Etätyössä mahdollisia ovat pääosin samat henkistä hyvinvointia suojelevat johtamisen tavat kuin lähijohtamisessakin: työn hallinnan tunteen tukeminen, arvostus ja ponnistelusta palkitseminen, oikeudenmukaisuus, saatavilla oleminen ja työn merkityksellisyyden ylläpitäminen.

Poikkeustilanteen etätyöjohtamisessa keskeistä ovat oman työpaikan konkreettisten työn sujuvuutta ja turvallisuutta koskevien toimintamallien luominen (esimerkiksi vuorot etä- ja lähityössä), viestintä näistä käytännöistä sekä työyhteisön virallisesta ja epävirallisesta vuorovaikutuksesta huolehtiminen.

Kansainvälisen työjärjestön ILOn Etätyöskentely COVID-19 pandemian aikana ja sen jälkeen -oppaassa esitellään toimintatapoja tiedon jakamisen ja vuorovaikutuksen turvaamiseksi. Seuraavat vinkit on koottu oppaan pohjalta.

Työn organisointi

  • ”Kaikki paikalla” -kokoukset, joissa välitetään työpaikan yleistä ja yhteistä informaatiota poikkeustilanteesta ja normaalista toiminnasta. Videokonferenssi pidetään tarpeen mukaan esimerkiksi kerran viikossa tai kuukaudessa.
  • Ryhmän aloitus- tai uudelleenaloituskokoukset, joissa asetetaan ryhmän toiminnan tavoitteet, sovitaan yhteiset säännöt, keskustellaan yhteydenpito- ja toimintakäytännöistä sekä rakennetaan yhteishenkeä. Toteutetaan ryhmän etätyöjakson alussa, toistetaan kuukausittain etäyhteyksillä, jotka mahdollistavat osallistujien näkemisen.
  • Säännölliset tarkistuskokoukset epäselvyyksien ja väärinymmärrysten oikaisemiseksi. Annetaan palautetta tiimille sekä saadaan palautetta etäjohtamisen ja etätyön toimivuudesta. Toteutetaan sekä ryhmä- että yksilökokouksina projektin tilanteen mukaan, päivittäin tai viikoittain. Järjestetään erilaisin etäyhteysvälinein, mielellä reaaliaikaisena.

Suorituksen johtaminen

  • Valmennuskeskustelut työntekijän kasvun ja kehittymismahdollisuuksien kirkastamiseksi. Sovitaan toimenpiteet. Pidetään mahdollisuuksien mukaan kuukausittain videoyhteyksien välityksellä.
  • Etenemiskeskustelut yksilöiden ja ryhmän kanssa. Tarkistetaan työsuunnitelmat, tunnistetaan huolet, keskustellaan etenemisestä ja asetetaan tavoitteet. Järjestetään etenemisen varmistamisen vaatimalla tavalla, mielellään joka toinen viikko videoyhteyksien välityksellä keskustellen.

Luottamuksen rakentaminen

  • Epäviralliset sosiaaliset tilaisuudet, joilla varmistetaan ja edistetään yhteisöllisyyttä, autetaan etätyöntekijöitä kokemaan yhteenkuuluvuutta ja olemaan yhteydessä muihin tiimin jäseniin. Pidetään tilanteen mukaan viikoittain videokonferenssivälineillä.

Hyvinvointi

  • Esimiehen ja työntekijän nopeat yhteydet matalalla kynnyksellä työntekijän työhyvinvoinnin ja terveyden varmistamiseksi. Toteutetaan mahdollisuuksien mukaan joka toinen päivä puhelimitse tai viestisovelluksin.

Ongelmien ratkaiseminen

  • Esimiehille suunnatut kysymys-vastauspalstat ja -tilaisuudet, joiden tarkoituksen on päästä kiinni huoliin ja ahdistaviin asioihin, väärinkäsityksiin ja huhuihin. Vuorovaikutus pyritään pitämään avoimena ja ryhmän yhteisöllisyyttä rakentavana. Vastaus- ja keskustelutilaisuudet järjestetään vähintään kuukausittain videoyhteyksin.
  • Toimintakulttuurin kirkastamiseksi palautetaan mieleen organisaation toiminnan arvot, tavoitteet ja toimintatavat.

Pitkittyneessä etätyötilanteessa esimiehen mahdollisuudet tehdä havaintoja työn sujumisesta ja työntekijöiden hyvinvoinnista heikentyvät. Etätyössä myös osaamisen puutteet voivat jäädä herkemmin piiloon kuin lähityössä.

Järjestelmällinen tiedonkeruu työntekijöiden tilanteesta auttaa varmistamaan, että asiat sujuvat. Tähän on erilaisia tarkistuslistatyyppisiä kyselyjä.

Tutustu myös:

Ohje ja toimenpidesuositukset työnantajille koronavirusepidemiaan varautumiseksi