Esimies, huolestuttaako työntekijän vointi tai jaksaminen? Näin otat asian puheeksi

Osallistu

”Mielen hyvinvoinnista saisi tulla työpaikoilla arkipäiväinen puheenaihe. Asenteella ja sanavalinnoilla on kuitenkin väliä”, sanoo Pauliina Mattila-Holappa Työterveyslaitoksesta.

Työntekijä ei enää suoriudu työstään niin kuin ennen. Hän on vetäytynyt erilleen muusta työporukasta. Työntekijä on ollut alakuloinen tai poikkeuksellisen väsynyt. Hänen kykynsä keskittyä työhön on selvästi heikentynyt.

Esimerkiksi tällaiset muutokset työntekijän käyttäytymisessä voivat herättää esimiehen huolen: Mistä oikein on kysymys? Liittyykö ongelma työhön vai muuhun elämään? Onko tilanne ohimenevä vai pysyvä?

”Muutoksen havaitseminen ja huoli riittävät siihen, että asiasta on hyvä keskustella”, sanoo erityisasiantuntija Pauliina Mattila-Holappa Työterveyslaitoksesta.

Hänen mukaansa kiinnostus työntekijän hyvinvointia kohtaan on osa esimiestyötä. Se, että kuulumisia kysellään säännöllisesti ja ilman erityistä huolta, synnyttää luottamusta ja vahvistaa puheyhteyttä. Silloin hankalistakin asioista on luontevampaa jutella.

Onko “turvallisia” kysymyksiä?

Pauliina Mattila-Holappa johtaa hanketta Hyvän mielen työpaikka – työkalupakki esimiehille. Sen tavoitteena on lisätä esimiesten osaamista mielenterveyden edistämisessä työpaikoilla ja tarjota siihen menetelmiä. Lopputuloksena valmistuu esimiehille suunnattu verkkosivusto.

Keväällä esimiehille järjestettiin työpaja, jossa etsittiin esimiestyön kannalta keskeisiä kysymyksiä mielen hyvinvoinnista. Osallistujat kaipasivat kättä pidempää varsinkin puheeksi ottamiseen. He pohtivat, mitä ylipäätään voi kysyä ja onko olemassa ”turvallisia” kysymyksiä.

Mattila-Holappa sanoo, että esimiehelle ja työpaikalle kuuluvat työhön liittyvät asiat. Jos joku esimerkiksi vetäytyy kanssakäymisestä niin, ettei yhteistyö suju, asia vaikuttaa työntekoon. Esimies saa myös ottaa esiin huolensa terveysongelmasta.

Keskustelua voi ehdottaa vaikkapa näin: Olen ajatellut työssä jaksamistasi. Haluaisin keskustella kanssasi, ja voisimme varata tapaamiselle ajan.

Kuuntele enemmän kuin puhut

Esimiehen ja työntekijän kahdenkeskisen keskustelun lähtökohdaksi sopivat ne konkreettiset asiat, jotka ovat saaneet esimiehen huolestumaan:

  • Työsi taitavat olla myöhässä aikataulusta. Olen miettinyt, mistä se voisi johtua ja miten voisin auttaa.
  • Et ole viime viikkoina osallistunut yhteisiin tapaamisiin. Haluaisin kuulla, miten voit.

Esimiehen kannattaa puhua minä-muodossa, kertoa havaintonsa ja kysyä, miten työntekijä näkee asian. Esimiehen ei pidä esittää oletuksiaan eikä ehdottaa mahdollisia diagnooseja.

”Tarkoitus on pohtia yhdessä, miten työ sujuisi vastedes entistä paremmin. Ymmärtämään pyrkivä ja ratkaisuja etsivä asenne on tärkeä”, Pauliina Mattila-Holappa huomauttaa.

Keskusteluissa nämä lähestymistavat on koettu hyviksi:

  1. Ilmaise huolesi – älä syytä työntekijää.
  2. Ole ystävällinen.
  3. Suhtaudu kunnioittavasti.
  4. Tuo esiin, että olette yhdessä etsimässä ratkaisua.
  5. Älä oleta, vaan kysy.
  6. Kytke keskusteluun työntekijän omat tavoitteet.
  7. Kuuntele enemmän kuin puhut.

