Dataskyddsbeskrivning för utbildnings- och evenemangsregister

Arbetshälsoinstitutet arrangerar utbildningar och evenemang, både som serviceverksamhet för andra organisationer och som Arbetshälsoinstitutets egen verksamhet. Arbetshälsoinstitutet är personuppgiftsansvarig för utbildningar och evenemang i de fall när utbildningen eller evenemanget hör till Arbetshälsoinstitutets egen verksamhet. Inom serviceverksamhet kan Arbetshälsoinstitutet också vara personuppgiftsbiträde.
Innehållsförteckning

Arbetshälsoinstitutets utbildningsverksamhet

Arbetshälsoinstitutets utbildningsverksamhet indelas i öppen fortbildning, behörighetsgivande utbildning inom företagshälsovård samt beställningsutbildning.  

  • Med öppen utbildning avses Arbetshälsoinstitutets avgiftsbelagda fortbildning och kompletterande utbildning som upprätthåller och utvecklar yrkeskunskapen för personer som arbetar inom företagshälsovård och arbetssäkerhet, arbetarskydd samt arbetshälsa.  Utbildningen kan ske online, som närutbildning eller som hybridutbildning. 
  • Företagshälsovårdens behörighetsgivande utbildning är fortbildning för yrkespersoner och experter inom företagshälsovården.  
  • Beställningsutbildning är utbildning som ordnas på beställning av en annan organisation. 

Arbetshälsoinstitutet ordnar både avgiftsfria och avgiftsbelagda evenemang. 

Varför och på vilka grunder behandlar vi personuppgifter

Vid behandlar personuppgifter i följande syften för att genomföra utbildningar och evenemang: 

  • studerandeanmälningar och evenemangsanmälningar 
  • genomförande av studentantagning 
  • ordnande av utbildningar och evenemang samt tillhörande kommunikation 
  • uppföljning av närvaro 
  • uppföljning och rapportering av studieprestationer 
  • utvärdering och registrering av studieprestationer 
  • beviljande av intyg 
  • fakturering av utbildningar och evenemang 
  • rådgivning 
  • utvecklande av utbildningar och evenemang med hjälp av bland annat insamlad respons 
  • sammanställande av uppgifter för statistik: utbildningarnas deltagarantal, evenemangens deltagarantal, totalt deltagarantal samt deltagarantal per yrkesgrupp för behörighetsgivande utbildning för yrkespersoner och experter inom företagshälsovård 
  • marknadsföringskommunikation och direkt marknadsföring i anslutning till utbildningar, evenemang och tjänster (se dataskyddsinformationen för Arbetshälsoinstitutets kund- och marknadsföringsregister) 
  • vetenskaplig forskning (se dataskyddsinformationen för Arbetshälsoinstitutets register över vetenskaplig forskning)

Rättsliga grunder för behandling av personuppgifter är  

  • Samtycke (artikel 6.1 a i dataskyddsförordningen), till exempel när du matar in uppgifter i den utbildningsplattform som används i utbildningen. 
  • Avtal (artikel 6.1 b i dataskyddsförordningen), när en kundrelation uppstår mellan dig och Arbetshälsoinstitutet, till exempel när du anmäler dig till en utbildning. 
  • Lagstadgad förpliktelse (artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen), när vi behandlar personuppgifter i samband med deltagande i behörighetsgivande utbildning för yrkespersoner och experter inom företagshälsovård. 
  • Berättigat intresse (artikel 6.1 f i dataskyddsförordningen) när vi behandlar personuppgifter för att hantera kundrelationen eller i statistiksyften. Berättigat intresse uppstår genom kundrelationen mellan den personuppgiftsansvarige och den registrerade. Enligt vår bedömning kan vi använda berättigat intresse som en grund för behandling. Vi kan till exempel informera dig om vår verksamhet. 

Du hittar mer information om Arbetshälsoinstitutets behandling av personuppgifter i anslutning till kundrelationer och marknadsföring i dataskyddsinformationen för Arbetshälsoinstitutets kund- och marknadsföringsregister. 

