Överenskommelse om sjukfrånvaropraxis

Hanteringen och uppföljningen av frånvarouppgifter bör vara heltäckande och följa lagens bestämmelser om datasekretess. Alla på arbetsplatsen bör känna till på vilket sätt och av vilken anledning uppföljningen genomförs och hur uppgifterna hanteras.

Var och en bör känna till vilka regler som gäller vid sjukskrivning. Överenskommelsen om arbetsplatsens sjukfrånvaropraxis ingås inom ramen för företagshälsovårdssamarbetet och parterna förbinder sig att följa den.

Ur följsamhetssynpunkt är det viktigt att reglerna är tydliga och passar in i arbetsplatsens verksamhet och normala vardag. Om hanteringen av sjukfrånvarouppgifter förändras, bör saken tas upp till behandling inom arbetsplatsens samarbetsförfarande.

Följande frågor bör lösas vid planeringen av sjukfrånvaropraxis:

  • Vem ansvarar för uppföljningen och hanteringen av sjukfrånvaron på arbetsplatsen?
  • Till vems arbetsuppgifter hör hanteringen av frånvarouppgifter?
  • Vilka representanter bör få inbjudan att diskutera planeringen av arbetsplatsens sjukfrånvaropraxis?
  • På vilket sätt ska man dokumentera de principer och regler man kommit överens om?
  • Var ska anvisningarna och reglerna finnas sparade och utlagda så att de är lätt tillgängliga för alla?
  • Hur anknyter arbetsplatsens förhållningsregler till samarbetet med företagshälsovården?
  • Hur sköter man informationen på arbetsplatsen och vem svarar på eventuella frågor?

Praktiska anvisningar beträffande sjukfrånvaro

Arbetstagarnas rätt till avlönad sjukfrånvaro baserar sig på bestämmelser i arbetsavtalslagstiftningen och kollektivavtal. Regler och praxis är olika på olika arbetsplatser.

På arbetsplatsen kan man till exempel komma överens om ett system för egenanmälan vid sjukdomsfall. Det innebär att man inte behöver lämna in ett sjukfrånvarointyg, utan att det räcker att man meddelar sin chef.

Det är viktigt att fastställa när det räcker med egenanmälan och hur länge man får vara frånvarande från arbetet. Om sjukfrånvaron fortsätter efter det, krävs det att man lämnar in ett läkarintyg. I bästa fall är systemet med egenanmälan till fördel för alla parter. För arbetstagarna är det ett tecken på att arbetsgivaren litar på dem, vilket kan ha en stärkande effekt på deras arbetsengagemang. Det betyder också att livet blir lite lättare då man att inte behöver skaffa ett intyg av en läkare eller annan vårdpersonal vid hastigt övergående sjukdomsfall som man kan sköta på egen hand. För arbetsgivaren kan systemet ge fördelar i form av lägre kostnader för mottagningsbesök eller förnuftigare användning av företagshälsovårdens tjänster. För företagshälsovården innebär det att resurser kan frigöras för andra ändamål.

Vid överenskommelse om olika typer av praxis är det viktigt att reglerna är så enhetliga och tydliga som möjligt, så att onödiga missförstånd kan undvikas.

Följande frågor bör lösas innan man kommer överens om en ny praxis:

  • Hurdana principer bör sjukfrånvaropraxisen grunda sig på för att lämpa sig för arbetsplatsen?
  • Till vem ska anmälan om sjukfrånvaro göras?
  • Vad finns det för reservarrangemang, om man inte får tag på den som ska ta emot ens anmälan?
  • På vilket sätt går det anmäla om sjukfrånvaro?
  • Vad har man på arbetsplatsen kommit överens om gällande kontakthållning under sjukfrånvaron?
  • Hur bör arbetsplatsen registrera frånvaron så att den beaktas i frånvarouppföljningen?
  • Vilken typ av utredning (läkarintyg eller liknande) krävs och i vilket skede?

