Samarbetets innehåll omfattar de gemensamt konstaterade behoven på arbetsplatsen. Behoven kartläggs i samband med arbetsplatsutredningen. Arbetsplatsen och företagshälsovården bör även utöver arbetsplatsutredningen föra en regelbunden dialog för att tillsammans komma överens om målsättningar och åtgärder för att uppnå dem.

Faktabaserad planering

Som underlag för planeringen behövs uppdaterad information som tas fram av arbetsplatsen. Vid planeringen nyttiggörs också det faktaunderlag som företagshälsovården har samlat in om arbetsplatsen och arbetstagarna. Bestämmelserna om datasekretess bör iakttas inom samarbetet. Det är viktigt att känna till förhållandena inom den bransch där företaget verkar. Ju mer arbetsplatsen och företagshälsovården samarbetar, desto större blir den gemensamma kunskaps- och erfarenhetsbasen, vilket gör det lättare att fatta beslut om praktiska åtgärder för främjande och stödjande av hälsan och arbetsförmågan. Den gemensamma erfarenhetsgrunden är även till hjälp för att rikta in verksamheten.

Verksamhetsplanen omfattar konkreta åtgärder

Arbetsgivaren skall ha en skriftlig verksamhetsplan för företagshälsovården (1383/2001, 11 §). Verksamhetsplanen för arbetsplatsen kan vara en del av verksamhetsprogrammet för arbetarskyddet (738/2002, 9 §) eller utgöra en del av någon annan av arbetsgivarens utvecklingsplaner.

Verksamhetsplanen bör grunda sig på information om arbetsplatsens behov och resurser samt risk- och belastningsfaktorer. Som underlag fungerar uppdaterade uppgifter från arbetsplatsutredningen. Planen bör även beakta sådana förändringar på arbetsplatsen som gäller arbetsförhållandena, arbetet och personalen.

Företagshälsovårdslagen ger inga närmare anvisningar om verksamhetsplanens form. För upprättandet av verksamhetsplanen ansvarar arbetsgivaren. Minimikravet är att planen bör innehålla uppgifter om lagstadgade tjänster samt uppgifter om eventuella andra hälsovårdstjänster och sjukvård som ordnas av arbetsgivaren.

Verksamhetsplanens giltighetstid kan i praktiken omfatta 1–5 år. Den bör ses över, uppdateras och preciseras minst en gång om året och alltid när det behövs.
I planen upptecknas konkreta mål och praktiska åtgärder för att uppnå målen, tidsplanen för genomförandet, ansvarsfördelningen och hur genomförandet följs upp och utvärderas.

I verksamhetsplanen bör även noteras arbetsplatsens egna åtgärder för stödjande av arbetsförmågan, t.ex. sjukfrånvaropraxis, praxis för uppföljning och tidigt stöd för arbetsförmågan, arbetsplatsens alkohol- och drogpolicy och vårdhänvisningsförfarande samt andra liknande åtgärder. Dessa dokumenteras och tas in i verksamhetsplanen, liksom uppgifter om företagshälsovårdens samarbete med olika aktörer på arbetsplatsen (t.ex. arbetarskyddet) och inom rehabiliteringen samt den övriga hälso- och sjukvården.

Verksamhetsplanen bör vara framlagd för påseende, så att arbetstagarna kan ta del av den.

Uppföljningen och utvärderingen bör tjäna arbetsplatsens verksamhet för
hälsa i arbetet

Företagshälsovårdens verksamhet genomförs i samarbete, liksom även uppföljningen och utvärderingen. Vid upprättandet av verksamhetsplanen fastställs på vilket sätt och hur ofta uppföljningen och utvärderingen ska utföras och vilka som ska medverka. Uppföljning, utvärdering och översyn av verksamhetsplanen bör genomföras minst en gång om året.

Har verksamheten genomförts planenligt?

Detta är en av de första frågorna som bör utredas innan man går över till utvärderingsfasen. Vid utvärderingen av åtgärderna bör man bedöma deras effekter i relation till de uppsatta målen. Har vi tillsammans lyckats svara på arbetsplatsens behov?

I samband med uppföljningen och utvärderingen är det skäl att även utvärdera hur samarbetet fungerar och om det tjänar sitt syfte.

Uppföljningens och utvärderingens resultat bör dokumenteras, så att de kan användas vid utvecklingen av verksamheten, t.ex. vid upprättande av nästa verksamhetsplan och vid prioritering av åtgärder. På så sätt fungerar verksamhetsplanen och utvärderingen som ett praktiskt styrinstrument för samarbetet mellan arbetsplatsen och företagshälsovården.