19.12.2016

Pressmeddelande 62/2016 från Arbetshälsoinstitutet, Helsingfors 19.12.2016

Av de experter som deltog i expertenkäten hade 78 % råkat ut för oväntade problem och oförutsedda uppgifter i arbetet och 55 % var ofta tvungna att ändra sina arbetsplaner. Arbetet var fragmenterat med många avbrott. Hela 62 % av dem försökte göra flera saker samtidigt, så kallad ”multitasking”. Experter håller kontakt med många aktörer samtidigt, oftast digitalt. Av svarspersonerna sade 81 % att de försöker reagera på e-post omedelbart. Under arbetsdagen var 90 % i regel anträffbara per e-post.

– Den mobila teknologin har gjort arbetet flexiblare men samtidigt också mer okontrollerbart och det har lett till att experten förutsätts vara ständigt nåbar via olika kontaktkanaler, säger projektets ledare Minna Toivanen.

Utmaningen är att kunna övergå från uppgifter som kräver snabba åtgärder till att arbeta koncentrerat. En tredjedel (33 %) av experterna upplevde sådana övergångar ofta eller ganska ofta som besvärliga. De lyckades inte alltid hålla fokus på uppgiften, utan tankarna kretsade kring nästa dags utmaningar eller tidigare händelser. Tankearbetet fortgick också efter arbetstid, så att lysande idéer kunde uppstå t.ex. hemma vid diskhon. 42 % av svarspersonerna sade att de ofta eller ganska ofta funderade på arbetsfrågor också hemma, antingen medvetet eller omedvetet. Den osammanhängande och i viss mån okontrollerbar tidsanvändning, som är kännetecknande för tankearbete kräver en omvärdering av begreppen arbetstid och tidshantering, konstaterar Toivanen. I expertarbete behöver man tid att låta tanken vandra och skapa nytt. Men man behöver också tid att koncentrera sig på uppgiften och tid för kontakt och samspel med andra aktörer.

Tidsutmaningar och hektiskt arbetstempo har samband med psykiska symtom

Experterna kände sig ofta jäktade och många höll ett högt arbetstempo. De hade ofta ogjorda arbeten, överlappande uppgifter, snävt tidsschema och ojämnt arbetsflöde som ledde till anhopningar. Tidspress och tidsutmaningar framstod som ett hot mot expertrollen och dess upprätthållande. Tidsutmaningarna ledde också till problem med välbefinnandet. Speciellt den höga arbetstakten var förknippad med känslor av kraftlöshet, nedsatt koncentrationsförmåga, sömnlöshet och insomningssvårigheter.

– Enkäten visade att experter har oroväckande mycket psykiska symtom och svårigheter att återhämta sig från arbetet, konstaterar äldre forskare Ari Väänänen.

– I intervjuerna gav experterna också uttryck för de känslor av otillräcklighet och kontrollförlust som följer med en stor ansvarsbörda, tillägger Toivanen.

Ansvaret för tidshanteringen bör inte läggas på enskilda arbetstagare. I stället bör man ordna med genomgång av fungerande lösningar tillsammans med chefen och andra aktörer på arbetsplatsen. Resultaten visar att arbetsplanering i samråd med chefen har samband med god tidshantering.

– Experter med högskoleutbildning utgör enligt vår undersökning en mycket betydande andel av den arbetande befolkningen, över 420 000 personer. Det motsvarar en femtedel av den yrkesaktiva befolkningen och vi bedömer att andelen kommer att öka ytterligare i framtiden, understryker Ari Väänänen.

Uppskattningsvis två tredjedelar av alla finländare i yrkesaktiv ålder kommer att ha stora tidshanteringsproblem att kämpa med också i framtiden. Andelen väntas öka redan på 2020-talet i takt med att arbetslivet blir mera kunskapsintensivt.

I projektet TidsOrdningen inom expertarbete (2014–2016) samlade man in olika typer av material: intervjuer med experter (N=34+27), expertenkäter (N= 2027) och Arbetarskyddspanelen (N=586) samt uppgifter ur nationella registermaterial (Statistikcentralen). De viktigaste fynden behandlades i workshoppar (N=88) och det ordnades försöksverksamhet (N = 82) för att utveckla nya tidshanteringsmetoder och lägga grunden för ett mera tidsmedvetet sätt att arbeta. I projektet medverkade totalt 2844 experter med arbete inom bl.a. forskning, mediebranschen, offentlig förvaltning och utbildning. Majoriteten av de experter som vi fick kontakt med hade en bakgrund inom samhällsvetenskaper, pedagogik eller socialvetenskap.

Projektet genomfördes i samarbete med Högskoleutbildade samhällsvetare rf, Specia rf, Sivistystyönantajat, Mediernas Centralförbund och Arbetarskyddscentralen. Det finansierades med medel ur Arbetarskyddsfonden.

Mer information

forskare Minna Toivanen, Arbetshälsoinstitutet, tfn 043 824 4506, minna.toivanen[at]ttl.fi
äldre forskare Ari Väänänen, Arbetshälsoinstitutet, tfn 040 582 4540, ari.vaananen[at]ttl.fi
forskare Kirsi Yli-Kaitala, Arbetshälsoinstitutet, tfn 043 824 8585, kirsi.yli-kaitala[at]ttl.fi

Läs mer om projektet AikaJärjestys asiantuntijatyössä (TidsOrdningen inom expertarbete) på adressen www.ttl.fi/aikajarjestys (på finska).

Råd för god tidshantering

Manual: Fokus kateissa, aika palasina? -opas: www.ttl.fi/fokus-kateissa-aika-palasina/ (på finska)

Slutrapport: http://urn.fi/URN:ISBN 978-952-261-699-9 (PDF) (på finska)