Esimies, huolestuttaako työntekijän vointi tai jaksaminen? Näin otat asian puheeksi

Osallistu

”Mielen hyvinvoinnista saisi tulla työpaikoilla arkipäiväinen puheenaihe. Asenteella ja sanavalinnoilla on kuitenkin väliä”, sanoo Pauliina Mattila-Holappa Työterveyslaitoksesta.

Työntekijä ei enää suoriudu työstään niin kuin ennen. Hän on vetäytynyt erilleen muusta työporukasta. Työntekijä on ollut alakuloinen tai poikkeuksellisen väsynyt. Hänen kykynsä keskittyä työhön on selvästi heikentynyt.

Esimerkiksi tällaiset muutokset työntekijän käyttäytymisessä voivat herättää esimiehen huolen: Mistä oikein on kysymys? Liittyykö ongelma työhön vai muuhun elämään? Onko tilanne ohimenevä vai pysyvä?

”Muutoksen havaitseminen ja huoli riittävät siihen, että asiasta on hyvä keskustella”, sanoo erityisasiantuntija Pauliina Mattila-Holappa Työterveyslaitoksesta.

Hänen mukaansa kiinnostus työntekijän hyvinvointia kohtaan on osa esimiestyötä. Se, että kuulumisia kysellään säännöllisesti ja ilman erityistä huolta, synnyttää luottamusta ja vahvistaa puheyhteyttä. Silloin hankalistakin asioista on luontevampaa jutella.

Onko “turvallisia” kysymyksiä?

Pauliina Mattila-Holappa johtaa hanketta Hyvän mielen työpaikka – työkalupakki esimiehille. Sen tavoitteena on lisätä esimiesten osaamista mielenterveyden edistämisessä työpaikoilla ja tarjota siihen menetelmiä. Lopputuloksena valmistuu esimiehille suunnattu verkkosivusto.

Keväällä esimiehille järjestettiin työpaja, jossa etsittiin esimiestyön kannalta keskeisiä kysymyksiä mielen hyvinvoinnista. Osallistujat kaipasivat kättä pidempää varsinkin puheeksi ottamiseen. He pohtivat, mitä ylipäätään voi kysyä ja onko olemassa ”turvallisia” kysymyksiä.

Mattila-Holappa sanoo, että esimiehelle ja työpaikalle kuuluvat työhön liittyvät asiat. Jos joku esimerkiksi vetäytyy kanssakäymisestä niin, ettei yhteistyö suju, asia vaikuttaa työntekoon. Esimies saa myös ottaa esiin huolensa terveysongelmasta.

Keskustelua voi ehdottaa vaikkapa näin: Olen ajatellut työssä jaksamistasi. Haluaisin keskustella kanssasi, ja voisimme varata tapaamiselle ajan.

Kuuntele enemmän kuin puhut

Esimiehen ja työntekijän kahdenkeskisen keskustelun lähtökohdaksi sopivat ne konkreettiset asiat, jotka ovat saaneet esimiehen huolestumaan:

  • Työsi taitavat olla myöhässä aikataulusta. Olen miettinyt, mistä se voisi johtua ja miten voisin auttaa.
  • Et ole viime viikkoina osallistunut yhteisiin tapaamisiin. Haluaisin kuulla, miten voit.

Esimiehen kannattaa puhua minä-muodossa, kertoa havaintonsa ja kysyä, miten työntekijä näkee asian. Esimiehen ei pidä esittää oletuksiaan eikä ehdottaa mahdollisia diagnooseja.

”Tarkoitus on pohtia yhdessä, miten työ sujuisi vastedes entistä paremmin. Ymmärtämään pyrkivä ja ratkaisuja etsivä asenne on tärkeä”, Pauliina Mattila-Holappa huomauttaa.

Keskusteluissa nämä lähestymistavat on koettu hyviksi:

  1. Ilmaise huolesi – älä syytä työntekijää.
  2. Ole ystävällinen.
  3. Suhtaudu kunnioittavasti.
  4. Tuo esiin, että olette yhdessä etsimässä ratkaisua.
  5. Älä oleta, vaan kysy.
  6. Kytke keskusteluun työntekijän omat tavoitteet.
  7. Kuuntele enemmän kuin puhut.

