työt yhdistävissä projekteissa ja prosessissa keskeisemmäksi työn sujuvoittamisen keinoksi nousevat keinot ratkaista ketterästi pulma- ja katkostilanteita. Toisin sanoen ongelmatilanteita ei pyritä välttämään ennakkosuunnittelulla, vaan jo lähtöoletuksena on, että pulmakohtia esiintyy. Silloin tarvitaan ketteriä menettelytapoja tukemaan työryhmän yhteistä ongelmanratkaisua ja suunnittelutyötä.

A:sta voi seurata B, mutta jos mukaan astuu X, on syytä tarkastella tilannetta avoimesti, ketterästi, uusin silmin.

Minna Janhonen, Minna Toivanen ja Heli Heikkilä

Kirjoittajat ovat Työterveyslaitoksen tutkijoita, jotka on mukana Rajoja rikkova työ -tutkimushankkeessa. Hankkeen tavoitteena on parantaa työpaikkojen sujuvan toiminnan edellytyksiä.

26.2.2015