Planera och samordna!

Strategi, personalstrategi, plan för välbefinnande i arbetet, verksamhetsprogram för arbetarskyddet, verksamhetsplan för företagshälsovården.

Listan kan göras ännu längre, men denna torde ge en bild av situationen: särskilt i större organisationer produceras en stor mängd olika planer och dokument med avseende att påverka personalens välbefinnande i arbetet. Mångfalden är delvis behövlig, men den kan delvis skymma de mest betydelsefulla frågorna. Företagshälsovårdssamarbetet ingår som en del i många olika planer – eller åtminstone borde det vara så. Vår iakttagelse är dock att det i olika planer även kan finnas motstridiga budskap gällande företagshälsovårdssamarbetet.

För att dessa planer ska ha den styrande verkan som man strävar efter är det av avgörande betydelse att budskapet är enhetligt både i fråga om företagshälsovårdssamarbetet och i övrigt. Det är också helt lovligt att allt emellanåt ställa frågan: Behöver vi verkligen alla dessa planer för att åstadkomma önskad verkan?

Check-lista för tillämpning i praktiken:

• Identifiera de planer och dokument i organisationen som är centrala när det gäller personalens välbefinnande, hälsa i arbetet och arbetsförmåga
• Notera följande:
  • Personalstrategi
  • Verksamhetsprogrammet för arbetarskyddet
  • Företagshälsovårdens verksamhetsplan 
• Identifiera de dokument som används som instrument för ledarskapet inom organisationen och sätt fokus på dem. Reflektera över de övriga planerna – är separata dokument nödvändiga eller kan 
  riktlinjerna integreras som en del av helheten?  
• Tydliggör innehållet och gör det samstämmigt i samtliga dokument.
  • Planera i samarbete med företagshälsovården.
  • Gör personalen och förmännen delaktiga i arbetet enligt behov och försäkra dig om att planerna också genomförs konkret.

I organisationerna använder man ofta enormt med tid och energi för verksamhetsplanering årligen. Planeringen av verksamheten inriktas naturligt på skötsel av organisationens kärnuppgift, att tillgodose eventuella rapporterings- och bokslutsbehov och att öppna upp för ny verksamhet. Genom att låta företagshälsovårdssamarbetet bli en del av denna planering kan man få tillgång till kompetens och mervärden som inte tidigare funnits i organisationen.

Årsrytmen för organisationens verksamhet upprepas vanligen på liknande sätt. Uppgifter förknippade med verksamhetsplanering, rapportering och kärnuppgifter upprepas och förändringar i dessa verksamheter sker inte särskilt ofta. Företagshälsovården bör känna årsklockan och särdragen i företagets verksamhet så bra som möjligt, för att företagshälsovårdens kunskap och verksamhet ska kunna riktas rätt såväl innehållsmässigt som tidsmässigt.

Ett fungerande och verkningsfullt företagshälsovårdssamarbete bygger på äkta förståelse av organisationens verksamhet. Det är en stor utmaning för aktörer inom företagshälsovården att förstå olika kunders verksamhet på en sådan nivå att de kan erbjuda sina tjänster för de mest betydelsefulla situationerna i kundens verksamhet. Många organisationer beskriver dock sin årliga verksamhetsrytm till exempel i form av en årsklocka. När verksamhetsplanen för företagshälsovården görs upp är det bra att gå igenom ifrågavarande organisations årsklocka och planera in företagshälsovårdens verksamhet som en del i den. När företagshälsovårdens verksamhet anpassas till organisationens egen rytm har företagshälsovården möjlighet att erbjuda sin verksamhet i rätt tid och på ett verkningsfullt sätt.

