Kun suuri yritys on jatkuvassa muutoksessa, työn tekeminenkin muuttuu. On uusia työtiloja, johtajia ja toiminnanohjausjärjestelmiä. Työntekijän aivot kohtaavat uudenlaisia tilanteita, joihin sopeutua.

Turvallisuuskriittisissä työtehtävissä haaste on toisenlainen: Työntekijän pitää olla jatkuvasti valppaana, vaikka työvuorot sujuisivat rauhallisesti. Vireystila on pystyttävä säilyttämään ympäri vuorokauden.

Kuinka aivot jaksavat tällaisessa työssä? Ja miten yksi yritys voi ottaa huomioon näin erilaiset tarpeet? Näihin molempiin haasteisiin tartuttiin energiayhtiö Nesteellä, kun se aloitti Työterveyslaitoksen kanssa yhteistyön aivotyön parantamiseksi.

Tutkimukseen perustuvat faktat tarpeen

”Kun kyseessä on kehittämisorientoitunut yhtiö, muutos on jatkuvaa. Meillä Nesteellä on aina ollut johtamisessa ja tuotekehityksessä rohkeutta kokeilla uutta”, sanoo Nesteen henkilöstön kehittämisjohtaja Sanna Kauppi.

”Alun perin ideoimme tutkimuksellista hanketta siitä, miten näitä asioita voisi aivotyön osalta mallintaa. Samaan aikaan saimme tietää, että myös jalostamoissa oli herännyt kiinnostus valvomotyön kognitiivisen ergonomian selvittämiseen”, jatkaa Nesteen johtava työterveyslääkäri Anja Hallberg.

Kauppi kertoo, että pääkonttorissa Espoossa oli jo alettu pohtia, miten heidän uudistuneissa työtiloissaan pystyttäisiin säilyttämään työrauha ja tehokkuus tai miten niitä pystyttäisiin parantamaan.

”Tarvitsimme tutkimukseen perustuvia faktoja. Siksi kiinnostuimme kognitiivisesta ergonomiasta”, Kauppi summaa.

Ihmisen kyvyt asettavat reunaehdot

Hyvä kognitiivinen ergonomia tarkoittaa sujuvaa aivotyötä, jossa aivot eivät kuormitu liikaa. Aivotyön pitää olla ihmisen mittaista.

”Ihmisen tarkkaavaisuus sekä kyvyt muistaa ja ajatella asettavat reunaehdot työn ja tekniikan vuorovaikutukselle. Lähtökohtana meidän pitää tunnistaa, millaisia vaatimuksia aivoille työssä on ja mitkä ovat ne asiat, jotka aivoja kuormittavat”, kertoo psykologian tohtori ja Työterveyslaitoksen johtava tutkija Virpi Kalakoski.

”Juuri tähän me Nesteellä törmäsimme. Digitalisaation myötä haemme tehokkuutta toimintaamme, mutta meidän pitää ymmärtää työn tekemisen kokonaisuutta ihmisten näkökulmasta”, Sanna Kauppi sanoo.

”Tietoa ja dataa on niin paljon, että henkilökohtainen kapasiteetti aivoissa ei riitä, vaan tarvitsemme digitaalista kapasiteettia avuksi. Miten selviämme tästä niin, että säilytämme työn hallinnan tunteen?” Anja Hallberg huokaa.

Johtajan into vie eteenpäin

Nesteellä oli tapahtunut paljon lyhyessä ajassa:

Parin vuoden aikana pääkonttorin tilat olivat muuttuneet kerros kerrokselta. Oli tullut uudet yhteistyöskentelytilat ja erikokoisia työskentelytiloja kokouksia ja projekteja varten. Oli otettu käyttöön uudet digitaaliset työkalut ja uudistettu intra. Samalla työn tekemisen tavat olivat muuttuneet.

”Taustalla oli koko toimintatilan ja -tavan muutos. Tarve aivotyön kartoittamiseen oli selkeä”, henkilöstön kehittämisjohtaja Sanna Kauppi muistelee.

