TIETOSUOJASELOSTE

Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 §
Työterveyslaitoksen tapahtumien ja koulutusten hallintajärjestelmä (KTJ)

Laadintapäivä: 23.5.2016

1. Rekisterinpitäjä

Työterveyslaitos
Y-tunnus: 0220266-9
Osoite: PL 40, 00251 Helsinki (Haartmaninkatu 1 D)
Puhelin: 030 4741
Sähköpostiosoite: etunimi.sukunimi@ttl.fi

2. Rekisterin yhteyshenkilö

Kati Oksjoki
Uimalankatu 1. 2.krs, 33101 Tampere
Puhelin: 030 474 8647

3. Rekisterin nimi

Työterveyslaitoksen tapahtumien ja koulutusten hallintajärjestelmä (KTJ)

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietolain 8 §:n mukaiset yleiset edellytykset:
asiakassuhteen hoitaminen

Henkilötietolain 4 luvun mukainen henkilötietojen käsittely erityisiä tarkoituksia varten:
tilasto: opintosuoritusten ylläpito
suoramarkkinointi: tiedotus ja markkinointi

5. Rekisterin tietosisältö

Henkilön tiedot:
henkilön nimi, syntymäaika, tehtävänimike, postiosoite, laskutusosoite, puhelin, sähköpostiosoite, yrityksen kokoluokka, työsuojelutehtävä, mahdollinen suoramarkkinointikielto

Liikesuhdetiedot:
asiakasorganisaation nimi, toimitusosoite, laskutusosoite, y-tunnus, asiakasryhmä, toimiala, alv-ryhmä, maksuehto, asiakasluokitus, yrityksen kieli, valuutta, myyntialue, ulkomaisen asiakkaan alv-tunniste, puhelin, www-osoite, sähköposti

Osallistumis/opintohistoriatiedot

Kampanjatiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilön tiedot:
Asiakkaan itsensä ilmoittautumisen tai muun tiedustelun yhteydessä asiakkuuden hoitamiseksi tai markkinointia varten antamat tiedot.

Liikesuhdetiedot:
Työterveyslaitoksen johtamisen tietojärjestelmän (JOTI) asiakasrekisteri.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Ei luovuteta Työterveyslaitoksen ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto:
Noudatetaan Työterveyslaitoksen tietoturvaperiaatetta.

B. ATK-lle tallennetut tiedot:
Asiakasrekisteri on osa tapahtumien ja koulutusten hallintajärjestelmää, jonka alusta ja palvelimen tekninen ylläpito hankitaan kilpailutetulta toimittajalta (eTaika Oy). Fyysinen tietokanta sijaitsee toimittajan tiloissa. Toimittajalta edellytetään asianmukaiset suojaus-, varmistus ja kulunvalvontamenettelyt. Rekisterin käyttö on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Muu tekninen tuki Työterveyslaitoksen kilpailuttaman ICT-sopimuskumppanin kanssa tekemän sopimuksen mukaisesti.

Suojauksessa noudatetaan Työterveyslaitoksen tietoturvaperiaatteita. Käyttäjinä ovat Työterveyslaitoksen henkilöstöön kuuluvat rajatut henkilöt, jotka ovat sitoutuneet noudattamaan, mitä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999) ja muussa laissa on säädetty.

C. Salassapito:
Rekisterin käyttö on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.

9. Tarkastusoikeus ja sen toteuttaminen

Henkilötietolain 26 §:n mukaisesti jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.

Sen, joka haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot 26 §:ssä tarkoitetulla tavalla, on esitettävä tätä tarkoittava pyyntö rekisterinpitäjälle omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona.

Tarkastusoikeutta koskevat pyynnöt toimitetaan kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

10. Tiedon korjaaminen ja sen toteuttaminen

Henkilötietolain 29§:n mukaisesti rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Rekisterinpitäjän on myös estettävä tällaisen tiedon leviäminen, jos tieto voi vaarantaa rekisteröidyn yksityisyyden suojaa tai hänen oikeuksiaan.

Asiakas voi päivittää tietonsa suoraan ilmoittautumisen yhteydessä (ilmoittautumislomakkeella tai kirjautumalla omalle lomakkeelleen tilaisuuteen liittyvällä henkilökohtaisella palvelutunnuksella) tai ilmoittamalla järjestelmän käyttäjäoikeudella varustetuille henkilöille.

11. Muut mahdolliset oikeudet

Henkilötietolain 30 §:n mukaisesti: Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.

Suoramarkkinointikiellosta asiakas voi ilmoittaa suoraan ilmoittautumisen yhteydessä (ilmoittautumislomakkeella tai kirjautumalla omalle lomakkeelleen tilaisuuteen liittyvällä henkilökohtaisella palvelutunnuksella) tai ilmoittamalla järjestelmän käyttäjäoikeudella varustetuille henkilöille.