Asioitakin on johdettava ihmisten kautta

Osallistu

Esimies ei pääse karkuun vuorovaikutusta. Vaikka ihmisten johtaminen ei kuuluisi omiin vahvuuksiin, sitä voi harjoitella.

Joillekin esimiehille asioiden hoitaminen on sujuvaa ja vaikein pala työtä on ihmisten ymmärtäminen ja heihin vaikuttaminen. Esimies ei kuitenkaan pääse pakoon vuorovaikutusta, koska asioitakin on johdettava ihmisten kautta.

Onneksi vuorovaikutusta voi harjoitella, vaikkei se heti tuntuisi omalta ydinosaamiselta. Yhdeksi lähtökohdaksi vuorovaikutuksessa voisi ottaa Edward Decin ja Richard Ryanin tutkimuksissaan esiin nostamat ihmisen kolme psykologista perustarvetta:

  • itsenäisyys
  • yhteenkuuluminen
  • pärjääminen

Ihmisillä on tarve toimia ainakin jossain määrin itsenäisesti. Se, miten paljon ohjeita, yhteydenpitoa tai tukea itse kukin tarvitsee, vaihtelee yksilöstä toiseen. Kuitenkin jokainen haluaa vaikuttaa työhönsä ja sitä koskeviin päätöksiin.

Tue yhteistyötä ja hyvää henkeä

Itsenäisyyden lisäksi tarvitsemme myös tunnetta siitä, että kuulumme yhteisöön. Toisille riittää löyhempi yhteydenpito, kun taas toisille tiiminä työskentely ja yhdessä onnistuminen on tärkeintä. Joka tapauksessa yhteistyön ja hyvän ilmapiirin tukeminen on keskeistä esimiehen roolissa.

Se, että tukee työssä pärjäämistä, voi tarkoittaa monia asioita kehityskeskusteluista ja pelisäännöistä aina konkreettisiin työvälineisiin asti.

Esimiehen on hyvä pitää mielessä, että ihmiset haluavat onnistua ja saada aikaan. He haluavat tietää, mitä ovat tekemässä, miksi ja millaisia keinoja tähän päämäärään pääsemiseksi on tarjolla.

”Voinko jotenkin auttaa?”

Hyvä esimies auttaa porukkaansa työskentelemään kohti yhteisesti jaettua ja merkitykselliseksi koettua tavoitetta.

Siihen tarvitaan innostavaa vuorovaikutusta ja kykyä ottaa työntekijät riittävän ajoissa mukaan keskustelemaan tavoitteista ja siitä, kuinka ne voi saavuttaa. Tällaisella yhteisellä tutkimusmatkalla työn tekemiseen työntekijät voivat löytää jotain itselleen arvokasta: Mitä työ minulle merkitsee? Miksi teen tätä työtä? Nämä ovat tärkeitä oivalluksia motivaation synnyn kannalta. Lisäksi yhteisesti sovitut tavoitteet konkretisoivat, mitä työntekijöiltä odotetaan.

Yleensä ihmiset parantavat suoritustaan, kun he saavat rehellistä palautetta. Erityisesti korjaava palaute tulee antaa mieluiten henkilökohtaisesti sekä mahdollisimman nopeasti, konkreettisesti ja selkeästi. Myönteinenkin palaute on hyvä antaa kohdennetusti: Kiitos, hoidit homman nopeasti! Konkreettinen palaute auttaa ymmärtämään, missä asioissa on onnistunut.

Hyvä esimies on kiinnostunut siitä, miten työntekijät pärjäävät. Hän antaa palautetta työn edetessä. Palaute pitää sisällään sen, että myös työntekijä saa puheenvuoron ja voi arvioida omaa suoriutumistaan. Esimies voisi välillä kysyä esimerkiksi:

Mitä kuuluu? Miten työ edistyy? Tarvitsetko minulta jotain? Voisinko jotenkin auttaa sinua tehtävässä?

Juttu perustuu oppaan ”Pomohautomo – Opi esimieheksi” käsikirjoitukseen, jonka ovat tehneet työsuojelupäällikkö, työnohjaaja, kouluttaja, valmentaja Tommy Larvi ja henkilöstösuunnittelija, kouluttaja, valmentaja Anna Vanhala.

He työskentelivät Työterveyslaitoksessa muun muassa esimiesten kouluttajina. Nykyisin molemmat ovat Kotkan kaupungin palveluksessa.

Pomohautomossa käydään läpi esimiestyön keskeiset asiat, ja se on tarkoitettu varsinkin tuoreille esimiehille. Heille tärkeitä näkökulmia on kerätty muun muassa Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehden lukijakyselyillä ja joukkoistamalla aihetta sosiaalisessa mediassa.