Nesteellä ryhdyttiin tuumasta toimeen, ja yhteistyössä Työterveyslaitoksen kanssa alettiin selvittää aivotyön tilaa. Ensimmäisenä vaiheena oli kartoittaa, mitkä asiat aivotyössä kuormittavat ja mitkä innostavat.

”Tämä kokonaisuus osui hyvään saumaan, sillä meillä oli osana isompaa johtajakoulutusta menossa luotettavuuteen ja turvallisuuteen liittyvä kehityshanke. Kognitiivinen ergonomia oli luontevaa yhdistää siihen. Oli ilo huomata, että kun kyseisen organiaation johtaja oli itse viemässä asioita eteenpäin, ne etenivät nopeasti”, Kauppi sanoo.

Työterveyshuolto sai tärkeää tietoa

Aivotyön lähtötilanne kartoitettiin aivotyökyselyllä Nesteen pääkonttorissa Espoossa sekä jalostamoilla Porvoossa ja Hollannissa.

”Saimme palautetta, että kerrankin oli kysely, jossa oli järkevät ja relevantit kysymykset, jotka koskettivat juuri omaa työtä ja tilannetta”, johtava työterveyslääkäri Anja Hallberg sanoo.

Hallberg kertoo, että työterveyshuolto sai todella arvokasta tietoa aivotyökyselyn avulla. Se paljasti haasteita ja työssä kuormittavia asioita.

”Tämän aivotyökyselyn hyvä puoli oli se, että selvisi myös, mitä asioita tapahtuu usein ja mikä on energisoivaa. Pystyimme tulosten perusteella kehittämään työterveyden toimintaa oikeisiin osa-alueisiin.”

Rohkeutta pelisääntöjen noudattamiseen

Nesteellä on tehty Consider colleague -ohjeet siihen, miten yhteisissä tiloissa työskennellään. Jokaiselle tilalle on annettu omat käyttötarkoituksensa ja kyseisiä tiloja koskevat käytöskoodinsa.

Nyt tarkoituksena on juurruttaa keskeytyksiin ja häiriöihin liittyvät käytössäännöt arkeen yhtä tiiviisti kuin Nesteen turvallisuuteen liittyvät pelisäännöt jo ovat juurtuneet.

”Jos kuka tahansa näkee meillä jotain, mikä ei ole turvallista, hänen kuuluu keskeyttää työ. Esimerkiksi jos näkisin vaikka ikkunanpesijän ilman turvavaljaita, puuttuisin asiaan välittömästi”, Sanna Kauppi kertoo.

”Samalla lailla haluamme nyt rohkaista jokaista työtiloihin liittyviin yhteisiin pelisääntöihin.”

Pienillä teoilla on suuri vaikutus

Loppujen lopuksi aivoja kuormittavat melko pienet asiat ja vastaavasti pienillä korjausliikkeillä voi olla suuri vaikutus.

”Aivotyössä kuormittavat asiat osoittautuivat yllättävän konkreettisiksi: mistä esimerkiksi löytyvät oikea tieto ja ajantasaiset ohjeet? Päätuloksena meillä tosiaan oli, että eniten kuormittavat ristiriitaiset ohjeet, melu ja häly sekä multitasking eli useiden tehtävien hoitaminen yhtä aikaa”, Anja Hallberg sanoo.

Työterveyslaitoksen Virpi Kalakoski muistuttaa, että näihin asioihin voi puuttua yksinkertaisillakin keinoilla, jotka liittyvät työskentelytapoihin ja johtamisen käytäntöihin.

Tauot auttavat palautumaan

Virpi Kalakoski kertoo, että jos kuormitus aivotyössä on jatkuvaa, palautuminen nousee tärkeäksi kehittämiskohteeksi.

”Palautumisen hetkiä voi olla myös työpäivän sisällä. Kun ajatustyö jumittaa, pieni tauko auttaa näkemään asian uudessa valossa ja saa työn taas sujumaan.”

”Meillä Nesteellä palautuminen on nyt nostettu tärkeäksi teemaksi”, Anja Hallberg huomauttaa.

