3. Arbetsplatsutredning

Arbetsgivaren ska med beaktande av arbetets och verksamhetens art tillräckligt systematiskt reda ut och identifiera de olägenheter och risker som beror på arbetet, arbetstiderna, arbetslokalen, arbetsmiljön i övrigt och arbetsförhållandena samt, om olägenheterna och riskerna inte kan undanröjas, bedöma deras betydelse för arbetstagarnas säkerhet och hälsa (Arbetarskyddslagen 738/2002, statsrådets förordning om principerna för god företagshälsovårdspraxis 708/2013). Bedömningen av den hälsomässiga betydelsen görs genom en arbetsplatsutredning, där man bedömer risker och men för hälsan som orsakas av arbetet, arbetsmiljön och arbetsgemenskapen, belastningsfaktorernas och resursernas hälsomässiga betydelse och betydelse för arbetsförmågan. Arbetsplatsutredningen görs i samarbete med arbetsplatsen och arbetstagarna.

3.1 Arbetsplatsutredningar utförs av olika anledningar

Arbetsplatsutredningar utförs inte enbart för att uppfylla lagens krav, utan en väl genomförd arbetsplatsutredning ger kundarbetsplatsen behövlig information för skydd av arbetstagarnas hälsa och arbetsförmåga. Den information som fås i arbetsplatsutredningen utgör grunden för hela företagshälsovårdsverksamheten.

Det praktiska genomförandet av arbetsplatsutredningen och sammansättningen i det företagshälsovårdsteam som genomför den varierar enligt vilka risker, olägenheter och belastningsfaktorer som finns på arbetsplatsen.

Genomföraren av arbetsplatsutredningen inom företagshälsovården ansvarar för att de övriga medlemmarna i det multiprofessionella teamet får information om resultaten av utredningen. Informationen om arbetsplatsen ska också lagras på ett sådant sätt att den vid behov lätt kan användas av medlemmarna i företagshälsovårdsteamet. En rapport över arbetsplatsutredningen ska också ges till arbetsplatsen, där den är tillgänglig för arbetstagarna.

Arbetsplatsutredningar indelas beroende på deras omfattning och precision i grundläggande utredningar och riktade utredningar. Vid arbetsplatsutredningar bedömer man arbetet och arbetsmiljön oberoende av vem som utför arbetet.

Företagshälsovården gör en grundläggande utredning när verksamheten inleds och denna görs på nytt om det sker väsentliga förändringar i förhållandena eller med jämna mellanrum enligt verksamhetsplanen (med 3–5 års mellanrum). I den grundläggande utredningen ingår en förutredning där man samlar information om arbetsplatsen och målen för dess företagshälsovårdsverksamhet. Genom arbetsplatsbesök, enkäter och diskussioner skapar man en övergripande bild av arbetet, arbetsförhållandena och centrala resurs- och belastningsfaktorer, samt definierar behovet av riktade utredningar.

Vid riktade utredningar preciserar man informationen om arbetsplatsen. Den kan vara inriktad på något delområde på arbetsplatsen eller i arbetet, såsom psykiska, sociala eller fysiska belastningsfaktorer.

Arbetstagaren har av grundad anledning rätt att begära en utredning av sin arbetsbelastning. En grundad anledning är att arbetet redan har orsakat symtom. När man bedömer arbetsbelastningen hos enskilda arbetstagare bedöms den, till skillnad från vad som är fallet vid vanliga arbetsplatsutredningar, i relation till arbetstagarens egenskaper och resurser. Dess innehåll och genomförande liknar innehållet vid bedömning av arbetsförmågan. Arbetstagaren kan lämna en anhållan till företagshälsovården eller chefen. Processen kan också startas via företagshälsovården.

En skriftlig rapport upprättas alltid om arbetsplatsutredningar. Rapporten innehåller

  • en beskrivning av arbetsplatsens resurser (observerade positiva saker och fungerande lösningar)
  • en beskrivning av belastningsfaktorer/exponeringar på arbetsplatsen
  • slutsatser om arbetsförhållandenas hälsomässiga betydelse och deras betydelse för arbetsförmågan
  • tydliga och konkreta åtgärdsförslag i viktighetsordning.


Bild 1. Genom arbetsplatsutredningar samlar företagshälsovården fortlöpande in data om arbetsplatsen (Oksa et al. 2016).

Mer information:
Oksa, P., Koroma, J., Mäkitalo, J., Jalonen, P., Latvala, J., Nyberg, M., Savinainen, M., Österman, P. (2016) Arbetsplatsutredning. I publikationen Uitti, J. (Red.) God företagshälsovårdspraxis. Helsingfors: Arbetshälsoinstitutet.

3.2 Det föränderliga arbetslivet en utmaning i arbetsplatsutredningen

Arbetet har alltid förändrats och utvecklats. För närvarande är bland annat automatisering, digitalisering och globalisering megatrender i arbetslivet. Det är viktigt att utveckla verksamheten inom företagshälsovården och arbetsplatsutredningen för att förändringar i belastnings- och resursfaktorer ska bedömas på ett tillförlitligt sätt och för att det rådgivnings- och vägledningsarbete som grundar sig på bedömningen ska ha effekt.

Med tanke på företagspsykologens arbete innefattar förändringar i arbetet många förändringar i den psykosociala arbetsmiljön, som bör beaktas vid bedömningar av arbetsgemenskapens funktionalitet. Arbetets tydliga indelning i arbeten som orsakar fysisk överbelastning och den ökande mängden arbeten som medför fysisk underbelastning, till exempel dataarbete, förändrar för sin del tyngdpunktsområdena i företagsfysioterapeutens arbete. Att utföra sitt arbete på något annat ställe än sin arbetsplats oberoende av tid och plats samt att fysiskt arbete blir allt mer ensidigt till följd av automatiseringen är också pågående förändringar.