Käytä työhön liittyviä arkikielen sanoja

Pauliina Mattila-Holappa toivoo, että mielen hyvinvoinnista tulisi työpaikoilla arkipäiväinen puheenaihe. Sanavalinnoilla on kuitenkin väliä:

”Diagnooseista tarvitsee puhua työssä lähinnä vain silloin, kun käsitellään sairauteen ja kuntoutukseen liittyviä etuuksia.”

Kun esimies keskustelee työntekijän jaksamisesta, hän voi lääketieteellisten termien sijaan kuvata havaintojaan arkikielen sanoilla. Käyttökelpoisia ilmaisuja ovat esimerkiksi keskittyminen, jaksaminen, väsymys, uupuminen, alakuloisuus, ärtyneisyys, vetäytyminen ja aloitekyky.

Perhekriisi, motivaatiopula vai terveysongelma?

Kun työntekijä näyttää voivan huonosti tai hänen käyttäytymisensä muuttuu, taustalla voi olla monenlaisia syitä: kyse voi olla esimerkiksi osaamisen tai motivaation puutteesta tai vaikeasta elämäntilanteesta, kuten perheenjäsenen sairaudesta, huolia aiheuttavasta taloudellisesta tilanteesta tai lapsen kouluvaikeuksista.

Keskustelussa voi selvitä myös, että ongelmien taustalla on työhön liittyviä epäkohtia, kuten liiallinen työmäärä, epäselvät tavoitteet, ristiriidat työyhteisössä tai kiusatuksi joutuminen. Sellaisiin asioihin puuttuminen on esimiehen vastuulla.

”Jos kyseessä on mielenterveyteen liittyvä asia, on mahdollista, että työntekijä saa jo hoitoa sairauteensa, mutta lisäksi tarvitaan järjestelyjä työssä. Joskus taas ajatus terveysongelmasta on työntekijälle uusi”, Pauliina Mattila-Holappa sanoo.

”Silloin esimies voi ehdottaa työntekijälle ajan varaamista työterveyshuoltoon ja terveydentilan selvittämistä. Esimies ja työntekijä voivat myös yhdessä olla yhteydessä työterveyshuoltoon.”

Marja Sarkkinen MaSarkkinen

Lisää tietoa:

Työterveyslaitoksen Hyvän mielen työpaikka – työkalupakki esimiehille -hankkeessa tehdään esimiehille suunnattu verkkosivusto. Se julkaistaan vuonna 2020.

Työn muokkauksen keinot, kun mielenterveyden häiriö vaikuttaa työkykyyn -opas (Työterveyslaitos, 2018)

Työterveysneuvottelu – ratkaisuja työhön -oppimisohjelma (Työterveyslaitoksen sivuilla)

Toimituksemme suosittelee

Tutustu myös:
Kommentointi (5)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Kommentit (5)

T |

Ei se isoa firmaa kiinnosta. Otetaan vaan uusi työntekijä ja ajetaan sekin loppuun.

Jooma |

Juttu herätti hämmentäviä ajatuksia, ikäänkuin ihmisen tulisi aina olla täysi iskussa, kait jokaisen ihmisen elämään kuuluu myös työkyvyn vaihtelu, ilman että siitä pitää tehdä numeroa?

Eläkeukko |

Pehmytjohtamista, näitä on ollut onneksi ennenkin

Pauliina Mattila-Holappa |

Vastauksena nimimerkille Jooma. Nostat esiin tärkeän asian. Olen täysin samaa mieltä siitä, että elämään kuuluu työkyvyn vaihtelu, ja kaikkien tehokkuus vaihtelee päivittäin ja viikoittain. Ajattelisin, että artikkelin ajatukset koskevat tilannetta, jossa esimiehelle herää selkeä huoli työntekijän voinnista tai työn sujumisesta, ja hän arvioi että tilanne ylittää kaikille ”tavallisen” työkyvyn vaihtelun. Kysymättä esimies ei välttämättä esimerkiksi tiedä, onko kyse työhön liittyvästä epäkohdasta. Yst. terv. Pauliina Mattila-Holappa, Hyvän mielen työpaikka -hanke

