Empatia ja digitaidot auttavat etäjohtajaa onnistumaan

Osallistu

Etäkokouksen hiljaisuudessa saattaa tuntua, että puhuu mustalle aukolle. Miten esihenkilö saisi porukan keskustelemaan? Miten osoittaa empatiaa virtuaalisesti?

Etätyön lisääntyminen ja jatkuva etätyö muuttavat johtamista. Se tarkoittaa esimerkiksi, että päivittäisen ohjeistamisen sijaan mennään kohti valmentavaa johtamista, joka mahdollistaa työntekijälle enemmän vapauksia.

”Esihenkilö ei olekaan ratkaisuautomaatti, vaan hän auttaa työntekijää asettamaan tavoitteet, priorisoimaan tehtäviä ja ratkaisemaan pulmia. Se voi vaatia esihenkilöltä uudenlaista osaamista. Sosiaaliset taidot ja empatia nousevat yhä tärkeämmiksi työkaluiksi”, sanoo erityisasiantuntija, psykologi Liisa Puskala Työterveyslaitoksesta.

Puskala toimii yhtenä valmentajana Työhyvinvoinnin johtaminen -verkkovalmennuksessa. Hän on ollut kehittämässä Etäjohtamisen haasteet -valmennusta, joka koostuu kolmesta webinaarista ja keskusteluista verkossa.

Esimerkiksi nämä kuusi keinoa auttavat esihenkilöä vastaamaan etäjohtamisen haasteisiin:

1. Ole läsnä ja näytä, että välität

Kun ollaan yhteydessä verkon välityksellä, ihmisten vuorovaikutus laimenee. Siksi tarvitaan vahvistin: osoita empatiaa voimakkaammin ja laadukkaammin kuin kasvokkaisissa tapaamisissa.

Mieti sanavalintoja, kun kirjoitat – ei ”ok”, vaan ”Kiitos, tällä pääsen vauhtiin”. Käytä kokousohjelmistojen elävöittäviä emojireaktioita.

Vaikka videokamerat olisivat päällä, sekään ei auta, jos emme ole oikeasti läsnä toisillemme. Nyökyttely yhdistää myös videotapaamisissa. Läsnä voi olla perinteisessä puhelussakin.

Osoita ymmärtäväsi, millaisten asioiden kanssa johdettavasi painivat. Tee selväksi, että olet ihan aidosti heidän käytettävissään.

Empatian ytimessä on se, että tunnemme toisemme: Millaista työtä toinen tekee? Mikä siinä on hankalaa? Mitä hän tavoittelee ja mistä hän saa iloa? Jos toista ihmistä ei ymmärrä, mikään digikikka ei tepsi.

2. Järjestä aikaa kohtaamisiin

Jatkuvan etätyön aikana emme törmää toisiimme sattumalta niin kuin toimistossa. Ei ole mahdollista pysähtyä kenenkään ovelle juttelemaan ohi kulkiessaan.

Toimisiko teillä epävirallinen chattikanava heippailuun ja kannustamiseen? Huomenta voi toivottaa myös virtuaalisesti. Jättäkää toisillenne jälkiä tekemisistänne kuvin ja vaikka videotervehdyksin.

Järjestä tiimiläisillesi kahdenkeskistä aikaa. Sopisivatko teille esimerkiksi viikoittaiset kuulumistenvaihtovartit? Voisitko järjestää silloin tällöin yhteisen kävelypalaverin, vaikka puhelimessa keskustellen, jos välimatkanne on pitkä?

Säännöllisissä ja kalenteriin merkityissä kohtaamisissa on luontevaa kysyä, miten menee. Kun toinen osapuoli on tuttu, sen voi kuulla jo äänestäkin.

3. Suunnittele etäkokoukset hyvin

Verkossa toimiminen vaatii tavallista enemmän ennakkovalmistelua. Suunnittele etäkokoukset hyvin ja opettele käyttämään niitä elävöittäviä ja tehostavia teknisiä välineitä.

