Kykyviisarilla kertyneen tiedon hyödyntäminen

Kykyviisarin systemaattinen käyttö tarkoittaa sitä että kaikki tiettyyn palveluun osallistuvat asiakkaat käyttävät Kykyviisaria tai sitä, että kaikki tietyn organisaation asiakkaat käyttävät Kykyviisaria. Näin Kykyviisari tuottaa kumuloituvaa työ- ja toimintakykytietoa.

Systemaattisella Kykyviisarin käytöllä kertyvää tietoa voi hyödyntää:

• Toiminnan tavoitteiden asettamisessa ja seuraamisessa
• Asiakasohjauksessa
• Resurssien ohjauksessa
• Toimintojen vertailussa
• Toiminnan vaikutusten arvioinnissa
• Tutkimuksessa

A) Poikkileikkausraportti kertoo asiakkaiden työ- ja toimintakyvystä tiettynä hetkenä. Siinä on mukana jokaisen asiakkaan ensimmäinen Kykyviisari-tulos. Se on hyvä tilannearvioon ja sen hetkisten palvelutarpeiden kartoittamiseen kyseiselle asiakasryhmälle/ organisaation asiakkaille.

Tilannearviossa pohdit tietyn asiakasryhmän / organisaation / palvelujärjestelmän asiakkaiden kokonaistilannetta. Kykyviisarilla luot asiakasprofiilin.
Kysymyksiäsi ovat:

• Minkälainen tämä ryhmä on?
• Minkälaisia ryhmiä on organisaation tai palvelujärjestelmän asiakkaina?

Pystyt myös arvioimaan tietyn asiakasprofiiliryhmän palvelutarpeet Kykyviisarin avulla.
Kysymyksiäsi ovat:

• Mitä tarpeita ryhmällä/ ryhmillä on?
• Minkälaista palvelua ryhmä/ryhmät tarvitsevat?

B) Muutosraportti muodostuu Kykyviisarin alku- ja seurantamittauksista ja niiden välisen eron vertailusta. Muutosraportilla saat esiin, ovatko ryhmän/organisaation tavoitteet täyttyneet. Tämän tiedon perusteella voit lähteä kehittämään toimintaa /palveluita.

Kykyviisarin avulla pystyt seuraamaan asiakasryhmäsi / organisaation / palvelujärjestelmän asiakkaiden työ- ja toimintakyvyssä tapahtuvia muutoksia. Näin voit seurata oman työsi vaikutusta asiakasryhmiin. Toisaalta Kykyviisarilla voi seurata työ- ja toimintakyvyn muutoksia ja toimintojen/palveluiden vaikuttavuutta organisaatiossa / palvelujärjestelmässä.

Kysymyksiäsi ovat:

• Miten ryhmän/ asiakasryhmien työ- ja toimintakyky ja tulokset Kykyviisarin eri osa-alueilla ovat muuttuneet?
• Ovatko toimeni/ palvelumme vaikuttaneet asettamiimme tavoitteisiin ryhmään / asiakasryhmiin?
• Pitääkö toimintaamme/ palveluamme muuttaa?
• Pitääkö toimintamme tavoitteita muuttaa ryhmällä/ asiakasryhmillä?

Huom. Yksilötason muutosraportin hyödyntäminen on kuvattu tämän oppaan osiossa Kykyviisarin hyödyntäminen asiakastyössä kohdissa 5-8.
Huom. Poikkileikkaus- ja muutosryhmäraporttia varten tarvitaan vähintään 10 Kykyviisarin täyttänyttä asiakasta.

Kykyviisarin verkkopalvelu tuottaa ryhmätason vertailuraportteja, kun ryhmän jäsenmäärä on vähintään 10. Voit tarkastella ryhmätasolla omien asiakkaitten kyselyvastauksia ja kyselyistä annettua automaattista palautetta sekä poikkileikkaus- ja muutosraportteja Kykyviisari-palvelussa reaaliaikaisesti.

Ohjevideo ryhmäraporttien luomiseen. Verkkopalvelun käyttöohjeesta ohje löytyy sivulta 13.

Lisäksi voit ladata verkkopalvelusta kaikki toiminnan aikana tallennetut kyselyt Excel-tiedostona (verkkopalvelun käyttöohje s. 12) ja näin analysoida ja raportoida Kykyviisarin tuloksia haluamallasi tavalla.

Huom. Varmista, ettei vastaajien tietosuoja vaarannu. Tämän vuoksi aineistosta ei saa laatia julkisia raportteja tai esim. osaryhmäanalyysejä, jos tuloksissa on alle 10 vastajaa.