Följande eventuella förändringar på arbetsplatsen bör beaktas när olika skeden i processen för arbetsplatsutredning utvecklas och blir mer multiprofessionell genom att företagsfysioterapeutens och företagspsykologens sakkunskap utnyttjas:

  • Arbetets innehåll övergår från att producera olika saker till betydande interaktion. Automatiseringen och digitaliseringen ersätter både rutinuppgifter och kunskapsintensivt arbete. Automatiseringen gör det möjligt att koncentrera sig på lösning av komplicerade problem i samarbete med andra människor med hjälp av maskiner. I framtiden innehåller arbetet i allt högre grad interaktion genom nätverkande.
  • Organisationerna förändras från permanenta hierarkier till tillfälliga och nätverkande sammanslutningar. För att få en uppfattning om arbetet är det mer meningsfullt att granska samarbete, verksamhet och resultat i arbetets nätverk än att till exempel granska arbetstiden.
  • För att upprätthålla kompetensen krävs fortgående inlärning, även inlärning av nya sätt att utföra arbetet. Betydelsen av så kallade metakognitiva färdigheter som kan tillämpas i olika lärande- och problemlösningssituationer betonas. Metakognitiva färdigheter är bland annat självreglering, förmåga att identifiera det väsentliga och att tänka kritiskt.
  • Arbetet utförs för flera arbetsgivare och därför måste samarbetet mellan producenter av företagshälsovårdstjänster utvecklas. Dessutom ökar antalet små- och mikroföretag. Företagshälsovården måste få en helhetsbild av arbetstagarnas arbete.
  • Arbetet utförs förutom på den egentliga arbetsplatsen även hemma och på många sådana ställen som inte är avsedda för arbete och där ansvaret för hälsan och säkerheten i arbetet ligger på någon annan än arbetsgivaren. Många arbetstagare erbjuds ingen arbetslokal av arbetsgivaren.

I och med att verksamhetsmetoderna ändras är det viktigt att företagsfysioterapeuten och företagspsykologen utvecklar sin kompetens så att den motsvarar arbetstagarens föränderliga behov samt förändringarna i arbetets resurs- och belastningsfaktorer.

Mer information:
Dufva, M., Halonen, M., Kari, M., Koivisto, T., Koivisto R. & Myllyoja, J. (2017). Med sikte på en bred förståelse av arbetets framtid. Publikationsserie för statsrådets utrednings- och forskningsverksamhet 33/2017.
Hyrkkänen, U., Koroma, J., Muukkonen, H., Lehti, M. & Vartiainen, M. (2014). Hyvinvointi ja kuormittuminen mobiilissa työssä – menetelmiä työpaikkaselvitykseen. Åbo yrkeshögskolas rapporter 153.

3.3 Bedömning av kognitiva belastningsfaktorer

Syftet med kognitiv ergonomi är att anpassa arbetets kognitiva belastningsfaktorer så att de motsvarar människans sätt att hantera information. Det är särskilt viktigt att utreda de kognitiva belastningsfaktorerna när tyngdpunkten ligger på informationsarbete.

Utmärkande drag är:

  • höga krav på informationshantering (observation, uppmärksamhet, arbetsminne, minne, språkliga funktioner, problemlösning och beslutsfattande)
  • fortgående inlärning av nytt och uppdatering av kompetensen
  • användning av datateknik.

Av de kognitiva kraven bedömer företagsfysioterapeuten faktorer förknippade med observation och seende. Förhållanden förknippade med dessa faktorer har ett starkt samband med arbetsställningen och huvudets rörelser när man arbetar. Till exempel när texten på datorns bildskärm är för liten eller i övrigt svår att se, böjer sig arbetstagaren automatiskt mot skärmen och kan sitta i samma ställning i flera timmar dagligen medan han eller hon utför ett intressant arbete. För att kunna bedöma de kognitiva belastningsfaktorerna måste företagsfysioterapeuten sätta sig in i dessa frågor och till exempel delta i utbildningar som ordnas i ämnet.

En utredning av kognitiva belastningsfaktorer innefattar bedömning av olika störningsfaktorer i arbetet. Dessa uppkommer särskilt vid avbrott i arbetet och störningsfaktorer i miljön, såsom auditiva och visuella störningar. Sådana arbetsmiljöer är särskilt arbetsplatser med kontorslandskap och entréhallar i hotell samt jourmottagningar på sjukhus, där faktorer förknippade med belysning, placering av datorer, avbrott i arbetet, auditivt buller och belastningstoppar förekommer samtidigt. Olika övervakningslokaler kan också vara utmanande till exempel inom säkerhetskritiska branscher där placeringen av olika bildskärmar och faktorer förknippade med den information som ska observeras på dem orsakar kognitiv och fysisk belastning. Avbrott i arbetet är vanligt även för dem som utför informationsarbete. Det är viktigt att identifiera och hantera avbrotten för att kunna garantera ett smidigt arbete. De ovan nämnda arbetsplatserna är sådana där kundarbetsplatsen har särskild nytta av ett samarbete med företagspsykologen och företagsfysioterapeuten både vid arbetsplatsutredningen och vid informationsgivning, rådgivning och vägledning. Samarbetet kan enligt kundarbetsplatsens behov bestå av allt från intern konsultation inom företagshälsovården till samverkan.

När företagspsykologen och företagsfysioterapeuten deltar i den grundläggande utredningen kan de använda vidstående checklista för kognitiv ergonomi som hjälpmedel vid intervjuer och observationer.

Bild 2 Checklista för kognitiv ergonomi (Paajanen & Kalakoski 2017).

