Esimies, huolestuttaako työntekijän vointi tai jaksaminen? Näin otat asian puheeksi

Osallistu

”Mielen hyvinvoinnista saisi tulla työpaikoilla arkipäiväinen puheenaihe. Asenteella ja sanavalinnoilla on kuitenkin väliä”, sanoo Pauliina Mattila-Holappa Työterveyslaitoksesta.

Työntekijä ei enää suoriudu työstään niin kuin ennen. Hän on vetäytynyt erilleen muusta työporukasta. Työntekijä on ollut alakuloinen tai poikkeuksellisen väsynyt. Hänen kykynsä keskittyä työhön on selvästi heikentynyt.

Esimerkiksi tällaiset muutokset työntekijän käyttäytymisessä voivat herättää esimiehen huolen: Mistä oikein on kysymys? Liittyykö ongelma työhön vai muuhun elämään? Onko tilanne ohimenevä vai pysyvä?

”Muutoksen havaitseminen ja huoli riittävät siihen, että asiasta on hyvä keskustella”, sanoo erityisasiantuntija Pauliina Mattila-Holappa Työterveyslaitoksesta.

Hänen mukaansa kiinnostus työntekijän hyvinvointia kohtaan on osa esimiestyötä. Se, että kuulumisia kysellään säännöllisesti ja ilman erityistä huolta, synnyttää luottamusta ja vahvistaa puheyhteyttä. Silloin hankalistakin asioista on luontevampaa jutella.

Onko “turvallisia” kysymyksiä?

Pauliina Mattila-Holappa johtaa hanketta Hyvän mielen työpaikka – työkalupakki esimiehille. Sen tavoitteena on lisätä esimiesten osaamista mielenterveyden edistämisessä työpaikoilla ja tarjota siihen menetelmiä. Lopputuloksena valmistuu esimiehille suunnattu verkkosivusto.

Keväällä esimiehille järjestettiin työpaja, jossa etsittiin esimiestyön kannalta keskeisiä kysymyksiä mielen hyvinvoinnista. Osallistujat kaipasivat kättä pidempää varsinkin puheeksi ottamiseen. He pohtivat, mitä ylipäätään voi kysyä ja onko olemassa ”turvallisia” kysymyksiä.

Mattila-Holappa sanoo, että esimiehelle ja työpaikalle kuuluvat työhön liittyvät asiat. Jos joku esimerkiksi vetäytyy kanssakäymisestä niin, ettei yhteistyö suju, asia vaikuttaa työntekoon. Esimies saa myös ottaa esiin huolensa terveysongelmasta.

Keskustelua voi ehdottaa vaikkapa näin: Olen ajatellut työssä jaksamistasi. Haluaisin keskustella kanssasi, ja voisimme varata tapaamiselle ajan.

Kuuntele enemmän kuin puhut

Esimiehen ja työntekijän kahdenkeskisen keskustelun lähtökohdaksi sopivat ne konkreettiset asiat, jotka ovat saaneet esimiehen huolestumaan:

  • Työsi taitavat olla myöhässä aikataulusta. Olen miettinyt, mistä se voisi johtua ja miten voisin auttaa.
  • Et ole viime viikkoina osallistunut yhteisiin tapaamisiin. Haluaisin kuulla, miten voit.

Esimiehen kannattaa puhua minä-muodossa, kertoa havaintonsa ja kysyä, miten työntekijä näkee asian. Esimiehen ei pidä esittää oletuksiaan eikä ehdottaa mahdollisia diagnooseja.

”Tarkoitus on pohtia yhdessä, miten työ sujuisi vastedes entistä paremmin. Ymmärtämään pyrkivä ja ratkaisuja etsivä asenne on tärkeä”, Pauliina Mattila-Holappa huomauttaa.

Keskusteluissa nämä lähestymistavat on koettu hyviksi:

  1. Ilmaise huolesi – älä syytä työntekijää.
  2. Ole ystävällinen.
  3. Suhtaudu kunnioittavasti.
  4. Tuo esiin, että olette yhdessä etsimässä ratkaisua.
  5. Älä oleta, vaan kysy.
  6. Kytke keskusteluun työntekijän omat tavoitteet.
  7. Kuuntele enemmän kuin puhut.

