12.10.2020

Ett lyckat utförande av arbete på distans har sin grund i förtroendet mellan arbetstagare, chef och arbetsgivare, kombinerat med gemensam överenskommelse och planering samt självstyrning , även under coronakrisen.

I fråga om distansarbete är i huvudsak samma ledningssätt som skyddar psykiskt välbefinnande möjliga som när det gäller ledning på arbetsplatsen: att stödja känslan av arbetskontroll, uppskattning och belöning för ansträngningar, rättvisa, att vara tillgänglig och upprätthålla arbetets meningsfullhet.

I samband med ledning av distansarbete i undantagssituationen är det viktigt att skapa konkreta handlingsmodeller som gäller trygghet i arbetet och ett smidigt arbete på den egna arbetsplatsen (t.ex. turer för distansjobb och arbete på arbetsplatsen), kommunikationen om denna praxis och sörjande för arbetsgemenskapens officiella och inofficiella interaktion.


Bifogat tillvägagångssätt och tips för att trygga informationsutbytet och interaktionen utifrån ILO:s guide om distansarbete under och efter COVID-19.

Tillvägagångssätt anknutna till arbetets organisation

  • Möten där ”alla är närvarande”: man förmedlar arbetsplatsens/organisationens allmänna och gemensamma information avseende den rådande undantagssituationen och normal verksamhet. Videokonferenser efter behov, till exempel en gång i veckan – månaden.
  • Gruppens inledande möten eller möten som inleds på nytt, där man ställer upp mål för gruppens verksamhet, kommer överens om gemensamma regler, diskuterar sätt att hålla kontakt och rutiner och bygger upp en gemensam anda. Genomförs i början av gruppens distansarbetsperiod, upprepas varje månad via fjärrkommunikation som möjliggör bildkontakt.
  • Regelbundna kontrollmöten för att rätta till oklarheter och missuppfattningar. Teamet får respons och distansledningen får respons om hur distansarbetet löper. Genomförs både som grupp- och individmöten beroende på projektets situation, dagligen eller veckovis. Med hjälp av olika fjärranslutningar, helst i realtid.

Ledning av arbetet

  • Utvecklingssamtal för att förtydliga arbetstagarens framsteg och utvecklingsmöjligheter. Överenskommelse om åtgärder. Om möjligt månadsvis via videoförmedling.
  • Samtal om framsteg individuellt och i grupp där man ser över arbetsplanerna, identifierar orosmoment, diskuterar framsteg och ställer upp mål. På ett sätt som säkerställer att arbetet framskrider, helst varannan vecka samtal via videokontakt.

Uppbyggande av förtroende

  • Inofficiella, sociala tillställningar som säkerställer och främjar gemenskap, hjälper distansarbetare att uppleva tillhörighet och samvaro med teamets andra medlemmar. Utifrån situationen veckovis via videokonferens.

Välbefinnande

  • Snabba kontakter med låg tröskel mellan chefen och arbetstagaren för att kontrollera välbefinnandet i arbetet och hälsan. Om möjligt varannan dag per telefon eller meddelanden.

Problemlösning

  • Fråge- och svarspalter samt tillställningar som är riktade till chefen och vars syfte är att få tag i problem och bekymmersamma frågor, missförstånd och rykten. Strävan efter att hålla interaktionen öppen och bygga upp gruppens gemenskap. Svar och samtal minst månadsvis via videokontakt.
  • För att klargöra organisationskulturen upprepas organisationens värderingar, mål och tillvägagångssätt.

Då distansarbetssituationen blir långvarig försämras chefens möjlighet att göra observationer om hur arbetet löper och om arbetstagarnas välbefinnande. I distansarbete kan även bristande kompetens lättare bli oupptäckta än i arbetet på arbetsplatsen. Att då och då systematiskt samla in information kan vara ett bra alternativ för att försäkra sig om att arbetet löper som det ska. För detta finns det olika slags enkäter i form av en checklista. Nedan ett exempel:

Bekanta dig även med

Instruktioner för arbetsgivare för beredskap inför coronaepidemin

Mer informationviestinta@ttl.fi

Arbetshälsoinstitutets anvisningar har utarbetats i samarbete med social- och hälsovårdsministeriet (SHM) och Institutet för hälsa och välfärd (THL). Vi följer också publikationerna av den europeiska smittskyddsmyndigheten (ECDC) och Världshälsoorganisationen (WHO).

Den europeiska smittskyddsmyndighets COVID-19-webbplats

Världshälsoorganisationens (WHO) coronavirussidor