Företagshälsovårdssamarbetet blir en del av strategin och planerna

Strategi, personalstrategi, plan för välbefinnande i arbetet, verksamhetsprogram för arbetarskyddet, verksamhetsplan för företagshälsovården.

Listan kan göras ännu längre, men denna torde ge en bild av situationen: särskilt i större organisationer produceras en stor mängd olika planer och dokument med avseende att påverka personalens välbefinnande i arbetet. Mångfalden är delvis behövlig, men den kan delvis skymma de mest betydelsefulla frågorna. Företagshälsovårdssamarbetet ingår som en del i många olika planer – eller åtminstone borde det vara så. Vår iakttagelse är dock att det i olika planer även kan finnas motstridiga budskap gällande företagshälsovårdssamarbetet.

För att dessa planer ska ha den styrande verkan som man strävar efter är det av avgörande betydelse att budskapet är enhetligt både i fråga om företagshälsovårdssamarbetet och i övrigt. Det är också helt lovligt att allt emellanåt ställa frågan: Behöver vi verkligen alla dessa planer för att åstadkomma önskad verkan?

Läs mera om förtydligande av budskap gällande företagshälsovårdssamarbetet i organisationens planer

Planera företagshälsovårdssamarbetet som en del i den årliga verksamheten

I organisationerna använder man ofta enormt med tid och energi för verksamhetsplanering årligen. Planeringen av verksamheten inriktas naturligt på skötsel av organisationens kärnuppgift, att tillgodose eventuella rapporterings- och bokslutsbehov och att öppna upp för ny verksamhet. Genom att låta företagshälsovårdssamarbetet bli en del av denna planering kan man få tillgång till kompetens och mervärden som inte tidigare funnits i organisationen.

Årsrytmen för organisationens verksamhet upprepas vanligen på liknande sätt. Uppgifter förknippade med verksamhetsplanering, rapportering och kärnuppgifter upprepas och förändringar i dessa verksamheter sker inte särskilt ofta. Företagshälsovården bör känna årsklockan och särdragen i företagets verksamhet så bra som möjligt, för att företagshälsovårdens kunskap och verksamhet ska kunna riktas rätt såväl innehållsmässigt som tidsmässigt.

Ett fungerande och verkningsfullt företagshälsovårdssamarbete bygger på äkta förståelse av organisationens verksamhet. Det är en stor utmaning för aktörer inom företagshälsovården att förstå olika kunders verksamhet på en sådan nivå att de kan erbjuda sina tjänster för de mest betydelsefulla situationerna i kundens verksamhet. Många organisationer beskriver dock sin årliga verksamhetsrytm till exempel i form av en årsklocka. När verksamhetsplanen för företagshälsovården görs upp är det bra att gå igenom ifrågavarande organisations årsklocka och planera in företagshälsovårdens verksamhet som en del i den. När företagshälsovårdens verksamhet anpassas till organisationens egen rytm har företagshälsovården möjlighet att erbjuda sin verksamhet i rätt tid och på ett verkningsfullt sätt.

Läs mera om implementering av företagshälsovårdssamarbetet som en del av den årliga verksamheten

Få ut allt av gemensamma möten genom planering

Företagshälsovårdssamarbetet konkretiseras vid gemensamma möten med representanter för organisationen och företagshälsovården. Dessa möten är värdefulla tillfällen, där man skapar en gemensam syn på organisationens verksamhet (se exempel på arbete enligt årsklockan), på faktorer som upprätthåller och stödjer välbefinnandet i arbetet, hälsan och arbetsförmågan samt en verkningsfull företagshälsovårdsverksamhet. Det finns en risk för att mötena fylls av olika praktiska frågor, behandling av aktuella situationer och letande efter behövlig information. Diskussionen blir osammanhängande, varvid det inte är möjligt att föra strategiska diskussioner och blicka framåt.

Liksom vid alla andra möten får man ut det bästa möjliga av mötena genom att i förväg planera i vilka skeden olika frågor behöver tas upp till behandling och vilken information som ska finnas tillgänglig vid olika möten. Genom att förbereda sig noggrant kan man utnyttja den värdefulla tiden på bästa sätt och reservera tid för betydelsefulla diskussioner.

Läs mera om hur du får ut så mycket som möjligt av de gemensamma mötena

Förbered dig noggrant inför mötet om verksamhetsplanen

Verksamhetsplanen för företagshälsovården är ett viktigt styrdokument för företagshälsovårdssamarbetet. Det lönar sig att satsa på utarbetandet av dokumentet och försöka ta reda på all bakgrundsinformation som kan vara till nytta för planen. Utöver den information som fås om organisationen och arrangemangen för företagshälsovården, är det även viktigt att försöka dra nytta av de erfarenheter av företagshälsovårdstjänster och tankar om framtida behov som uppkommit på olika håll i organisationen.

Planeringen av verksamheten blir effektivare om verksamhetsplaneringsmötet har föregåtts av omfattande förberedelser. Särskilt i stora organisationer bör man noggrant fundera över förberedelserna. Det behövs ett enhetligt sätt att samla synpunkter i olika delar av organisationen om behovet av företagshälsovårdstjänster och bedömning av kvaliteten på de genomförda tjänsterna.

Läs mera om förberedelser inför mötet om verksamhetsplanen

Fördela ansvaret mellan olika tjänsteleverantörer

Företagshälsovården har omfattande kunskap, som organisationen kan dra nytta av inom olika sektorer i sin verksamhet. Om organisationen har flera olika tjänsteproducenter inom företagshälsovården är det inte nödvändigtvis ändamålsenligt att alla tjänsteproducenter deltar som samarbetsparter i all arbetarskydds-, företagshälsovårds- och arbetshälsoverksamhet inom organisationen. Dessutom medför detta att kostnaderna mångdubblas.

Genom att tjänsteproducenterna fördelar expertansvaret för olika teman sinsemellan är den kunskap som finns inom företagshälsovården fortsättningsvis tillgänglig, men kostnaderna hålls på en rimlig nivå. På så sätt är det även möjligt att utnyttja den eventuella specialkunskap som finns på olika företagshälsovårdsenheter. Till exempel om någon företagshälsovårdsenhet har utfört ett gott arbete inom teman med anknytning till arbetarskyddet, bör denna enhet samordna frågor som berör företagshälsovården och arbetarskyddet i hela organisationen.

Läs mera om hur samarbete inom företagshälsovården byggs upp ämnesvis

Fungera som kund hos företagshälsovården på samma sätt som dina bästa kunder fungerar

Många organisationer har smidiggjort sina kundprocesser så långt som möjligt. Men ibland glömmer man att organisationen själv är en kund hos företagshälsovården. Klarar man av att i det egna kundförhållandet beakta de faktorer som man lägger vikt vid i fråga om de egna kunderna? Genom att överföra den bästa praxisen i den egna kundprocessen till kundförhållandet med företagshälsovården kan organisationen stärka sitt företagshälsovårdssamarbete med hjälp av den kunskap som den redan besitter. Nya verksamhetssätt och effektiverat företagshälsovårdssamarbete kräver inte alltid nya kunskaper, utan snarare att befintliga kunskaper tas i bruk. En kundrelation inom företagshälsovården är en gemensam process under utveckling.

Läs mera om utveckling av den egna kundrelationen inom företagshälsovården