Potilasasiakirjoilla tarkoitetaan potilaan hoidon järjestämisessä ja toteutumisessa käytettäviä asiakirjoja. Ne sisältävät potilaan henkilökohtaisia tai terveydentilaa koskevia tietoja. Potilasasiakirjoihin liittyvät velvollisuudet, oikeudet sekä käytännöt perustuvat sosiaali- ja terveysministeriön asetukseen potilasasiakirjoista (298/2009).

Terveydenhuollon ammattihenkilön on merkittävä potilasasiakirjoihin tarpeelliset ja oikeat tiedot potilaan hoidon suunnittelun, järjestämisen, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi. Potilasasiakirjoihin on merkittävä vain käyttötarkoituksen kannalta tarpeellinen tieto.

Potilastietoja käyttävät potilaan hoitoon ja tutkimukseen osallistuvat Työterveyslaitoksen työntekijät. Hoitosuhde on ensisijainen käyttöoikeus potilasasiakirjoihin.

Kaikki potilastietoihin liittyvät pyynnöt (tiedonsaanti, asiakirjojen luovutus, tarkastus tai virheen oikaisu) toimitetaan kirjallisesti vapaamuotoisena osoitteeseen: Työterveyslaitos, Työlääketieteen klinikka PL 40, 00032 TYÖTERVEYSLAITOS

Omakanta – Potilastiedon arkisto

Työterveyslaitoksen tuottamat potilasasiakirjat siirtyvät valtakunnalliseen arkistoon. Potilastiedon arkisto on palvelu, jonne terveydenhuollon yksiköt tallentavat potilastietoja omista tietojärjestelmistään tietoturvallisesti. Omakanta on palvelu, jota käyttämällä kansalainen voi nähdä omat potilastietonsa.

Täysi-ikäinen potilas voi katsoa omat potilastietonsa internetistä Omakanta-portaalin kautta, jonne voi kirjautua joko henkilökohtaisilla pankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai sähköisellä henkilökortilla. Tarkemmat ohjeet löytyvät Kelan Omakanta-sivustolta.

Tiedonsaantioikeus

Potilaalla on oikeus saada tietoa terveydentilastaan, eri hoitovaihtoehdoista ja hoidoista sekä hoitojen vaikutuksista. Potilaalla on oikeus kieltäytyä tiedon vastaanottamisesta.

Omat potilastiedot

Omia Työterveyslaitoksella syntyneitä potilaskertomustietojaan voi tarkastella Omakannan kautta alkaen vuodesta 2017.

Aikaisempia potilaskertomustietoja voi tilata ottamalla yhteyttä Työterveyslaitos, Työlääketieteen klinikka, tai laatia vapaamuotoisen kirjeen, josta käy ilmi vaaditut tiedot (tutkimusaika ja mitä pyydetään).

Toisen puolesta tietojen pyytäminen tapahtuu aina kirjallisesti ja mukaan liitetään valtakirja tai muu laillinen dokumentti, josta selviää pyytäjän oikeus tietojen saamiseen.

Potilastietojen käyttö ja salassapito

Potilastiedot ovat lähtökohtaisesti salassa pidettäviä rikoslain (19.12.1889/39) mukaisen rangaistuksen uhalla. Myös tieto sairaanhoitopalveluiden käytöstä on salassa pidettävä tieto. Terveydenhuollossa toimiva henkilö ei saa ilman potilaan tai hänen laillisen edustajansa kirjallista suostumusta antaa sivullisille potilasasiakirjoihin sisältyviä tietoja. Sivullisella tarkoitetaan henkilöä, joka ei osallistu potilaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin. Potilastietoja voidaan luovuttaa sivulliselle ilman potilaan tai hänen laillisen edustajansa kirjallista suostumusta viranomaisille, joilla on lainsääntöön perustuva oikeus saada tietoja potilasasiakirjoista.

Potilasrekisterin lokitietopyyntö

Laissa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (9.2.2007/159) on säädetty, että asiakkaalla on kirjallisesta pyynnöstä oikeus saada tietojensa käsittelyyn liittyvien oikeuksiensa selvittämistä tai toteuttamista varten sosiaalihuollon ja terveydenhuollon palvelujen antajalta tieto siitä, kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja sekä mikä on ollut käytön tai luovutuksen peruste. Asiakkaalla ei kuitenkaan ole oikeutta saada lokitietoja, jos lokitietojen luovuttajan tiedossa on, että lokitietojen antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa asiakkaan terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille. Myöskään kahta vuotta vanhempia lokitietoja ei ole oikeutta saada, jollei siihen ole erityistä syytä.
Mikäli potilas haluaa saada omia potilastietojansa koskevat lokitiedot, hän voi lähettää vapaamuotoisen pyynnön Työterveyslaitokselle kts.osoitetiedot yllä.

Vajaavaltaisen potilaan lokitiedot

Potilaslain 9 §:ssä säädetään muusta tiedonsaannista potilastiedoista. Pääsääntöisesti lokitietojen tarkastusoikeus on henkilökohtainen, eikä toinen henkilö voi käyttää sitä valtakirjalla. Tilanteissa, joissa täysi-ikäinen potilas ei pysty päättämään hoidostaan, lähiomaisten tai laillisen edustajan oikeus tarkastaa potilasrekisterin lokitiedot harkitaan tapauskohtaisesti.