Muista, että kokoukset ovat aina yhteistyötilaisuuksia. Miten varmistat, että saat kaikkien mielipiteet selville? Voisivatko osallistujat kirjoittaa ideoitaan johonkin virtuaaliseen seinään?

Digivälineet on keksitty helpottamaan työtä – tee niistä ystäviäsi! Opettele asetukset ja etsi parhaita käytäntöjä aktiivisesti. Muuten tilanne muistuttaa sitä, että ottaisit käyttöön polkupyörän säätämättä sen satulaa. Ei ihme, jos polkeminen tuntuu vaikealta.

4. Huomaa pienet onnistumiset

Monien tietotyöläisten työ on aika abstraktia, ja etänä se voi typistyä paljolti tietokoneen ruudun tuijottamiseksi.

Auta työntekijää näkemään, mitä konkreettista hän on saanut aikaan. Tuo esiin, että hän on vaikkapa kirjoittanut asiakkaalle hyvän vastauksen tai työstänyt eteenpäin jotain suunnitelmaa. Pienten onnistumisten ja aikaansaamisen huomaaminen on voimavara, jota voit tietoisesti vahvistaa.

5. Vältä hiljaisuuden musta aukko

Rohkaise porukkaasi vaihtamaan ajatuksia, puhumaan ja kirjoittamaan etäkokouksissa. Vain keskustelemalla syntyy yhteisiä kokemuksia ja oppii ymmärtämään niitä, joiden kanssa töitä tekee.

Ymmärrys ei kasva, jos kaikki vaikenevat. Ole aktiivinen puheenjohtaja. Älä kysy, onko kenelläkään sanottavaa. Sen sijaan pyydä, että kaikki kirjoittavat chattiin kommentin käsitellystä asiasta.

Osallistaminen – joskus vähän pakollakin – on keino ehkäistä niin sanottua mustan aukon syndroomaa. Se tarkoittaa hiljaisuutta, joka seuraa puheenvuoroasi. Aivan kuin olisit puhunut mustalle aukolle. Jos kamerat ovat kiinni, ruudulla myös näkyy pelkkää mustaa. Pitäkää kamerat päällä ainakin pienellä porukalla kokoontuessanne.

6. Kannusta irrottautumaan työstä

Poikkeuksellisena aikana etätyö saattaa kuormittaa uusillakin tavoilla: voi tulla videoväsymystä, etätyöapatiaa ja sitä, että työn maailmaan uppoudutaan liian pitkäksi aikaa. Kannusta irrottautumaan työstä päivän päätteeksi.

Tuo esiin, ettei työpäivän aikanakaan tarvitse olla koko ajan tavoitettavissa ja koneen ääressä. Esimerkiksi lounastauon ajaksi ajatukset saa siirtää vaikkapa ruskan katsomiseen ikkunasta. Sopikaa tavoitettavuuden pelisäännöt.

Pidä mielessä, että myös esihenkilöllä on oikeus työhyvinvointiin. Järjestä omaankin kalenteriisi aikaa akkujen lataamiseen ja palautumiseen.

Aiheesta lisää:

Työhyvinvoinnin johtaminen -verkkovalmennus

Uuden oppiminen kannatteli koronan vuoksi etätöihin siirtyneiden työhyvinvointia (Työterveyslaitoksen tiedote 17.9.2020)

Torju etätyöapatia, tuunaa työtäsi paremmaksi (Jari Hakasen haastattelu Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehdessä)

Toimituksemme suosittelee

Tutustu myös:
Kommentointi (0)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Ei vielä yhtään kommenttia.

Tuoreimmat jutut

Työyhteisön kannattaa varata aikaa ja pysähtyä miettimään, mikä omassa työssä kuormittaa aivoja. Helposti vain paahdetaan eteenpäin niin, ettei työtä tarkastella yhdessä, sanoo työsuojeluvaltuutettu Tuovi Pasma.