Vilka personuppgifter behandlar vi

Vanliga personuppgifter som behandlas är 

  • namn 
  • födelsedatum* 
  • befattning, arbetarskyddsuppgift 
  • kontaktuppgifter såsom e-postadress, telefonnummer, postadress, ort och faktureringsadress 
  • uppgifter om diet som du har uppgett 
  • uppgifter om deltagande- och studiehistorik inklusive uppföljning av studiernas framskridande och studieprestationer samt deltagandeaktivitet 
  • uppgifter om deltagarrespons 
  • andra utbildnings- och evenemangsspecifika uppgifter 

*Uppgift om födelsetid samlas in i utbildningar som ger personen behörighet som yrkesperson eller expert inom företagshälsovården. Uppgift om födelsetid samlas också in i utbildningar där detta behövs för beställning av kort som intygar prestationen. 

Var får vi personuppgifter

Vi får personuppgifter direkt av dig, när du anmäler dig till och deltar i en utbildning eller ett evenemang. Vi kan också få personuppgifter från din organisation, när organisationen anmäler dig till en utbildning eller ett evenemang.

Till vem utlämnar vi personuppgifter

Vi anlitar IT-leverantörer som erbjuder oss tekniska lösningar för behandling av uppgifterna. Personuppgifterna behandlas i en för respektive information lämplig och datasäker IT-tjänst. Arbetshälsoinstitutet har ingått avtal med respektive IT-leverantör, och i avtalen ställs villkor för och krav på hur personuppgifterna behandlas.     

Personuppgifter utlämnas som regel inte till andra än Arbetshälsoinstitutet och de parter som deltar i produktionen av tjänster. Uppgifter om utbildningsprestationer kan ändå utlämnas till den organisation som köpt utbildningen. 

Vi kan på det sätt som lagen tillåter utlämna personuppgifter till aktörer som utför vetenskaplig forskning.   

Vi kan på det sätt som lagen tillåter och förpliktar utlämna personuppgifter till myndigheterna.

Överför vi personuppgifter utanför EU/EES-området

Vi överför som regel inte personuppgifter utanför EU/EES. Vissa IT-serviceleverantörer kan utgöra ett undantag från denna regel: i dessa fall kan uppgifter överföras utanför EU/EES på de sätt som tillåts i dataskyddsförordningen.

Hur länge lagrar vi personuppgifter

Vi lagrar personuppgifter så länge det behövs för att uppfylla lagstadgade krav och för att hantera kundrelationen. 

Prestationsuppgifter från behörighetsgivande utbildning eller utbildning som omfattar betyg för yrkespersoner och experter inom företagshälsovård lagras permanent. Prestationsuppgifter från andra utbildningar lagras i tio år.

Gör vi automatiskt beslutsfattande eller profilering

Vi gör inte automatiskt beslutsfattande utifrån uppgifterna i utbildnings- och evenemangsregistret.

Vad innebär utlämnande av uppgifter

Insamling av personuppgifter är nödvändigt för att delta i en utbildning eller ett evenemang. 

Dina rättigheter

Du har många rättigheter som gäller dina personuppgifter och som varierar från situation till situation. Du kan begära att få ta del av dina personuppgifter hos Arbetshälsoinstitutet genom att fylla i Arbetshälsoinstitutets formulär eller fritt formulera din begäran. Begäran riktas till Arbetshälsoinstitutets dataskyddsombud.

Personuppgiftsansvariges och dataskyddsombudets kontaktuppgifter

Arbetshälsoinstitutet, PB 40, 00032 Arbetshälsoinstitutet, telefonväxel 030 474 1 

Arbetshälsoinstitutet 

Utbildningar och evenemang koulutusinfo(at)ttl.fi 

Telefonnumret till dataskyddsombudet 030 474 2429 och e-post tsv(at)ttl.fi  

För att sköta ett konfidentiellt ärende kan du skicka ett säkert e-postmeddelande till Arbetshälsoinstitutet. För att du på ett säkert sätt ska kunna kommunicera med Arbetshälsoinstitutet måste du ha en fungerande e-postadress och ett telefonnummer.

Säkert e-postmeddelande till Arbetshälsoinstitutet

Tillsynsmyndighetens kontaktuppgifter

I Finland övervakas dataskyddet av Dataombudsmannens byrå som ger information om behandling av personuppgifter och hos byrån kan man även anföra besvär. 

Dataombudsmannens byrå 

Kontaktuppgifter till Dataombudsmannens byrå

 

Keywords

tietosuoja
rekisterit
koulutus
tapahtuma