Ändamålsenlig hantering av sjukfrånvarointyg och -uppgifter

Enligt 5 § i lagen om integritetsskydd i arbetslivet har arbetsgivaren rätt att för utredning av sjukfrånvaro med arbetstagarens samtycke behandla uppgifter om arbetstagarens hälsotillstånd, såsom läkarintyg eller -utlåtanden med diagnosuppgifter. Detta gäller endast under de förutsättningar som avses i nämnda paragraf. Förutsättningar för att arbetsgivaren ska kunna behandla uppgifter om arbetstagarens hälsotillstånd är:

  • att uppgifterna behövs för utbetalning av lön för sjukdomstid eller därmed jämställbara förmåner eller för utredning av om det finns grundad anledning till frånvaro från arbetet
  • att arbetstagaren uttryckligen önskar att hans eller hennes arbetsförmåga och till exempel behov av arbetsanpassning utreds på basis av uppgifter eller utlåtande om hälsotillstånd
  • att det finns särskilda bestämmelser om det någon annanstans i lag.

Känsliga uppgifter om arbetstagares hälsotillstånd bör förvaras åtskilda från andra personuppgifter som har samlats in av arbetsgivaren.

Hantering av känsliga personuppgifter

Lagen om integritetsskydd i arbetslivet innehåller bestämmelser beträffande utlämnande, röjande och sekretessbeläggning av arbetstagarens hälsouppgifter, till exempel diagnos eller sjukdomens art.

Uppgifter om hälsotillstånd får behandlas endast av personer som utifrån uppgifterna bereder eller fattar beslut om ett arbetsavtalsförhållande eller verkställer dem. Arbetsgivaren skall uppge namnet på dessa personer eller fastställa de uppgifter som omfattar behandling av uppgifter om hälsotillstånd. De som behandlar uppgifter om hälsotillstånd får inte röja uppgifterna för utomstående under arbetsavtalsförhållandet eller efter att det har upphört.

Behandlingen av sjukfrånvarouppgifter och tillhörande handlingar kräver speciella färdigheter och kunskaper. Arbetsgivaren bör ordna med utbildning för sina anställda i hantering av personliga uppgifter på det sätt som lagen föreskriver och se till att de som behandlar dessa uppgifter känner till och iakttar reglerna för tystnadsplikt och datasekretess samt bestämmelserna i personuppgiftslagen.

Utlämnande av hälsouppgifter till företagshälsovården

Läkarintyg eller -utlåtanden får lämnas ut från arbetsplatsen till en producent av företagshälsovårdstjänster för utförande av uppgifter, om inte arbetstagaren har förbjudit det.

Enligt dataombudsmannens direktiv bör arbetstagarna informeras om möjligheten att förbjuda att uppgifter lämnas ut. Om man på arbetsplatsen har för avsikt införa en praxis för utlämning av uppgifter eller ändra sin praxis i denna fråga, bör saken tas upp till behandling inom arbetsplatsens samarbetsförfarande. Arbetstagarna bör informeras om arbetsplatsens praxis för hantering och utlämning av sjukfrånvaro- och hälsouppgifter.

Följande frågor bör lösas när man kommer överens om praxis för hantering av uppgifter:

  • Vilka personer på arbetsplatsen har rätt att hantera frånvarouppgifter?
  • Hur sköts överföringen och hanteringen av de utredningar, t.ex. intyg och utlåtanden, som arbetsplatsen kräver att arbetstagarna lämnar in?
  • Hur försäkrar man sig om att de personer på arbetsplatsen som har rätt att hantera sjukfrånvarouppgifter har fått utbildning för sin uppgift och känner till lagstiftningens bestämmelser om datasekretess?
  • Hur sköter man arbetsplatsens statistikföring och hantering av frånvarouppgifter på ett ändamålsenligt och säkert sätt?

Frånvarouppföljning som stöd för arbetsförmågan

För att man i ett tidigt skede ska kunna ordna med stöd för arbetstagarnas hälsa och arbetsförmåga är det bra om man på arbetsplatsen kan komma överens om gränsvärden för sjukfrånvaron och vilka åtgärder som bör vidtas om gränsvärdena överskrids.