Hän on yksi aivotyöagenteista työpaikallaan Koulutuskuntayhtymä OSAOssa, joka järjestää ammatillista koulutusta. Koulutusyksiköt sijaitsevat Oulussa, Kempeleessä, Limingassa, Muhoksella, Pudasjärvellä ja Taivalkoskella.

Pasma osallistui aivotyöagenttien valmennukseen Työterveyslaitoksen ja OSAOn kehittämishankkeessa ”Askeleet sujuvaan aivotyöhön”.

”Kun aivotyötä lähdetään kehittämään, arjen pienet teot ja yhteiset päätökset ratkaisevat”, Pasma sanoo.

Aivotyöagentti edistää sujuvaa aivotyötä

Erityisasiantuntija Kirsi Luokkala Työterveyslaitoksen aivotyöpalveluista on kouluttanut kymmeniä aivotyöagentteja. He edistävät työpaikoillaan sujuvaa aivotyötä ja hyvää kognitiivista ergonomiaa.

”Aivotyöagentti toimii esihenkilön ja työntekijöiden tukena. Hänellä on työkalut aivotyön yhteiseen kehittämiseen”, Luokkala sanoo.

Aivotyöagentit itse ovat kuvailleet rooliaan näin: tarkkailija, selvittäjä, hyvien käytäntöjen jakaja, viestin välittäjä, muutoksen tukija, muistuttaja, näkyväksi tekijä, tulkki, toimeenpanija.

Työsuojeluvaltuutettu Tuovi Pasma sanoo, että myös aivotyöagenttina hän on jokaisen työyhteisön käytettävissä. Hän auttaa, tukee, sparraa ja on mukana viemässä hyvän aivotyön käytäntöjä arkeen.

Miten turvaamme keskittymisrauhan?

Ammatillisessa koulutuksessa on ollut viime vuosina isoja muutoksia, jotka ovat kuormittaneet myös OSAOn henkilöstöä. Päivittäisessä työssä aivokuormaa kasvattavat varsinkin keskeytykset, häiriöt ja tietoon liittyvät haasteet – niin tietotulva kuin tiedon puutekin.

Sujuvan työn käytäntöjä luodaan niin sanotuissa aivotyöpajoissa. Työyhteisön kesken sovitaan esimerkiksi, miten kokouskäytäntöjä parannetaan, mitä viestintäkanavaa käytetään missäkin tilanteessa ja miten turvataan keskittymisrauha.

Tuovi Pasma tuo kognitiivisen hyvinvoinnin näkökulmaa myös lounas- ja kahvitaukokeskusteluihin – jos se tuntuu luontevalta.

”Puhun mielelläni esimerkiksi taukojen merkityksestä. Muistuttelen aivojen virkistämisestä, happihyppelyistä ja luonnon voimaannuttavasta vaikutuksesta.”

Työsuojeluvaltuutettu sopii aivotyöagentiksi

Tuovi Pasman organisaatiossa toimii parikymmentä aivotyöagenttia – henkilöstömääräkin on noin 900. Agenttien joukossa on muun muassa työsuojeluihmisiä, koulutuspäälliköitä, rehtori ja henkilöstöjohtaja.

”Jaamme kokemuksia, ideoimme ja mietimme, miten viestisimme aivotyön asioista muille.”

Aivotyöagentin rooli sopii hyvin työsuojeluvaltuutetulle. Jos Pasma ei itse olisi aivotyöagentti, hän tekisi yhteistyötä agenttien kanssa.

Nimikkeeseen ”aivotyöagentti” on työpaikalla suhtauduttu ihan myönteisesti:

”Ehkä se on herättänyt hieman hilpeyttä ja hyväntuulisuutta”, Pasma sanoo.

