Tietoaineistojen luovuttamista ja tietolupien käsittelyä koskevissa asioissa saa neuvoja Työterveyslaitoksen tietosuojavastaavalta. Tietolupahakemukseen liitetään

  1. tutkimussuunnitelma
  2. suomen-, ruotsin tai englanninkielinen tiivistelmä
  3. tutkimuksen hyväksymispäätös hakijan vastuuorganisaatiosta
  4. kopiot muista mahdollisista aineistoon liittyvistä luvista
  5. henkilötietojen käsittelyn dokumentoinnista, ilmoittamisesta ja viestinnästä (vain jos haettava aineisto sisältää henkilötietoja), sekä
  6. eettisen toimielimen lausunto, mikäli hanke on käsitelty eettisessä toimielimessä

Suunnitelmassa on nimettävä tutkimuksen vastuullinen johtaja.

Tietoluvan hakeminen

Tietolupahakemukset Työterveyslaitoksen tietoaineistoihin sekä sosiaali- ja terveysministeriön luvalla Työterveyslaitoksesta pyydettäviin aineistoihin toimitetaan Työterveyslaitoksen tietosuojavastaavalle.

Tietolupa käsitellään Työterveyslaitoksen voimassaolevan lupaprosessin mukaisesti. Luvasta päättää Työterveyslaitoksen pääjohtaja aineistosta vastaavan Työterveyslaitoksen yksikön lausunnon perusteella. Lupapäätökseen vaikuttavat muun muassa tieteellisen tutkimussuunnitelman laatu, pyytäjän edellytykset suojata salassa pidettäviä tietoja sekä tietojen keruuseen liittyvät sitoumukset (esimerkiksi suostumus). Myönnettyyn lupaan voidaan lisätä ehtoja.

Työterveyslaitoksen pysyviin rekistereihin liittyvät tietoluvat käsitellään Työterveyslaitoksessa vain siinä tapauksessa, että tietolupa koskee ainoastaan Työterveyslaitoksen aineistoja. Jos hakemuksesi koskee useamman organisaation sosiaali- ja terveystietojen toissijaisen käytön piirissä olevia aineistoja, toimita hakemus Findatalle. Työterveyslaitos voi harkintansa mukaan siirtää pysyviä rekisterejä koskevan tietoluvan käsittelyn Findatalle.

Käsittelyaika

Lupakäsittely tarvittavine lausuntoineen kestää Työterveyslaitoksessa noin kaksi kuukautta.

Maksut

Tietoluvan hakeminen on ilmaista. Aineistojen poiminnasta ja yhdistämisestä voidaan periä työmäärän mukainen maksu. Käyttöluvan hakija saa arvion mahdollisista maksuista ennen kuin työhön ryhdytään.

Hakuosoite

Hakemus osoitteella:
Työterveyslaitos
Simo Virtanen / tietosuojavastaava
PL 40
00032 TYÖTERVEYSLAITOS

Lainsäädäntö

Julkisuuslaki (21.5.1999/621)
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679, GDPR)
Tietosuojalaki (1050/2018)
Laki Työterveyslaitoksen toiminnasta ja rahoituksesta (24.2.1978/159)
Laki sosiaali- ja terveystietojen toissijaisesta käytöstä (26.4.2019/552)