Elisa Valtanen |

Hei, kiitos kommentistasi T. Työelämän tehokkuuden ja tuottavuuden vaatimusten paineissa voi tosiaan joskus tuntua, että ihmisillä ei ole väliä ja että he olisivat helposti korvattavissa. Työntekijöiden hyvinvoinnista ja työkyvystä huolehtiminen kuitenkin kannattaa. Työntekijä, joka kokee olevansa arvostettu ja tärkeä, on usein myös sitoutunut ja motivoitunut työssään. Lisäksi se, miten työntekijää kohdellaan työkyvyn vaihdellessa, kertoo työpaikan arvoista myös muille - yhden kohtelu vaikuttaa kaikkiin. Huolenpito voi vähentää myös sairauslomien, sijaisten hankkimisen, rekrytoinnin ja perehdyttämisen aiheuttamia kustannuksia. Toivomme kaikille työpaikoille kiinnostusta työntekijöiden hyvinvointiin – siihen on niin taloudelliset kuin inhimilliset perusteet.

Terveisin
Elisa Valtanen
Psykologi, Työterveyslaitos
Mukana Hyvän mielen työpaikka - työkalupakki esimiehille -hankkeessa

Tuoreimmat jutut
Työterveyspsykologi Johanna Välimäki Työterveyslaitoksesta sanoo, että ammattilaisen ja asiakkaan vuorovaikutus on harvoin tasavertaista ja vastavuoroista. Juuri se on omiaan synnyttämään tunnekuormitusta. Ajatellaan vaikka hierojaa, jonka vastaanotolle tulee selkäjumista kärsivä asiakas. Rentouduttuaan asiakas alkaa kertoa raskaasta elämäntilanteestaan. Hieroja ei välttämättä ole tilanteessa ihan vapaana omana itsenään. ”Vaikka työntekijä olisi tosi väsynyt eikä millään jaksaisi olla sinä päivänä töissä, hän ei voi näyttää sitä asiakkaalle. Tunteiden hillitseminen vie voimia”, Välimäki sanoo. Hänen mukaansa rooliodotukset lisäävät kuormitusta. Työntekijän odotetaan ehkä olevan hyvin empaattinen ja aurinkoinen ja ottavan vastaan kaiken, mitä asiakas sanoo. Tunnekuormitus latistaa tunteita Tunnekuormitus on yksi asia, jota käsitellään Työterveyslaitoksen julkaisemissa Pötki pitkälle! -suosituksissa. Tietopaketti antaa keinoja työn kuormitustekijöiden hallintaan varsinkin sosiaali- ja terveysalan yrittäjille ja työntekijöille. Keinot sopivat myös muille. Tavoitteena on lievittää fyysistä, psykososiaalista, kognitiivista ja eettistä kuormitusta. Johanna Välimäki on ollut mukana laatimassa suosituksia. Hän sanoo, että ihmisten kanssa työskentelevien on hyvä tiedostaa tunnekuormitus ilmiönä. ”Muuten tunnekuorma…

Jokin uusi asia alkaa pyöriä mielessä. Se voi olla vaikka sana, joka toistuu ihmisten puheissa ja tuntuu liittyvän tähän aikaan. Ajatukset palaavat asiaan suorastaan häiritsevästi. Pitää selvittää, mistä siinä on kyse.

Minna Toivasen tutkimusideat syntyvät tyypillisesti näin. Hän kirjoittaa muistiin pieniäkin ajatuksia, joita herää vaikkapa tutkimushaastatteluja tehdessä. Meneillään oleva tutkimus on monesti poikinut aiheen seuraavaan.

”On ihana lähteä suunnittelemaan jotain täysin uutta. Silloin saa ideoida ja temmeltää vapaasti.”

Toivanen työskentelee vanhempana asiantuntijana Työterveyslaitoksessa. Hän uppoutuu työelämän uusiin ilmiöihin usein erityisasiantuntija Kirsi Yli-Kaitalan kanssa.

