Yhdenmukaisista periaatteista ja tavasta toimia sovitaan työpaikalla työnantajan ja henkilöstön kesken sekä yhteistyössä työsuojelun ja työterveyshuollon edustajien kanssa. Hyvät käytännöt työpaikalla sairauspoissaoloihin liittyen, tukevat työkykyä.

Käytännöistä sopiminen

Edellytyksenä on, että poissaolotietoa käsitellään ja poissaolotietoa seurataan työpaikalla kattavasti ja menettelytavoissa noudatetaan tietosuojalainsäädäntöä. Työpaikalla kaikkien tulee tietää miten ja miksi tietoa seurataan ja miten tietoa hallinnoidaan. Jokaisen tulee tietää miten tulee toimia sairastuessaan.

Työpaikan käytännöt sovitaan työterveysyhteistyössä ja osapuolet sitoutuvat noudattamaan niitä. Yhdessä sovittujen ohjeiden noudattamisen kannalta tärkeää on, että menettelytavat ovat selkeät ja sopivat työpaikan toimintaan ja arkeen.

Mikäli sairauspoissaolojen käsittelyssä tapahtuu muutoksia, tämäkin tulee käsitellä työpaikalla yhteistoimintamenettelyssä.

Nämä kysymykset tulee ratkaista käytäntöjä suunnitellessa:

  • Kuka vastaa sairauspoissaolojen seurannasta ja hallinnasta työpaikalla?
  • Kenen työtehtäviin kuuluu poissaolotietojen käsittely?
  • Mitkä edustajat on syytä kutsua mukaan keskusteluun kun työpaikan poissaolokäytäntöjä suunnitellaan?
  • Millä tavalla sovitut periaatteet ja toimintatavat kirjataan?
  • Mihin ohjeet ja toimintatavat tallennetaan ja sijoitetaan, jotta ne ovat helposti kaikkien hyödynnettävissä?
  • Miten työpaikan sopima ohjeistus liittyy yhteistyöhön työterveyshuollon kanssa?
  • Miten sovituista käytännöistä tiedotetaan työpaikalla ja kuka vastaa mahdollisiin kysymyksiin?

Käytännönläheiset sairauspoissaolo-ohjeet

Työntekijän oikeus palkalliseen sairauspoissaoloon perustuu työsopimuslainsäädäntöön ja työehtosopimuksiin. Erilaisia käytäntöjä ja ohjeita on käytössä työpaikkakohtaisesti.

Työpaikalla voidaan sopia esimerkiksi omailmoitusmenettelystä sairaustapauksissa. Menettely tarkoittaa, että työntekijän ei tarvitse sairastuessaan toimittaa sairauspoissaolotodistusta esimiehelleen, vaan ilmoittaa sairastumisestaan esimiehelle. Omailmoituksen soveltaminen ja poissaolon kesto tulee määritellä. Tämän jälkeen edellytetään toimitettavan lääkärintodistus jos sairaus edelleen jatkuu.

Parhaimmillaan omailmoituksen käytöstä on etua kaikille osapuolille. Työntekijöiden osalta kokemus työnantajan luottamuksesta, joka voi vahvistaa työhön sitoutumista. Lisäksi se, ettei lääkärin tai muun hoitohenkilöstön todistusta tarvita itsehoidettaviin ja nopeasti ohimeneviin sairauksiin, helpottaa arkea. Työnantajan kohdalla tämä voi näkyä työterveyshuollon vastaanottokustannusten laskuna tai suuntautumisena järkevämmin. Työterveyshuollon osalta omailmoituskäytäntö johtaa resurssien vapautumisena muuhun käyttöön.

Kun erilaisista käytännöistä sovitaan, on tärkeää, että ne ovat yhdenmukaisia ja mahdollisimman selkeitä, jotta ei synny väärinymmärryksiä.

Nämä kysymykset tulee ratkaista kun käytännöistä sovitaan:

  • Minkälaisia periaatteita poissaolokäytäntöjen osalta sopii työpaikalle?
  • Kenelle ilmoitetaan sairauspoissaolosta?
  • Jos henkilö, jolle ilmoitus tulee tehdä ei ole tavoitettavissa, mitkä ovat varajärjestelyt?
  • Millä tavalla poissaolosta voi ilmoittaa?
  • Miten työpaikalla on sovittu yhteydenpidosta sairauspoissaolon aikana?
  • Miten poissaolo rekisteröidään työpaikalla seurantaa varten?
  • Minkälainen selvitys (lääkärintodistus tai vastaava) edellytetään ja missä vaiheessa?