Käytä työhön liittyviä arkikielen sanoja

Pauliina Mattila-Holappa toivoo, että mielen hyvinvoinnista tulisi työpaikoilla arkipäiväinen puheenaihe. Sanavalinnoilla on kuitenkin väliä:

”Diagnooseista tarvitsee puhua työssä lähinnä vain silloin, kun käsitellään sairauteen ja kuntoutukseen liittyviä etuuksia.”

Kun esimies keskustelee työntekijän jaksamisesta, hän voi lääketieteellisten termien sijaan kuvata havaintojaan arkikielen sanoilla. Käyttökelpoisia ilmaisuja ovat esimerkiksi keskittyminen, jaksaminen, väsymys, uupuminen, alakuloisuus, ärtyneisyys, vetäytyminen ja aloitekyky.

Perhekriisi, motivaatiopula vai terveysongelma?

Kun työntekijä näyttää voivan huonosti tai hänen käyttäytymisensä muuttuu, taustalla voi olla monenlaisia syitä: kyse voi olla esimerkiksi osaamisen tai motivaation puutteesta tai vaikeasta elämäntilanteesta, kuten perheenjäsenen sairaudesta, huolia aiheuttavasta taloudellisesta tilanteesta tai lapsen kouluvaikeuksista.

Keskustelussa voi selvitä myös, että ongelmien taustalla on työhön liittyviä epäkohtia, kuten liiallinen työmäärä, epäselvät tavoitteet, ristiriidat työyhteisössä tai kiusatuksi joutuminen. Sellaisiin asioihin puuttuminen on esimiehen vastuulla.

”Jos kyseessä on mielenterveyteen liittyvä asia, on mahdollista, että työntekijä saa jo hoitoa sairauteensa, mutta lisäksi tarvitaan järjestelyjä työssä. Joskus taas ajatus terveysongelmasta on työntekijälle uusi”, Pauliina Mattila-Holappa sanoo.

”Silloin esimies voi ehdottaa työntekijälle ajan varaamista työterveyshuoltoon ja terveydentilan selvittämistä. Esimies ja työntekijä voivat myös yhdessä olla yhteydessä työterveyshuoltoon.”

Marja Sarkkinen MaSarkkinen

Lisää tietoa:

Työterveyslaitoksen Hyvän mielen työpaikka – työkalupakki esimiehille -hankkeessa tehdään esimiehille suunnattu verkkosivusto. Se julkaistaan vuonna 2020.

Työn muokkauksen keinot, kun mielenterveyden häiriö vaikuttaa työkykyyn -opas (Työterveyslaitos, 2018)

Työterveysneuvottelu – ratkaisuja työhön -oppimisohjelma (Työterveyslaitoksen sivuilla)

Toimituksemme suosittelee

Tutustu myös:
Kommentointi (5)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Kommentit (5)

T |

Ei se isoa firmaa kiinnosta. Otetaan vaan uusi työntekijä ja ajetaan sekin loppuun.

Jooma |

Juttu herätti hämmentäviä ajatuksia, ikäänkuin ihmisen tulisi aina olla täysi iskussa, kait jokaisen ihmisen elämään kuuluu myös työkyvyn vaihtelu, ilman että siitä pitää tehdä numeroa?

Eläkeukko |

Pehmytjohtamista, näitä on ollut onneksi ennenkin

Pauliina Mattila-Holappa |

Vastauksena nimimerkille Jooma. Nostat esiin tärkeän asian. Olen täysin samaa mieltä siitä, että elämään kuuluu työkyvyn vaihtelu, ja kaikkien tehokkuus vaihtelee päivittäin ja viikoittain. Ajattelisin, että artikkelin ajatukset koskevat tilannetta, jossa esimiehelle herää selkeä huoli työntekijän voinnista tai työn sujumisesta, ja hän arvioi että tilanne ylittää kaikille ”tavallisen” työkyvyn vaihtelun. Kysymättä esimies ei välttämättä esimerkiksi tiedä, onko kyse työhön liittyvästä epäkohdasta. Yst. terv. Pauliina Mattila-Holappa, Hyvän mielen työpaikka -hanke

