Asiantuntija, et ole yksin keskeytysten kanssa

Osallistu

Muutokset ja keskeytykset kuuluvat työhön. Niillä on kuitenkin rajansa, jonka ylittyessä ihminen väsyy ja työn jälki kärsii.

Kelpo asiantuntijaa ei hetkauta, vaikka hänen työnsä keskeytyy jatkuvasti. Hänhän osaa itse hallita työtään ja priorisoida tehtäviään – vaikka jättämällä osan sähköpostista lukematta.

”Tuo ajatus on nyt muodissa, mutta olen eri mieltä”, sanoo erikoistutkija Tiina Kalliomäki-Levanto Työterveyslaitoksesta.

Hänestä keskeytykset, katkokset ja tehtävästä toiseen siirtymiset kertovat työn tekemisen muuttumisesta. Muutoksen kanssa pärjääminen ei ole pelkästään yksilön asia, vaan kaikkien – esimiesten, johdon, HR-asiantuntijoiden ja myös työterveyshuollon.

”Keskeytykset kuuluvat työhön. On kuitenkin olemassa raja, jonka yli mentäessä ne haittaavat: lisäävät virheitä ja pakottavat venyttämään työpäivää. Lopulta ihminen väsyy eikä saa tehtyä sitä mitä pitäisi.”

Raja on erilaisissa töissä ja eri työntekijöillä eri kohdassa. Tutkijan mukaan tietotyö on yksilöllistänyt työoloja.

Suunnittelu vaatii vakaita jaksoja

Kun työtehtävät, asiakaskontaktit ja kokoukset lisääntyvät, myös työn keskeytykset lisääntyvät. Ja mitä useammassa tiimissä ja työtilassa ihminen viikon aikana työskentelee, sitä enemmän katkoksia hänen työhönsä tulee.

”Oleellista on, mahtuuko viikkoon sellaista pätkää, jolloin mikään ei muuttuisi. Vakaata jaksoa tarvitaan, jotta pystyy suunnittelemaan, ratkaisemaan ongelmia ja saamaan töitä päätökseen”, Tiina Kalliomäki-Levanto sanoo.

Hän tutkii muutosten, keskeytysten ja työhyvinvoinnin yhteyksiä kahdessa yrityksessä. Tarkoitus on kehittää muutosten ennakointiin menetelmä, jonka avulla organisaatiossa voitaisiin heti puuttua niihin kipupisteisiin, joissa keskeytyksiä on liikaa.

Tavoitteena ei ole keskeytymätön työ, vaan ”maltilliset työolot”. Niiden vallitessa työn ja yhteistyökumppaneiden määrä on kohtuullinen, työvälineet toimivat eikä työn sisältö koko ajan vaihdu.

Asiantuntija toimii monessa ryhmässä

Informaatioteknologia- ja konsultointipalveluja tarjoava Capgemini on mukana Työterveyslaitoksen tutkimus- ja kehityshankkeessa. Yrityksen palveluksessa on Suomessa noin 570 henkeä.

”Meille hakeutuu töihin ihmisiä, jotka toimivat mielellään muutosympäristössä. Muutos on osa tätä toimialaa”, sanoo Capgeminin henkilöstöjohtaja Anne Sundelin.

”Työhyvinvoinnin haasteita ovat työn monipuolisuus, aikataulupaineet ja se, että asiantuntijamme työskentelevät samaan aikaan monissa ryhmissä.”

Asiantuntijan työviikkoon voi kuulua useita palavereita, joissa hän tekee suunnittelutyötä tiiminsä kanssa. Samaan aikaan sähköpostiin tulee toisista tiimeistä viestejä, joissa kysytään neuvoa. Tiedusteluja tulee myös Lyncin kautta ja samassa avotilassa työskenteleviltä.

Muutoksen kanssa pärjääminen ei ole pelkästään yksilön asia.

Asiantuntija lähettää itsekin kollegoilleen pyyntöjä ja kysymyksiä. Työn eteneminen on usein kiinni siitä, milloin vastaus saadaan.

”Kaikkein kuormittavimpia ovat ne projektit, joihin liittyy uutta teknologiaa, uusi asiakas ja kansainvälinen tiimi. Silloin tilannetta ei pysty hallitsemaan aikaisemman tuttuuden perusteella”, Sundelin huomauttaa.

Capgeminillä työntekijät voivat itse vaikuttaa siihen, minkätyyppisiin projekteihin he seuraavaksi lähtevät. Se on yksi tapa ehkäistä kuormittumista, ja sillä on myös iso merkitys työssä onnistumiselle.

”Lisäksi haluamme jatkuvasti kehittää toimintatapoja, jotka ovat avuksi keskeytyvässä työssä”, Sundelin sanoo.

 

Keskeyttävien työolomuutosten ennakointimalli tietointensiivisen työskentelyn parantamiseksi -hanke päättyy elokuussa 2016.