Utarbeta årsklockan i samarbete med företagshälsovården

• Leta rätt på arbetsplatsens årsklocka.
  • Om en årsklocka inte är uppgjord, skissa upp de viktigaste momenten i arbetsplatsens verksamhet på en tidslinje eller i formen av en årsklocka.
• Gå igenom verksamheten och rytmen tillsammans med företagshälsovården.
  • Identifiera utgående från verksamheten när behov finns för företagshälsovårdens sakkunskap.
• Identifiera i vilket skede ni behöver göra gemensamt planeringsarbete.
• Kom överens om konkreta åtgärder tillsammans.
  • Glöm inte bort att planera hur ni utvärderar verksamheten

Företagshälsovårdssamarbetet konkretiseras vid gemensamma möten med representanter för organisationen och företagshälsovården. Dessa möten är värdefulla tillfällen, där man skapar en gemensam syn på organisationens verksamhet (se exempel på arbete enligt årsklockan), på faktorer som upprätthåller och stödjer välbefinnandet i arbetet, hälsan och arbetsförmågan samt en verkningsfull företagshälsovårdsverksamhet. Det finns en risk för att mötena fylls av olika praktiska frågor, behandling av aktuella situationer och letande efter behövlig information. Diskussionen blir osammanhängande, varvid det inte är möjligt att föra strategiska diskussioner och blicka framåt.

Liksom vid alla andra möten får man ut det bästa möjliga av mötena genom att i förväg planera i vilka skeden olika frågor behöver tas upp till behandling och vilken information som ska finnas tillgänglig vid olika möten. Genom att förbereda sig noggrant kan man utnyttja den värdefulla tiden på bästa sätt och reservera tid för betydelsefulla diskussioner.

Verksamhetsplanen för företagshälsovården är ett viktigt styrdokument för företagshälsovårdssamarbetet. Det lönar sig att satsa på utarbetandet av dokumentet och försöka ta reda på all bakgrundsinformation som kan vara till nytta för planen. Utöver den information som fås om organisationen och arrangemangen för företagshälsovården, är det även viktigt att försöka dra nytta av de erfarenheter av företagshälsovårdstjänster och tankar om framtida behov som uppkommit på olika håll i organisationen.

Planeringen av verksamheten blir effektivare om verksamhetsplaneringsmötet har föregåtts av omfattande förberedelser. Särskilt i stora organisationer bör man noggrant fundera över förberedelserna. Det behövs ett enhetligt sätt att samla synpunkter i olika delar av organisationen om behovet av företagshälsovårdstjänster och bedömning av kvaliteten på de genomförda tjänsterna.

Företagshälsovården har omfattande kunskap, som organisationen kan dra nytta av inom olika sektorer i sin verksamhet. Om organisationen har flera olika tjänsteproducenter inom företagshälsovården är det inte nödvändigtvis ändamålsenligt att alla tjänsteproducenter deltar som samarbetsparter i all arbetarskydds-, företagshälsovårds- och arbetshälsoverksamhet inom organisationen. Dessutom medför detta att kostnaderna mångdubblas.

Genom att tjänsteproducenterna fördelar expertansvaret för olika teman sinsemellan är den kunskap som finns inom företagshälsovården fortsättningsvis tillgänglig, men kostnaderna hålls på en rimlig nivå. På så sätt är det även möjligt att utnyttja den eventuella specialkunskap som finns på olika företagshälsovårdsenheter. Till exempel om någon företagshälsovårdsenhet har utfört ett gott arbete inom teman med anknytning till arbetarskyddet, bör denna enhet samordna frågor som berör företagshälsovården och arbetarskyddet i hela organisationen.

Hur bygger du upp ett fungerande expertsamarbete inom företagshälsovården, när ditt företag verkar på flera orter och företaget har flera producenter av företagshälsovårdstjänster?

Företaget har verksamhet på flera orter och i praktiken ansvarar olika producenter för företagshälsovårdstjänsterna på alla orter. För företaget är det viktigt att arbetstagarna på de olika orterna har tillgång till så likvärdiga företagshälsovårdstjänster som möjligt. Det är också viktigt att kostnaderna för företagshälsovårdstjänsterna hålls under kontroll och att tjänsterna inriktas på ett ändamålsenligt sätt. På grund av att producenterna för företagshälsovårdstjänsterna har olika tjänstebeskrivningar och marknadsföringen och utbudet av tjänster skiljer sig från varandra i kundsituationen är det svårt för företaget att fatta beslut i enskilda fall.