Är de kognitiva kraven i arbetet måttliga, och stöder förhållandena goda kognitiva prestationer?
Syn- och hörselergonomi: Är informationsergonomin i skick, eller finns det något i arbetsförhållandena som försvårar möjligheterna att se, höra och observera information?I skick
Delvis i skick
Inte i skick
Minnesbelastning: Är minnesbelastningen måttlig, eller måste man observera många faktorer eller måste man ofta utföra uppgifter med stöd av minnet?I skick
Delvis i skick
Inte i skick
Kommunikation och anvisningar: Är kommunikationen tydlig och är anvisningarna, PM och andra dokument tydliga, konsekventa och uppdaterade?I skick
Delvis i skick
Inte i skick
Beslutsfattande: Finns det tillräckligt med information och stöd för problemlösning och beslutsfattande? Är instruktioner, processcheman och checklistor tydliga och i användning?I skick
Delvis i skick
Inte i skick
Kompetens: Är kompetenskraven tydliga och konkreta, och är kompetensen i allmänhet uppdaterad?I skick
Delvis i skick
Inte i skick
Inlärning av nytt: Är mängden ny information som ska läras in lämplig? Har tid reserverats för inlärning? Finns det lämplig och rätt slags utbildning?I skick
Delvis i skick
Inte i skick
Finns de kognitiva belastningsfaktorer i arbetsförhållandena?
Störningsfaktorer i arbetsmiljön: Är arbetsmiljön störningsfri, eller förekommer det störande tal-, ljud- eller bildstörningar eller rörliga objekt?I skick
Delvis i skick
Inte i skick
Avbrott: Kan arbetet utföras störningsfritt, eller uppkommer det fortgående störande eller onödiga avbrott i arbetet?I skick
Delvis i skick
Inte i skick
Informationsflöde och krav på förmågan att göra flera saker samtidigt: Är informationsflödet och att sköta flera uppgifter under kontroll, eller kommer det för mycket information eller information från flera kanaler, eller måste man ständigt växla från en uppgift till en annan?I skick
Delvis i skick
Inte i skick
Arbetsutrustning: Fungerar arbetsutrustningen och systemen och är de ändamålsenliga, eller uppkommer det ofta eller många problem vid användningen av dem?I skick
Delvis i skick
Inte i skick

Den grundläggande och kompletterande utbildningen för psykologer ger en god beredskap för utredning av den kognitiva belastningen och ergonomin. Med hjälp av metoden Utveckling av hjärnarbetet, som har utvecklats av forskare på Arbetshälsoinstitutet, kan man identifiera arbetets kognitiva krav och förhållanden som är kognitivt belastande samt den upplevda belastningen i samband med dem. Enkäten Aivotyöindeksi (index för hjärnarbete) som ingår i metoden, intervju och observation gällande kognitiv ergonomi samt workshop för goda lösningar har planerats för användning av företagspsykologer vid riktade arbetsplatsutredningar. För användning av metoden krävs genomförd utbildning.

3.4 Arbetsplatsutredning på distans

Företagspsykologen och företagsfysioterapeuten kan använda digitala distanstjänster som en metod i sitt arbete. Tekniken bör användas vid arbetsplatsutredningar efter noggrant övervägande. En kombination av fysiska besök och besök på distans (hybridlösning) kan vara den bästa och effektivaste lösningen.

Enligt social- och hälsovårdsministeriets nuvarande anvisningar ska arbetsplatsbesöken fortsättningsvis avläggas som fysiska besök:

  • när den första arbetsplatsutredningen görs (grundläggande utredning) och därefter enligt överenskommelse för att kontrollera förhållandena på arbetsplatsen
  • efter att det skett väsentliga ändringar på arbetsplatsen
  • när det i arbetet förekommer faktorer som äventyrar arbetstagarnas hälsa och säkerhet eller andra för hälsan och arbetsförmågan väsentliga faktorer, som det krävs observationer och mätningar på arbetsplatsen för att bedöma
  • när en faktor som anknyter till arbetet eller arbetsgemenskapen kräver att frågan behandlas gemensamt på arbetsplatsen
  • när arbetsgivaren eller företagaren önskar att företagshälsovården besöker arbetsplatsen.

På distans kan man dock genomföra arbetsplatsbesök efter prövning i andra fall än de ovannämnda, när det i praktiken är möjligt och ändamålsenligt. Dessutom kan kontakt, förutredning, planering och givande av respons samt uppföljning och utvärdering med anknytning till arbetsplatsutredningen genomföras på distans.

Det finns många fördelar med att genomföra arbetsplatsutredningar på distans. För det första finns det möjlighet att med hjälp av tekniken se och bedöma även de uppgifter som utförs utanför arbetsplatsbesöket. Då kan man till exempel använda videoinspelningar av arbetssituationerna. För det andra kan integritetsskyddet säkerställas. Jämfört med en intervju som genomförs i ett kontorslandskap eller en produktionshall kan den integritet som en videointervju i ett lugnt mötesrum erbjuder få den som intervjuas att även våga berätta om sådana belastningsfaktorer som han eller hon inte annars skulle berätta om, till exempel gällande osakligt bemötande eller brister i chefsarbetet. För det tredje erbjuder genomförandet på distans möjligheter till att med hjälp av tekniken bedöma arbetsuppgifter där ett fysiskt arbetsplatsbesök inte är möjligt av tidsmässiga eller kostnadsmässiga orsaker. Sådana arbeten är till exempel fartygsarbete, bevakningsarbete på natten eller arbeten som utförs på avlägsna och svårtillgängliga platser, såsom tullens gränsbevakning. Den fjärde fördelen är kostnadsbesparingar. När det är långt till kundarbetsplatsen eller det är frågan om en liten arbetsplats kan man även spara på kostnaderna med en hybridlösning på så sätt att en företrädare för företagshälsovården på plats utför en del av utredningen och fotograferar. Bedömningen kan kompletteras i det multiprofessionella teamet genom att utnyttja företagsfysioterapeutens och företagspsykologens kompetens enligt kundarbetsplatsens behov.