 

Marja Sarkkinen MaSarkkinen

Työterveyslaitoksen sisältöä
Kommentointi (0)

Herättikö juttu tunteita? Ota osaa keskusteluun tässä.

Ei vielä yhtään kommenttia.

Tuoreimmat jutut

Kesätyöprojektinamme oli luoda video siitä, millaisia näkemyksiä nuorilla on tulevaisuuden työelämästä. Videon ideana on tuoda esille nuorten ääntä ja ajatuksia, sillä me nuorethan työelämässä kohta vaikutamme.

Ryhmässämme oli kolme 15-17-vuotiasta kesätyöntekijää. Saimme itse alusta asti ideoida, suunnitella ja lopulta toteuttaa videon kahden viikon Tutustu työelämään ja tienaa -jakson aikana.

Ohjaajat auttoivat, antoivat työkaluja ja kannustivat tarvittaessa. Alkuun videon tekoon opastettiin lyhyellä luennolla ja työpajassa. Opimme uutta, kertasimme taitojamme ja näimme, miten videota tehdään ammattimaisesti.

Kurkistus vuoden 2030 työpaikalle

Kun ideoimme videossa käsiteltäviä teemoja, käytimme noin 60 nuorelta kesätyönhakijalta kerättyjä vastauksia kysymykseen ”Millainen on hyvä suomalainen työpaikka vuonna 2030?”.

Vastauksissa korostuivat hyvin samanlaiset aiheet: tasa-arvo, hyvä ilmapiiri ja viihtyisyys työpaikalla, teknologian edistyminen ja sen merkityksen kasvu, yhteistyö sekä työssä kehittyminen ja siitä nauttiminen.

Omat vastauksemme ja pohdintamme olivat samansuuntaisia, joten aiheiden ja teemojen valinta oli luontevaa.

Videon toteutuksesta päättäminen oli aluksi hieman hankalaa ideoiden ja toteutustapojen runsauden takia. Saimmehan mahdollisuuden tehdä resurssien puitteissa periaatteessa mitä parhaaksi näimme.

Yhdessä suunnitteleminen oli kuitenkin todella hauskaa, eikä luovuutta puuttunut. Työhuone olikin päivän päätteeksi aina täynnä ajatuskarttoja, post it -lappuja, piirroksia, suunnitelmia ja tietenkin kahvikuppeja.

Haastattelu meni välillä nauramiseksi

Lopulta päätimme toteuttaa videon haastattelemalla muita Työterveyslaitoksessa kesätöitä tekeviä nuoria ja kuvittamalla tärkeimmät kohdat piirroksin.

Kysyimme työkavereiltamme, millaisia ajatuksia heillä on tulevaisuudesta, työstä ja työelämästä. Kysyimme myös heidän omista kokemuksistaan ja unelmistaan. Vastaukset olivat todella fiksuja ja mietittyjä, vaikka välillä haastattelu menikin nauramiseksi.

Haastattelujen kuvaaminen oli yllättävän haastavaa, kun kaikki valaistuksesta ääneen piti ottaa huomioon ja huolehtia itse. Onnistuimme kuitenkin hyvin ja saimme hyvää haastattelumateriaalia videota varten.

Piirtämisosuudet kuvasimme valoseinällä Työterveyslaitoksen tiloissa Helsingin Meilahdessa. Piirsimme tussilla kuvitukset valoseinälle, kuvasimme ja nopeutimme videon.

Ryhmätyö toi esiin vahvuudet

Videoprojekti oli todella kiinnostava kesätyö. Työryhmämme toimi hyvin yhdessä ja meillä oli hauskaa työskennellessämme. Jokaisen omat vahvuudet toivat eri näkökulmia, ja niiden mukaan jaoimme työtehtäviäkin.

Parasta työssä oli, että saimme oikeasti jotain konkreettista aikaan ja näimme lopputuloksenkin.

Projektin aikana oli koko ajan tunne, että taitoihimme luotettiin ja meitä arvostettiin. Opin itse paljon uutta varsinkin videon teosta ja ryhmätyöskentelystä, joten tästä työkokemuksesta on varmasti hyötyä tulevaisuudessa.

Videota tehdessä aloin itsekin ajatella tulevaisuuden ja työelämän kysymyksiä enemmän ja useammista näkökulmista kuin ennen. Toivon, että video herättää ajatuksia myös katsojille.

Kesätyö voi avata uusia mahdollisuuksia, vahvistaa itseluottamusta ja vaikuttaa jopa tulevaan työuraan. Kysyimme viideltä Työterveyslaitoksen asiantuntijalta heidän kesätöistään:

  1. Mikä kesätyökokemus on erityisesti jäänyt mieleesi – hyvällä tavalla?
  2. Onko jokin kesätyöpomon, työkaverin tai asiakkaan antama palaute tai muu lausahdus ollut sinulle merkityksellinen?

