25.3.2020

Uppdaterad 12.10.2020

Distansarbete i en coronavirussituation

Distansarbete är arbete som är oberoende av en fast arbetsplats och arbetstid. Under coronavirusepidemin är det skäl att utföra distansarbete hemifrån för att minska smittspridningen av viruset. Det är skäl att nu undvika kontorshotell, hubbar och andra gemensamma lokaler.

I den här nya situationen kan distansarbete te sig helt annorlunda än tidigare. För den som är ovan vid distansarbete är situationen ny. Det förutsätter nya arbetsrutiner och arbetsarrangemang som kan förorsaka belastning.

De som är vana vid distansarbete, kan för sin del möta nya utmaningar då de fördelar som normalt hänförs till distansarbete som arbetsro, att få arbeta ostört, att kunna arbeta fokuserat och således minska på arbetsbelastningen uppfylls nödvändigtvis inte längre.

Även i en undantagssituation har distansarbete sin grund i förtroendet mellan arbetstagare, chef och arbetsgivare, kombinerat med gemensam överenskommelse och planering samt stöd till arbetsgivaren för självständigt arbete.

Arbetsgivare och chef

  • Nyttiggör er av er organisations instruktioner för distansarbete när ni kommer överens om hur arbetet utförs. Nu är också ett bra tillfälle att samla information för uppdateringar av instruktionerna och öka distansarbete även framöver. Distansarbete kan vara en lösning för fortsatt verksamhet även i andra undantagssituationer.
  • Det är skäl att på arbetsplatsen ge tydliga instruktioner om distansarbete. Ett skriftligt avtal rekommenderas om det bara är möjligt i det här läget. I bestämmelsen om flexibel arbetstid i den nya arbetstidslagen ingår distansarbete. Information om innehållet i avtal om flexibel arbetstid hittar du i
  • Försäkra er om att arbetstagarna har tillräcklig teknisk utrustning och beredskap för att utföra distansarbete.
  • Om ni använder virtuella kommunikationssätt eller möten (till exempel Skype, Teams, Zoom), bekanta er med tekniken till exempel på era teammöten.
  • Arbetsgivarens omsorgsplikt för hälsa och säkerhet gäller även distansarbete. Försäkra att de som utför och leder distansarbete vet hur arbetslagstiftningen tillämpas och hur försäkringsskyddet förverkligas vid distansarbete. Bekanta dig med Arbetsskyddscentralens instruktion: Tryggt i distansarbete, anvisningar för arbetsgivare och arbetstagare (TTK).
  • Arbetsolycksfall är en olycka som har ett tydligt orsakssamband till arbete som motsvarar arbetsbeskrivningen. Med en försäkring för olycksfall på fritiden kan arbetstagare komplettera sitt försäkringsskydd.

Bör särskilt observeras under coronavirusepidemin

  • Fundera på arbetsplatsen på det mest ändamålsenliga sätt att utföra distansarbete där kraven på uppgifterna och individens och gemenskapens behov beaktas. För att utvärdera tillvägagångssätt kan information exempelvis samlas in genom riskbedömning se Anvisning till arbetsgivaren för riskbedömning gällande COVID-19)
  • Utförande av distansarbete behöver inte vara ett antingen/eller-alternativ. De anställda kan i grupper turvis arbeta på distans och på arbetsplatsen och då finns det färre personer på arbetsplatsen och det är enklare att hålla säkerhetsavstånd. I hybridmodellen fortsätter en del av arbetstagarna att arbeta på distans och en annan återvänder till arbetsplatsen.
  • Det lönar sig för arbetsplatsen att bekanta sig och införa olika alternativ på prov och byta tillvägagångssätt efter behov.
  • Bestäm att arbetstagaren gör distansarbete hemifrån eller från någon motsvarande plats.
  • Se till att nya distansarbetare vid behov får handledning och stöd för att inleda arbetet. I synnerhet ska datatekniskt stöd i problemsituationer säkerställas
  • Ordna tillfällen där man delar erfarenheter, god praxis, problemsituationer och också för att höra sig för hur det står till.
  • Om arbetstagaren på grund av skötsel av barn, en anhörigs sjukdom eller skolans distansundervisning har behov av flexibilitet under vilken tid arbetet utförs, kom gemensamt överens om hur arbetet kan delas upp så att också möjlighet till vila görs möjligt. Vid behov kan temporärt deltidsarbete vara ett alternativ.
  • Arbetstagare försatta i karantän: Bedöm karantänsatta symptomfria personers möjligheter till och behov av distansarbete från fall till fall.
  • Utifrån erfarenheter från vårens distansarbete är det ytterst viktigt att sköta om kontakten gällande arbetsuppgifter och övrig kontakt och erfarenheter och interaktionen mellan distansarbetarna. Bekanta dig med konkreta tips om god interaktion och upprätthållande av ett smidigt löpande arbete.(se Tips och tillvägagångssätt för att leda distansarbete).