Dra nytta av företagshälsovårdens kunskap för stöd av personalens arbetshälsa

• Definiera de frågor och verksamheter i ditt företag (t.ex. med hjälp av årsklockan) där 
  företaget har nytta av företagshälsovårdens kunskap till exempel
  • inom arbetarskyddets ansvarsområde (arbetarskyddsfullmäktiges 
    arbete, olycksfallsrisker mm.)
  • för ledningen (stöd till cheferna)
  • arbetshälsa, frågor om stöd av arbetsförmågan.
• Bygg först upp samarbetet med en tjänsteproducent gällande ett ämne och optimera de resurser som används och välj tidpunkter och situationer i verksamheten som är viktiga med tanke på samarbetet. Utveckla tillsammans verktyg för uppföljning av verksamheten.
• Bedöm och utveckla funktionaliteten i samarbetet tillsammans med den producent av företagshälsovårdstjänster som du valt som samarbetspartner och när/om samarbetet fungerar kan du utvidga och fördjupa samarbetet för ditt företag enligt behov. Utmana varandra att utveckla samarbetet och utför bedömningar av samarbetet regelbundet och öppet.
• Smidiggör tillsammans de redskap som ni valt enligt ditt företags behov.
• Välj en producent av företagshälsovårdstjänster för följande viktiga samarbetsområde eller fortsätt att utvidga samarbetet med den tjänsteproducent som du valde först.
• Implementera de redskap som uppkommit som resultat av utvecklingsarbetet i hela ditt företags verksamhetsområde även tillsammans med de övriga producenterna av företagshälsovårdstjänster.

Det krävs vilja, engagemang och utvecklingsintresse av båda parterna när samarbete ska skapas.

Många organisationer har smidiggjort sina kundprocesser så långt som möjligt. Men ibland glömmer man att organisationen själv är en kund hos företagshälsovården. Klarar man av att i det egna kundförhållandet beakta de faktorer som man lägger vikt vid i fråga om de egna kunderna? Genom att överföra den bästa praxisen i den egna kundprocessen till kundförhållandet med företagshälsovården kan organisationen stärka sitt företagshälsovårdssamarbete med hjälp av den kunskap som den redan besitter. Nya verksamhetssätt och effektiverat företagshälsovårdssamarbete kräver inte alltid nya kunskaper, utan snarare att befintliga kunskaper tas i bruk. En kundrelation inom företagshälsovården är en gemensam process under utveckling.

Tankar om att dra nytta av kundrelationer

• Identifiera behoven där samarbete behövs – gör en lägesbedömning.
  • Organisationens ledning reserverar tid tillsammans med företagshälsovårdens representanter för att granska var det finns behov och utrymme för utveckling. 
  • Exempelvis:
    • 1. Arbetsplatsens situation, kommande förändringar och vilken påverkan de har på personalens välbefinnande i arbetet (Hur bör förändringarna beaktas i planeringen av organisationens verksamhet (strategisk planeringsnivå)?Vilka utvecklingsåtgärder åsamkar förändringen som bör beaktas för verksamheten som berör stöd av arbetsförmågan?)
    • 2. Hur ser företagshälsovårdens verksamhet ut i samma situation. Var behöver man tydliggöra verksamheten och göra den mer bekant för personalen på arbetsplatsen och i organisationen som helhet.
• Definiera företagshälsovårdssamarbetets målsättning
  • Identifiera de strukturer i din organisations tjänsteproduktion som fungerar väl – ta till vara den egna erfarenheten och använd den som grund för att utveckla det egna företagshälsovårdssamarbetet.
  • Diskutera tillsammans med företagshälsovården: Vilka är arbetsplatsens behov för välbefinnande i arbetet i nuläget och under de kommande förändringarna? I vilket skede eller i vilken situation har man mest nytta av företagshälsovårdens sakkunskap?
  • När behoven identifierats tillsammans, strukturera upp en konkret målsättning för samarbetet. Kom överens om hur man följer upp och utvärderar den konkreta verksamheten.