Siinä olisi työyhteisö, jossa voisit viihtyä. Tämä vinkki sai Pauliina Mattila-Holapan hakeutumaan Työterveyslaitokseen jo opiskeluaikana. Hän opiskeli psykologiaa ja sai vinkin harjoittelun ohjaajalta yliopistossa.

”Minulla oli tapana paneutua perusteellisesti kaikenlaisiin ilmiöihin. Ehkä siksi tutkimustyön nähtiin sopivan minulle.”

Ohjaaja oli oikeassa. Vanhempi asiantuntija Mattila-Holappa on viihtynyt työpaikassaan yhteensä 15 vuotta, eri jaksoissa. Hänelle on ominaista jäsentää monimutkaisia, vaikeaselkoisia ilmiöitä, jotka liittyvät työelämään ja mielenterveyteen.

Tavoitteena on tarjota työpaikoille keinoja, jotka edistävät sekä mielen hyvinvointia että työn sujumista. Sitä työtä hän tekee usein psykologi Elisa Valtasen kanssa.

Yhteistyö alkoi työn muokkaus -oppaasta

Ensimmäisenä opiskeluvuotena kauppakorkeakoulussa Elisa Valtaselle kirkastui, mikä häntä kiinnostaa: työhyvinvointi ja hyvä johtaminen. Hän opiskeli sekä kauppatieteiden maisteriksi että psykologiksi.

Työterveyslaitoksessa hänen tehtäviinsä on kuulunut muun muassa konsultointia, koulutusta, sparrausta ja valmennusta.

Työparin yhteistyö alkoi hankkeesta, jossa tehtiin opas työn muokkaukseen. Se keskittyy tilanteeseen, jossa mielenterveyden häiriö vaikuttaa työkykyyn. Nyt meneillään on neljäs yhteinen projekti.

Kaksikko on lähestynyt mielen hyvinvoinnin teemaa monesta näkökulmasta. Esimerkiksi Hyvän mielen työpaikka -verkkomateriaali antaa esihenkilöille keinoja mielenterveyden edistämiseen työpaikalla.

Työpariin voi luottaa kaikissa tilanteissa

Pauliina Mattila-Holapan toimipaikka on Helsingissä, Elisa Valtasen Turussa. He ovat myös eri yksiköistä. Kiinnostuksen kohteissa on paljon samaa, kuten esihenkilöiden ja työntekijöiden vuorovaikutus.

Työparin yhteistyö perustuu luottamukseen:

”Uusissakin tilanteissa voin luottaa siihen, että työskentelemme samaan suuntaan. Pauliina edustaa tutkijan näkökulmaa, minä olen enemmän kehittäjä. Täydennämme toisiamme.”

”Minulle tulee Elisan kanssa aina turvallinen olo. Hänellä on myönteistä energiaa ja taitoa viedä asioita käytäntöön.”

Mattila-Holappa toimii usein projektipäällikkönä. Työkaveri tuntee hänet siinäkin roolissa:

”Pauliinan tapa vetää projekteja on selkeä ja levollinen. Asiat edistyvät ilman turhaa hötkyilyä. Kaikki tietävät, missä mennään”, Valtanen kuvailee.

Voimistelu irrottaa ajatukset työstä

Työpari suhtautuu työhönsä tavoitteellisesti, mutta rennon luottavaisesti. Molemmat pystyvät elämään sen kanssa, että jokin asia on keskeneräinen, ennen kuin kokonaisuus hahmottuu. Haasteet virittävät, mutta onnistumisen pakkoa he eivät koe. Urheilutaustalla on osuutta asiaan.

Voimistelu on kuulunut Pauliina Mattila-Holapan elämään siitä lähtien, kun hän kolmevuotiaana meni satujumppaan. Se vaihtui ensin telinevoimisteluun ja sitten tanssilliseen voimisteluun.

”Nykyisin esiinnyn tanssillisen voimistelun näytöksissä. Joskus kilpailenkin ja osallistun voimistelun kansainvälisiin suurtapahtumiin. Olen mukana pitkän linjan voimistelijoiden ryhmässä.”

