Kuja-malli

Ennakkosuunnitelmat, ensihetken toimintatavat ja toiminta häiriötilanteissa: KUJA -malli

Sosiaali- ja terveydenhuollon valmiussuunnittelu tukee yhteiskunnan elintärkeiden toimintojen ylläpitämistä ja ihmisten toimintakyvyn varmistamista normaalioloissa ja häiriötilanteissa. Ennakkoon laaditut valmiussuunnitelmat ovat olennainen osa häiriötilanteisiin varautumista. Sosiaali- ja terveysministeriön julkaisema Valmius- ja jatkuvuudenhallinnan suunnitteluohje antaa perusteet sote-organisaatioiden varautumistyölle. Ohje noudattelee Kuja-mallia, joka on laadittu julkisten organisaatioiden valmiussuunnittelun edistämiseksi. Kuja-malli sisältää paljon hyviä vinkkejä ja ohjeita myös yksityisille palveluntuottajille.

 

Mitä Kuja-malli sisältää?

 

Sanastoa

Tutustu varautumisen ja jatkuvuudenhallinnan keskeisiin termeihin alla olevasta valikosta. Lisää termejä löydät Kokonaisturvallisuuden sanastosta

 

 

Seuraavissa oppimateriaalin vaiheissa paneudutaan tarkemmin Valmius- ja jatkuvuudenhallinnan suunnitteluohjeeseen ja KUJA-malliin moduuleittain (1-5). Lataa itsellesi suunnitteluohje ennen kuin aloitat. Jokainen moduuli alkaa lyhyellä videolla, jossa esitellään moduulin sisältöä. Tämän jälkeen lue kyseinen kappale ohjeesta ja tee tehtävät.
Lataa suunnitteluohje tästä

 

 

 


 
Lue Valmius- ja jatkuvuudenhallinnan suunnitteluohjeen sivut 16-24. Lue myös liite 4 (Varautumisen tasot) sivuilta 69 – 72.
 

Vinkit:

Hyvä käytäntö liittyen valmiussuunnitelman sisältöön

  • Kirjoita suunnitelmaan lyhyesti mitä kukin laki, normi tai ohje tarkoittaa oman organisaatiosi kannalta. Älä tyydy pelkkään listaukseen vaan perehdy lisää.

Vinkki: Hyvät käytännöt liittyen Kuja-pikatestin ja Kuja-arviointimallin käyttöön

  • Johtoryhmän sitouttaminen: Tehdään johtoryhmän kanssa pikatesti. Tämä auttaa huomaamaan keskeiset kehittämisen kohteet.
  • Muun kuin johtoryhmän sitouttaminen: Ryhmän on tarpeen tiedostaa oma rooli jatkuvuudenhallinnassa ja varautumisessa.
  • KUJA-pikatesti toimi erinomaisena starttina ja herätyksenä varautumisen kehittämiseen
  • Nykytilan kartoitus: Organisaatiossa halutaan kehittää määrätietoisesti jatkuvuudenhallintaa ja varautumista. Selvitetään nykytila arviointimallin avulla sekä määritellään keskeiset ja ensimmäiset kehittämiskohteet.
  • Väliarviointi: Organisaatio kehittää toimintaa aktiivisesti a arvioi säännöllisesti (esim. 2v välein) nykytilaa.

 

Käyttäjän kokemus: “KUJA-arviointimalli oli vähän työläs, mutta kuitenkin looginen ja tosi palkitseva”

 

Tehtävä 1 – Arvioi organisaatiosi nykytilaa KUJA-pikatestin avulla

Tee pikatesti jolla voit arvioida varautumisen ja jatkuvuudenhallinnan tasoa sekä kehittämistoimenpiteiden tarpeellisuutta organisaatiossanne. Vastaa 10 kysymykseen ja saa arvio.

 

Tehtävä 2 – Toteuta työyhteisösi kanssa

  1. Arvioi johtoryhmän kanssa pikatestin avulla organisaatiosi varautumisen nykytila. Lataa KUJA -pikatestitiedosto
  2. Toteuttakaa varautumisesta vastaavan ryhmän kanssa Kuja-arviointimalli ja miettikää arvioinnin pohjalta toteutettavat kehittämistoimenpiteet. Lataa Kuja -arviointimalliexcel käyttöösi

 

Tutustu KUJA-arviointityökalun käyttöön oheisen videon avulla (kesto 8:47 min)

 

Lue lisää

 

 

 

 

Lue Valmius- ja jatkuvuudenhallinnan suunnitteluohjeen sivut 25 – 31. Lue myös liite 6 (Sote-toimintojen johtamisen tasot, roolit ja toimijat häiriötilanteissa) sivulta 74.
 

