torstaina 20. elokuuta 2020

Yhteinen päätöksenteko lisää organisaation resilienssiä

Akuutin kriisin jälkeen vahvistetaan organisaation resilienssiä harjoittelemalla yhteistä päätöksentekoa.

Kriisin aikainen päätöksenteko vaatii nopeita ratkaisuja. Usein tietoa on saatavissa vähän tai sen etsimiseen ei ole riittävästi aikaa. Tällöin hyvällä johtajalla on ympärillään luotettuja ihmisiä, joiden tehtävänä on kyseenalaistaa, tuoda esille eri näkökulmia ja tarjota uusia vaihtoehtoja.

Kriisin aikana päätöksenteko on nopeampaa kuin kilpailijoilla, jos päätöksentekovaltuuksia on jaettu laajasti organisaation eri tasoille. Kriisin aikana päätöksentekijä voi olla estynyt tekemästä päätöksiä, jolloin muulta organisaatiolta vaaditaan taitoa ratkaista eteen tulevia tilanteita nopeasti. Päätöksentekoa on kuitenkin harjoiteltava jo ennen kriisiä, jotta se häiriötilanteen tullen onnistuu.

Organisaatioresilienssillä tarkoitetaan sujuvaa ja joustavaa toimintaa yllättävissäkin tilanteissa sekä sopeutumista ja menestymistä uusissa olosuhteissa. Canterburyn yliopisto Uudessa-Seelannissa on jo pitkään tutkinut resilienttejä organisaatioita.

Tutkijat ovat havainneet, että yksi keskeinen resilientin organisaation tunnusmerkki on ihmistä arvostava johtaminen ja kulttuuri. Tähän liittyvät vahvasti yhteinen päätöksenteko, henkilöstön osallistuminen ja sitoutuminen sekä kyky tehdä uusia ja luovia ratkaisuja. Muita resilientin organisaation tunnusmerkkejä ovat kyky tehdä yhteistyötä sisäisten ja ulkoisten yhteistyökumppanien kanssa sekä valmistautuminen erilaisiin riskitekijöihin ennakolta.

Mitä yhteinen päätöksenteko tarkoittaa?

Päätösten yhteisellä tekemisellä voi olla eri tasoja organisaatiossa. Yksilön päätöksenteko sekä tiimissä tapahtuva päätöksenteko koskevat usein työn sisältöä ja työn organisointia. Työhyvinvointia käsittelevissä tutkimuksissa on havaittu, että mahdollisuus vaikuttaa omaan työhön ja organisaatiossa tapahtuviin muutoksiin lisää pystyvyyden tunnetta työssä ja työhyvinvointia sekä ehkäisee työuupumusta.

Organisaatiotason yhteinen päätöksenteko tarkoittaa puolestaan henkilöstön aitoja mahdollisuuksia osallistua päätösvaihtoehtojen valmisteluun, arviointiin sekä itse päätöksen tekemiseen. Hyvin toteutettu yhteinen valmistelu lisää niin ikään sitoutumista päätöksen toteuttamiseen. Henkilöstön mukaan ottaminen päätösten valmisteluun ja päättämiseen osoittaa luottamusta.

Arvostusta osoittaa se, että yhdessä valmistelluista ja päätetyistä asioista kerrotaan perustelut: miksi johonkin vaihtoehtoon on päädytty ja muut vaihtoehdot hylätty?

Miten yhteistä päätöksentekoa voi harjoitella?

Yksilön ja tiimin päätöksenteon harjoittelemiseen voi poimia ajatuksia valmentavan johtamisen ajatuksista. Valmentava johtaja käyttää tietoisesti aikaa siihen, että pohtii työntekijän tai tiimin kanssa eri vaihtoehtoja. Samalla hän valmentaa kehittämään vaihtoehtoisia toimintatapoja ja arvioimaan eri vaihtoehtojen tuloksia. Valmentava johtaja antaa työntekijälle ja tiimille myös valtuudet tehdä päätöksiä, kunhan sitä on ensin yhdessä harjoiteltu.

Organisaatiotason yhteisen päätöksenteon kehittämisellä voidaan nähdä kaksi rinnakkaista toteuttamiskeinoa. Toisaalta organisaatiossa pohditaan ja kyseenalaistetaan nykyiset päätöksentekotavat: mitkä päätökset ovat sellaisia, joista vastuu voidaan siirtää organisaatiossa alemmille tasoille joko yhden tai jopa useamman organisaatiotason verran? Toisaalta organisaatiossa kehitetään ja otetaan käyttöön sellaisia ketteriä ja omaan toimintaan soveltuvia menetelmiä, joilla henkilöstö voi osallistua yhteisten päätösten valmistelun eri vaiheisiin. Minimissään tämä voi tarkoittaa päätösvaihtoehtojen edustuksellista kommentointia ennen päätöksentekoa. Pitkälle vietynä se tarkoittaa esimerkiksi uusien ja innovatiivisten ratkaisuvaihtoehtojen hakemista työpajoissa, joihin osallistumiseen henkilöstölle on järjestetty aikaa.

Akuutin kriisin jälkeinen toipumisen aika antaa arviointiin ja toimintatapojen kyseenalaistamiseen hyvät mahdollisuudet, jotka kannattaa käyttää hyödyksi.

Mitä yhteinen päätöksenteko edellyttää?

Luottamuksen ilmapiiri luo edellytykset yhteiselle päätöksenteolle. Kun tiimissä ja organisaatiossa arvostetaan erilaisia mielipiteitä, uskalletaan yhdessä arvioida päätösvaihtoehtoja kriittisesti.

Erilaisten mielipiteiden arvostaminen voi näyttäytyä esimerkiksi siten, että jokaisen mielipiteen kohdalla käytetään hetki aikaa sen kiihkottomaan kehittelyyn ja arviointiin. Työyhteisössä, jossa erilaisia mielipiteitä arvostetaan, ei eriävien mielipiteiden esittäjä leimaudu vastahakoiseksi tai muutosvastaiseksi.

Luottamuksen ilmapiirin rakentaminen vaatii aikaa, kärsivällisyyttä ja luottamusta osoittavia tekoja.

Haluatko testata Sosiaali- ja terveysministeriön Sotejoki-hankkeessa tuotettua maksutonta oppimateriaalia, jonka tavoitteena on kehittää sote-organisaatioiden resilienssiä? Käy testaamassa pilottivaiheessa olevaa valmennusta ja anna palautetta jatkokehittelyä varten.

20.8.2020