Harrastus auttaa häntä irrottautumaan työstä – niiden monimutkaisten ilmiöiden pohtimisesta. Siihen ei riittäisi pelkkä metsässä kävely.

”Voimistelumaailmassa minun ei tarvitse vastata kokonaisuudesta. Olen koreografin materiaalia ja saan eläytyä erilaisiin rooleihin.”

Juoksemiseen tuli fyysinen kaipuu

Elisa Valtanen harrasti lapsena ja nuorena pika- ja aitajuoksua. Yhdeksän vuotta sitten hän palasi lajien pariin, aikuisyleisurheilijaksi.

”Minulla oli pitkään sellainen olo, että pitäisi päästä juoksemaan kovaa. Siihen tuli oikein fyysinen kaipuu.”

Varsinkin aitajuoksu auttaa stressinhallinnassa. Laji vaatii täydellistä keskittymistä siihen, mitä on tekemässä. Urheilijoiden porukassa Valtanen nauttii liikunnan riemusta ja kehon haastamisesta.

”Toisia tsempataan ja myös pettymykset jaetaan. Kaikki treenaavat tosissaan, mutta se ei kuitenkaan ole liian vakavaa.”

Lisää työkaluja mielenterveyden tueksi

Syksyllä 2021 julkaistaan Mielenterveyden tuen työkalupakki, joka tarjoaa mielen hyvinvointia vahvistavia työkaluja työpaikoille ja työterveyshuolloille. Se on osa Työelämän mielenterveysohjelmaa.

Työkaluja on yhdeksän. Elisa Valtanen on mukana niistä kahdessa: Hyvän mielen työpaikka -esihenkilövalmennuksessa sekä Liike ja mieli -osiossa. Vapaa-ajallaan hän toimii psyykkisenä valmentajana urheilijoille ja valmentajille.

”Liikunta ja mielenterveys ovat yksi asia, jota haluan työelämässä edistää”, Valtanen sanoo.

Pauliina Mattila-Holappa tarkasteli väitöstutkimuksessaan mielenterveyden häiriöistä johtuvaa nuorten aikuisten työkyvyttömyyttä. Nyt hän on mukana muun muassa tutkimushankkeessa Mitä jos mielen hyvinvointia rakennettaisiin uudestaan?. Sekin liittyy nuoriin aikuisiin.

”Minua kiinnostaa, miten pinnalle noussut keskustelu mielenterveydestä heijastuu työpaikolle ja esimerkiksi siihen, mitä esihenkilöiltä odotetaan.”

Kuva: Sirpa Levonperä

Tunnistatko oman ammattisi vaatimukset? Tiedätkö, mikä työssäsi kuormittaa? Otatko nämä tiedot huomioon? Toimitko terveyttä ja työkykyä vahvistavalla tavalla niin töissä kuin vapaalla?

Jos vastasit kysymyksiin ”kyllä”, sinulla on hyvä työkyvyn lukutaito.

Työkyky tarkoittaa ihmisen voimavarojen suhdetta työn vaatimuksiin. Työkyvyn lukutaito on uudempi käsite.

Muutama vuosi sitten Työterveyslaitoksen tutkimusprofessori Jaana Laitinen ehdotti, että työkyvyn lukutaito otettaisiin mukaan hänen tutkimusryhmänsä silloiseen hankkeeseen.

Lähtökohtana oli terveyden lukutaito -käsite, joka on kehitetty terveyden edistämiseen. Laitinen kollegoineen määritteli, että työkyvyn lukutaito on laajempi käsite. Se sisältää myös työn, ammatin, niiden vaatimukset työkyvylle, työolot ja ihmisen toiminnan työkykynsä ylläpitämiseksi.

Unen vaaliminen on työkykyteko

Mitä työkyvyn lukutaito käytännössä tarkoittaa vaikkapa asiantuntijan työssä?