Työpiste-verkkolehti julkaisee Pomohautomon juttusarjana kevään 2018 aikana. Lue edelliset jutut Hyvinvoiva esimies tekee parempaa jälkeä kuin pahoinvoiva ja Pidätkö kaikki langat käsissäsi, esimies? Luota alaisiisi ja delegoi ja Esimiehen pitää olla tarpeeksi lähellä ja riittävän etäällä

Pomohautomoa voi seurata myös Twitterissä: @pomohautomo

Toimituksemme suosittelee

Tutustu myös:
Kommentointi (0)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Ei vielä yhtään kommenttia.

Tuoreimmat jutut

Perinteinen turvallisuusajattelu keskittyy siihen, mikä menee pieleen. Työturvallisuutta parannetaan poistamalla riskejä, virheitä ja epäonnistumisia.

Erikoistutkija Anna-Maria Teperi Työterveyslaitoksesta puhuu uuden, ennakoivan ja positiivisen turvallisuusajattelun puolesta:

”Päähuomio suunnataan onnistumisiin ja niihin asioihin, jotka ylläpitävät turvallisuutta. Varmistetaan esimerkiksi, että työ sujuu hyvin.”

Puutteet pitää toki korjata. Pelkästään niiden ympärillä pyöriminen voi kuitenkin johtaa syyllistämiseen ja siihen, etteivät työntekijät uskalla tuoda esiin havaitsemiaan epäkohtia.

Virheiden lähde vai voimavara?

Anna-Maria Teperi on yksi esiintyjistä Nolla tapaturmaa -foorumin seminaarissa toukokuussa 2018. Hän on tutkinut ja kehittänyt turvallisuutta edistäviä inhimillisten tekijöiden työkaluja yli 15 vuotta varsinkin turvallisuuskriittisillä aloilla.

Inhimillisestä tekijästä puhutaan yleensä kielteiseen sävyyn: ihminen nähdään heikoimpana lenkkinä, virheen tekijänä, joka on aiheuttanut onnettomuuden.

Myönteisessä turvallisuusajattelussa ihmistä pidetään pikemminkin voimavarana tai pelastajana – ihmisten ansiosta työturvallisuus onnistuu.

”Vaihtuvissa ja vaikeissa työtilanteissa juuri ihmisestä löytyy tarvittavaa joustavuutta, kimmoisuutta ja sietokykyä”, Teperi huomauttaa.

Kaikkien suorituskyky vaihtelee

Uuden turvallisuusajattelun keskeisin anti on, että turvallisuutta aletaan katsoa entistä enemmän ihmisen silmin. Hyväksytään, että työntekijöiden toiminnassa ja suorituskyvyssä on vaihtelua. Yritetään ymmärtää, mitkä asiat niihin vaikuttavat.

”Tapaturma-analyysit ovat usein teknisiä ja lyhyitä raportteja. Niissä ei käsitellä sitä, miksi turma pääsi sattumaan ja miten tilanne kehittyi työntekijän kannalta”, Anna-Maria Teperi sanoo.

”Työmpäristö voi olla liian monimutkainen tai laitteiden järjestelmissä voi olla liikaa häiriöitä. Joskus työntekijät heitetään aika sumeisiinkin tilanteisiin ilman hallinnan tunnetta.”

Teperin mukaan turvallisuus syntyy luomalla työhön sellaiset olosuhteet, joissa työntekijät voivat onnistua.

Mitä olisitte voineet tehdä paremmin?

Turvallisuuden kehittäjät puhuvat poikkeamista ja niiden raportoinnista. Esimerkiksi lennonjohtajan työssä poikkeama voi olla tilanne, jossa lentokone rullaa kiitoradalla, vaikka siellä on vielä kunnossapidon ajoneuvo.

”Poikkeamien raportointi ei riitä. Tapaukset pitää analysoida, jotta niistä voidaan ottaa opiksi”, Anna-Maria Teperi sanoo.

Kysymys Mitä olisitte voineet tehdä paremmin? ohjaa ajatukset kehittämiseen paremmin kuin kysymys Mitä teitte väärin? Poikkeamien lisäksi myös onnistumisia ja hyvin sujuvia asioita kannattaa analysoida – niistäkin voi oppia.

Yhteisen päätöksen paikka

Jos työpaikalla halutaan kääntää huomio turvallisuutta ylläpitäviin asioihin, siitä pitää päättää yhdessä.

”Ei riitä, että työsuojeluvaltuutettu tai joku muu henkilö ajattelee mielessään, että tämä olisi tosi kiva”, Anna-Maria Teperi sanoo.