Kohti yhteiseksi koettua työelämää

Kasvatustieteilijä Minna Toivanen aloitti Työterveyslaitoksessa noin 20 vuotta sitten. Sosiologi Kirsi Yli-Kaitala on ollut talossa kymmenisen vuotta – siitä lähtien, kun heidän ensimmäinen yhteinen projektinsa alkoi.

Yhteiset tutkimukset ovat liittyneet muun muassa työyhteisön monimuotoisuuteen, ajanhallintaan ja psykologiseen turvallisuuteen.

”Työelämä saisi olla nykyistä yhdenvertaisempaa ja yhteisöllisempää. Haluamme tuottaa ihmisille uusia oivalluksia ja näkökulmia”, Toivanen sanoo.

Heillä on selkeä työnjako: Toivanen suunnittelee, koordinoi ja johtaa hankkeita ja on enemmän tutkijan roolissa. Yli-Kaitalan vahvuus on tiedon yleistajuistaminen ja levittäminen. Hän kirjoittaa käytännönläheisiä oppaita, luennoi, viestii ja valmentaa työyhteisöjä hankkeiden aiheista.

Ajanhallinta on koko työyhteisön asia

Tutkimuksista varsinkin Työsuojelurahaston rahoittamat ”AikaJärjestys asiantuntijatyössä” ja ”Yhteensattumia” ovat olleet molemmille henkilökohtaisesti tärkeitä. Niissä on saanut toteuttaa itseään.

Asiantuntijoiden ajanhallintaa tarkastellut tutkimus lähestyi aihepiiriä uudella tavalla:

“Tein hankkeessa ajanhallintaoppaan. Ajanhallinnasta oli olemassa valtavasti oma-apuoppaita, jotka oli kirjoitettu yksilön näkökulmasta. Me otimme mukaan työyhteisön näkökulman”, Kirsi Yli-Kaitala kertoo.

Hän vetää Työterveyslaitoksen Aika & fokus -verkkovalmennusta, joka perustuu tutkimustietoon. Työn merkitys tulee esille, kun kuulee, että valmennuksesta on työpaikoilla konkreettista hyötyä.

Yhteensattumia-tutkimus nosti esiin psykologisen turvallisuuden arvon työyhteisöille. Senkin hankkeen tuotoksena julkaistiin opas – Pelotta töissä.

Työtä saa tehdä levollisin mielin

Minna Toivaselle on tärkeää, että hänen tuottamansa tieto ei mene pelkästään tutkijayhteisölle, raportteihin ja tieteellisiin artikkeleihin.

”Siksi arvostan niin paljon Kirsin työtä tiedon levittämisessä ja hänen tekemiään oppaita. Ne on tarkoitettu tavallisille työntekijöille.”

”Yhteistyö Kirsin kanssa on mutkatonta ja hauskaa. Tykkään hänen ajattelustaan todella paljon. Hän ei tee asioita niin kuin aina ennenkin, vaan lähtee etsimään uusia tapoja.”

Kirsi Yli-Kaitala kuvailee työkaveriaan mahtavaksi projektipäälliköksi. Isotkin kokonaisuudet etenevät sulavasti ja ilman hätiköintiä.

”Hankkeissa ei ole kiireen tuntua. Kun puikoissa on hyvän ajanhallinnan omaava ihminen, kaikille tulee levollinen fiilis.”

Tiivis työhuoneyhteisö antaa voimaa

Tutkijoilla on ikävä Helsingin Töölössä sijaitsevaa työhuonettaan ja erityisesti huonekavereitaan. Ennen koronaa kuuden hengen porukasta ehti muodostua tiivis yhteisö.

”Meillä oli kauhean kivaa, paljon huumoria ja pieniä rupatteluhetkiä. Kaipaan myös sitä, että saan esittää kysymyksiä muutenkin kuin kirjoittamalla viestin tai soittamalla”, Kirsi Yli-Kaitala sanoo.

Hän ja Minna Toivanen istuvat töissä selät vastakkain. Toisen mielipidettä on helppo kysyä koputtamalla olalle: Miltä tämä kuulostaa? Onko suunta oikea? Mitä tekisimme tämän asian kanssa?