Nesteen kaltaisessa isossa talossa aivotyön parantamiseksi tehtävä työ ei ole koskaan valmis. Aivotyökysely halutaan tehdä tiiviimmässä muodossa uudelleen.

”Otimme palautumiseen ja kuormittumiseen liittyviä kysymyksiä mukaan meidän kvartaaleittain tehtävään sisäiseen kyselyymme, jolla voimme mitata työyhteisön pulssia”, Hallberg sanoo.

Yllättävät tilanteet sotkevat suunnitelmia ja vaikeuttavat työn etenemistä. Toisinaan ne ovat myönteisiä ja tuovat työhön jotain uutta ja arvokasta. Silloin yhteensattumat voivat johtaa luoviin ratkaisuihin.

”Kyse on esimerkiksi siitä, että työn arjessa ihmisiä tai asioita kohdataan ihan sattumalta, jotain osuu silmien eteen tai keskustelu ajautuu yllättäville raiteille”, sanoo vanhempi asiantuntija Minna Toivanen Työterveyslaitoksesta.

Eräs asiantuntija kertoo ilmiöstä näin:

Keskustelin kollegan kanssa kevyttä liikennettä koskevasta tutkimushankehakemuksesta. Rönsyilimme sitten juttelemaan juniorijalkapallosta. Olimme huolissamme siitä, että lapset ja nuoret eivät liiku riittävästi. Totesimme äkkiä, että tätähän meidän pitäisi tutkia. Yhdistetään liikenne ja liikunta. Etsimme tutkimuskonsortioon täydentävää asiantuntemusta, haimme rahoitusta ja saimme sen.

Sitaatti on kyselystä, joka liittyy Toivasen johtamaan Yhteensattumia-hankkeeseen. Siinä tunnistetaan myönteisten sattumien paikkoja asiantuntijatyöpaikoilla ja kehitetään työpaikkojen valmiuksia tarttua yllättäviin mahdollisuuksiin.

Kyselyyn vastasi yhteensä 1290 jäsentä Luonnon-, ympäristö- ja metsätieteilijöiden liitosta Loimu ry:stä sekä Yksityisalojen esimiehet ja asiantuntijat YTY:stä.

Puuttuva palanen löytyi kahvitauolla

Yhteensattumia-kyselyyn vastanneista 54 prosenttia ilmoitti kohtaavansa työssään usein hyödyllistä tietoa, ideoita tai asioita, joita ei sinänsä ollut etsimässä.

Kollega kertoi kahvitaukokeskustelussa mittauslaitteesta, jonka oli nähnyt asiakkaan luona aivan toisenlaisessa tehtävässä. Tarkentavien kysymysten jälkeen havaitsimme sen soveltuvan myös omaan, tähän asti ratkaisemattomaan mittaustehtäväämme.

Onnekkaita löytöjä voi tehdä erilaisissa paikoissa. Kyselyn vastauksissa oman työpaikan epämuodolliset kohtaamiset nousivat tärkeimmäksi myönteisten sattumien paikaksi. Moni mainitsi myös netissä surffailun sekä työpaikan ulkopuoliset koulutukset, tapahtumat ja tapaamiset.

Luin Facebookista entisen tutkimusryhmäkollegani päivityksen hänen tuoreesta tieteellisestä julkaisustaan. Artikkelista sain uuden, erilaisen näkökulman pohtimaani ongelmaan, mikä auttoi ratkaisun ideoimisessa.

Tehdasvierailulla asiakkaan luona. Pääaihe oli ihan muualla, mutta ohi kulkiessa havaitsin mielenkiintoisen ratkaisun kolahdusmelun vähentämiseksi.

Ajatukset tarvitsevat aikaa vaeltaa

Minna Toivasen mukaan onnekkaita sattumia ei voida tuottaa ja hallita. Niille voidaan kuitenkin luoda suotuisia olosuhteita:

Työntekijän on hyvä olla avoin uusille asioille ja näkökulmille, irtautua välillä rutiineista ja mennä esimerkiksi rohkeasti uusien ihmisten pariin. Tarvitaan myös hetkiä, jolloin ajatukset saavat vaeltaa.