Ensimmäinen askel on keskustelu, jossa ovat mukana organisaation kaikki tasot työntekijöistä ylimpään johtoon. Jos tuntuu, että omat rahkeet eivät riitä, toiminnan käynnistämisessä voidaan hyödyntää ulkopuolista asiantuntijaa.

”Uusi turvallisuusajattelu vaatii kuitenkin aina organisaation omaa työstämistä – sitä ei voi tilata avaimet käteen -periaatteella.”

Esimiestyöhön – niin kuin moneen muuhunkin työhön – kuuluu paljon rutiineja ja ehkä puuduttaviakin velvoitteita. Työtä riittää, ja eri tahojen odotukset ovat kovat. Paineessa ja ruuhkassa moni kokee luovuutensa kärsivän – vaikka onhan myös lähestyvä deadline jonkinlainen inspiroija.

Omaa luovuuttaan voi herätellä esimerkiksi näillä keinoilla:

  1. Rauhoita aikaa. Järjestä itsellesi rauhoitettua työskentelyaikaa ainakin silloin tällöin. Varaa aikaa kalenteristasi, sulje työhuoneesi ovi, laita puhelin äänettömälle, sulje sähköpostiohjelma. Tee etätöitä tai etsi työpaikalta jokin rauhallinen tila.
  2. Pidä vapaata. Vaikka rakastaisit työtäsi, pidä lomaa ja vapaapäiviä. Pidä taukoja myös työpäivän aikana.
  3. Hae vastapainoa työlle. Muista vapaa-ajalla palautumisen ja lepäämisen lisäksi tehdä sellaisia asioita, jotka innostavat ja virkistävät sinua.
  4. Tuuleta mieltäsi. Uudet henkiset ympäristöt tuulettavat mieltä. Ota kiinnostuneesti vastaan uudet keskustelu- ja yhteisyökumppanit. Kuuntele aidosti heidän ajatuksiaan ja opi heidän toimintatavoistaan.
  5. Pallottele ideoita. Pyydä muita kommentoimaan ideoitasi tai pallottele niitä yhteisessä keskustelussa. Altista keskeneräisiäkin ajatuksiasi muiden näkemyksille.
  6. Pidä kiinni tärkeistä asioista. Tee päivittäisten rutiinien ohella myös niitä asioita, joita pidät tärkeinä oman työsi ja organisaatiosi kannalta. Ihmisillä on taipumus tehdä sitä, mitä muut pyytävät tai minkä saa nopeasti valmiiksi. Silloin työaika täyttyy helposti silpusta, mikä ei auta kehittymään ja kehittämään.
  7. Vaihda maisemaa. Uudet fyysiset ympäristöt voivat virkistää. Lähde työstämään ideoita ulos lenkille, matkalle, kahvilaan, messuille tai vaikka junaan.
  8. Tunnista inspiraation lähteesi. Opettele tunnistamaan, milllaiset olosuhteet ruokkivat juuri sinun luovuuttasi.

Kaksi vuotta sitten Tampereen kaupungin palveluksessa aloitti kaksi työkykykoordinaattoria, jotka tarjoavat henkilöstölle uraohjaus- ja uudelleensijoituspalveluja. Tavoitteena on tukea kestäviä työuria ja vähentää työkyvyttömyyskustannuksia.

Kokemukset ovat hyviä, mutta ensin tarvittiin reipasta asennemuutosta. Toimintamallin kehittäjän, henkilöstösuunnittelija Satu Kuivaston mukaan isoin työ oli perustella johdolle, miksi päätoimisia työkykykoordinaattoreita tarvitaan.

”Sen jälkeen suhtautuminen työkyvyttömyyteen on muuttunut niin meidän organisaatiossamme kuin koko yhteiskunnassakin”, Kuivasto sanoo.

”Nykyisin ajatellaan, että työkyky vaihtelee päivittäin, viikoittain ja kuukausittain. Harva meistä on sataprosenttisen työkykyinen tai työkyvytön. Yleensä olemme jotain siltä väliltä. Ja vaikka ihminen olisi työkyvytön johonkin tehtävään, hän voi olla täysin työkykyinen toiseen tehtävään.”

Varhainen tuki tehoaa

Työkykykoordinaattori on työelämän ja palvelujärjestelmän asiantuntija, jonka tehtävänä on yhdessä osatyökykyisen kanssa löytää räätälöityjä ratkaisuja työssä jatkamiseen tai työllistymiseen.

