25.3.2020

Uppdaterad 5.3.2021 

  • Distansarbete är arbete som är oberoende av en fast arbetsplats och arbetstid.
  • Distansarbete förutsätter förtroende mellan arbetstagaren, chefen och arbetsgivaren, gemensam planering, gemensamt avtalande och stöd för arbetstagarens självständiga arbete.
  • Det lönar sig att ge tydliga instruktioner om distansarbete på arbetsplatsen och att uppdatera anvisningarna enligt situationen.
  • Under coronavirusepidemin är det skäl att utföra distansarbete hemifrån eller i motsvarande kontrollerade förhållanden för att minska risken att viruset sprids.

Riskbedömning av distansarbete

  • Arbetsgivarens omsorgsplikt och identifiering av olägenhets- och riskfaktorer gäller även distansarbete.
  • Bedömning av risker är en del av arbetsplatsens säkerhetsverksamhet. Vid riskbedömning ska arbetsgivare identifiera arbetsplatsens faror och sedan bedöma de risker som de orsakar till arbetstagarnas hälsa och säkerhet.
  • Arbetarskyddets och företagshälsovårdens experter stöder arbetsgivaren i riskbedömningen.
  • Som risker inom distansarbete betonas särskilt fysisk och psykisk belastning och olycksfallsrisker.
  • Arbetstagarnas erfarenheter av belastningsfaktorer förknippade med distansarbete kan även utredas med enkäter som riktas till arbetstagarna. Enkäternas resultat hjälper med bedömningen av distansarbetets risker.
    se Regionförvaltningsverkets enkät: Arbetets psykosociala belastningsfaktorer
    se STM: Arbetsboken Riskien arviointi työpaikalla
  • Arbetsgivaren kan uppmuntra arbetstagarna att kartlägga riskerna i arbetsmiljön under distansarbetet, till exempel på samma sätt som de bedöms på arbetsplatsen (bland annat utrymningsvägar och olycksfallsrisker).
  • Ersättningen från arbetsgivarens obligatoriska försäkring för arbetsolycksfall och yrkessjukdom är mer begränsad för olycksfall vid distansarbete än för olycksfall på den egentliga arbetsplatsen. På grund av detta kan arbetsgivaren skaffa tilläggsskydd med en frivillig personförsäkring. Då lönar dit sig att reda ut hur täckande försäkringsskyddet är. Se Olycksfallsförsäkringscentralens blogginlägg (på finska).

Arbetsgivare och chef

Utveckla ett lämpligt sätt för er organisation och ert team att utföra distansarbete

  • Långvarigt och konstant distansarbete kan kräva nya arbetsrutiner och praktiska arrangemang hemma. Fördelar som traditionellt förknippas med distansarbete, såsom att kunna arbeta ostört, få arbetsro, möjlighet att koncentrera sig och minskad arbetsbelastning, förverkligas nödvändigtvis inte längre.
  • Det kontinuerliga och nästan heltida distansarbetet kan kännas bedövande, arbetstagaren kan uppleva sig vara isolerad från andra och risken för psykisk belastning ökar.
  • Utveckla ett ändamålsenliga sätt att utföra distansarbete där uppgifternas krav och individernas och gemenskapens behov beaktas. Till exempel: hurdana uppgifter kan utföras på distans och när lönar det sig att komma till kontoret eller möta kunder ansikte mot ansikte?
  • Det är viktigt att arbetstagarna får tydlig information om hurdana verksamhetssätt som upprätthåller arbetsförmågan det lönar sig att iaktta, hurdan hjälp och stöd som finns tillgänglig, vad företagshälsovården erbjuder och hur arbetsgivaren deltar i bland annat förbättringen av arbetslokalernas ergonomi.
  • Det lönar sig för arbetsplatsen att pröva på olika alternativ, samla in personalens upplevelser och utveckla verksamhetssätten vid behov.
  • Utförande av distansarbete behöver inte vara ett antingen/eller-alternativ. De anställda kan i grupper turvis arbeta på distans och på arbetsplatsen, och då finns det färre personer på arbetsplatsen på en gång och det är enklare att hålla säkerhetsavstånden.
  • Om arbetstagaren på grund av en sjuk anhörig, skötsel av barn eller skolans distansundervisning har behov av flexibla arbetstider, kom överens om hur arbetet kan delas upp så att också vila möjliggörs. Vid behov kan deltidsarbete vara ett tillfälligt alternativ. Bedöm karantänsatta symptomfria personers möjligheter till och behov av distansarbete från fall till fall.