Vinkki: Hyvät käytännöt liittyen prosesseihin

  • Laatikaa säännöllisille kokouksille vakiomuotoiset asialistat, joissa varautuminen on yhtenä kohtana
  • Valmiusasiat liitetään johtoryhmän vuosikelloon

 

Mihin organisaationne prosesseihin varautuminen on tällä hetkellä sisällytetty? Voit valita useamman vaihtoehdon.

 

Tutustu kansalliseen riskiarvioon oheisen muistipelin avulla. Kun löydät parin, saat lisätietoa kyseisestä uhkakuvasta

Mitkä ovat 10 keskeisintä uhkaa?

 

Tehtävä 1 – Pohdi yksin

Tutustu organisaatiosi riskienhallinnan ohjeistuksiin. Ohjeet voivat löytyä erilaisilla nimillä esim. riskienhallintasuunnitelma, riskienhallinnan perusteet tai riskienhallintaohje.

  1. Toteutuvatko suunnitelman tavoitteet ja toimintamallit omassa työssäsi?
  2. Mihin riskeihin omassa työssäsi on riittävät ohjeet?
  3. Mihin riskeihin varautuminen omassa työssäsi on vielä puutteellista?

 

Tehtävä 2 – Toteuta työyhteisösi kanssa

  1. Pohtikaa, mitkä ovat työyhteisönne kannalta keskeiset riskit. Jos riskiarvio on tehty, päivittäkää se tarvittaessa
  2. Arvioikaa keskeisiä riskejä. Katso ohje organisaationne riskienhallinnan ohjeistuksista.
  3. Pohtikaa, mitä riskeille on tehtävissä ja laatikaa suunnitelma toimenpiteiden toteuttamiseksi.

 

Lue lisää


 
 

 

 

Lue Valmius- ja jatkuvuudenhallinnan suunnitteluohjeen sivut 25 – 31. Lue myös liite 5 (Malli valmiussuunnitelma kokonaisuudesta) sivulta 73.

Tutustu oheisen liitteen avulla eri tasoisiin valmiussuunnitelmiin ja niiden sisältöihin.
Kuntaliitto: Eri Tasoiset Valmiussuunnitelmat Ja Niiden Sisältö

 

Mitkä näistä suunnitelmista ovat ajan tasalla omassa organisaatiossasi?


 

Vinkki: Hyvät käytännöt liittyen harjoitteluun ja perehdytykseen

  • Alueelliset ja valtakunnalliset harjoitukset eivät palvele yksittäisiä työyksiköitä. Järjestä pieniä omia harjoituksia.
  • Mielikuvitus on rajan pienten harjoitusten järjestämiseen: Ideoi työyhteisösi kanssa erilaisia vaihtoehtoja
  • Harjoitukset voivat koskea kerrallaan esimerkiksi yhtä työvuoroa tai muutamaa henkilöä. Tällöin samaa harjoitusta kannattaa toistaa useamman kerran, jotta moni pääsee harjoittelemaan
  • Sisällytä perehdytykseen valmiussuunnitelman keskeiset sisällöt niiltä osin, mitkä koskevat juuri teidän työyksikköänne
  • Sisällytä perehdytykseen pelastussuunnitelman lisäksi ohjeet työyksikköänne koskeviin keskeisiin häiriötilanteisiin

 

Tehtävä 1 – Pohdi yksin

Tutustu organisaatiosi koulutussuunnitelmaan ja arvioi.

  1. Onko koulutussuunnitelmassa huomioitu varautumiseen ja jatkuvuudenhallintaan liittyvä osaaminen riittävästi? Mitä suunnitelmasta puuttuu?
  2. Onko suunnitelmassa huomioitu kaikki organisaation tasot ja henkilöstöryhmät riittävästi?
  3. Onko koulutussuunnitelma toteutunut omassa työssäsi ja työyhteisössäsi suunnitellun mukaisesti varautumisen ja jatkuvuudenhallinnan osalta?

 

Tehtävä 2 – Toteuta työyhteisösi kanssa

Tee oheinen harjoitus liittyen valitsemaasi häiriötilanteeseen työyhteisösi kanssa. Vinkki: Räätälöi uhkakuva omaan toimintaanne soveltuvaksi.

  1. Ohje Harjoituspohja Kanvaasin Käyttöön
  2. Harjoituspohja Kanvaasi Häiriötilanneharjoitteluun
  3. Uhkakuvia Harjoitusta Varten

 


 

 

 

 

Lue Valmius- ja jatkuvuudenhallinnan suunnitteluohjeen sivut 39 – 49 sekä 57.