Jaana Laitisen mukaan asiantuntijatyö vaatii esimerkiksi virkeyttä, hyvää keskittymiskykyä, isojen kokonaisuuksien hallintaa ja uuden oppimista. Aikapaine, keskeytykset ja tietotulva kuormittavat ja stressaavat.

Aivot pysyvät virkeinä, kun nukkuu riittävästi. Stressi häiritsee unta. Jos ihminen jatkuvasti nukkuu huonosti, hänen luovuutensa ja toimintakykynsä eivät ole parhaimmillaan.

”Työkyvyn lukutaidon kannalta tärkein juttu asiantuntijalle voi olla se, että hän panostaa uneen – antaa sille aikaa, rentoutuu hyvissä ajoin ennen nukkumaanmenoa ja rauhoittaa myös työpäiviään”, Laitinen sanoo.

Keinoja työpäivän rauhoittamiseen ovat taukojen pitäminen, yhden asian tekeminen kerrallaan ja se, että pyytää tarvittaessa apua työkavereilta.

Vahvista niitä lihaksia, joita työ vaatii

Fyysisesti raskaassa työssä työkyvyn lukutaito voi liittyä esimerkiksi siihen, millaista liikuntaa harrastaa.

”Tutkimusten mukaan fyysisesti raskaan työn tekijät hyötyvät eniten sellaisesta liikunnasta, joka on räätälöity heille työn ja ammatin vaatimusten mukaan. Kannattaa vahvistaa niitä lihaksia, joita kyseinen työ vaatii”, Jaana Laitinen kiteyttää.

Kätilö tarvitsee voimaa varsinkin yläraajoihin ja yläselkään. Siivoojan on hyvä vahvistaa lihaksia ja kestävyyskuntoa. Rakennustyöntekijä hyötyy tasapainon treenaamisesta ja käsivoimien vahvistamisesta.

Työkyvyn lukutaidossa ei ole kyse pelkästään elintavoista. Sosiaali- ja terveysalalla ja opettajan työssä on paljon psykososiaalista kuormitusta. Silloin ”lihaksien” vahvistaminen voi tarkoittaa, että käsittelee säännöllisesti tunteitaan.

Työn näkökulma terveystarkastuksiin

Jaana Laitinen korostaa työterveyshuollon roolia työkyvyn tukemisessa. Työterveyshuollon terveystarkastuksissa työn näkökulma saisi olla punaisena lankana.

”Ajatellaan vaikka ammattikuljettajaa, jonka verenpaine on koholla. Motivaatio painon pudottamiseen tai suolan käytön vähentämiseen voi tulla siitä, että korkea verenpaine on pahimmillaan liikenneturvallisuusriski”, Laitinen sanoo.

Työn kautta puhuminen auttaa sekä työterveyshoitajaa että vastaanotolla olevaa työntekijää keskittymään oleellisiin asioihin. ”Millaista työtä teet?” on hyvä aloitus keskustelulle.

Elintapa-asiat eivät ole vain kansanterveysongelmia, vaan ne vaikuttavat ihmisen päivittäiseen jaksamiseen ja työstä palautumiseen. Terveydestä ja työkyvystä huolehtiminen on osa ammattitaitoa.

Työkyvyn lukutaitoa tarvitsevat kaikki

Työkyvyn lukutaito on yhdistelmä tietoa, ymmärrystä, motivaatiota ja käytännön valintoja, joita teemme. Se on uudenlainen näkökulma työkyvyn edistämiseen.

”Työkyvyn lukutaitoa tarvitsevat kaikki, ammatista riippumatta”, Jaana Laitinen sanoo.

Hän uskoo, että ajattelutapa voi auttaa rajaamaan liiallista työntekoa. Parhaimmillaan oivallus on tämä:

Kun työskentelen kohtuullisesti ja huolehdin hyvästä palautumisesta, pystyn myös tekemään tärkeää työtäni paremmin, terveempänä ja pidempään.