 Säkerställ arbetsmiljöledningen

  • Säkerställ att chefen regelbundet kontaktar arbetstagarna för att diskutera arbetets innehåll men också i frågor gällande arbetsarrangemang, dimensionering och belastningsfaktorer.
  • Hitta på verksamhetssätt med låg tröskel för kommunikation om arbetshälsa och upptäckande av ändringar i arbetsförmågan. Exempel på dessa är regelbundna personliga samtal, coachande diskussioner eller återkommande korta enkäter om lägesbilden.
  • Allokera tillräckligt med resurser till personalledningen.

Trygga kompetensen och förhållandena

  • Handled och stöd nya distansarbetare i inledningen av arbetet. Det är särskilt viktigt att säkerställa att arbetsgemenskapen blir bekant.
  • Säkerställ att förbindelserna fungerar och att tekniskt stöd är tillgängligt.
  • Om ni använder virtuella kommunikationssätt eller möten, se till att alla introduceras till deras användning.
  • Kunnandet kan utvecklas och upprätthållas även i distansarbete genom deltagande i nätutbildningar.
  • Ta i beaktande att det även tar tid att tillägna sig nya och föränderliga arbetspraxis och anvisningar.
  • Diskutera funktionaliteten av arbetstagarens arbetsmiljö (utrymme, bord, stol, belysning, ljudmiljön).
  • Överväg om det kunde vara möjligt att för en viss tid ta hem arbetsredskap som stöder ergonomin, till exempel en justerbar arbetsstol och separata skärmar och tangentbord.
  • Arbetsgivarens tips om rätt till skatteavdrag vad gäller arbetsredskap och arbetsrum kan vara till nytta.

Tips för chefer och gruppledare

Sätt att upprätthålla gemenskapen

  • Kom överens om hur ni kontaktar arbetskamraterna och på vilka sätt ni stöder gemensamt arbete och skötseln av gemensamma arbetsuppgifter.
  • När man anländer till virtuella möten är det bra att högt hälsa alla som är på plats.
  • Om ett möte har många deltagare är det bra att säga sitt namn innan man kommenterar, speciellt om man inte känner alla deltagarna.
  • Det är rekommendabelt att använda videor, till exempel i början av ett möte.
  • Ta i bruk sätt med vilka man kan stödja aktivt deltagande och interaktion.
  • Ordna informella virtuella evenemang eller utnyttja andra digitala kanaler för att ge arbetstagarna möjlighet att hälsa på varandra och höra sig för hur det står till med de andra. Möjligheter att dela god praxis, lösa problemsituationer och fråga om hjälp och råd är också viktiga.
  • Sköt om att nya medlemmar i arbetsgemenskapen har möjlighet att bekanta sig med de andra arbetstagarna.

Sätt att främja arbetets smidighet och meningsfullhet

  • Kom ihåg att ge positiv och verksamhetsfrämjande respons på arbetet.
  • Diskutera arbetsuppgifterna och målen så att arbetets betydelsefullhet och meningsfullhet bevaras.
  • Diskutera och dela erfarenheter av god vardagspraxis inom distansarbetet så att arbetet är smidigt.
  • Kom överens om spelregler för när man är tillgänglig och när man inte är det.
  • Kommunicera om er tillgänglighet till exempel genom att använda statusmeddelanden i applikationer och hålla den delade kalendern uppdaterad.
  • Kom överens om tidpunkter då man inte ska hålla möten.