Organisationens egna informationssystem ger mycket information om arbetstagarnas arbetsförmåga och arbetshälsa. Även i företagshälsovårdens system samlas rikligt med information. Det skulle vara väldigt viktigt att all denna information samlas och analyseras innan verksamhetsplanen för företagshälsovården utarbetas. Informationen är dock ofta splittrad i olika system och hos olika aktörer. En särskilt utmanande situation uppkommer när organisationen har mer än en producent av företagshälsovårdstjänster. De system som används inom företagshälsovården skiljer sig från varandra, vilket medför att det kan vara svårt för organisationen att få entydig och enhetlig information som stöd för planeringen av den egna verksamheten.

Genom att skapa en gemensam praxis för informationsöverföring kan organisationen få stöd av den enhetliga information som erbjuds till stöd för dess planering. Å andra sidan har även företagshälsovården stor nytta av den information som organisationen producerar. Genom att säkerställa en tvåvägskommunikation skapar man också bättre förutsättningar för företagshälsovården att bedriva en verkningsfull verksamhet.

Användningen av företagshälsovårdens sjukvårdstjänster är förknippad med många praktiska frågor, som kan vara klara för dem som gör upp verksamhetsplanen för företagshälsovården, men oklara för både personalen och en del av cheferna.

• Vilka tjänster ingår i företagshälsovårdsavtalet för vår organisation?
• Vilka tjänster ingår inte i avtalet?
• Vilka tjänster kan jag använda under tjänstetid?
• Vilka tjänster ska jag använda under egen tid?

Dessa frågor påverkas utöver av verksamhetsprogrammet och avtalet om företagshälsovården även av olika avtal knutna till kollektivavtal samt organisationens egna invanda handlingssätt. Eftersom många olika faktorer inverkar, kan det vara problematiskt för en enskild arbetstagare att känna till alla. De närmaste cheferna känner inte heller alltid till alla detaljer. Det behövs alltså ett praktiskt redskap där lösningarna för de vanligaste situationerna finns antecknade. På så sätt ges cheferna stöd i sitt arbete och skapas förutsättningar för att personalen behandlas så jämlikt som möjligt.

Fyrfältsfigur för beskrivning av tjänster

En exempelbeskrivning av tjänsterna, tjänsterna placeras i fyrfältsfiguren enligt arbetsplatsens överenskommelse:

• Ingår i avtalet under arbetstid:
  • Lagstadgade hälsoundersökningar och fortsatta åtgärder förknippade med dem (till exempel hälsoundersökning av företagsfysioterapeut eller konsultation av specialistläkare)
  • Möten om arbetsförmåga
• Ingår i avtalet under egen tid
  • Sjukvårdsbesök
  • Besök i samband med olycksfall
  • Undersökningar ordinerade av läkare
  • Handledningsbesök hos företagspsykolog eller företagsfysioterapeut.
• Ingår inte i avtalet under arbetstid:
  • Undersökningar och besök i samband med graviditet
  • Akut tandvård.
• Ingår inte i avtalet under egen tid:
  • Fritidsolycksfall
  • Tandvård
  • Gynekologiska ärenden (och andra besök hos specialistläkare)
  • Behandling av kroniska sjukdomar efter 180 dagar med sjukfrånvaro
  • Under föräldraledighet
  • Oavlönade tjänsteledigheter.

Mycket ofta är arbetsplatsutredningen och riskbedömningen på arbetsplatsen två separata processer. Arbetsplatsutredningen utförs av företagshälsovården, medan arbetarskyddsorganisationen svarar för processen för riskbedömningar på arbetsplatsen. Målet för bägge är dock att bedöma och förbättra förhållandena på arbetsplatsen och stödja arbetshälsan. Båda processerna och aktörerna skulle förmodligen ha nytta av den andra partens kunskap och perspektiv; företagshälsovårdens omfattande kunskap för bedömning av hälsokonsekvenser kan kombineras med arbetarskyddets kunskap inom risk- och exponeringsbedömning.

Genom samarbete kan man alltså utnyttja den kunskap som finns och skapa bättre förutsättningar för lyckade utvecklingsåtgärder. Samarbete ger styrka!