Selvityspyyntö potilastietojen käsittelystä

Jos potilas epäilee, että hänen tietojaan on käsitelty ilman asianmukaista perustetta, hän voi pyytää asiasta kirjallisen selvityksen vapaamuotoisella selvityspyynnöllä. Vapaamuotoiseen pyyntöön tulee kirjata ne perusteet ja tiedossa olevat seikat, joiden perusteella selvitystä pyydetään.

Selvityspyynnön voi tehdä myös potilaan huoltaja tai muu laillinen edustaja. Selvityspyyntöön annettuun vastaukseen ei tällöin liitetä potilaan sairaanhoitopalvelujen käytön paljastavia lokitietoja.

Rekisteritietojen tarkastus

Potilaalla on oikeus saada omat potilastietonsa. Jos potilas haluaa kopiot potilastiedoistaan, voi hän ottaa yhteyttä Työlääketieteen klinikan vastaanottoon.

Potilasrekisterissä olevien tietojen tarkastus

Jos kopiot omista potilastiedoista eivät riitä, potilas voi tehdä tarkastuspyynnön tarkastusoikeuden mukaisesti Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (2016/679, ”GDPR”, tietosuoja-asetusta täydentävä Suomen tietosuojalaki (2018). Potilas voi laatia vapaamuotoisen kirjeen, jossa tulee olla erillinen maininta, että haluaa käyttää nimenomaan tietosuoja-asetuksen mukaista tarkastusoikeutta.

Tietosuoja-asetuksen mukainen tarkastusoikeus on henkilökohtainen (henkilöoikeus), joten sen käyttäminen edellyttää lähes aina potilaan omakätisesti allekirjoittamaa tarkastuspyyntöä. Tästä syystä tarkastusoikeutta ei voi käyttää toisen henkilön puolesta valtakirjalla. Myöskään edunvalvoja ei voi käyttää vajaavaltaisen tai holhouksen alaisen henkilön tarkastusoikeutta, ellei edunvalvontaa koskevassa päätöksessä ole nimenomaisesti ulotettu edunvalvontaoikeutta myös henkilön potilastietoihin.

Potilastietojen luovuttaminen lähiomaisille

Potilasta koskevia tietoja voidaan antaa pääsääntöisesti vain potilaan suostumuksella. Jos potilaan suostumusta ei ole mahdollista saada esimerkiksi hänen sairautensa ja tilansa vuoksi, potilastietoja voidaan antaa vain lähiomaisille, jollei ole syytä olettaa, että potilas kieltäisi näin menettelemästä.

Lähiomaisia ovat potilaslakiin liittyvän hallituksen esityksen (HE 185/1991) mukaisesti aviopuoliso, lapset, vanhemmat ja sisarukset. Muu läheinen voi olla potilaan avopuoliso, muu potilaan kanssa pysyvästi asuva henkilö tai läheinen ystävä.

Alaikäisen potilastietojen luovuttaminen

Alaikäisen potilaan tietoja voidaan luovuttaa lainmukaisen huoltajan pyynnöstä. Jos potilaan huoltajasta on epäselvyyksiä, sairaalalla on oikeus pyytää todiste pyynnön tekijän huoltajuudesta ennen tietojen luovuttamista. Jos alaikäinen kykenee päättämään hoidostaan, hänellä on oikeus kieltää terveydentilaansa ja hoitoaan koskevien tietojen antaminen huoltajalleen tai muulle lailliselle edustajalleen. Lääkäri tai muut ammattihenkilöt arvioivat hoitokysymyksissä lapsen tai nuoren kehittyneisyyden.

Vainajan potilastietojen luovuttaminen

Potilasasiakirjojen tiedot ovat salassa pidettäviä myös potilaan kuoleman jälkeen. Vainajan potilastietoja voidaan luovuttaa vain siinä määrin kuin ne ovat välttämättömiä niitä pyytävän henkilön tärkeiden etujen tai oikeuksien selvittämistä tai toteuttamista varten. Tietoja pyytävällä ei ole oikeutta saada nähtäväkseen rajoituksetta vainajan potilaskertomuksia. Pyynnössä on aina mainittava käyttötarkoitus (peruste luovutukselle).

Virheen oikaisu

Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679, ”GDPR”, tietosuoja-asetusta täydentävän Suomen tietosuojalain (2018) mukaisesti potilasrekisterin tietojen on oltava virheettömiä ja rekisterin käyttötarkoituksen mukaisia. Lisäksi rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Rekisterinpitäjän on myös estettävä tällaisen tiedon leviäminen, jos tieto voi vaarantaa rekisteröidyn yksityisyyden suojaa tai hänen oikeuksiaan.

Mikäli potilasasiakirjoissa on potilaan mielestä virheellinen tieto tai tietosuoja-asetuksen käyttötarkoitussidonnaisuuden kannalta turha tieto, voidaan esittää kirjallinen vapaamuotoinen oikaisuvaatimus. Olennaista on yksilöidä mahdollisimman tarkasti se tieto tai ne tiedot, jotka tulee joko korjata tai poistaa.