torstaina 07. tammikuuta 2016

Viisi vinkkiä sujuvaan projektijohtamiseen

Projektit ovat työelämän arkipäivää. Vuonna 2012 tehdyn kyselyn mukaan lähes kolmanneksella työssäkäyvistä työ koostui ainakin osin projekteista. Projektityö koskettaa näin ollen lähes miljoonaa ihmistä Suomessa.

Yhä useammin projekteissa kohtaavat ihmiset yli hallinnollisten yksiköiden ja organisaatiorajojen. Toiminnassa täytyy huomioida mm. erilaisia toimintatapoja ja riippuvuuksia muista aikataulusta. Sujuva projektityö onkin usean eri tekijän summa.

Miten siis selvitä projektityön kiemuroista monimutkaisessa toimintaympäristössä? Alla viisi vinkkiä, joiden avulla kysymystä voidaan lähestyä projektien johtamisen näkökulmasta:

1. Jokaisella on vastuu omasta työsuorituksestaan. Et ole lastentarhanopettaja, vaan projektipäällikkö, ja johdettavasi ovat asiantuntevia aikuisia. Keskustelkaa yhdessä siitä, miten työn etenemisestä ja mahdollisista pulmakohdista raportoidaan muille projektin jäsenille.

2. Huomioi erilaiset näkökulmat. Projektien jäsenten ammatilliset taustat, toimintatavat, taustaorganisaatiot ja kulttuurit saattavat olla hyvinkin erilaisia. Näkökulmien yhteensovittaminen ja yhteisestä päämäärän kirkastaminen ovat tärkeitä projektipäällikön tehtäviä.

3. Projektin aikana sattuu ja tapahtuu – kaikkea ette pysty mitenkään ennakoimaan. Pyrikin siihen, että opitte porukalla tunnistamaan hankkeidenne tyypillisiä pulmakohtia, sujumattomuuksia ja katkoksia. Missä vaiheessa esimerkiksi useimmiten rysähtää kiire päälle? Varaa myös aikaa näiden asioiden käsittelyyn projektitiimissä.

4. Pohtikaa porukalla, mistä pulmakohdat juontavat juurensahyväksyttävä/hedelmällinen vastaus ei ole ”noista muista, asiakkaasta, osaamattomista yhteistyökumppaneista”. Kannattaa sen sijaan zoomata yhteisiin toimintatapoihin. Vieläkö aikanaan kursseilla opitut projektityön käytännöt ovat näppäriä tämän päivän verkottuneessa ja usein jopa globaalissa projektiympäristössä? Olisiko päivitettävä ja kehitettävä omia toimintatapoja vai kenties pyrittävä tekemään prosessi läpinäkyvämmäksi myös asiakkaan suuntaan? Ehkä molempia.

5. Joskus on paikallaan pysähtyä projektien välillä tarkastelemaan ylipäätään kriittisemmin oman työyhteisön projektinhallinnan keinoja. Vastaavatko hallinnan keinot yhä projektien tarpeita? Monesti projektiarki näyttää aika erilaiselta kuin projektinhallinnan avuksi laaditut kuvaukset ja kaaviot. Teekin kurkkaus eri toimialojen projektikäytäntöihin. Millaisia projektit eri aloilla tänä päivänä ovat, kuka niissä häärii, millaisin aikataulunhallintakeinoin ja ennakko-odotuksin? Mitä voisitte oppia ja soveltaa omassa toiminnassanne?

Helpommin ehkä sanottu kuin tehty. Projektit jylläävät kiivaalla tempolla ja arki on tasapainoilua. Jos kuitenkin edeltävää vinkkilistaa lukiessasi koit pienen piston rinnassasi tai kutkutuksen aivonystyrässäsi, uskaltaudu nostamaan näkökulmasi yksittäisten projektien ad hoc -hallinnasta projektitoiminnan pitkäjänteisempään kehittämiseen. Lopulta se maksaa vaivan myös projektitasolla.

Heli Heikkilä ja Minna Janhonen

Kirjoittajat ovat projektityön tutkijoita ja kehittäjiä.

7.1.2016