Arbetstagare

  • Kom överens om arbetsuppgifterna som utförs på distans med din chef.
  • Förbered dig inför distansarbetsdagen på samma sätt som vilken annan arbetsdag som helst. Lägg fram arbetsutrustningen föregående kväll och kontrollera tidtabellen inför nästa dag.
  • Klargör för dig själv vad du vill få till stånd under distansarbetsdagen. Gör upp en lista över arbetsuppgifter, följ den och se hur effektivt du arbetar.
  • Se på förhand till att du i ditt distansarbete har tillgång till all information och alla verktyg som behövs för ditt arbete.
  • Var initiativtagande. Meddela din chef och arbetskamraterna i gruppen vad du gör och hur du avancerar.
  • Arrangera så att du om möjligt kan nås till exempel per telefon eller e-post.
  • Kom ihåg att även skapa perioder under vilka du kan arbeta koncentrerat och ostört. Kom överens med din chef om du måste indela ditt arbete i perioder på morgonen och kvällen för att möjliggöra arbetsro.
  • Håll fast vid rutinerna. Fundera på hur du bäst kommer på arbetshumör, t.ex. med en joggingtur innan du påbörjar arbetsdagen.
  • Beakta ergonomin i arbetet och variera arbetsställningen
  • Håll pauser precis som på kontoret. Rör på dig när du blir trött och gör stretchövningar.
  • Fundera på var du vill arbeta, känner dig mest bekväm och bäst kan koncentrera dig.
  • Se till att det är tillräckligt lugnt hemma eller på din distansarbetsplats.
  • Om du distansarbetar med din familj, planera tillsammans distansarbetsdagen till exempel på morgonen vid ett arbetsplatsmöte. Se närmare ”Råd som stöder det mentala välbefinnandet” och ” Så här kombinerar du distansarbete och hemundervisning (Työpiste-verkkolehti)”.

Bör särskilt observeras under coronavirusepidemin

  • Arbeta inte om du är sjuk.
  • Om du inte kan hålla dig till ditt avtalade arbetstidsschema, meddela din chef om förändringarna i din situation. Hitta en lösning gemensamt.
  • Ta hand om ditt eget välbefinnande, möjlighet att röra dig ute, vila och återhämtning. Var överseende mot dig själv.
  • Den avvikande situationen som coronaepidemin orsakar kan oroa och tära på resurserna. Diskutera vid behov om situationen med kollegor, chefen, vänner eller yrkespersoner inom hälso- och sjukvården.

Fysiskt avstånd ökar antalet distansmöten, bekanta dig med och nyttigggör dig tips om distansmöten, se En distansarbetsdag på kommande? Tips för anställda och arbetsgivaren

Bekanta dig även med

Råd som stöder det mentala välbefinnandet

Anvisning och åtgärdsrekommendationer för arbetsgivare för beredskap för coronavirusepidemin

Anvisning för arbetsgivare för riskbedömning gällande COVID-19

 Tips för anställda och arbetsgivaren.  

Mer information med epost viestinta@ttl.fi.

Arbetshälsoinstitutets anvisningar har uppgjorts tillsammans med Social- och hälsovårdsministeriet (SHM) och Institutet för hälsa och välfärd (THL). Vi följer också publikationerna av den europeiska smittskyddsmyndigheten (ECDC) och Världshälsoorganisationen (WHO).

Den europeiska smittskyddsmyndighetens (ECDC) COVID-19-webbplats

Världshälsoorganisationens (WHO) coronavirus disease webbplats