Elisa Valtanen |

Hei, kiitos kommentistasi T. Työelämän tehokkuuden ja tuottavuuden vaatimusten paineissa voi tosiaan joskus tuntua, että ihmisillä ei ole väliä ja että he olisivat helposti korvattavissa. Työntekijöiden hyvinvoinnista ja työkyvystä huolehtiminen kuitenkin kannattaa. Työntekijä, joka kokee olevansa arvostettu ja tärkeä, on usein myös sitoutunut ja motivoitunut työssään. Lisäksi se, miten työntekijää kohdellaan työkyvyn vaihdellessa, kertoo työpaikan arvoista myös muille - yhden kohtelu vaikuttaa kaikkiin. Huolenpito voi vähentää myös sairauslomien, sijaisten hankkimisen, rekrytoinnin ja perehdyttämisen aiheuttamia kustannuksia. Toivomme kaikille työpaikoille kiinnostusta työntekijöiden hyvinvointiin – siihen on niin taloudelliset kuin inhimilliset perusteet.

Terveisin
Elisa Valtanen
Psykologi, Työterveyslaitos
Mukana Hyvän mielen työpaikka - työkalupakki esimiehille -hankkeessa

Tuoreimmat jutut

Miten turvaamme palvelumme, jos vedenjakelu katkeaa? Miten viestimme häiriötilanteesta asiakkaillemme, jotka ovat haavoittuvassa asemassa?

Syksyllä 2019 Oulun kaupungin palvelupäällikkö Merja Halonen pohti näitä kysymyksiä valmennuksessa. Sen aiheena oli organisaation resilienssin kehittäminen sote-alalla. Resilienssi tarkoittaa kykyä selviytyä muutoksista.

Resilienssivalmennuksen järjesti Työterveyslaitoksen Sotejoki-hanke. Harjoituksessa vesikatkos oli kuviteltu uhka. Kukaan ei voinut aavistaa, että nurkan takana odotti paljon suurempi kriisi eli koronapandemia.

”Resilienssin näkökulma ja valmennuksesta saadut työkalut auttoivat minua paljon koronakriisin aikana”, Halonen sanoo.

Mikä on tilanne ja kuka johtaa?

Merja Halonen toimii Oulussa erityisryhmien asumis- ja päiväpalvelujen päällikkönä. Hänen yksikössään on noin 320 työntekijää, heistä valtaosa sosionomeja ja lähihoitajia. Halosen suorassa alaisuudessa työskentelee kahdeksan palveluesihenkilöä.

Resilienssivalmennuksessa oli mukana esihenkilöitä, tiimivastaavia ja työntekijöitä eri yksiköistä.

Vesikatkosta koskevassa harjoituksessa pohdittiin, miten häiriö vaikuttaa kotiin annettaviin palveluihin. Niiden asiakkaat asuvat omissa kodeissaan. He ovat mielenterveyskuntoutujia, kehitysvammaisia ja päihdeasiakkaita, joiden luona ohjaajat käyvät.

Häiriötilanteeseen varautumista hahmotettiin niin sanotun Kanvaasityökalun avulla. Kanvaasin eli taulun keskellä on uhka. Sitä tarkastellaan tilannekuvan, tilanteen johtamisen, viestinnän ja yhteistyön kautta.

Työskentely jakautuu kolmeen vaiheeseen: tilanne päällä, toipuminen, havainnot ja johtopäätökset.

Koko yksikön toiminta mullistui

Kanvaasityöskentelyn tuloksena syntyi reikäleipää muistuttava kuvio teksteineen ja post it -lappuineen. Merja Halonen vei sen työhuoneensa seinälle – huoneentauluksi.

”Kun koronakriisi alkoi, jäsensin tilannetta kuvion avulla. Kiihkeimmän johtamisen keskellä kävin läpi, mitä kaikkea pitää ottaa huomioon.”

Koko yksikön toiminta mullistui. Esimerkiksi työ- ja päivätoiminta keskeytettiin kokonaan. Se tarkoitti, että kotona asuvat asiakkaat eivät enää liikkuneet kodin ulkopuolella. Heidän palvelunsa piti järjestää uudelleen.

”Sovimme, kuka ottaa yhteyttä kehenkin asiakkaaseen. Varmistimme, että jokaisesta asiakkaasta pidetään huolta koko ajan, jottei kukaan jäisi pelkojensa kanssa yksin kotiin”, Halonen sanoo.