Virpi Ruohomäki, vanhempi tutkija

1. ”Yliopistoaikoina toimin liikunnanohjaajana ja vedin jumppatunteja. Kesällä ehdotin yritykselle, voisinko järjestää ulkona jumppatuokioita. Silloin ei vielä järjestetty puistojumppia, mutta työnantajani oli avoin idealle.

Ensimmäisenä päivänä menin pieni mankka mukanani puistoon. Ajattelin aluksi, että siellä on jokin rock-konsertti, sillä porukkaa oli paljon ja sinne pystytettiin suuria kaiuttimia. Kysyin mieheltä, joka pystytti kaiuttimia, mitä oikein tapahtuu. Hän vastasi, että minuahan siinä odoteltiin. Kaikki paikalla olevat ihmiset olivat siis tulleet minun puistojumppaani.

En ollut ikinä vetänyt niin suurta ryhmää, mutta tartuin haasteeseen. Laitoin mikrofonin suun eteen ja musiikin raikumaan. Jouduin improvisoimaan paljon: hyppimään, pomppimaan ja juoksemaan. Oli aivan hulvatonta, kun ihmisiä oli silmänkantamattomiin.

Onnistuneesta jumpasta tuli perinne. Sain vieläpä jatkoa kesätyölleni ja pääsin pitämään jumppatunteja syksyllä.”

2. ”Myönteinen palaute jumpan jälkeen rohkaisi minua ja kantoi pitkälle eteenpäin. Oli hienoa tehdä jotain itselleni mielekästä, mikä kannusti muitakin liikkumaan. Oli kyseessä sitten kesätyö tai muu työ, siitä voi aina oppia. Hyvällä asenteella voi tehdä mitä tahansa.”

Antti Koivula, pääjohtaja

1. ”Kesätyöni vuonna 1992 on jäänyt erityisesti mieleeni. Olin töissä Yhdysvalloissa, Bostonissa. Toimin kansainvälisenä harjoittelijana tiimissä, joka oli saanut toimeksiannon arvioida PepsiCon johtoa. Määräajan lähestyessä väänsimme raporttia hiki hatussa aamukahteen.

Muistan ikuisesti onnistumisen tunteen, kun saimme PepsiCon johdolta hyvää palautetta raportistamme. Samalla opin näkemään erilaisia johtajaprofiileja, mistä on ollut hyötyä urani aikana.”

2. ”Vuoden 1990 kesätyöpomoni, Teknillisen korkeakoulun työpsykologian laitoksen professori Veikko Teikari, on yksi urani kannalta merkityksellisimpiä henkilöitä. Hän johdatti minut tohtoripolulle esimerkillään ja vaikutuksellaan.”

Minna Janhonen, erikoistutkija

1. ”Mieleeni on jäänyt, kun olin 17-vuotiaana ensimmäistä kertaa kesätöissä valokuvausliikkeessä myyjänä. Kaikki olivat mukavia, auttoivat ja neuvoivat eivätkä kohdelleet minua vain aloittelijana. Paikassa oli hyvä ilmapiiri ja sinne oli kiva mennä aamulla töihin.”

2. ”Olin myöhemmin Turussa opiskelemassa ja työskentelin sen ohella valokuvausliikkeessä. Tein muun muassa sommitteluja näyteikkunoihin, joten sain olla luova ja taiteellinen. Se toi hyvää vaihtelua asiakaspalvelutyöhön. Myymälähoitajan hyvä palaute antoi hyvän mielen, ja olin tyytyväinen suoritukseeni.”

Minna Huuskonen, projektipäällikkö

1. ”Erityisesti on jäänyt mieleen luottamus. Minun annettiin tehdä työtä rauhassa ja omalla tavallani eikä oltu koko ajan kyttäämässä. Luotettiin siis itsenäiseen työhön. Myös se jäi mieleen, että minua pidettiin yhdenvertaisena muun työyhteisön kanssa.”

2. ”Aito kiitos hyvästä työstä oli minulle riittävän merkityksellistä. Tuntui siltä, että kiitos tuli suoraan sydämestä ja olin tehnyt hyvää työtä.”

Annina Ropponen, vanhempi tutkija

1. ”Olen tehnyt 15-vuotiaasta lähtien kesätöitä, mutta minulle merkittävin oli TET-jakso eli työelämään tutustuminen. Sen aikana olin töissä Imatran kylpylässä ja minulle sattui sellainen onni, että pääsin moneen mukaan. Olin fysioterapeutin, lääkärin, hierojan ja sairaanhoitajan mukana ja seurasin allasjumppia.

