Laadunhallinnan keskeisiä periaatteita

Asiakaskeskeisyys

– Asiakaskunta ja asiakkaiden tarpeet tulee tunnistaa ja ymmärtää laajasti.

Johtajuus, strategia ja järjestelmällinen johtamistapa

– Työterveysyksikön johto määrittelee toiminnan tarkoituksen ja suunnan ja huolehtii siitä, että henkilöstöllä on edellytykset onnistua tehtävässään.

Tosiasioihin perustuva päätöksenteko

– Päätöksenteko perustuu riittävään, analysoituun ja dokumentoituun tietoon.

Henkilöstö

– Hyvinvoiva, tehtävään pätevä ja osaava sekä osallistuva henkilöstö on toiminnan ydin.

Prosessimainen toimintatapa

– Toimintaa ja voimavaroja ohjataan suunnitelmallisesti. Tavoitteena on, että henkilöstö tunnistaa oman tehtävänsä ja panoksensa osaksi työterveysyksikön palvelukokonaisuutta.

Yhteistyösuhteet

– Yhteistyösuhteissa toimitaan asiakkaan hyväksi ja tavoitellaan kumppanuutta.

Jatkuva parantaminen

– Toiminnan jatkuva parantaminen ja edelleen kehittäminen

Näiden periaatteiden tulee näkyä myös työterveysyksikön laatujärjestelmässä.

Työterveysyksikön laatujärjestelmän rakenne

Työterveysyksikön kirjallinen laatujärjestelmä on käytännössä yksikön kuvaus toimintajärjestelmästään. Toimintajärjestelmä käsittää yksikön koko toiminnan ja toimintaa ohjaavat periaatteet.

Kirjallinen toimintajärjestelmä sisältää kuvauksen työterveysyksikön johtamisesta ja esimiestyöstä, henkilöstöstä, palvelutoiminnasta, yksikön eri tukitoiminnoista ja eri yhteistyökumppaneiden kanssa toteutettavasta toiminnasta. Se kuvaa, miten työterveysyksikkö toimii halutun laatutason saavuttamiseksi, turvaamiseksi ja edelleen kehittämiseksi.

Asiakaskunnalle toimintajärjestelmä kertoo työterveysyksikön valmiudesta ja kyvykkyydestä tuottaa työterveyspalveluita.

Toiminta ja työterveysyhteistyö näkyväksi

Työterveysyksikön palvelujen määritteleminen ja niiden kuvaaminen ovat keskeinen osa toimintajärjestelmää. Työterveysyksikön palvelu- toiminnan ytimen muodostavat asiakaslähtöiset palveluprosessit. Työterveysyksikön tuottamat palvelut kuvataan osana järjestelmää prosesseina. Niiden avulla asiakaslähtöiset toiminnot sekä niiden tavoite ja tarkoitus tulevat näkyväksi. Palvelutoiminnan kuvaus on tärkeää yhdenmukaisten toimintatapojen ja niiden toimivuuden varmistamiseksi ja ammattiryhmien osaamisen hyödyntämiseksi oikea-aikaisesti asiakasta hyödyttävällä tavalla.

Työterveysyksikön jokaisen toiminnon keskiössä on asiakasorganisaatio ja sen kanssa toteutettava työterveysyhteistyö. Työterveysyhteistyössä työpaikan kanssa asetetaan yhteisiä tavoitteita, suunnitellaan tarkoituksenmukaista palvelutoimintaa ja arvioidaan yhdessä aikaan saatuja vaikutuksia. Työterveysyksikön palvelutoiminnan toteutus perustuu asiantuntijoiden osaamiseen ja toiminta muuntuu työpaikan tarpeisiin. Yksikön palvelukuvauksilla tehdään näkyväksi asiakkaan kanssa yhdessä toteutettavat vaiheet eri toiminnoissa.

Eri tilanteissa ja eri työpaikkojen kanssa työterveyspalvelujen sisältö ja toteutus eivät siten aina ole samanlaisia. Työterveysyhteistyö ja toiminnan sisältö noudattavat edelleen yhdenmukaisella tavalla niitä työterveysyksikön prosesseihin kuuluvia yhdessä sovittuja toimintatapoja, jotka ovat toiminnan tuloksellisuuden kannalta oleellisia.

Prosessit toimivat sitä paremmin, mitä paremmin asiakkaat työterveysyksikössä tunnetaan ja heidän yksilölliset työterveystarpeensa tunnistetaan. Näiden tietojen pohjalta voi tehdä oikeita asioita yhteistyössä oikein.

Toiminnan jatkuva kehittäminen ja parantaminen

Laadun hallinta edellyttää työterveysyksikössä järjestelmällistä toiminnan seurantaa ja arviointia. Seurannan ja arvioinnin suunnittelu, säännöllinen toteutus ja toteutuksen vastuiden määrittely ovat työterveysyksikön johdon vastuulla. Arviointi on oleellinen osa työterveysyksikön toiminnan laadun ja yksikön toimivuuden varmistamista. Seuranta sisältää työterveysyksikön oman toiminnan arvioinnin rinnalla työterveysyhteistyön arvioinnin. Arvioinnin tarkoituksena on löytää toiminnan kannalta olennaiset vahvuudet ja parantamisalueet.

Toimintatapaan kuuluu olennaisena osana systemaattinen työterveysyksikön sisäisen palautteen ja asiakaspalautteen kerääminen. Tärkeä osa toiminnan laadun hallintaa on sellaisten tilanteiden ja tapahtumien käsittely, jossa palvelu ei ole toteutunut sovitulla tavalla. Toimintajärjestelmässä tulee kuvata, miten työterveysyksikön omassa toiminnassa ja asiakaspalautteissa havaitut poikkeamat tunnistetaan, käsitellään ja pyritään estämään niiden toistuminen.

Työterveyshuollon hyvällä, laadukkaalla ja järjestelmällisellä toiminnalla tavoitellaan vaikuttavuutta. Vaikuttavuuden kannalta on tärkeää, miten työkyvyn johtamisessa työterveyshuollon palvelut kytkeytyvät työpaikan tavoitteisiin ja toimintaan.