Innan arbetsplatsutredningen utförs på distans är det viktigt att i förväg bedöma begränsningarna och nyttan. Dessutom måste företagshälsovårdens företrädare få utbildning i användningen av tekniken, och när verksamheten inleds ska tillräckligt med tid reserveras för träning. Det är också viktigt att komma ihåg att arbetstagaren inte själv kan fotografera sitt arbete utan att en annan person måste filma eller fotografera arbetstagaren för att det egentliga arbetet ska bli dokumenterat.

Arbetsplatsutredningar på distans är under utveckling. I och med att tekniken utvecklas kan många begränsningar i dess användning vara eliminerade i framtiden. Då kan en arbetsplatsutredning på distans vara en kostnadseffektiv och effektiv verksamhetsmetod.

Mer information:
SHM:s Anvisning om distanstjänster inom den förebyggande företagshälsovården och kriterier för dem (pdf).

3.5 Företagsfysioterapeutens roll vid arbetsplatsutredningar

I arbetsplatsutredningar är företagsfysioterapeutens specialkompetens i egenskap av medlem i det multiprofessionella teamet bedömning av fysisk belastning.

En grundläggande utredning görs när verksamheten inleds, och denna görs på nytt om det sker väsentliga förändringar i förhållandena, eller med jämna mellanrum enligt verksamhetsplanen (med 3–5 års mellanrum). När det objekt som ska granskas är en arbetsplats där det enligt förhandsinformationen eller branschen särskilt finns fysisk belastning är det motiverat att företagsfysioterapeuten deltar i den grundläggande utredningen. I den grundläggande utredningen utnyttjas arbetsplatsens egna riskbedömning, samlad förutredningsinformation och branschinformation. Under arbetsplatsbesöket intervjuar man nyckelpersoner på arbetsplatsen, såsom chefer, förtroendemän och arbetarskyddsfullmäktige, HR-personal samt ett representativt sampel av personalen.

Oberoende av vilken metod som har använts för informationsinsamling, innehåller arbetsplatsutredningen en bedömning av de fysiska belastningsfaktorernas hälsomässiga betydelse och deras betydelse för arbetsförmågan.

Vid bedömningen av den hälsomässiga betydelsen används en tabell enligt BS-standard 8800, där sannolikheten för händelsen och följdernas allvarlighet visas i en korstabell. När samma logik används i arbetsplatsutredningen för bedömning av den hälsomässiga betydelsen av alla risk-, olägenhets- och belastningsfaktorer, är det lättare att ordna åtgärdsförslagen i viktighetsordning.

För fysiska belastningsfaktorer kan man använda vidstående tabell som innehåller definitioner på vad som avses med obetydliga, skadliga och allvarliga följder samt osannolik, möjlig och sannolik exponering av fysiska faktorer.

Bedömning av den hälsomässiga betydelsen är en central del i arbetsplatsutredningen. Utifrån den ges åtgärdsförslagen. Bedömning av de fysiska belastningsfaktorernas hälsomässiga betydelse hör till företagsfysioterapeutens kompetens och fysioterapeuten bidrar med sin kunskap i det multiprofessionella teamet. Till exempel när man har observerat att manuella lyft över axelhöjd görs regelbundet i arbetet, bedömer företagsfysioterapeuten vilken hälsomässig betydelse lyftfrekvensen och -höjden för dessa bördor i denna arbetsuppgift har för arbetstagarnas ryggar och axelleder. Man gör en allmän bedömning av arbetets och arbetsförhållandenas betydelse för människans hälsa och arbetsförmåga. I denna bedömning ser man inte på arbetstagarnas egenskaper.

Vid en riktad utredning kan man delvis använda samma metoder som vid en grundläggande utredning. Intervjun ska dock vara mer omfattande och man intervjuar vanligen fler personer än vid en grundläggande utredning.

Bild 3 Bedömning av den fysiska belastningens hälsomässiga betydelse (Arbetsbok för riskbedömning på arbetsplatsen 2015).

Sannolikhet för riskenRinga följder Effekter som snabbt går över: obehag, irritation, övergående belastningSkadliga följder Långvariga allvarliga effekter; bestående lindriga olägenheter, sporadisk frånvaroAllvarliga följder Bestående allvarliga sjukdomar; lång eller återkommande frånvaro/perioder av arbetsoförmåga
Osannolik belastningen är sporadisk, förekommer sällan1. Obetydlig ”inga åtgärder”2. Ringa ”behov av uppföljning”3. Måttlig ”åtgärder behövs”
Möjlig dagliga belastnings- eller risksituationer2. Ringa ”behov av uppföljning”3. Måttlig ”åtgärder behövs”4. Betydande ”åtgärder är nödvändiga”
Sannolik fortgående belastnings- och risksituationer3. Måttlig ”åtgärder behövs”4. Betydande ”åtgärder är nödvändiga”5. Oacceptabel ”direkta åtgärder innan arbetet fortsätter"

