Tietoaineistojen luovuttamista ja tietolupien käsittelyä koskevissa asioissa saa neuvoja Työterveyslaitoksen tietosuojavastaavalta. Tietolupahakemukseen liitetään

  1. tutkimussuunnitelma
  2. vapaamuotoinen pyyntö
  3. tutkimuksen hyväksymispäätös hakijan vastuuorganisaatiosta
  4. kopiot muista mahdollisista aineistoon liittyvistä luvista
  5. henkilötietojen käsittelyn dokumentoinnista, ilmoittamisesta ja viestinnästä (vain jos haettava aineisto sisältää henkilötietoja), sekä
  6. eettisen toimielimen lausunto, mikäli hanke on käsitelty eettisessä toimielimessä

Suunnitelmassa on nimettävä tutkimuksen vastuuhenkilö.

Tietoluvan hakeminen

Tietolupahakemukset Työterveyslaitoksen tietoaineistoihin sekä sosiaali- ja terveysministeriön luvalla Työterveyslaitoksesta pyydettäviin aineistoihin toimitetaan Työterveyslaitoksen tietosuojavastaavalle.

Tietolupa käsitellään Työterveyslaitoksen voimassaolevan lupaprosessin mukaisesti. Luvasta päättää Työterveyslaitoksen pääjohtaja aineistosta vastaavan Työterveyslaitoksen yksikön lausunnon perusteella. Lupapäätökseen vaikuttavat muun muassa tieteellisen tutkimussuunnitelman laatu, pyytäjän edellytykset suojata salassa pidettäviä tietoja sekä tietojen keruuseen liittyvät sitoumukset (esimerkiksi suostumus). Myönnettyyn lupaan voidaan lisätä ehtoja.

Työterveyslaitoksen pysyviin rekistereihin liittyvät tietoluvat käsitellään Työterveyslaitoksessa vain siinä tapauksessa, että tietolupa koskee ainoastaan Työterveyslaitoksen aineistoja. Jos hakemuksesi koskee useamman organisaation sosiaali- ja terveystietojen toissijaisen käytön piirissä olevia aineistoja, toimita hakemus Findatalle. Työterveyslaitos voi harkintansa mukaan siirtää pysyviä rekisterejä koskevan tietoluvan käsittelyn Findatalle.

Käsittelyaika

Lupakäsittely tarvittavine lausuntoineen kestää Työterveyslaitoksessa noin kaksi kuukautta.

Maksut

Tietoluvan hakeminen on ilmaista. Aineistojen poiminnasta ja yhdistämisestä voidaan periä työmäärän mukainen maksu. Käyttöluvan hakija saa arvion mahdollisista maksuista ennen kuin työhön ryhdytään.

Hakuosoite

Hakemus osoitteella:
Työterveyslaitos
Simo Virtanen / tietosuojavastaava
PL 40
00032 TYÖTERVEYSLAITOS

Vastustamisoikeus

Sosiaali- ja terveystietojen toissijaista käyttöä koskevan lain mukaista käyttöä voi pääsääntöisesti vastustaa. Työterveyslaitos ylläpitää erillistä listausta niiden henkilöiden osalta, jotka ovat esittäneet meille vastustamispyynnön.

Työterveyslaitos poistaa toissijaiseen käyttöön annettavasta aineistosta rekisteröityä koskevat tiedot tilanteessa, jossa rekisteröity vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Joskus eteen saattaa tulla kuitenkin tilanne, jossa esimerkiksi tutkimushankkeessa on rajoitettu rekisteröidyn oikeuksia kuten vastustamisoikeutta. Tällöin Työterveyslaitoksen on harkittava, miten tämä tutkimushankekohtainen rajoitus suhtautuu siihen, että jotkut rekisteröidyt ovat ilmoittaneet vastustavansa henkilötietojensa käyttöä. Työterveyslaitos rajoittaa henkilötiedon käsittelyn siksi ajaksi, kun tätä harkintaa tehdään.

Lainsäädäntö

Julkisuuslaki (21.5.1999/621)
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679, GDPR)
Tietosuojalaki (1050/2018)
Laki Työterveyslaitoksen toiminnasta ja rahoituksesta (24.2.1978/159)
Laki sosiaali- ja terveystietojen toissijaisesta käytöstä (26.4.2019/552)