De sjukfrånvaroregler och uppföljningsåtgärder man kommit överens på arbetsplatsen är en del av åtgärderna för stödjande av arbetstagarnas arbetsförmåga och tidig identifiering av hot mot arbetsförmågan. De är en del av bra närledarskap och i vidare bemärkelse bra arbetsförmågeledning på arbetsplatsen.

Exempel på gränsvärden som man kommit överens om på arbetsplatsen:

DefinitionGränsvärden
Återkommande kortvarig
sjukfrånvaro
≥ tre sjukfrånvarotillfällen på 1 – 3
dagar var under en tid av 3 månader
Längre sjukfrånvaro≥ 14 dagars oavbruten sjukfrånvaro
≥ 20 dagars kumulativ sjukfrånvaro

När gränsvärdekriteriet uppfylls vidtas den överenskomna följdåtgärden, en diskussion om tidigt stöd och inledande av behövliga åtgärder. För att systemet ska upplevas som tillförlitligt och opartiskt bör arbetsplatsen ha en enhetlig praxis för alla anställda.

Följande frågor bör lösas när man kommer överens om praxis för gränsvärden

  • Vilken typ av gränsvärden har man vid diskussioner på arbetsplatsen kommit fram till att är lämpliga?
  • På vilket sätt och i vilken form kan de som ansvarar för de överenskomna åtgärderna få tillgång till uppgifterna om sjukfrånvaro?
  • Vilka frågor i samband med frånvarouppföljningen och åtgärderna är det skäl att diskutera med företagshälsovården?

Lagen förutsätter att man reagerar på sjukfrånvaro

Företagshälsovårdslagen och sjukförsäkringslagen ålägger arbetsgivaren att meddela företagshälsovården om en arbetstagare är sjukskriven i mer än en månads tid, antingen fortlöpande eller i kortare perioder sammanlagt.

Användning av frånvarostatistik som stöd för arbetsförmågan

Det är nödvändigt att regelbundet gå igenom sjukfrånvarostatistiken tillsammans med företagshälsovården.

Informationen kan jämföras branschvis, mellan olika enheter på samma arbetsplats och/eller mellan olika arbetsställen, om det statistiska materialet är tillräckligt stort och kan analyseras utan att äventyra enskilda individers datasekretess.

I små företag, liksom i små enheter på en större arbetsplats, är möjligheterna till statistisk bearbetning mer begränsade. Analysen av uppgifterna görs tillsammans med företagshälsovården och utgör ett led i styrningen av den gemensamma verksamheten med ledning av sjukfrånvarouppgifterna.

Följande frågor bör lösas när man kommer överens om praxis för frånvarostatistik:

  • Hur heltäckande är den tillgängliga informationen om sjukfrånvaro och sjukfrånvaroorsaker?
  • Vilken typ av statistik kan vi använda utan att äventyra datasekretessen?
  • Hur har man kommit överens med företagshälsovården om arbetsfördelningen?
  • Hur ser statistiken ut med avseende på sjukfrånvarons struktur, antal, orsaker och fördelning?
  • Finns det uppgifter i uppföljningsperiodens statistik som kan förklaras av en enskild avvikande faktor?
  • Vad kan arbetsplatsen göra för att förbättra sin statistik och vilka områden borde man satsa på inom företagshälsovårdsamarbetet för att främja de anställdas hälsa och arbetsförmåga?
Några exempel på nyckeltal som ofta används vid analys och presentation:
SjukfrånvaroprocentSjukfrånvaroprocent

Genomsnittlig sjukfrånvaro
per person
(dagar eller timmar/person)
Genomsnittlig sjukfrånvaro <br /> per person <br /> (dagar eller timmar/person)
Genomsnittlig
sjukfrånvarotid
(dagar eller timmar/person)
Genomsnittlig <br /> sjukfrånvarotid <br /> (dagar eller timmar/person)
Antal sjukfrånvarotillfällen
per person (st/person)
Antal sjukfrånvarotillfällen<br /> per person (st/person)
Långtidsfriska
(procent)
Långtidsfriska<br /> (procent)