Työyhteisössä esimerkiksi psykologisesti turvallinen ilmapiiri tukee luovaa ajattelua, innovointia ja riskien ottamista. Toivanen kannustaa työpaikkoja järjestämään aikaa ja tilaa uuden kohtaamiselle ja kokeiluille.

Hyvä idea ei mahdu kiireiseen työpäivään. Korkeakoululle on varsin tyypillistä, että flow kuolee kehtoonsa jatkuvien keskeytysten ja ylenpalttisen byrokratian vuoksi.

”Yksittäinen työntekijä voi saada uudenlaisen idean, mutta se, mitä siitä seuraa, on sidoksissa työpaikan käytäntöihin ja ilmapiiriin”, Toivanen kiteyttää.

Työurajohtaminen tarkoittaa sitä, että työntekijöiden yksilölliset elämäntilanteet ja uran eri vaiheet huomioidaan työssä. Työurajohtaminen painottaa työntekijöiden omaa aktiivisuutta omien urasuunnitelmien tekemisessä ja toteuttamisessa.

Esimiehet ja HR-ammattilaiset voivat tarjota työntekijöille tukea ja käytännön ratkaisuja. Työpaikalla eri uravaiheissa olevia ryhmiä ovat esimerkiksi nuoret työntekijät, ikääntyvät työntekijät ja perhevapaalta palaajat.

Työterveyslaitos on koonnut työurajohtamisen työkalut Työurajohtamisen työkalupakkiin. Kysyimme palvelukokonaisuuden yhdeltä kehittäjältä, johtaja Salla Toppinen-Tannerilta, mistä työurajohtamisessa on kysymys:

1. Miten työnantaja hyötyy työurajohtamisesta?

Työurajohtaminen korostaa työntekijän omaa roolia. Ennakoiva ja työntekijän aktiivisuutta tukeva lähestymistapa vähentää tutkitusti työkyvyttömyyden riskiä erityisesti mielenterveyssyistä ja vahvistaa työntekijöiden henkisiä voimavaroja, tulevaisuuteen suuntautumista ja työn imua.

Kun työntekijät otetaan mukaan työuransa suunnitteluun, vahvistetaan heidän omaa motivaatiotaan työhön ja työuraan liittyviin tavoitteisiin.

Nämä myönteiset seuraukset edistävät työssä jaksamista ja jatkamista. Siksi myös työnantaja hyötyy työurajohtamisesta.

2. Mikä on esimiehen rooli työurajohtamisessa?

Työurajohtaminen auttaa esimiestyössä. Se auttaa tunnistamaan työuran eri vaiheita ja huomioimaan yksilöllisiä elämäntilanteita.

Esimiehellä on keskeinen rooli erityisesti silloin, kun hän kohtaa työuramenetelmien ryhmissä voimaantuneita työntekijöitä ja tukee heidän urasuunnitelmiaan.

Esimiehille voidaan myös järjestää koulutusta siitä, miten työntekijöiden kanssa käydään vuoropuhelua ja miten työpaikan käytännöistä jaetaan tietoa.

3. Mikä on HR-ammattilaisen rooli työurajohtamisessa?

HR-ammattilaiset pystyvät kytkemään työurajohtamisen periaatteet ja menetelmät työpaikan prosesseihin, ohjelmiin ja suunnitelmiin sekä henkilöstön koulutukseen.

Näin työurajohtaminen saadaan osaksi työpaikan jatkuvaa toimintaa. Työurajohtamisen menetelmien toteuttamiseen voidaan kouluttaa ohjaajiksi työpaikan HR-ammattilaisia tai työsuojelu- ja luottamushenkilöitä.

4. Kertoisitko esimerkin siitä, mitä hyvä työurajohtaminen käytännössä tarkoittaa?

Eräässä teollisuusyrityksessä oli tehty organisaatiomuutoksia, ja sen liiketoiminta oli kansainvälistynyt. Työnkuvat olivat muuttuneet ja kuormittavat työmatkat lisääntyneet. Osalla työntekijöistä työtyytyväisyys oli heikentynyt.