Sairauspoissaolotodistusten ja -tietojen asianmukainen käsittely

Työelämän tietosuojalain perusteella työnantajan on mahdollista käsitellä työntekijän suostumuksella terveydentilaa koskevia tietoja, kuten lääkärintodistusta tai -lausuntoa diagnoositietoineen, sairauspoissaolojen arvioimiseksi vain lain 5 pykälässä tarkoitetulla tavalla.

Näitä perusteltuja käyttötarkoituksia työntekijän terveydentilatietojen käsittelyyn ovat:

  • sairausajan palkan tai siihen rinnastettavien etuuksien suorittamiseksi sen selvittämiseksi, onko työstä poissaoloon perusteltu syy
  • työkykyisyyden selvittäminen työntekijän tahdosta ja esimerkiksi työnteon mitoittaminen terveydentilatietojen tai lausunnon perusteella
  • jos muulla laissa erikseen ja nimenomaisesti säädetään.

Työntekijän arkaluonteisia terveydentilatietoja on säilytettävä erillään muista työnantajan keräämistä henkilötiedoista.

Käsittelyyn oikeutetut ja nimetyt henkilöt työpaikalla

Työntekijän terveydentilatiedon, kuten esimerkiksi diagnoosi tai sairauden laatu, ilmaisemisesta ja salassapidosta on säädetty työelämän tietosuojalaissa.

Työntekijän terveydentilaa koskevia tietoja saavat käsitellä vain ne henkilöt, jotka näiden tietojen perusteella valmistelevat tai tekevät työsuhdetta koskevia päätöksiä taikka panevat niitä toimeen. Työnantajan on nimettävä nämä henkilöt tai määriteltävä tehtävät, joihin sisältyy terveydentilaa koskevien tietojen käsittelyä. Työntekijöiden terveydentilatietoja käsittelevät henkilöt eivät saa ilmaista näitä tietoja sivulliselle työsuhteen aikana, eikä sen päättymisen jälkeen.

Sairauspoissaolotietojen ja niihin liittyvien asiakirjojen käsittely vaatii osaamista. Työnantajan tulee kouluttaa henkilökuntansa henkilötietojen lainmukaisen käsittelyn toteuttamiseksi sekä huolehtia siitä, että organisaatiossa henkilötietoja käsittelevät henkilöt tietävät ja noudattavat vaitiolovelvollisuutta, suojaamisvelvoitetta ja henkilötietolain säännöksiä.

Terveydentilatietojen luovuttamisesta työterveyshuoltoon

Lääkärintodistus tai -lausunto saadaan luovuttaa työpaikalta työterveyshuollon palveluntuottajalle tehtävien toteuttamista varten, jollei työntekijä ole kieltänyt luovuttamista.

Tietosuojavaltuutetun ohjeistuksen mukaan työntekijöitä tulee informoida tästä mahdollisuudesta kieltää luovuttaminen. Jos työpaikalla on aikomus ottaa käyttöön luovuttamiskäytännön tai muuttaa käytäntöjä näiltä osin, tulee asia käsitellä työpaikan yhteistoimintamenettelyssä. Työntekijöitä tulee informoida henkilötietojen, sairauspoissaolo -tietojen ja terveydentilatietojen käsittelystä ja luovuttamisesta työpaikalla.

Nämä kysymykset tulee ratkaista kun käytännöistä sovitaan:

  • Mitkä henkilöt työpaikalla ovat oikeutettuja käsittelemään poissaolotietoja?
  • Miten työpaikalla edellytettyjen selvitystietojen, kuten todistusten ja lausuntojen kulku ja käsittely toteutetaan?
  • Miten työpaikalla huolehditaan ja varmistetaan, että ne henkilöt jotka oikeutetusti käsittelevät sairauspoissaolotietoja on perehdytetty ja tuntevat lainsäädännön edellyttämät salassapitovelvoitteet?
  • Miten työpaikalla toteutetaan asianmukaisella ja turvallisella tavalla sairauspoissaolotietojen tilastointi ja niiden käsittely?

Poissaolojen seuranta työkyvyn tukena

Terveyden ja työkyvyn varhaisen tuen näkökulmasta työpaikalla on hyvä sopia sairauspoissaoloihin liittyviä raja-arvoja sekä raja-arvoihin kuuluvia toimenpiteitä työpaikalla.