 

Tutustu kriisijohtamisen ja häiriönhallinnan keskeisiin termeihin alla olevasta valikosta.
Lisää termejä löydät Kokonaisturvallisuuden sanastosta

 

Tehtävä – Valitse yksi vaihtoehto

Miten organisaatiossanne on järjestetty häiriötilanteiden jälkeen tapahtuvat purkukeskustelut?

 

Vinkki: Hyvät käytännöt liittyen toimintakorttien laadintaan

  • Laadi toimintakortit työyksikkötasolle saakka, jotta ne toimivat häiriötilanteessa ohjenuorana ja muistilistana.
  • Paras asiantuntija toimintakortin laadintaan on sen käyttäjä, eli työyksikön henkilöstö. Osallista henkilöstö mukaan toimintakorttien laadintaan, mutta ole valmis tukemaan ja neuvomaan.
  • Työyksikkökohtaiset toimintakortit kannattaa sisällyttää perehdytykseen.
  • Toimintakorttien säännöllinen läpikäynti toimii myös harjoituksena.

 

Tehtävä 1 – Pohdi yksin

Tutustu oman organisaatiosi kriisiviestintäsuunnitelmaan ja pohdi seuraavia asioita:

  1. Onko suunnitelmassa vastuut ilmaistu selkeästi?
  2. Onko suunnitelmassa huomioitu riittävästi sisäiset ja ulkoiset kohderyhmät?
  3. Pohdi omaan työhösi liittyviä uhkia. Tarvitsetko tai tarvitseeko tiimisi näihin liittyen viestintään liittyvää ohjeistusta? Mitä ohjeistuksen tulee sisältää?

Tehtävä 2 – Toteuta työyhteisösi kanssa

Arvioikaa yhdessä toimintakorttejanne ja niiden ajantasaisuutta:

  1. Onko meillä ohjeet keskeisiin häiriö- ja kriisitilanteisiin? Mikä puuttuu?
  2. Jos ohjeisiin tehdään muutoksia, miten tieto siirtyy jokaiselle työyhteisön jäsenelle?
  3. Osaammeko toimia ohjeiden mukaisesti?
  4. Sisältyvätkö ohjeet perehdytyssuunnitelmaan?
  5. Harjoittelemmeko ohjeiden mukaista toimintaa riittävästi?
  6. Laatikaa yhdessä toimintakortti aiheeseen, joka nähdään tarpeelliseksi. Hyödyntäkää organisaationne toimintakorttipohjia tai hyödynnä tämän verkkomateriaalin pohjaa. Ota henkilöstö mukaan laatimaan ohjetta.

 

 

 

 

Lue Valmius- ja jatkuvuudenhallinnan suunnitteluohjeen sivut 50 – 56. Lue lisäksi liite 7 sivuilta 75 – 78.

 

Vinkki: Perehdy tämän verkkomateriaalin toisella välilehdellä olevaan aineistoon Yhteistyö ja kumppanuudet. Perehdy erityisesti Kumppanuudet -kappaleeseen ja sen tehtäviin.

 

Tehtävä 1 – Pohdi yksin

Listaa oman työyhteisösi toiminnan kannalta keskeiset yhteistyökumppanit.

  1. Ovatko nämä kumppanit sellaisia, joiden kanssa toimitaan häiriötilanteissa?
  2. Harjoitteletteko säännöllisesti yhdessä häiriötilanteita varten? Miten tätä voisi kehittää?
  3. Suunnitteletteko säännöllisesti yhdessä häiriötilanteissa toimimista? Miten tätä voisi kehittää?
  4. Arvioitteko ja kehitättekö yhdessä häiriötilanteiden jälkeen toimintaanne? Miten tätä voisi kehittää?

 

Tehtävä 2 – Toteuta työyhteisösi kanssa

Resilientissä organisaatiossa työyhteisön jäsenet tunnistavat ja tietävät keskeiset yhteistyökumppanit, tunnistavat yhteistyön merkityksen sekä tietävät mitä yhteistyö sisältää. Keskustelkaa näistä asioista työyhteisössänne.

 

Lue lisää


 

LOPUKSI
Kuja-polku on hyväksi havaittu järjestys valmiuden ja jatkuvuudenhallinnan kehittämiseen. Perehdy Kuja-Polun sisältöön oheisen kuvan avulla. Mistä teidän organisaatiossanne lähdetään liikkeelle?

 

Kuja-polku kuvaa perustyöskentelyä, jossa

  1. Arviointi- ja analysointivaihe näkyy punaisella
  2. Suunnittelu- ja päätöksentekovaihe sinisellä
  3. Toteutusvaihe keltaisella
  4. Seuranta- ja raportointivaihe sulkee suunnittelun ja jatkuvan kehittämisen ympyrän