Yritys halusi säilyttää ammattitaitoisen työvoimansa. Se päätti tarjota yhdessä työterveyshuollon kanssa osalle työntekijöistä mahdollisuuden osallistua Työuran uurtaja® -ryhmään. HR rekrytoi ryhmäläiset, joiden osallistumiselle oli lähiesimiesten suostumus.

Ryhmässä keskusteltiin osallistujien vahvuuksista, tavoitteista, haasteista ja kehittymistarpeista. Osallistujat kokivat tärkeiksi erityisesti omien vahvuuksiensa tunnistamisen ja sen miettimisen, miten niitä voisi entistä paremmin hyödyntää työssä.

Jotkut ryhmäläisistä olivat jo hieman kyllästyneitä työtehtäviinsä ja etsivät väyliä uusiin ja haastavampiin tehtäviin joko nykyisessä työpaikassaan tai muualla. Ryhmässä keskusteltiin paljon myös ajanhallinnan ja palautumisen haasteista.

Osallistujat jakoivat kokemuksiaan, kannustivat toisiaan ja harjoittelivat esimerkiksi sitä, miten omista tavoitteistaan kannattaa keskustella esimiehen kanssa. Jokainen osallistuja teki itselleen lähitulevaisuutta koskevan suunnitelman uranhallinnan ja hyvinvoinnin edistämiseksi. Suunnitelmasta keskusteltiin esimiehen kanssa viimeistään seuraavassa kehityskeskustelussa.

5. Millaiset asiat nousevat esiin työuran keskivaiheilla?

Työuran keskivaiheilla moni pysähtyy pohtimaan omaa työtään, hyvinvointiaan ja elämää yleisemminkin. Voi olla, että saman työnantajan palveluksessa on vierähtänyt pitkäkin aika.

Kun omaa työuraansa katselee eteen- ja taaksepäin, tulevaisuuden tavoitteita pystyy tarkastelemaan eri näkökulmista. Jotkut ehkä miettivät, mitä kaikkea vielä haluaa tehdä, oppia ja kokeilla. Yksi vaihtoehto on alan vaihtaminen. Toisilla päällimmäinen ajatus voi olla se, miten jaksaisi vielä toisen puoliskon työuraa. Osa etsii sitä ”viimeistä” työpaikkaa ja suunnittelee jo eläkkeelle jäämistäkin.

Jonkinlainen keskiuran katsaus olisi hyväksi kaikille. Silloin arvioidaan omaa työuraa: Mitkä asiat omassa työssä ovat hyvin? Mitkä vaativat parantamista? Mikä työssä motivoi?

Pohdinnan seurauksena voi esimerkiksi havaita, että osaamista kannattaa päivittää. Myös oman tehtävänkuvan laajentaminen tai työpaikan – jopa alan – vaihtaminen voi olla helpompaa opiskelun kautta.

Jos perheessä on lapsia, perhetilannekin muuttuu lasten kasvaessa. Työlle ja omille harrastuksille voi olla taas enemmän aikaa.

6. Miten kehittyy hyväksi työurajohtajaksi?

Hyvä työurajohtaminen edellyttää, että osaa kuunnella ja olla läsnä työntekijöille, jotka ovat eri vaiheissa työuraansa ja elämäänsä. Esimies on tukena, kun he itse aktiivisesti miettivät työuraansa liittyviä tavoitteita.

Esimies tuo keskusteluun ja työn suunnitteluun vastineeksi omaa näkemystään työpaikan tavoitteista sekä työkaluja siihen, miten työntekijän tavoitteet sovitetaan yhteen työpaikan tavoitteiden kanssa.

Työurajohtamisen periaatteet omaksunut esimies ymmärtää, että ihmisellä on työn lisäksi muutakin elämää. Tietämys työuran eri vaiheista auttaa esimiestä hahmottamaan oman henkilöstön rakennetta sekä osallistumaan tarvittavien toimenpiteiden suunnitteluun ja toteutukseen.

Työurajohtamisen näkemykset voi liittää osaksi omaa toimintatapaa osaamisen, kokemuksen ja palautteen kautta. Viime kädessä kysymys on hyvästä johtamisesta.