Jätin lukion ensimmäisen vuoden jälkeen ja TET-jaksosta inspiroituneena aloitin fysioterapeutin opinnot. Mahdollisuudet avautuivat huikealla tavalla. Jos jokin TET-jaksossa olisi mennyt eri lailla, asiat olisivat nyt toisin.”

2. ”Kuulin firman pomolta lausahduksen: Vain tehdystä työstä maksetaan palkka, ei käytetystä työajasta. Hän ei tarkoittanut sitä negatiivisesti, vaan se oli hänen lähtökohtansa työnteolle. Kun ollaan töissä, tehdään töitä.

Olin tuntityöntekijänä eli sain palkkaa vain, kun olin kontaktissa asiakkaan kanssa. Työaika päättyi, kun ei ollut enää töitä. Koko ajan piti tehdä tehokasta työtä, eikä ollut niin sanottua luppoaikaa. Silloin se tuntui hieman kurjalta, mutta kokemus on antanut minulle paljon.”

 

Jutun tekijät ovat Työterveyslaitoksen kesäharjoittelijoita.

Mitä osaamisen kehittäminen tarkoittaa kasvuyrityksissä, joita yhdistävät ketterä toimintatapa ja halu olla työntekijöillensä paras työpaikka?

Esimerkkejä ja vinkkejä löytyy Työterveyslaitoksen Johtotähti-oppaasta, joka perustuu hankkeeseen Kasvuyritysten ketterä henkilöstöjohtaminen – toimintamalleja pk-yrityksille.

Kaikki lähtee siitä, että työntekijät voivat oman osaamisensa pohjalta kehittää uudenlaisia toimintatapoja tai malleja koko yrityksen käyttöön. Idean uudesta tuotteesta tai työtavasta ei siis tarvitse tulla johtoportaasta.

Työntekijöillä voi olla johtoa parempi käsitys siitä, miten toimintaa pitäisi uudistaa. Ovathan he päivittäin tekemisissä asiakkaiden kanssa ja kuulemassa uusia signaaleja. Työntekijöiden ideat saattavat osoittautua menestymisen kannalta välttämättömiksi, joten heidän osaamistaan tulee vaalia ja kehittää.

Näitä periaatteita voidaan soveltaa muillakin työpaikoilla kuin kasvuyrityksissä:

  1. Ruoki innostusta: Kasvuyrityksissä pyritään siihen, että työntekijät pääsevät työskentelemään mahdollisimman paljon niiden asioiden parissa, joita kohtaan he tuntevat intohimoa. Aito kiinnostus edistää hyvää työsuoritusta.
  2. Mahdollista haaveiden tavoittelu: Korvaa vuosittaiset kehityskeskustelut tai ota niiden rinnalle jatkuva sparraus, mentorointi, uravalmennus tai itse valittavat johtamispalvelut. Niiden avulla ammattilaista tuetaan kohti hänen tavoitteitaan ja haaveitaan.
  3. Luota työntekijän näkemykseen: Valtuuta työntekijät itsenäisinä ammattilaisina tai tiimeinä ohjaamaan osaamisensa kehittämistä. Heidän käyttöönsä voi varata tietyn summan, jolla taitojaan voi kehittää haluamallaan tavalla.
  4. Anna aikaa oppimiseen: Osaamisen kehittämiseen tarvitaan työaikaa. Se voi toteutua joko yhdessä sovitun tuntimäärän mukaan tai tapauskohtaisesti. Jotkin organisaatiot kannustavat tutkintojen tai opintokokonaisuuksien suorittamiseen, toiset mahdollistavat uusimpaan tekniseen välineistöön ja sovelluksiin tutustumisen.
  5. Kannusta osaamisen jakamiseen: Yhdessä onnistumisen ilmapiiri tukee sitä, että osaamista jaetaan. Kun työstä keskustellaan tiimien sisällä ja välillä, työntekijät oppivat tuntemaan toistensa osaamisen.
  6. Tee osaamisesta läpinäkyvää: Hyödyntäkää pikaviestimiä ja sähköisiä järjestelmiä. Esimerkiksi Slackia ja Trelloa voidaan käyttää ideoiden keräämiseen ja jalostamiseen organisaatio- tai projektitasolla. Työpaikan intraa voidaan hyödyntää koulutusten annin viestimisessä muille. Myös kehityskeskustelujen ammatilliset unelmat voidaan jakaa tiedoksi koko tiimille tai organisaatiolle, jos niin yhdessä sovitaan.
  7. Luo erilaisia tapoja jakaa osaamista: Yrityksen sisällä voidaan hyödyntää muun muassa mentorointia, sparrausta, seminaareja, koulutuksia, työntekijöiden blogikirjoituksia ja yksiköiden rajat ylittäviä asiantuntijaryhmiä.

 

Jutun lähde: Johtotähtti – Työntekijälähtöisen kulttuurin luotsaajan opas (Työterveyslaitos, 2017)