”Kun minulla on jokin ajatus, joka on epäselvä vielä itsellenikin, saatan höpistä siitä Kirsille. Hän nappaa nopeasti kiinni ajatuksesta ja pääsee jyvälle. Se auttaa minua eteenpäin”, Toivanen sanoo.

Pahentaako viestintä infoähkyä?

Molempien mielestä tutkijan kuuluu viestiä tutkimuksensa tuloksista. Oikea tapa ja muoto kuitenkin mietityttävät:

”Välillä tulee epätoivoinen olo. Sosiaalinen media on täynnä kaikkea. Haluaako sinne syytää vielä lisää tavaraa? Jaksaako kukaan lukea raportteja, tiedotteita, esitteitä ja mainoksia tai katsoa videoita”, Minna Toivanen pohtii.

Tulevaisuudessa hän haluaisi selvittää työn ydintä. Esimerkiksi asiantuntijan aika voi kulua tehtäviin, jotka tuntuvat turhilta tai muille kuuluvilta. Epäsopivasta tehtävästä on kyse vaikkapa silloin, kun professori joutuu huolehtimaan kopiokoneen toimivuudesta.

Toivasta kiinnostaa, miten työn ytimen löytää ja miten sitä voi kirkastaa. Olisiko siinä seuraavan tutkimuksen aihe?

Kuva: Sirpa Levonperä

Noin vuosi sitten Jie Li aloitti uudessa työpaikassa, Työterveyslaitoksessa. Kyse oli sosiaalipsykologian yliopisto-opintoihin liittyvästä harjoittelusta. Työkaverit vinkkasivat, että heillä on talossa sählyporukka.

Pelivuoro oli tiistaisin aamukahdeksalta. Lähes tunnin matka kotoa urheiluhalliin tarkoitti, että kello piti laittaa herättämään kuudelta. Se tuntui todella aikaiselta.

”Pakko sinne on mennä verkostoitumaan”, Li ajatteli.

Vasta myöhemmin hän tunnisti, että kokemus kytkeytyi ilmiöön nimeltä FOMO. Lyhenne tulee sanoista ”fear of missing out”. Se suomennetaan yleensä paitsi jäämisen peloksi.

Nykyisin Li työskentelee Työterveyslaitoksessa väitöskirjatutkijana. Hän on mukana tutkimushankkeessa Työstä mieltä ja mielenterveyttä – eri sukupolvet työelämän aallokoissa. Siinä tarkastellaan varsinkin nuorten aikuisten työhyvinvointia.

Some vahvistaa ikävää tunnetta

FOMO-ilmiö yhdistetään yleensä nuoriin ihmisiin. Tunne paitsi jäämisestä voi syntyä esimerkiksi silloin, kun tietää kaveriensa olevan parhaillaan hauskoissa bileissä. Itse ei oikein jaksaisi lähteä kotoa.

Tietoisuus siitä, että ei ole mukana yhteisessä hauskanpidossa, tuntuu ikävältä. Tunne vain vahvistuu, kun näkee sosiaalisessa mediassa välähdyksiä illan käänteistä.

Opiskelijoille voi syntyä paitsi jäämisen kokemuksia, koska tarjolla on – normaaleina aikoina – paljon opiskelijatapahtumia ja muita rientoja. Mihin osallistua? Mitä jättää väliin? Missä tutustuisi uusiin ihmisiin? Milloin on parempi viettää ilta tenttikirjojen parissa?

Jie Lin mukaan FOMO määritellään käsitykseksi tai peloksi siitä, että jää paitsi jostain palkitsevasta kokemuksesta. Kokemuksen ei tarvitse olla aina tapahtuma, vaan se voi olla myös jokin somessa käytävä ryhmäkeskustelu. Joka tapauksessa pois jääminen stressaa.

Työkaverit saavat tietoa, minä en

Paitsi jäämisen pelko nousi ilmiönä esiin parikymmentä vuotta sitten. Vuonna 2013 sitä käsiteltiin psykologian alan tutkimusartikkelissa, jonka mukaan ilmiötä luonnehtivat pelko, ahdistus ja huoli.