Kaikki tiesivät, kuka viestii mistäkin

Alussa tilanne tuntui kaoottiselta. Henkilökunta oli huolissaan siitä, voivatko he enää mennä asiakkaiden luokse ja miten heidän pitäisi suojautua. Myös asiakkaiden omaiset soittelivat hädissään.

Merja Halosen mukaan kaupunki otti koronaviestinnän nopeasti hallintaan. Hänen omassa yksikössään sovittiin, miten tieto kulkee päällikön, esihenkilöiden ja työntekijöiden välillä. Yhteydenpitoa tiivistettiin ja Teams-palavereita lisättiin.

”Minä välitin omalle esihenkilölleni ne asiat, joista meidän yksikössämme oli epätietoisuutta. Hän vei ne sitten kaupungin koronaryhmään.”

”Minusta viestintä toimi loistavasti. Kaikki tiesivät, mikä siinä on kenenkin vastuulla.”

Resilienssi vahvistui koronavuonna

Resilientti organisaatio ei lamaannu, vaan säilyy toimintakykyisenä yllättävissäkin tilanteissa. Se mukautuu uuteen tilanteeseen ja menestyy siinä. Se kehittää jatkuvasti kykyään selviytyä muutoksista ja vaaratilanteista.

Oulun kaupungin erityisryhmien kotiin vietävissä asumis- ja päiväpalveluissa resilienssiä mitattiin henkilöstökyselyillä. Alkukysely tehtiin ennen korona-aikaa ja seurantakysely alkuvuodesta 2021. Mittaukset liittyivät Sotejoki-hankkeeseen.

Erityisasiantuntija Miira Heiniö Työterveyslaitoksesta kertoo, että tulokset paranivat kautta linjan. Esimerkiksi viestintä, yhteinen ennakointi ja tunne työyhteisöön kuulumisesta olivat vahvistuneet. Porukka oli osallistunut aiempaa enemmän työ- ja toimintatapojen kehittämiseen.

”Hyvät tulokset osoittavat, että organisaatioresilienssiä on mahdollista parantaa kriisin aikanakin. Kriisin voi ottaa myös ainutlaatuisena oppimismahdollisuutena. Minusta kyse on paljolti johtajan valinnoista”, Heiniö sanoo.

Resilienssi osaksi sote-koulutusta?

Merja Halonen on halunnut olla työntekijöilleen turvallinen ja avoin johtaja. Hän tiedostaa, että kriisitilanteessa päätöksiä tulee tehtyä hätäisestikin. Onneksi niitä voi myöhemmin korjata.

”Kun työ- ja päivätoiminta piti sulkea, siirsimme työntekijöitä muihin yksiköihin, jotta he eivät joutuisi lomautetuiksi. Pyrimme huomioimaan ratkaisuissa aiemman työkokemuksen ja koulutuksen.”

”Kaikkien toiveita emme siinä kiireessä ehtineet kuunnella. Olemme käyneet tilannetta yhdessä läpi jälkikäteen”, Halonen kertoo.

Hänen mielestään resilienssi ja sen työkalut kannattaisi sisällyttää lähihoitajan ja sosionomin koulutukseen. Kun kriisitilanne on kerran otettu hallintaan harjoituksessa, se onnistuu todennäköisesti myös tosipaikan tullen.

Työfysioterapeutin työ ei ole pelkästään ongelmien ratkomista. Haluan katsoa asiakkaan tilannetta myös voimavarojen näkökulmasta, sanoo Mikko Patovirta.

Patovirta voi nyt käyttää nimikettä työfysioterapeutti. Hän sai vastikään päätökseen työterveyshuoltoon pätevöittävän moniammatillisen koulutuksen Työterveyslaitoksessa. Opiskelu kesti kuusi kuukautta.

”Työterveyshuolto kiinnostaa minua, koska työelämässä on nykyisin isoja haasteita. Tuntui mielekkäältä paneutua työssä jaksamisen keinoihin entistä paremmin.”