Fungerande åtgärdsrekommendationer

Syftet med de åtgärdsförslag som ges utifrån arbetsplatsutredningen är att hjälpa arbetsplatsen att stärka resursfaktorerna i arbetet samt att avlägsna eller minska fysiska belastningsfaktorer. Alla åtgärdsförslag antecknas i rapporten enlig den ordning hur viktiga och brådskande de är utifrån bedömningen av den hälsomässiga betydelsen, och därför ska företagsfysioterapeuten kunna sätta sina egna förslag i inbördes ordning och i förhållande till de övriga rekommendationerna i rapporten. Företagsfysioterapeuten har till uppgift att i sina åtgärdsförslag ta fram faktorer som påverkar hälsan och arbetsförmågan, och när arbetsplatsen utvecklar och genomför lösningen ska den beakta dessa. Till exempel om man på arbetsplatsen regelbundet lyfter bördor över axelhöjd ger företagsfysioterapeuten som rekommendation de gränsvärden (lyfthöjd, bördans avstånd från kroppen osv.) inom vilka bördan ska hanteras, men fysioterapeuten behöver inte klara av att lösa arbetsplatsens teknik- och layoutändringar. Dessa ansvarar arbetsplatsen för. Men om fysioterapeuten känner till bra och fungerande ergonomiska lösningar eller hjälpmedel som underlättar arbetet, kan han eller hon ta upp dem i åtgärdsförslagen. När åtgärdsförslagen ges skriftligt ska man fästa särskild uppmärksamhet vid konkretiseringen och förståelsen. Till exempel om man ger förslag på hjälpmedel för lyftarbetet, antecknar man allmänt saxlift, modellen eller märket behöver inte antecknas. Vid behov kan en bild på hjälpmedlet eller den föreslagna lösningen bifogas till rapporten. Användning av bilder rekommenderas särskilt när det är frågan om en mångkulturell arbetsplats.

De bästa åtgärdsförslagen för rapporten fås när idéerna ännu diskuteras och förädlas tillsammans under responsmötet. På responsmötet är det möjligt att ge information, rådgivning och vägledning till arbetstagarna och deras chefer. Det är viktigt att åtgärdsförslagen är konkreta och mätbara, varvid det är lätt att bedöma deras genomförande vid uppföljningen. Det är också bra att utse en ansvarsperson och tidtabellen redan på responsmötet. Det är vanligen arbetsplatsen som ansvarar för genomförandet. Om företagsfysioterapeuten under den grundläggande utredningen upptäcker att de fysiska belastningsfaktorerna är så många att man inte kan få en tillräcklig bild av deras belastning och betydelse för hälsan i den grundläggande utredningen, kan åtgärdsförslaget vara en riktad utredning av de fysiska belastningsfaktorerna vilken utförs av en företagsfysioterapeut.

3.6 Riktad utredning som utförs av företagsfysioterapeut

En riktad utredning utförs vid behov utifrån den grundläggande utredningen samt utifrån specialbehov, problem som framkommer eller en hälsorisk. Specialbehov för en utredning är till exempel arbetsförhållanden för unga, arbete under graviditet, anpassning av arbetet för en partiellt arbetsför person, bedömning av arbetets fysiska belastning eller hur en arbetstagare ska klara sig i arbetet. En riktad arbetsplatsutredning grundar sig på ett behov och detta granskas mer utförligt, varvid åtgärdsförslagen för utveckling av arbetsförhållandena även är noggrannare och mer konkreta. För en riktad utredning behövs preciserad information om arbetsplatsen och arbetet. Den preciserade informationen samlas med olika metoder.

Med hjälp av den riktade utredningen samlar man information särskilt för arbetsplatsen, men även för företagshälsovårdssamarbetet. Objektet för utredningen är vanligen mycket omfattande efter den grundläggande utredningen. Därför bör man göra en god planering och skaffa tillräckligt med förhandsinformation om objektet. Till exempel om det gäller en utredning av belastningen vid lyftarbete på en avdelning, ska man försöka få ett representativt sampel av situationen. Spjälka upp arbetet i delar och observera endast under en ändamålsenlig tid på arbetsplatsen. Under samma besök kan man intervjua företrädare för arbetsplatsen och arbetstagarna om ämnet.

En riktad utredning som utförs av en företagsfysioterapeut är också en process som är sammankopplad med de övriga processerna inom företagshälsovården. De vanligaste anledningarna till en riktad utredning som utförs av en företagsfysioterapeut är bedömning och utredning av fysiska belastningsfaktorer samt bedömning av miljöfaktorer, såsom temperaturförhållanden och belysning. I fråga om temperaturförhållanden bedöms särskilt deras inverkan på prestationsförmågan. Höga temperaturer ökar belastningen på andnings- och blodcirkulationssystemet och låga temperaturer försämrar musklernas prestationsförmåga. Belysningen bedöms särskilt i relation till arbetets krav, måste man till exempel arbeta i böjd ställning på grund av otillräcklig belysning eller försämrar brist på belysning arbetsprestationen. Utredningen görs om följande faktorer i anknytning till arbetsprocessen.

  • Arbetsställning: statiskt muskelarbete, ställningar med vriden och böjd rygg, stöd för armarna
  • Arbetsrörelser: ensidiga rörelser, repetitivt arbete
  • Användning av fysisk kraft: hantering, lyft, bärning och flyttning av bördor
  • Miljöfaktorer: temperaturförhållanden (kall- och hetarbete), belysning.


Bild 4. Process för riktad utredning.

Vid valet av bedömningsmetod är det viktigt att fundera över verksamhetens kostnadseffektivitet och effekten för kunden. Observation i fri form och en kort skriftlig rapport är vanligen tillräcklig i sådana fall där det är frågan om ett begränsat objekt eller en i övrigt bekant enskild arbetspunkt eller del av en process.

Med hjälp av en intervju i fri form försöker man utreda de belastningsfaktorer som förekommer i arbetet och bedöma deras hälsomässiga betydelse. För identifieringen kan man använda olika checklistor med vars hjälp man får en heltäckande utredning av faktorer som är förknippade med ärendet. Som allmän metod kan man använda TIKKA-checklistan (på finska). För repetitivt arbete finns Toisto-Repe (på finska), en bedömningsblankett för utredning av repetitivt arbete, och Näppärä-metoden för bildskärmsarbete.

Med hjälp av bedömningsblanketten Toisto-Repe bedömer man faktorer förknippade med repetitivt arbete. Bedömningen ger som resultat ett index som beskriver hur bra situationen är för faktorer förknippade med repetitivt arbete 0–100 %. Bedömningen fungerar enligt trafikljusprincipen: rött under 60 %, gult 60–80 % och grönt över 80 %.

