Rekisterin nimi

Sosiaali- ja terveysministeriön hallinnonalan sidosryhmärekisteri

Rekisterinpitäjä

Sosiaali- ja terveysministeriö
Terveyden ja hyvinvoinninlaitos
Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto
Työterveyslaitos
Säteilyturvakeskus

Osoitteet

Sosiaali- ja terveysministeriö, Meritullinkatu 8, PL 33, 00023 Valtioneuvosto
Terveyden ja hyvinvoinninlaitos, PL 30, 00271 Helsinki
Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto, PL 210, 00281 Helsinki
Työterveyslaitos, PL 40, 00032 Työterveyslaitos
Säteilyturvakeskus, PL 14, 00811 Helsinki

Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite)

Sosiaali- ja terveysministeriö, 0295 16001 (Valtioneuvoston vaihde), kirjaamo.stm@stm.fi
Terveyden ja hyvinvoinninlaitos, 029 524 6000 (vaihde), kirjaamo(at)thl.fi
Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto, 0295 209 111 (vaihde), kirjaamo(at)valvira.fi
Työterveyslaitos, 030 4741 (vaihde), PL 40, 00032 TYÖTERVEYSLAITOS
Säteilyturvakeskus, (09) 759 881 (vaihde), stuk(at)stuk.fi

Yhteisrekisterinpito ja vastuualueet

Yhteisrekisterinpitäjiä ovat sosiaali- ja terveysministeriö ja sen hallinnonalan virastot: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos; Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto, Työterveyslaitos ja Säteilyturvakeskus.

Jokainen yhteisrekisterinpitäjistä informoi rekisteröityjä keräämiensä henkilötietojen osalta sekä ilmoittaa oman yhteydenottopisteen rekisteröidylle. Henkilörekisterin tiedot ovat pääsääntöisesti kaikkien yhteisrekisterinpitäjien käytössä. Erityistapauksissa käyttöoikeutta on rajoitettu. Yhteisrekisterinpitäjä informoi rekisteröityä omistamiensa tietojen osalta siitä, ketkä rekisteröidyn tietoja käyttävät.

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Sosiaali- ja terveysministeriö: Maarit Puhto 21.10.2018 asti , Tarja Vehmaanperä 22.10.2018 alkaen. etunimi.sukunimi(at)stm.fi, puh. 0295 16001 (vaihde)

Terveyden- ja hyvinvoinnin laitos Ulriikka Tikkanen, etunimi@sukunimi(at)thl.fi, puh 029 524 6000 (vaihde)

Työterveyslaitos: Kristiina Kulha, +358 30 474 2551, etunimi.sukunimi@ttl.fi

Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto: Soili Heinonen, etunimi.sukunimi(at)valvira.fi, puh. 0295 209 111 (vaihde)

Säteilyturvakeskus Juha Häikiö ; etunimi.sukunimi(at)stuk.fi

Tietosuojavastaavat

Sosiaali- ja terveysministeriö: Lassi Kauttonen; stmtietosuojavastaava(at)stm.fi, puh. 0295 16001(vaihde)

Terveyden- ja hyvinvoinnin laitos: Jarkko Reittu, etunimi.sukunimi(at)thl.fi, puh. 029 524 7474

Työterveyslaitos: Simo Virtanen, tsv(at)ttl.fi 030 474 2429

Valvira: Jonna Aaltonen; etunimi.sukunimi(at)valvira.fi

Säteilyturvakeskus: Ville Haataja, tietosuojavastaava (at) stuk.fi , 09 759 88 340; tietosuojavastaava (at) stuk.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Sosiaali- ja terveysministeriön hallinnonalan sidosryhmärekisteriä käytetään Sosiaali- ja terveysministeriön sekä sen alaisten virastojen ja laitosten viestinnän ja asiakasyhteistyön tukemiseen. Rekisteröidyn suostumuksella tietoja voidaan käyttää myös Sosiaali- ja terveysministeriön tai sen alaisten virastojen ja laitosten tuottamien palveluiden markkinoinnissa.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Rekisteriin tallennettavien henkilötietojen käsittely perustuu henkilötietolain (523/1999) 8§:ään ja Työterveyslain (1383/2001) 20§:ään sikäli, kun kyse on työterveyshuollon toimintayksiköistä.

Käsittelyn perusteena on yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen (EU-tietosuoja-asetus 6 artikla, kohta e.)

Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää tiedot rekisteröityjen etunimestä, sukunimestä, organisaatiosta ja yhteystiedoista. Yhteystietoja ovat sähköpostiosoite, puhelin ja osoite. Lisäksi rekisteröidyistä voidaan tallentaa tieto ammatista, koulutuksesta sekä tietoja koskien yhteistyösuhdetta rekisterinpitäjän tai sen alaisten virastojen tai laitosten kanssa.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin ladataan tietoa Työterveyslaitoksen Laatuportaalista, Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskuksen (Fimea) Apteekkirekisteristä ja toimijatietokannasta, Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen Sosiaali- ja terveydenhuollon toimipaikkarekisteristä (TOPI), Sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatioiden rekisteristä (koodistopalvelu) sekä isyystietojärjestelmästä (lastenvalvoja-tiedot). Jatkossa tietoa tullaan lataamaan mahdollisesti myös muista Sosiaali- ja terveysministeriön hallinnonalan toiminnan kannalta keskeisistä sidosryhmätiedon lähteistä.

Tietoa rekisteriin kerätään myös suoraan sidosryhmien yhteystahoilta ja henkilöiltä sekä organisaatioiden julkisilta verkkosivuilta

Integraatio muuhun järjestelmään

Tietoja käytetään massapostituksiin postitusjärjestelmien avulla.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin.

Henkilötietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle

Rekisterin tekninen toteutus on hankittu palveluna kansaiväliseltä toimijalta ja on mahdollista, että tiedot siirretään ETA-alueen ulkopuolelle.

Tietosuojan riittävyys siirrossa perustuu Salesforce-yrityksen yritystä koskeviin sitoviin sääntöihin, joissa sitoudutaan asianmukaisin suojatoimiin, sekä EU-US Privacy Shield järjestelyyn. Asianmukaiset suojatoimet ovat nähtävillä osoitteessa Trust and Compliance Documentation https://help.salesforce.com/articleView?id=Salesforce-Services-Trust-and-Compliance-Documentation&language=en_US&type=1.

Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämiskriteerit

Säilytysajan määrittää käyttötarve sekä yhteystiedon voimassaolo. Henkilö yhteystietoineen poistetaan rekisteristä, jos sähköpostilähetyksissä vastaanottajaa ei löydy tai rekisteröidyn pyynnöstä. Tietoja poistetaan myös, kun organisaatio, jota henkilö edustaa lakkaa tai yhteystiedon käyttötarve kaikilla yhteisrekisterinpitäjillä lakkaa.

Aiotaanko rekisterin tietoja käyttää muuhun tarkoitukseen kuin mihin ne kerättiin

Tietoja ei käytetä muuhun tarkoitukseen.

Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto (säilytyspaikka ja suojaaminen)
Jos rekisteriin saadaan manuaalista tietoaineistoa tai sitä tulostetaan, säilytetään sitä lukitussa tilassa. Tarpeeton manuaalinen aineisto hävitetään tietoturvallisesti.

B. ATK:lla käsiteltävät tiedot (rekisterin käyttöoikeuden periaatteet ja käytön valvonta sekä laitteiden fyysinen suojaus)

Pääsy henkilötietoihin on vain rekisterinpitäjän valtuuttamilla henkilöillä, joilla on salassapitovelvollisuus. Tietoverkko ja tietotekniset -laitteet, joilla rekisteri sijaitsee, on suojattu asianmukaisin hallinnollisin, fyysisin ja tietoteknisin suojatoimenpitein.

Suojattavien tietojen näkyvyys ja käyttö rajataan tarvittaessa käyttöoikeuksilla.

Pääsy tietoihin ja tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin ja tarkastaa rekisterissä olevat tietonsa. Kun pyyntö kohdistetaan sosiaali ja terveysministeriölle, se osoitetaan kirjallisesti kohdassa 2 olevalle taholle kirjaamoon tai henkilökohtaisella käynnillä tunnistamista varten.

Tiedon korjaamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta. Pyyntö osoitetaan kirjallisesti kohdassa 2. olevalle taholle , kuten kohdassa 15.

Oikeus poistaa tiedot

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan häntä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä. Pyyntö osoitetaan kohdassa 2 olevalle taholle. Oikeutta poistaa tiedot ei sovelleta lakisääteisissä tiedoissa.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tietosuojavaltuutetun toimistoon, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.

Evästeiden käyttö

Rekisterillä ei ole ulkoista verkkopalvelua