Työpaikalla sovitut menettelytavat ja poissaolojen seurantaan kuuluvat toimet ovat osa henkilöstön työkyvyn tukemisen toimenpiteitä ja varhaisen työkykyyn liittyvän uhan tunnistamista. Tämä on osa hyvää lähijohtamista ja laajemmin hyvää työkyvyn johtamista työpaikalla.

Esimerkki työpaikalla sovituista raja-arvoista:

 

MääritelmäRaja-arvot
Toistuvat lyhyet sairauspoissaolot≥ kolme 1 – 3 päivän sairauspoissaolo 3 kk aikana
Pidempi sairauspoissaolo≥ 14 päivän sairauspoissaolo yhtäjaksoisesti

≥ 20 päivän sairauspoissaolo kumulatiivisesti

Raja-arvon kriteerin täyttyessä, toimenpiteenä on varhaisen tuen keskustelu tarvittavien toimenpiteiden käynnistämiseksi. Yhdenmukaiset käytännöt ovat edellytys luottamukselle ja tasapuolisuudelle työpaikalla.

Nämä kysymykset tulee ratkaista kun käytännöistä sovitaan:

  • Mitkä ovat työpaikan keskusteluissa käytäntöihin sopivia raja-arvoja?
  • Miten ja millä tavalla sairauspoissaoloihin liittyvä tieto on niiden henkilöiden käytettävissä, jotka ovat vastuussa sovituista toimenpiteistä?
  • Mitä poissaoloseurantaan ja toimenpiteisiin liittyen on aihetta käsitellä työterveyshuollon kanssa?

Laki edellyttää reagointia poissaoloihin

Työterveyshuolto- ja sairausvakuutuslaki velvoittaa työnantajaa ilmoittamaan työterveyshuoltoon, jos työntekijän sairausloma jatkuu yli kuukauden joko yhtäjaksoisesti tai kertynyt lyhyemmissä jaksoissa.

Poissaolotilastoinnin hyödyntäminen työkyvyn tuessa

Säännönmukainen työpaikan sairauspoissaolotilastojen tarkastelu työterveyshuollon kanssa on tarpeen.

Tietoa voidaan vertailla toimialakohtaisesti, työpaikan yksiköiden kesken ja/tai toimipisteiden välillä mikäli tilastollinen aineisto on riittävän suuri eikä käsittely vaaranna yksilön tietosuojaa. Pienissä yrityksissä, tai vastaavalla tavalla työpaikan pienessä yksikössä, tilastolliset käsittelymahdollisuudet ovat rajallisemmat. Työterveyshuollon kanssa toteutettava tietojen analysointi ja pohdinta on osa yhteisen toiminnan suuntaamista sairauspoissaolotiedon pohjalta.

Nämä kysymykset tulee ratkaista kun käytännöistä sovitaan:

  • Miten kattavasti tietoa on saatavilla ja käytettävissä poissaoloista ja niiden syistä?
  • Mitä tilastoja voimme käsitellä ja hyödyntää tietosuojaa vaarantamatta?
  • Miten työjaosta on sovittu yhteistyössä työterveyshuollon kanssa?
  • Miltä näyttävät sairauspoissaolojen rakenne, määrät, syyt ja niiden jakautuminen?
  • Esiintyykö seurantajakson tilastossa tietoa, joka selittyy yksittäisellä poikkeavalla tekijällä?
  • Tilastotiedon näkökulmasta, mihin työpaikka voi vaikuttaa ja mihin voimme työterveysyhteistyössä panostaa ja vaikuttaa terveyden ja työkyvyn edistämiseksi?
Muutama laskentaesimerkki usein hyödynnetyistä tunnusluvuista:
SairauspoissaoloprosenttiSjukfrånvaroprocent
Keskimääräinen sairaus- poissaolo henkilöä kohti (pv tai h/henkilö)Genomsnittlig sjukfrånvaro <br /> per person <br /> (dagar eller timmar/person)
Sairauspoissaolojen keski- määräinen pituus (pv tai h/henkilö)Genomsnittlig <br /> sjukfrånvarotid <br /> (dagar eller timmar/person)
Sairauspoissaolokertojen lukumäärä henkilöä kohti (kpl/henkilö)Antal sjukfrånvarotillfällen<br /> per person (st/person)
Pitkäaikaisterveet (prosentti)Långtidsfriska<br /> (procent)

Lisää aiheesta