Med hjälp av bedömningsblanketten Näppärä bedöms tillämpningen av statsrådets beslut om arbete vid bildskärm. Bedömningen ger som resultat ett index som beskriver hur bra platsen för bildskärmsarbete motsvarar statsrådets beslut om arbete vid bildskärm 0–100 %. Bedömningen fungerar enligt trafikljusprincipen: rött under 60 %, gult 60–80 % och grönt över 80 %.

Mätningar av belastningen på andnings- och blodcirkulationssystemen: Genom mätningar av pulsvariationer kan man mäta belastningen på arbetstagarens andnings- och blodcirkulationssystemen. Mätresultaten kan jämföras med nationella och internationella rekommendationer. Det finns kommersiella produkter för mätningarna.

Rapportering

Den skriftliga responsen till arbetsplatsen ska vara så tydlig och logisk som möjligt. Huvudpunkterna ska skrivas särskilt tydligt.
Rapportens innehåll:

  • förhandsinformation
  • utredningsmetoder
  • observationer
  • slutsatser om arbetets hälsomässiga betydelse och betydelse för arbetsförmågan
  • åtgärdsförslag.

Företagshälsovården hjälper till vid kontroll av synen

Om arbetstagarens synproblem och ögonsymtom inte avhjälps med mätningar vid arbetspunkten för bildskärmsarbete behövs det en riktad utredning där justeringar av arbetspunkten granskas. Om arbetstagaren fortsättningsvis har problem med synen efter justeringen av arbetspunkten kan det finnas behov av terminalglasögon. Samarbete mellan företagsfysioterapeuten och optikern rekommenderas för att problemet ska kunna lösas på bästa möjliga sätt.

God praxis för arbetsplatsutredning som utförs av företagsfysioterapeut:

  • Företagsfysioterapeuten deltar i behandlingen av den förhandsutredning som föregår den grundläggande arbetsplatsutredningen, varvid man fattar beslut om vilka av medlemmarna i det multiprofessionella teamet som ska delta i arbetsplatsutredningen.
  • Om fysisk belastning är utmärkande för branschen (till exempel brand- och räddningsbranschen, byggnadsarbete, livsmedelsarbete, social- och hälsovård) deltar företagsfysioterapeuten i arbetsplatsbesöket och skrivandet av rapporten.
  • Företagsfysioterapeuten medverkar i givandet av rekommendationer och uppföljningen av deras genomförande.
  • Företagsfysioterapeuten gör en riktad arbetsplatsutredning, om det vid den grundläggande utredningen inte är möjligt att med tillräcklig noggrannhet bedöma den fysiska belastningens hälsomässiga betydelse.
  • Vid arbetsplatsutredningen används metoder som baserar sig på systematisk vetenskaplig forskning eller evidensbaserad praxis och som är valida och reliabla.
  • En skriftlig rapport upprättas alltid över en arbetsplatsutredning. I rapporten beskrivs de observationer som har gjorts om arbetet, bedömningen av den hälsomässiga betydelsen och betydelsen för arbetsförmågan samt åtgärdsförslagen.

3.7 Företagspsykologens roll vid arbetsplatsutredningar

Det behövs en teoretisk referensram för identifiering av psykosociala resurs- och belastningsfaktorer. Det finns många stressteorier och det finns också forskningsresultat om dem. De kompletterar varandra snarare än utesluter varandra. Det är viktigt att identifiera den egna teoretiska referensramen, eftersom den styr de observationer som vi gör om arbetet och arbetsgemenskapen. Den teoretiska referensramen styr också valet av de metoder som används. Vid arbetsplatsutredningar ska metoderna alltid vara valida och reliabla och basera sig på vetenskaplig forskning.

En grundläggande utredning görs när verksamheten inleds, och denna görs på nytt om det sker väsentliga förändringar i förhållandena, eller med jämna mellanrum enligt verksamhetsplanen (med 3–5 års mellanrum). När det objekt som ska granskas är en arbetsplats där det enligt förhandsinformationen eller branschen särskilt finns psykosocial belastning, är det motiverat att företagspsykologen deltar i den grundläggande utredningen. I den grundläggande utredningen utnyttjas arbetsplatsens egen riskbedömning och eventuella enkäter om atmosfären och välbefinnandet. Inom företagshälsovården är det vanligt att man använder egna förhandsenkäter och när de utarbetas lönar det sig att nyttiggöra sig av företagspsykologens sakkunskap i fråga om de psykosociala faktorerna.

Vid kartläggningen av de psykosociala faktorerna bedömer man arbetets egenskaper oberoende av vem som utför arbetet. I en bra utredning samlas informationen från flera källor. Under det arbetsplatsbesök som ingår i den grundläggande utredningen intervjuar man nyckelpersoner på arbetsplatsen, till exempel chefer, förtroendemän och arbetarskyddsfullmäktige samt ett representativt sampel av arbetstagarna. Informationen kan också samlas genom gruppintervjuer. Man bör utgå från en checklista vid intervjuerna (till exempel TIKKA eller SHM Riskbedömning) eller något annat intervjuschema som baserar sig på vetenskaplig forskning. Arbetsplatsens egna enkäter om atmosfären och välbefinnandet är också goda informationskällor.

Utöver de psykosociala belastningsfaktorerna kartläggs alltid även resursfaktorerna i arbetet. Det är viktigt att kartlägga resursfaktorerna, eftersom man genom att identifiera och stärka resurserna kan minska de skadliga effekterna av psykosocial belastning och främja arbetsengagemanget.

Bedömningen av den hälsomässiga betydelsen är en väsentlig del i arbetsplatsutredningen och den har även stor betydelse för arbetsförmågan. Vid bedömningen av den hälsomässiga betydelsen kan man använda en tabell enligt BS-standard 8800, där sannolikheten för händelsen och följdernas allvarlighet visas i en korstabell. När samma logik används i arbetsplatsutredningen för bedömning av den hälsomässiga betydelsen av alla risk-, olägenhets- och belastningsfaktorer, är det lättare att ordna åtgärdsförslagen i viktighetsordning. Därför är det bra att använda standarden, trots att den är något klumpig för bedömning av psykosociala faktorer.