Patovirta on työskennellyt fysioterapeuttina vuodesta 1995. Hänellä on Tampereella oma yritys, Bodymind, joka on erikoistunut psykofyysiseen fysioterapiaan. Kerran viikossa hän pitää vastaanottoa työterveyspalveluja tarjoavassa Pirtessä.

Moniammatillinen yhteistyö avautui

Mikko Patovirran mukaan terveydenhuollossa puhutaan paljon moniammatillisuudesta. Se jää helposti sanahelinäksi.

Työterveyslaitoksen pätevöitymiskoulutuksessa työterveyshuollon eri ammattikuntien yhteistyötä rakennetaan tosissaan:

Opiskelijat jaetaan kuuden hengen ryhmiin, joissa on fysioterapeutteja, lääkäreitä, terveydenhoitajia ja psykologeja. Ryhmäläiset keskustelevat ja tekevät tehtäviä yhdessä. Opiskelua ohjaa moniammatillinen kouluttajatiimi.

”Koulutus auttoi ymmärtämään, mitä muut ammattiryhmät tekevät ja millaisia keinoja heillä on käytössään. Tarvitsemmehan toisiamme käytännön työssäkin.”

Opiskelu toi vaihtelua arkeen

Moniammatillisten pienryhmien lisäksi koulutukseen kuului asiantuntijoiden luentoja, itsenäistä opiskelua ja ryhmätyöskentelyä kollegojen eli toisten fysioterapeuttien kanssa. Oli kiinnostavaa kuulla, miten muissa työterveyshuolloissa toimitaan.

Koronan takia pätevöittävä koulutus järjestettiin kokonaan etänä. Se sujui yllättävän hyvin. Myös opiskelutehtävien ja työn rytmittäminen onnistui.

”Koulutuspäiviä oli kuukausittain aina kolme peräkkäin. Silloin sain keskittyä itseeni ja opiskeluun. Työstä irrottautuminen teki hyvää ja toi vaihtelua.”

Vaikka Patovirta on kokenut fysioterapeutti, koulutuksesta sai paljon uutta tietoa.

”Esimerkiksi toistotyön haasteet ja kokonaiskuormittavuuden käsite selkeytyivät asiantuntijoiden luennoilla.”

Kokonaiskuormittavuus tarkoittaa usean eri kuormitustekijän yhteisvaikutusta. Huomioon otetaan esimerkiksi psykososiaaliset ja fyysiset kuormitustekijät sekä työajat.

Hyvä työfysioterapeutti seuraa alaansa

Työfysioterapeutti Mika Nyberg Työterveyslaitoksesta on yksi työterveyshuollon pätevöittävän koulutuksen kouluttajista.

”Hyvä työfysioterapeutti on tiimipelaaja, joka on ylpeä omasta osaamisestaan ja roolistaan työterveyshuollossa. Hän seuraa alaansa aktiivisesti ja haluaa kehittyä työssään.”

Nyberg haluaa kirkastaa opiskelijoille heidän rooliaan työfysioterapeuttina ja antaa työkaluja toteuttaa hyvän työterveyshuoltokäytännön mukaista toimintaa. Hän korostaa tutkimustiedon merkitystä:

”Työfysioterapeutin pitää perustaa työnsä tutkittuun tietoon ja hyviin käytäntöihin. Tarkoitus on tehdä vaikuttavia asioita.”

Asiakas saa mukaansa keinoja

Opintojen aikana Mikko Patovirralla oli mentorina työkaveri, Pirten työfysioterapeutti. Mentorin kanssa oli hyvä vaihtaa ajatuksia opiskelutehtävistä ja käytännön työstä.

Työfysioterapeuttina Patovirta haluaa päästä kiinni ongelmiin mahdollisimman varhain. Ennaltaehkäisy on tehokkaampaa kuin vahinkojen korjaaminen.

”Kun asiakas tulee vastaanotolleni, hän odottaa yleensä konkreettisia keinoja. Onnistun, jos hän saa minulta yhdenkin keinon, joka auttaa eteenpäin ja helpottaa hänen elämäänsä. Se tekee työstäni palkitsevaa”, Patovirta sanoo.

Kuva: Rami Marjamäki

Työyhteisön monimuotoisuudella tarkoitetaan työntekijöiden keskinäistä erilaisuutta. Työntekijät voivat olla erilaisia esimerkiksi iältään, sukupuoleltaan, etniseltä taustaltaan tai koulutukseltaan.

