Koulutuskuntayhtymä OSAOn työhyvinvointikysely nosti esiin tarpeen keventää henkilöstön kuormitusta ja selkeyttää tiedonkulkua. Ammatillisessa koulutuksessa on viime vuosina ollut isoja muutoksia, jotka ovat pakottaneet työntekijät venymään.

Nämä asiat vaikuttivat siihen, että organisaatiossa päätettiin panostaa kunnolla aivotyön sujuvoittamiseen.

”Aivotyön kehittäminen oli henkilöstöllemme viesti siitä, että voimme parantaa työtämme yhteisvoimin eikä kukaan ole yksin haasteiden edessä”, sanoo suunnittelija Raili Karttunen Koulutuskuntayhtymä OSAOsta.

Karttunen on mukana kuntayhtymän strategiatyössä. Sen lisäksi hän vastaa muun muassa henkilöstön osaamisen kehittämisestä.

Aivotyöpajoissa luotiin yhteiset pelisäännöt

Koulutuskuntayhtymä toteutti Askeleet sujuvaan aivotyöhön OSAOssa -hankkeen Työterveyslaitoksen aivotyöpalveluiden asiantuntijoiden kanssa. Opetusalalla kognitiivista ergonomiaa ei ole aiemmin kehitetty näin laajasti.

Alkukyselyn ja työntekijöiden haastatteluiden perusteella valittiin kolme teemaa: häiriöt ja keskeytykset, tietotulva ja tiedon epäselvyydet sekä palautuminen ja etätyö. Teemoja käsiteltiin aivotyöpajoissa, joihin osallistui kaikkiaan noin 370 osaolaista.

”Työpajoissa työyhteisöt pohtivat esimerkiksi, millä pelisäännöillä turvataan rauhallinen työtila, missä tilanteessa käytetään mitäkin viestintäkanavaa ja milloin pitää olla tavoitettavissa”, Raili Karttunen kertoo.

Työterveyslaitos koulutti jokaiseen yksikköön vähintään yhden aivotyöagentin. He toimivat esihenkilön tukena ja vievät kognitiivisen ergonomian asioita eteenpäin omassa yksikössään. Karttunen on itsekin aivotyöagentti.

”Me aivotyöagentit tapaamme kerran kuussa, vaihdamme kokemuksia ja opimme toisiltamme. Olemme aika innostuneita!”

Kognitiivinen ergonomia tuli osaksi työtä

Kehittämishanke kesti vuoden, mutta työ jatkuu. Kognitiivisen ergonomian näkökulma on kytketty osaksi strategista suunnittelua ja pysyvää toimintaa.

”Kognitiivinen hyvinvointi huomioidaan meillä esimerkiksi perehdytyksessä, kehityskeskusteluissa, työtilojen muutoksissa ja aktiivisen tuen mallissa”, Raili Karttunen sanoo.

Kognitiivisen ergonomian kehittäminen on kirjattu organisaation käyttösuunnitelmaan, joka kytkeytyy talousarvioon. Jokaisella yksiköllä on omat tavoitteensa aivotyön kehittämiseksi. Niiden toteutumista myös seurataan.

Yksi edellytys onnistumiselle on ollut johdon vankka tuki. Kuntayhtymän rehtori oli mukana hankkeen ohjausryhmässä ja kouluttautui aivotyöagentiksi.

Aivotyön kehittäminen hyödyttää kaikkia

Raili Karttusen mukaan sekä opettajat että toimistotyöntekijät saivat hankkeesta työkaluja työhyvinvointinsa parantamiseen. Työ sujuu aiempaa paremmin. Kyse on pienistä arjen asioista, jotka tehdään nyt toisin.

”Yhteistyö Työterveyslaitoksen asiantuntijoiden kanssa sujui loistavasti. Henkilöstömme piti heidän luennoistaan ja luotti heidän asiantuntemukseensa. Suosittelen vastaavaa kaikille työpaikoille, jotka elävät kiirekuplassa ja haluavat tehdä työpäivistään parempia.”