För psykosociala faktorer kan man använda vidstående tabell som innehåller definitioner på vad som avses med obetydliga, skadliga och allvarliga följder samt osannolik, möjlig och sannolik exponering av psykosociala faktorer. Effekterna av den psykosociala belastningen på hälsan är vanligen maximalt måttliga. Å andra sidan kan effekterna bli betydande eller till och med olidliga för objekt som utsätts för osakligt benmötande i omfattande grad och under lång tid eller orimliga krav i arbetet. Det finns en tendens till att de hälsomässiga effekterna ligger i överkant i tabellen, och därför bör man alltid först bedöma effekterna av mätningsfel innan man fastställer att det är frågan om betydande eller olidliga missförhållanden.

Bild 5. Bedömning av den psykosociala belastningens hälsomässiga betydelse (Arbetsbok för riskbedömning på arbetsplatsen 2015).

Följder/sannolikhet för att risken uppstårRinga trötthet och frustration, sporadisk frånvaroSkadliga nedsatt koncentrations- och funktionsförmåga, hjälplöshet och oro, återkommande frånvaroAllvarliga utmattningssyndrom, hopplöshet, depression, fortgående frånvaro
Osannolik risk- och belastningssituationerna är sporadiska, förekommer sällan och en kort tid i sänder1. Obetydlig risk inga åtgärder
2. Ringa risk uppföljning3. Måttlig risk åtgärder behövs
Möjlig risk- eller belastningssituationer förekommer återkommande och under någon tid per gång2. Ringa risk uppföljning3. Måttlig risk åtgärder behövs4. Betydande risk åtgärder är nödvändiga
Sannolik risk- och belastningssituationer fortgående, skadliga effekter har konstaterats, belastningen är konstant3. Måttlig risk åtgärder behövs4. Betydande risk åtgärder är nödvändiga5. Oacceptabel risk direkta åtgärder

Företagspsykologen kan också delta i bedömningen av den hälsomässiga betydelsen utifrån endast den information som yrkespersoner inom företagshälsovården har samlat. Om informationen visar sig vara otillräcklig bör bedömningen av den hälsomässiga betydelsen inte utföras, däremot bör man klargöra vilken information som ytterligare behövs för att kunna utföra en bedömning. En riktad arbetsplatsutredning kan då komma ifråga som fortsatt åtgärd.

Vid riktade utredningar preciserar man informationen om arbetsplatsen. Den kan vara inriktad på något delområde på arbetsplatsen, såsom psykiska och sociala belastningsfaktorer. Bakgrunden till en riktad utredning är ett behov som har uppkommit vid den grundläggande utredningen, till exempel att det inte har varit möjligt att göra en bedömning av den hälsomässiga betydelsen utifrån informationen i den grundläggande utredningen eller att många stressymtom har framkommit på mottagningen, trots att den grundläggande utredningen inte påvisade något särskilt. Ibland är bakgrunden till en riktad utredning en komplicerad och långvarig konfliktsituation på arbetsplatsen.

Vid en riktad utredning kan man använda samma metoder som vid en grundläggande utredning. Vid behov kompletteras metoderna enligt objektet för utredningen (till exempel en utredning om den kognitiva ergonomin). Intervjun måste vara mer omfattande och man intervjuar vanligen fler personer än vid en grundläggande utredning. När arbetsplatsen är så stor att det inte är möjligt att få heltäckande genomsnittsinformation genom intervjuer kan man som utredningsmetod även använda enkäter. Förutsättningen för användning av enkäter är att man besitter tillräckliga kunskaper om statistiska metoder. Reliabiliteten och validiteten för den enkät som används måste säkerställas. Även vid en riktad utredning är arbetsplatsens egna enkäter om atmosfären eller välbefinnandet goda informationskällor.

En rapport skrivs även över riktade utredningar. Rapporten ska innehålla observationer om psykosociala resurs- och belastningsfaktorer, bedömningen av den hälsomässiga betydelsen samt åtgärdsförslag.

Fungerande åtgärdsförslag är konkreta och mätbara

Syftet med de åtgärdsförslag som ges utifrån arbetsplatsutredningen är att hjälpa arbetsplatsen att stärka resursfaktorerna i arbetet samt att avlägsna eller minska de psykosociala belastningsfaktorerna. I praktiken minskas den skadliga psykosociala belastningen på arbetsplatsen i små steg genom långsiktig verksamhet, i vilken cheferna och hela arbetsgemenskapen deltar med stöd av arbetarskyddspersonalen och företagshälsovården. De bästa åtgärdsförslagen för rapporten fås när man diskuterar idéerna tillsammans under responsmötet. Det är viktigt att åtgärdsförslagen är konkreta och mätbara, varvid det är lätt att bedöma deras genomförande vid uppföljningen. Det är också bra att utse en ansvarsperson och tidtabellen redan på responsmötet. Det är arbetsplatsen som ansvarar för genomförandet. Om åtgärdsförslagen ges endast i skriftlig form ska man fästa särskild uppmärksamhet vid konkretiseringen och förståelsen

I en arbetsplatsutredning som utgår från arbetsverksamheten identifierar man även förändringar i arbetet

Tillvägagångssätt som utgår från verksamheten används i omfattande grad inom företagshälsovården. Grunden för tillvägagångssättet är verksamheten i teorin och under utveckling i arbetsundersökningen. Arbetsplatsens verksamhet och den förändring som sker där granskas med hjälp av referensramen för verksamhetssystemet (se bild). Arbetsverksamheten kan analyseras ur vilken enskild arbetstagares eller arbetsgrupps perspektiv som helst. Det väsentliga är att man identifierar de förändringar som stör smidigheten i arbetet och orsakar hälsorisker. Referensramen för verksamhetssystemet ger möjlighet till en noggrannare analys av de interna konflikterna i arbetet och att lägga in dem i verksamhetens delfaktorer eller i interaktionen mellan dem. Eventuella konflikter synliggörs genom att analysera de faktorer som stör smidigheten i arbetet.