Viime aikoina FOMOsta on alettu puhua myös työnäkökulmasta. Vuonna 2020 amerikkalaistutkijat julkaisivat sitä koskevan mittarin, jonka taustalla ovat sosiaalinen vertailu kollegoihin ja uraa edistävät tilaisuudet. He tunnistivat ilmiössä kaksi ulottuvuutta:

Ensinnäkin työntekijä on huolissaan siitä, että hän jää ilman jotain työnsä kannalta olennaista tietoa. Samaan aikaan joku työkaveri pääsee käsiksi tähän tietoon. Toinen ulottuvuus liittyy työpaikan ihmissuhteisiin. Se on huolta esimerkiksi siitä, että jää paitsi tärkeistä mahdollisuuksista verkostoitua.

”Toisin sanoen ihminen pelkää jäävänsä pois jostain tärkeästä jutusta, joka saattaisi auttaa häntä työuralla tai vahvistaa suhteita työkavereihin tai asiakkaisiin”, Li kiteyttää.

Stressi ja unettomuus on yhdistetty FOMOon

Tutkimuksissa paitsi jäämisen pelko on yhdistetty muun muassa sosiaalisen median ongelmakäyttöön, tyytymättömyyteen, stressiin ja unettomuuteen. Yhdessä tutkimuksessa löydettiin yhteys myös työuupumukseen.

”Töissä FOMO voi johtaa siihen, että käy jatkuvasti tarkistamassa sähköpostia, intraa, Teamsia ja sosiaalista mediaa. Jopa lomalla pitää varmistaa, ettei mikään tärkeä viesti tai keskustelu vain jää huomaamatta”, Jie Li sanoo.

Mielenterveyttä ja nuoria aikuisia koskevaan Työterveyslaitoksen tutkimukseen ajateltiin ensin sisällyttää hieman FOMO-näkökulmaa. Se rajautui lopulta pois.

Lin mielestä työelämää on kuitenkin hyvä tarkastella myös paitsi jäämisen pelon kautta. Vaikka tutkimustietoa ei vielä runsaasti ole, voisi ajatella, että riskiryhmässä ovat työuraansa aloittelevat nuoret.

”Nuoret ja vastavalmistuneet kokevat usein epävarmuutta. Haasteena on kiinnittyä onnistuneesti työyhteisöön ja rakentaa työura, joka vastaa omaa koulutusta ja arvoja.”

Työolot voivat lievittää tai ruokkia FOMOa

Vastalääkkeeksi FOMOlle on tarjottu JOMOa. ”Joy of missing out” tarkoittaa paitsi jäämisen riemua. Keskitytään siis käsillä olevaan hetkeen sen sijaan, että mietitään, mitä jossain muualla on tarjolla samaan aikaan.

Jie Lin mielestä ratkaisu ei silti saa jäädä vain yksittäisen ihmisen harteille. Työpaikalla merkitystä on myös työoloilla:

Kun työpaikalla viestitään sujuvasti, ilman tietoa jäämisen pelko voi lievittyä. Pakonomainen viestien selaaminen taas voi vähentyä yhteisillä pelisäännöillä. Sovitaan vaikka, ettei viestejä lähetellä enää työajan jälkeen. Silloin niitä ei tarvitse käydä tarkistamassa vapaalla.

Myös yhteisöllisen työkulttuurin kautta voidaan vaikuttaa. Luodaan sellaista ilmapiiriä, jossa omaa uraa ja menestymistä ei tarvitse verrata kollegoihin.

Jutun alussa Li kertoi esimerkin tilanteesta, jossa hän ei olisi jaksanut lähteä verkostoitumaan työpaikan sählyporukkaan. Miten sen kanssa kävi?

”Raahauduin väkisin pelaamaan. Kyllä se kannatti. Liikunta virkisti mukavasti ennen työpäivää, ja samalla tutustuin ihmisiin. En kuitenkaan usko, että nykyinen työpaikkani oli sählystä kiinni.”