A) Poikkileikkausraportti

• Yhdistämällä yksittäisten asiakkaiden tiedot saadaan tietyn ryhmän kokonaiskuva eli asiakasprofiili, joka kertoo esimerkiksi asiakkaiden kokemasta työ- ja toimintakyvystä, yleisestä hyvinvoinnista, työttömyyden kestosta, työllistymisen esteistä ja muutostarpeista. Asiakasprofiilitietoa voidaan hyödyntää esimerkiksi työntekijän, palvelun tai jonkin alueen asiakkaista.
• Yhdistämällä yksittäisten toimijoiden ja/ tai palveluntuottajien asiakasprofiileja mielekkäillä tavoilla, saadaan joistakin toiminnoista yleisiä, yhteisiä organisaation/ palvelujärjestelmän asiakasprofiileja. Tietoja voidaan myös hyödyntää ja jakaa verkostoissa, jolloin voidaan saada esimerkiksi kokonaiskuvaa jonkin tietyn alueen tai palvelujärjestelmän toimijan asiakkaiden työ- ja toimintakyvyn kokonaistilanteesta.

VINKKI! Ryhmätasolla voit asiakasprofiilin lisäksi tarkastella Kykyviisarin viimeistä kysymystä I14, eli mihin elämänsä osa-alueeseen asiakkaat ovat toivoneet muutosta. Yksittäisten kysymysten tiedot kertyvät Kykyviisari- verkkopalvelussa ns. taustaexceliin. Tällöin osaat paremmin hahmottaa omia asiakkaita kokonaisuutena, ja kohdentaa toimintaa tämän tiedon perusteella.

B) Muutosraportti

• Vertaamalla ryhmän asiakasprofiilin tuloksia toimintojen alkaessa ja loppuessa päästään arvioimaan toiminnan vaikutuksia yleisellä tasolla. Jos palvelu on tuotettu ryhmätoimintana, on mielekästä arvioida ryhmään osallistuneiden yhteistä muutosta. Vertailuraportin avulla voidaan tarkastella muutoksia sekä tapahtuneessa työ- ja toimintakyvyssä yleisesti, että yksittäisillä osa-alueilla.
• Vertaamalla organisaation / palvelujärjestelmän asiakasprofiileja (tilanneselvitys) Kykyviisarin ensimmäisestä mittauksesta seurantamittaukseen (muutoksen seuranta), päästään arvioimaan toiminnan/ toimintojen vaikutuksia organisaatio / palvelujärjestelmä tasolla. Vertailuraporttien avulla voidaan tarkastella palveluihin osallistuneiden työ- ja toimintakyvyssä tapahtuneita muutoksia ja sen kautta vaikutuksia yleisesti. Nämä raportit Kykyviisarin verkkopalvelu tuottaa reaaliaikaisesti.

Joskus voi olla mielekästä verrata oman asiakaskunnan parissa kertyneitä Kykyviisari-tuloksia muihin tietoihin. Voitkin verrata oman organisaatiosi Kykyviisari-aineistoa:

• Oman organisaatiosi aikaisempaan tietoon
• Kykyviisarin anonymisoituun valtakunnalliseen tai TL5-hankkeiden aineistoon
• Voit myös tarkastella Työelämätieto-palvelun Kykyviisari-aineiston eri muuttujia
• Pohdi myös, mihin muihin aineistoihin voit verrata omia tuloksiasi, kts. esim. kuntaliitto.fi/tilastot-ja-julkaisut ja esim. TEM-tilastot sekä THL:n FinTerveys-tutkimus ovat hyviä aineistoja vertailla.

Kartoitus- ja muutostietojen perusteella voit raportoida organisaatio- ja palvelujärjestelmän asiakasryhmistä havainnollisesti.

• Poikkileikkausraportin avulla voit kuvata kaikkien asiakkaiden ja ryhmien alkutilannetta.
• Poikkileikkausraportilla pystyt osoittamaan asiakasprofiilien muutokset.
• Muutosraporteilla voit osoittaa onnistumisia ja epäonnistumisia toiminnassa.
• Muutosraportin avulla voit perustella muutoksen tarvetta palveluissa.
• Muutosraportilla voit osoittaa, onko tavoitteita saavutettu.

Kykyviisarin ryhmäraporteista voi ottaa kuvia raportteihin ja esityksiin.
Vinkkejä raportointiin:

• Kerro tuloksista rehellisesti, niin onnistumisista kuin pettymyksistäkin.
• Kuvaa toimintatapa selkeästi, jotta sitä voidaan arvioida.
• Kerro, jos toiminta on muuttunut ja perustelut muutokselle.
• Huomaa tuoda raportoinnissa esiin analyysitulokset eli perustella tulkintojasi.
• Kykyviisari tuottaa aineistoa asiakkaan näkökulmasta, joten muista hyödyntää raportoinnissa myös muuta määrällistä ja laadullista aineistoa, esimerkiksi työntekijöiden kenttämuistiinpanoja ja valtakunnallisia tilastoja.