Bild 6. Delfaktorer i verksamhetssystemet (Engeström 1987).

Man använder en metod som utgår från arbetsverksamheten

En metod som utgår från arbetsverksamheten kan användas på olika sätt i arbetsplatsutredningen. Den kan användas som en del av förhandsenkäten (a), en del av den grundläggande utredningen (b) eller som en riktad utredning (c).

Frågor som utgår från arbetsverksamheten i förhandsenkäten (a)
Smidigheten i arbetsverksamheten och pågående förändringar kan kartläggas i förhandsenkäten för den grundläggande utredningen till exempel med följande frågor:

  • Vilka förändringar har skett på din arbetsplats under de 1–3 senaste åren gällande: arbetsredskap eller teknik, datasystem, arbetets organisation, personalmängd, arbetsmängd, kompetenskrav, nya produkter, kunder, chefsarbete/ledning. Vad annat har förändrats?
  • Hör dessa förändringar samman med en mer omfattande förändring i verksamhetssättet i ert arbete?
  • Vilka effekter har förändringarna haft på ditt arbete? Och på smidigheten i arbetet?
  • Har förändringarna påverkat din ork? På vilket sätt? Positivt – negativt?

Modell för lokal förändring som en del av den grundläggande utredningen (b)
I den grundläggande utredningen kan man använda frågor som utgår från arbetsverksamheten i en process som består av följande skeden:

  1. diskussion med närmaste chefen/chefen och arbetarskyddspersonalen
  2. informationsmöte för arbetsgemenskapen
  3. enkät (sex öppna frågor om förändringar i arbetsverksamheten och välbefinnandet)
  4. en enkät utarbetad av företagshälsovården förhandsanalys av svaren och en preliminär modell med hjälp av arbetsverksamhetssystemet samt en preliminär bedömning av den hälsomässiga betydelsen
  5. preliminär behandling av resultaten tillsammans med cheferna och arbetarskyddspersonalen
  6. möte för genomgång och analys på arbetsplatsen
  7. rapportering
  8. uppföljning.

Riktad utredning med modell för fem möten (c)
Modellen innefattar gemensam planering med företagshälsovården och företrädare för arbetsplatsen, materialinsamling och 3–5 möten på arbetsplatsen med mellanuppgifter. Modellen är en gemensam lärandeprocess för arbetsgemenskapen, chefen och företagshälsovården som leds av cheferna och företagshälsovården. Mötenas längd kan variera från två till tre timmar och de kan ske med en till tre veckors mellanrum. Man kommer överens om tidtabellen på ett gemensamt planeringsmöte.

Bild 7. Lärandeprocessens skeden i modellen med fem möten (Mäkitalo (Red.), 2014.)

God praxis vid arbetsplatsutredning som utförs av företagspsykolog:

  • Företagspsykologen deltar i behandlingen av den förutredning som föregår den grundläggande utredningen, varvid man fattar beslut om vilka medlemmar i det multiprofessionella teamet som ska delta i arbetsplatsutredningen.
  • Om psykosocial belastning är utmärkande för branschen (till exempel social- och hälsovård, utbildning, uppfostran) deltar företagspsykologen i arbetsplatsbesöket och skrivandet av rapporten.
  • Företagspsykologen medverkar i givandet av rekommendationerna och uppföljningen av deras genomförande.
  • Företagspsykologen gör en riktad arbetsplatsutredning, om det vid den grundläggande utredningen inte är möjligt att med tillräcklig noggrannhet bedöma den psykosociala belastningens hälsomässiga betydelse.
  • Vid arbetsplatsutredningen används metoder som baserar sig på systematisk vetenskaplig forskning eller evidensbaserad praxis och som är valida och reliabla.
  • En skriftlig rapport upprättas alltid över en arbetsplatsutredning. I rapporten beskrivs de observationer som har gjorts om arbetet, bedömningen av den hälsomässiga betydelsen och betydelsen för arbetsförmågan samt åtgärdsförslagen.

Mer information:
Engeström, Y. (1987) Learning by Expanding: An activity theoretical approach to developmental research. Helsingfors: Orienta konsultit.
Mäkitalo (red.) (2014). Työtoimintalähtöisten menetelmien menetelmäopas työterveyshuoltoon.
Oksa, P., Koroma, J., Mäkitalo, J., Jalonen, P., Latvala, J., Nyberg, M., Savinainen, M., Österman, P. (2016) Arbetsplatsutredning. I publikationen Uitti, J. (Red.) God företagshälsovårdspraxis. Helsingfors: Arbetshälsoinstitutet.
Paajanen, T ja Kalakoski, V. Mitä työterveyslääkärin tulisi tietää kognitiivisesta ergonomiasta? Työterveyslääkäri 2017;35(2):16–21.
Arbetsbok för riskbedömning på arbetsplatsen (2015). SHM, Arbetarskyddsavdelningen och Arbetarskyddscentralen. (På finska).
SHM, Arbetarskyddsavdelningen och Arbetarskyddscentralen. Riskbedömningsblanketter.
Työkuormituksen arviointimenetelmä TIKKA (2015) Arbetshälsoinstitutet.
Arbetshälsoinstitutet: Työtoimintalähtöinen työpaikkaselvitys asiakkaan tarpeen mukaan.
Arbetshälsoinstitutet: Vinkkejä kuormituksen vähentämiseen