Työkykykoordinaattorikoulutusta järjestää sosiaali- ja terveysministeriö yhdessä Kuntoutussäätiön ja yhteistyötahojen kanssa. Muutama vuosi sitten koulutukseen osallistui neljä työntekijää Tampereen kaupungilta. Satu Kuivasto on yksi heistä.

”Meillä oli tuolloin lakisääteistä uudelleensijoitusta, mutta sitä tehtiin vasta, kun työkyky oli jo heikentynyt paljon. Halusimme puuttua työkyvyn muutostilanteisiin aiemmin, joten varhaistimme koko prosessia”, Kuivasto kertoo.

”Kun saamme asiakkaat haaviin aiemmin, pystymme auttamaan heitä paremmin. Silloin pelkkä neuvonta voi riittää eikä uudelleensijoitusta välttämättä tarvita.”

Esimiestä ei jätetä yksin

Työkykykoordinaattori voi olla tehtävänimike, työnkuva tai tekemisen tapa. Tampereella koordinaattorien ammattinimike on henkilöstöasiantuntija. He tukevat sekä osatyökykyisiä asiakkaitaan että esimiehiä:

Työkykykoordinaattori on osatyökykyisen tukihenkilö, joka innostaa ja motivoi, neuvoo sosiaaliturvaetuuksissa, ohjaa kuntoutukseen, koulutukseen tai sopiviin avautuviin työtehtäviin kaupungin sisällä.

”Kun haettavaksi on tulossa uusi tehtävä tai joku on jäämässä eläkkeelle, siitä tulee ensin tieto uraohjaus- ja uudelleensijoituspalveluihin”, Satu Kuivasto sanoo.

Tampereen kaupungin henkilöstömäärä on 15 000. Siitä joukosta esimiehiä on lähes 900. He ovat avainasemassa siinä, miten tehtävien järjestely työpaikalla onnistuu. Siksi esimiehiä ei haluta jättää yksin.

Heille on tarjolla verkkokoulutusta ja perinteistä koulutusta esimerkiksi työkykykeskustelujen käymisestä ja varhaisen tuen mallista. Työkykykoordinaattorit antavat esimiehille myös puhelinneuvontaa.

”Työkykykoordinaattorimme ovat oikea tietopankki. Heillä on näkemystä ja kokemusta siitä, millaiset ratkaisut ovat toimineet muilla työpaikoilla.”

Osaamista pitää markkinoida

Uraohjaus- ja uudelleensijoituspalvelujen asiakasmäärä on kasvanut. Satu Kuivasto ei usko, että henkilöstön työkyky olisi yhtäkkiä huonontunut. Asiakkaat vain ohjautuvat palveluihin entistä aikaisemmin.

”Työntekijät ottavat työkykykoordinaattoriin yhteyttä itse tai esimiehen kanssa. Toisinaan työterveyshuollossa vinkataan, että kannattaisi käydä koordinaattorin juttusilla”, Satu Kuivasto kertoo.

Työkykykoordinaattori keskittyy asiakkaan jäljellä olevaan työkykyyn ja osaamiseen. He täyttävät yhdessä osaamiskartoituslomakkeen, jota voi verrata CV:hen. Myös vapaa-ajalla kertynyt osaaminen tunnistetaan ja kirjataan ylös.

”Osaamiskartoitus helpottaa henkilön markkinoimista uuteen työpaikkaan. Se on lisännyt kiinnostusta rekrytoida osatyökykyisiä yli yksikkörajojen”, Kuivasto sanoo.

Kartoituksen jälkeen saatetaan todeta, että tarvitaan koulutusta. Se voi tarkoittaa jonkin osatutkinnon suorittamista tai uuteen ammattiin opiskelemista. Yhteistyö kaupungin koulutusorganisaation Tredun kanssa on avannut osatyökykyisille uusia polkuja työelämään.

Koordinaattori tienaa palkkansa

Satu Kuivasto vastaa kaupungin työkykyjohtamisen kehittämisestä. Työkykykoordinaattoritoiminta on yksi osa sitä kokonaisuutta. Hänestä on vielä liian aikaista esittää numerotietoja siitä, millaisia vaikutuksia toiminnalla on ollut.

”Uskon vahvasti, että se vähentää työkyvyttömyyskustannuksia ja lyhentää sairauslomajaksoja. Näiden kahden vuoden aikana meidän koordinaattorimme ovat takuulla tienanneet oman palkkansa. Sen uskallan sanoa.”

Kuivasto huomauttaa, että uraohjauspalvelumallin vaikutusta ihmisten elämään ei voi mitata rahassa. Se, että työelämässä pystyy jatkamaan sairaudesta tai vammasta huolimatta, on aina pieni menestystarina.