REKISTERISELOSTE

Henkilötietolaki (523/1999) 10 §
Työterveyslaitoksen toiminnanohjaus- ja myyntijärjestelmän asiakasrekisteri

Laatimispäivä: 23.5.2016

1. Rekisterinpitäjä

Työterveyslaitos
Y-tunnus: 0220266-9
Osoite: PL 40, 00251 Helsinki (Haartmaninkatu 1 D)
Puhelin: 030 4741
Sähköpostiosoite: etunimi.sukunimi@ttl.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Kristiina Bredenberg, projektipäällikkö, yhteiset palvelut
Topeliuksenkatu 41 b, 00250 Helsinki
Puhelin: 030 4742700

3. Rekisterin nimi

Työterveyslaitoksen toiminnanohjaus- ja myyntijärjestelmän asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
1. Henkilötietolain 8 §:n mukaiset yleiset edellytykset:
asiakassuhteen hoitaminen
asiakastyytyväisyyskyselyn suorittaminen

2. Henkilötietolain 4 luvun mukainen henkilötietojen käsittely erityistä tarkoitusta varten:
suoramarkkinointi: tiedotus ja markkinointi

5. Rekisterin tietosisältö

Liikesuhteen tiedot:
asiakasorganisaation nimi, toimitusosoite, laskutusosoite, y-tunnus, asiakasryhmä, toimiala, alv-ryhmä, maksuehto, asiakasluokitus, yrityksen kieli, valuutta, myyntialue, myyntitieto, ulkomaisen asiakkaan alv-tunniste, puhelin, www-osoite, sähköposti

Yhteyshenkilön tiedot:
nimi, ammatti, kieli, puhelin, sähköposti, perustiedoista poikkeavat osoitetiedot, mahdollinen suoramarkkinointikielto

Asiointi- ja ostohistoria

Suorat asiakaspalautteet ja reklamaatiot.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaalta itseltään tilauksessa, tarjouspyynnössä, sopimuksessa tai muun tiedustelun yhteydessä asiakkuuden hoitamiseksi tai markkinointia varten antamat tiedot

Myyntitiedon perusteella lähetetään asiakastyytyväisyyskysely.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Ei luovuteta.

Työterveyslaitos on osittain ulkoistanut toiminnanohjaus eli JOTI-järjestelmän ylläpitotehtäviä ja voi joiltain osin jatkossa ulkoistaa suoramarkkinointitehtäviä ostamalla palveluja.

8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Ei luovuteta

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto:
Ei manuaalista aineistoa

B. ATK-lle tallennetut tiedot:
Asiakasrekisteri on osa toiminnanohjaus eli JOTI-tietojärjestelmää, jonka tekninen ylläpito hankitaan kilpailutetulta toimittajalta. Fyysinen tietokanta sijaitsee toimittajan tiloissa. Toimittajalta edellytetään asianmukaiset suojaus-, varmistus ja kulunvalvontamenettelyt. Rekisterin käyttö on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Rakennuksessa on kulunvalvonta. Jos asiakkaalla on maksutapahtumia, kirjanpitolain mukainen säilytysaika.

Asiakastyytyväisyyskyselyn lähettämistä varten tehdään asiakasrekisteristä poimita myyntitiedoista; poimintatietojen käyttäjinä ovat Työterveyslaitoksen henkilöstöön kuuluvat rajatut henkilöt, jotka ovat sitoutuneet noudattamaan, mitä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999) ja muussa laissa on säädetty. Kyselyn päätyttyä tiedot hävitetään.