Työyhteisön monimuotoisuuden on osoitettu olevan yhteydessä muun muassa innovatiivisuuteen ja luovuuteen:

”Kun työntekijät ovat erilaisia, heillä on myös erilaisia näkemyksiä. Erilaisten näkemysten kohdatessa syntyy uutta. Ja kun omia näkemyksiään vielä joutuu perustelemaan muille, ideat yleensä jalostuvat”, sanoo johtava asiantuntija Barbara Bergbom Työterveyslaitoksesta.

Vuoden 2020 Monimuotoisuusbarometrin mukaan lähes 80 prosenttia henkilöstöalan ammattilaisista katsoo, että heidän organisaatiossaan hyväksytään monimuotoisuuden eri ilmenemismuodot.

”Jotkut HR-ammattilaiset pitävät ongelmana, että rekrytoinneissa hakijajoukko jää monimuotoisuudeltaan kapeaksi”, Bergbom sanoo.

Rekrytointisuositukset sopivat kaikille aloille

Työterveyslaitoksen Moninaisesti parempi -hanke on laatinut työpaikoille monimuotoisuutta edistävät rekrytointisuositukset. Ne ehkäisevät työnhaussa tapahtuvaa syrjintää, joka voi usein olla myös tahatonta.

Nämä kymmenen suositusta sopivat kaikille aloille:

  1. Tarkastelkaa organisaationne monimuotoisuuden tilaa.
  2. Määritelkää haettava tehtävä ja arviointikriteerit selkeästi ja syrjimättömästi.
  3. Miettikää kielitaitoon liittyvät kysymykset etukäteen.
  4. Laatikaa työpaikkailmoitus huolellisesti.
  5. Käyttäkää monipuolisia rekrytointikanavia ja verkostoja.
  6. Varmistakaa rekrytoinnissa käytettävien järjestelmien saavutettavuus.
  7. Harkitkaa anonyymin tai osittain anonyymin rekrytoinnin käyttöä.
  8. Valmistautukaa huolellisesti haastattelutilanteeseen.
  9. Varmistakaa valinnan syrjimättömyys ja läpinäkyvyys.
  10. Tehkää selkeä ohjeistus yhdenvertaisuutta edistävistä rekrytointikäytännöistä.

Rekrytointisuosituksia esittelevällä verkkosivulla jokaista periaatetta avataan yksityiskohtaisesti. Esimerkiksi työhaastattelussa rekrytoijien kannattaa keskittyä pelkästään haastattelemiseen. Arvioinnin aika on myöhemmin.

”Pyrkimys keskittyä samanaikaisesti kahteen asiaan – haastatteluun ja arviointiin – kuormittaa ajattelua. Silloin on todennäköisempää, että ennakkoluulot ja stereotypiat vaikuttavat arviointiin”, Barbara Bergbom sanoo.

Tiedostamaton syrjintä herättää keskustelua

Rekrytointisuositusten laatijat ovat saaneet työpaikoilta mukavaa palautetta. Ohjeita pidetään selkeinä ja lähestymistavaltaan rakentavina.

”Niin työnantajat kuin työntekijät kokevat hyötyvänsä siitä, että rekrytointikäytäntöjä kehitetään syrjimättömiksi”, Barbara Bergbom sanoo.

Varsinkin kaksi asiaa on herättänyt keskustelua: anonyymi rekrytointi ja tiedostamaton syrjintä.

Anonyymissa rekrytoinnissa hakemuksesta poistetaan kaikki sellaiset hakijaan liittyvät tiedot, jotka eivät liity hänen osaamiseensa tai tehtävän vaatimuksiin. Muun muassa nimi, sukupuoli, ikä, valmistumisvuosi ja hakijan kuva poistetaan.

Tutkimusten mukaan meillä on taipumusta suhtautua myönteisemmin niihin ihmisiin, joiden koemme muistuttavan meitä itseämme. Rekrytoinnissa se voi johtaa tiedostamattomaan syrjintään.

”Tämän ilmiön tunnistaminen on jo ensimmäinen askel syrjinnän vähenemiseen”, Bergbom sanoo.