Arbetarskyddssamarbete i arbetsplatsutredningsprocessen

Kontrollera att följande förutsättningar uppfylls:

1. Arbetarskyddet deltar i möten om verksamhetsplanen och för sin del har fyllt i blanketten ”Förberedelser inför möte om verksamhetsplan”. Under mötet om verksamhetsplanen utarbetas en plan över objekt för kommande arbetsplatsutredningar.
2. Arbetarskyddet deltar i planeringen av arbetsplatsutredningar (tidpunkt, 
   arbetsfördelning, behövliga förhandsuppgifter, mm.)
3. Arbetarskyddet kontrollerar att ifrågavarande enhet har uppdaterar den riskbedömning som den har utfört och att den ger bedömningen till företagshälsovården före arbetsplatsutredningen. Övriga behövliga dokument, såsom olycksfallsanmälningar och  kemikalieförteckning, lämnar arbetarskyddet tillsammans med chefen enligt överenskommen arbetsfördelning till företagshälsovården.
4. Arbetarskyddet deltar i arbetsplatsutredningsbesöket och framför sina egna iakttagelser.
5. Vid responsmötet för arbetsplatsutredningen deltar arbetarskyddet i utarbetandet av en gemensam fortsatt plan, och tar hand om ärenden som till deras natur tillhör arbetarskyddet.
6. Arbetarskyddet genomför uppföljningen av arbetsplatsutredningen på arbetsplatsen. Uppföljningsbesöket bör genomföras i form av ett personalmöte. Samtal med cheferna 
   och skriftlig uppföljning är också möjliga. Vid mötena kan man använda en färdig mall för minnesanteckningar som sedan delas ut till arbetarskyddet, arbetsplatsen och  företagshälsovården.

Problem med inomhusklimatet är ofta en mångfasetterad och svårhanterad helhet. Det finns sällan några entydiga medicinska, byggnadstekniska eller mikrobiologiska svar på problemen. Dessutom väcker teman förknippade med inomhusklimatet ofta rädsla och osäkerhet hos personalen. Vid problem med inomhusklimatet och den tillhörande kommunikationen är ett nära och fungerande samarbete i företagshälsovårdssamarbetet särskilt viktigt.

För att frågan ska bli hanterbar, måste de experter som deltar i arbetsgruppen för inomhusklimatet diskutera sig fram till ett gemensamt mål för sin verksamhet, en gemensam syn på den fråga som behandlas, komma överens om rollerna, ansvarsfördelningen och sätten att arbeta tillsammans. Det behövs gemensamma diskussioner och överenskommelser samt ledning av det arbete som arbetsgruppen för inomhusklimatet ska utföra. Verksamhetsmodellen för samarbetet ger strukturer för var och ens roll och ansvar, klargör verksamhetssätten i olika situationer, samordnar kontakten, förtydligar och systematiserar kommunikationen.

Kommunikation som baserar sig på gemensam förståelse vid problem med inomhusklimatet

På arbetsplatsen:

Följ upp, har båda samarbetsparterna (arbetsplatsen och företagshälsovården) en handlingsmodell för arbetet när det gäller problem med inomhusklimatet.

Om en handlingsmodell finns:

• Identifiera de centrala aktörerna situationsvis.
• Granska och diskutera tillsammans de handlingsmodeller som är i bruk för att försäkra er om att ni uppfattat situationen på samma sätt och följaktligen den verksamhet som behövs för att ta itu med situationen på ett samordnat sätt.
• Kom överens om informationsgången på ett konkret plan (vem informerar, åt vem, i vilka ärenden, på vilket sätt kommunikationen sker…)
• Identifiera viktiga knutpunkter och situationer för växelverkan.
• Identifiera och kom överens om rollerna när information ges och vid växelverkan.
• Utvärdera och utveckla systematiskt ert sätt att samverka och er handlingsmodell för att kommunicera i ärenden gällande inomhusklimatsproblematik åt olika instanser.

Om du har ingen handlingsmodell:

• Bygg upp en handlingsmodell på arbetsplatsen för hur man handskas med problem med inomhusklimatet och hur informationsgången tas om hand. Nyttiggör de handlingsmodeller som finns utarbetade som hjälp och ta del av den sakkunskap som finns hos företagshälsovården..