Sätt att stöda orken

  • Uppföljning och jämkning av belastningen, arbetsmängden och arbetstiden är viktiga även på distans.
  • Kom överens om pauser under arbetsdagarna så att dagen inte består av en oändlig rad av möten. Detta kan genomföras bland annat genom att reservera 45 eller 90 minuter för mötena eller genom att alltid starta mötena till exempel kvart över i stället för jämt. För långa möten kan man komma överens om pauser.
  • Reservera tid för övergångar och pauser som stöder återhämtningen under arbetsdagen.
  • Rättvist bemötande, gemenskapen, dubbelriktad kommunikation, arbetets meningsfullhet och responsen på arbetet förstärker arbetshälsan även i distansarbete.
  • Reservera tillräckligt med tid för personledning och kontakt med låg tröskel.
  • Var synlig i din arbetsgemenskaps kanaler och ta även själv aktivt kontakt med dem du leder.
  • Håll i mån av möjlighet promenadmöten utomhus. Kom dock ihåg att beakta säkerhetsavstånden och de regionala begränsningarna i deltagarantalen. Observera också säkerheten i val av rutt och skor.

Tips till arbetstagare

  • Kom överens med din chef om arbetsuppgifterna som utförs på distans.
  • Fundera på var du vill arbeta, var du känner dig mest bekväm och kan koncentrera dig.
  • Förbered dig inför distansarbetsdagen på samma sätt som vilken arbetsdag som helst. Lägg fram arbetsutrustningen föregående kväll och kontrollera tidtabellen inför nästa dag.
  • Klargör för dig själv vad du vill få till stånd under distansarbetsdagen. Gör upp en lista över arbetsuppgifter och använd den för att följa hur ditt arbete framskrider.
  • Se till på förhand att du även i distansarbetet har tillgång till all information och alla verktyg som behövs för ditt arbete.
  • Var initiativtagande. Meddela din chef och arbetskamraterna i gruppen vad du gör och hur arbetet framskrider.
  • Avtala med dina samarbetspartner om hur du är tillgänglig, till exempel i ett virtuellt grupparbetsrum, per telefon eller per e-post.
  • Kom ihåg att även skapa perioder under vilka du kan arbeta koncentrerat och ostört. Kom överens med din chef om du behöver indela ditt arbete i perioder på morgonen eller kvällen för att garantera arbetsro.
  • Håll fast vid rutinerna. Fundera på hur du bäst kommer på arbetshumör, till exempel med en joggingtur innan du inleder arbetsdagen.
  • Planera en arbetsdag som innehåller lämpligt med variation mellan egen tid för koncentration och arbete tillsammans med andra.
  • Variera arbetsställningen under dagens lopp.
  • Håll pauser precis som på kontoret. Rör på dig och gör stretchövningar när du blir trött.
  • Gör pausgympa en del av dina dagliga rutiner.
  • Även under mötet kan du röra på dig och stå. Då är det lättare att hålla sig mer vaken.
  • Se till att det är tillräckligt lugnt hemma eller på din distansarbetsplats och att din arbetsmiljö inte orsakar risk för olycksfall.
  • Kartlägg eventuella platser där man kan snubbla eller som kan innebära andra faror. På så sätt minskar du riskerna för olycksfall.
  • Om du distansarbetar med din familj, planera tillsammans distansarbetsdagen till exempel på ett familjemöte.
  • Kontakta arbetskamrater eller chefen med låg tröskel även i små ärenden när du behöver nya synvinklar eller hjälp med en arbetsuppgift.

Se också

Råd som stöder det mentala välbefinnandet

Anvisning och åtgärdsrekommendationer för arbetsgivare för beredskap för coronavirusepidemin

Mer information med epost viestinta@ttl.fi.

Arbetshälsoinstitutets anvisningar har uppgjorts tillsammans med Social- och hälsovårdsministeriet (SHM) och Institutet för hälsa och välfärd (THL). Vi följer också publikationerna av den europeiska smittskyddsmyndigheten (ECDC) och Världshälsoorganisationen (WHO).

Den europeiska smittskyddsmyndighetens (ECDC) COVID-19-webbplats

Världshälsoorganisationens (WHO) coronavirus disease webbplats