Varautuminen ja jatkuvuudenhallinta

Varautuminen ja jatkuvuuden hallinta auttaa kohtaamaan erilaiset yllättävät tilanteet ja kriisit. Ympäristön tarkkailu auttaa näkemään asioita, jotka tulevat vaikuttamaan omaan organisaatioon – ja reagoimaan niihin tarpeeksi ajoissa. 

Joskus muutokset osuvat kohdalle vauhdilla. Kun organisaation työkalupakista löytyy suunnitelmia muutosten varalle, sekä konkreettisia malleja, miten muutostilanteessa toimitaan, on oikeanlainen reagointi myös nopeissa tilanteissa taattu. 

Muutostilanteissa toimimista voi harjoitella erilaisten simulaatioiden ja stressitestien avulla, joissa demonstroidaan organisaation toimintakykyä, toipumista ja sopeutumista erilaisissa muutostilanteissa.

 

Ennakointi ja toimintaympäristön seuranta

Sekä organisaatioissa itsessään että niiden toimintaympäristössä tapahtuu koko ajan pieniä ja suuria muutoksia, joiden kanssa kannattaa olla valppaana. Organisaation omassa toiminnassa voi ilmetä pieniä yllättäviä läheltä piti -tilanteita tai asiakkaan havaitsemia puutteita, joihin kannattaa reagoida ketterästi ja tarkastella, onko kyse mahdollisesti isommastakin häiriöstä. Toimintaympäristö puolestaan muuttuu koko ajan ja voi vaikuttaa omaan organisaatioon monin, yllättävinkin tavoin.

Ennakoinnissa voi auttaa tulevaisuudentutkijoiden jäsennys toimintaympäristön kehityssuunnista heikkoihin signaaleihin, trendeihin ja megatrendeihin.

(Lähde: Turun yliopisto, Tulevaisuuden tutkimuskeskus.)

 

Sitran valitsemat vuoden 2020 tärkeimmät megatrendit

Tehtävä 1 – Pohdi itsenäisesti

  1. Miten organisaatiossasi seurataan toimintaympäristöä ja sen muutoksia? 
  2. Kuka toimintaympäristöä seuraa? 
  3. Miten tietoa hyödynnetään? 
  4. Miten kehittäisit tilannetietoisuutta ja toimintaympäristön seurantaa?

 

Tehtävä 2 – Pohdi työyhteisösi kanssa

  1. Mikä tai mitkä megatrendeistä vaikuttavat eniten organisaationne toimintaan? Hyödynnä esimerkiksi Sitran megatrendejä
  2. Miten valitsemanne megatrendit vaikuttavat organisaationne toimintaan?
  3. Miten voitte varautua ennakolta megatrendien vaikutuksiin?

 

 

Varoitusmerkkeihin reagointi

Yksi resilientin organisaation perustaidoista on kyky nostaa esiin arkisen työn haasteita ja sujumattomuuksia sekä jalostaa huomiot työtä ja toimintaa kehittäviksi toimenpiteiksi. Tämä valmistaa organisaatiota kohtaamaan myös suurempien myllerrysten aiheuttamat haasteet. 

Resilientissä organisaatiossa jokainen voi nostaa esiin pieniä havaintoja ja puutteita. Näille havainnoille on prosessi, jossa havainnon tekijä voi seurata sen etenemistä. Prosessi varmistaa myös sen, että havainnon tekijä voi vaikuttaa syntyvään ratkaisuun ja uudet ratkaisut ovat koko organisaatiolla käytössä. 

Tapaturmista, läheltä piti-tilanteista sekä prosesseihin ja laatuun liittyvistä poikkeamista tehdyis raporteissa tarkastellaan tyypillisesti organisaation konkreettisia työtilanteita tietyissä työtiloissa, tiettyjen ihmisten kesken ja tietyillä välineilläPoikkeamaraportointiin ei kannata suhtautua velvoitteena ja byrokratiana, vaan mahdollisuutena kehittää työtä ja toimintaa. 

 

Mistä näistä kanavista olet viimeksi nostanut kehittämistoimenpiteen ja vienyt sen käytäntöön? 

Valitse yksi vaihtoehto

 

Heinrichin kolmiona tunnettu kuvaus havainnollistaa läheltä piti-tapausten ja vakavien tapaturmien välistä suhdetta:

 





HF tool™ kokoaa olennaisia onnistumisen edellytyksiä, eli inhimillisiä tekijöitä yhdellä silmäyksellä hahmotettavaksi työkaluksi:

 

Työkalu tukee laajaa ja analyyttista poikkeama-analyysin tekoa.

Vinkki: Korona-opit talteen

Voitte hyödyntää HF tool™  -ajattelua organisaatiossanne, kun arvioitte mitä asioita korona-kriisistä opittiin. Kokeilimme tätä toimintamallia eräässä sote-alan kuntayhtymässä korona-oppien keräämiseen. Osallistujat kertoivat, että malli auttoi jäsentämään isoa kokonaisuutta. Esimerkiksi sähköisten palvelujen tehostuminen ja uudet puhelinhaastattelurutiinit havaittiin onnistumisiksi. Kehittämiskohteista esimerkkinä voidaan mainita havainto terveydenhuollon ja opetustoimen yhteistyön puutteellisuudesta.

 

Tehtävä 1 – Pohdi työyhteisösi kanssa

Arvioikaa organisaationne poikkeamatutkinnan prosesseja ja käytäntöjä:

  1. Ketkä tutkintaan osallistuvat?
  2. Onnistutaanko tutkinta toteuttamaan siten, ettei yksittäistä henkilöä syyllistetä?
  3. Löydetäänkö tapahtuman taustalla aidosti vaikuttavat syyt?
  4. Hyödynnetäänkö havaintoja kehittämisessä systemaattisesti?
  5. Miten kehittämisen tulokset siirretään koko organisaation tietoon ja toimintaan?

 

 Tehtävä 2 – Pohdi työyhteisösi kanssa

Toteuttakaa poikkeamatutkinta hyödyntäen HF tool™ -työkalua. Voitte valita poikkeaman, jota ette ole vielä käsitelleet tai joka on jo käsitelty olemassa olevan prosessin mukaisesti. Katso video työkalun käytöstä ja lataa itsellesi materiaalit.

 

 

Ladattavat materiaalit:

HF tool™ Analyysipohja

HF tool™ Kehittämisideakaavake

HF tool™  SOTE

 

Lue lisää