Käytä työhön liittyviä arkikielen sanoja

Pauliina Mattila-Holappa toivoo, että mielen hyvinvoinnista tulisi työpaikoilla arkipäiväinen puheenaihe. Sanavalinnoilla on kuitenkin väliä:

”Diagnooseista tarvitsee puhua työssä lähinnä vain silloin, kun käsitellään sairauteen ja kuntoutukseen liittyviä etuuksia.”

Kun esimies keskustelee työntekijän jaksamisesta, hän voi lääketieteellisten termien sijaan kuvata havaintojaan arkikielen sanoilla. Käyttökelpoisia ilmaisuja ovat esimerkiksi keskittyminen, jaksaminen, väsymys, uupuminen, alakuloisuus, ärtyneisyys, vetäytyminen ja aloitekyky.

Perhekriisi, motivaatiopula vai terveysongelma?

Kun työntekijä näyttää voivan huonosti tai hänen käyttäytymisensä muuttuu, taustalla voi olla monenlaisia syitä: kyse voi olla esimerkiksi osaamisen tai motivaation puutteesta tai vaikeasta elämäntilanteesta, kuten perheenjäsenen sairaudesta, huolia aiheuttavasta taloudellisesta tilanteesta tai lapsen kouluvaikeuksista.

Keskustelussa voi selvitä myös, että ongelmien taustalla on työhön liittyviä epäkohtia, kuten liiallinen työmäärä, epäselvät tavoitteet, ristiriidat työyhteisössä tai kiusatuksi joutuminen. Sellaisiin asioihin puuttuminen on esimiehen vastuulla.

”Jos kyseessä on mielenterveyteen liittyvä asia, on mahdollista, että työntekijä saa jo hoitoa sairauteensa, mutta lisäksi tarvitaan järjestelyjä työssä. Joskus taas ajatus terveysongelmasta on työntekijälle uusi”, Pauliina Mattila-Holappa sanoo.

”Silloin esimies voi ehdottaa työntekijälle ajan varaamista työterveyshuoltoon ja terveydentilan selvittämistä. Esimies ja työntekijä voivat myös yhdessä olla yhteydessä työterveyshuoltoon.”

Marja Sarkkinen MaSarkkinen

Lisää tietoa:

Työterveyslaitoksen Hyvän mielen työpaikka – työkalupakki esimiehille -hankkeessa tehdään esimiehille suunnattu verkkosivusto. Se julkaistaan vuonna 2020.

Työn muokkauksen keinot, kun mielenterveyden häiriö vaikuttaa työkykyyn -opas (Työterveyslaitos, 2018)

Työterveysneuvottelu – ratkaisuja työhön -oppimisohjelma (Työterveyslaitoksen sivuilla)

Toimituksemme suosittelee

Tutustu myös:
Kommentointi (5)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Kommentit (5)

T |

Ei se isoa firmaa kiinnosta. Otetaan vaan uusi työntekijä ja ajetaan sekin loppuun.

Jooma |

Juttu herätti hämmentäviä ajatuksia, ikäänkuin ihmisen tulisi aina olla täysi iskussa, kait jokaisen ihmisen elämään kuuluu myös työkyvyn vaihtelu, ilman että siitä pitää tehdä numeroa?

Eläkeukko |

Pehmytjohtamista, näitä on ollut onneksi ennenkin

Pauliina Mattila-Holappa |

Vastauksena nimimerkille Jooma. Nostat esiin tärkeän asian. Olen täysin samaa mieltä siitä, että elämään kuuluu työkyvyn vaihtelu, ja kaikkien tehokkuus vaihtelee päivittäin ja viikoittain. Ajattelisin, että artikkelin ajatukset koskevat tilannetta, jossa esimiehelle herää selkeä huoli työntekijän voinnista tai työn sujumisesta, ja hän arvioi että tilanne ylittää kaikille ”tavallisen” työkyvyn vaihtelun. Kysymättä esimies ei välttämättä esimerkiksi tiedä, onko kyse työhön liittyvästä epäkohdasta. Yst. terv. Pauliina Mattila-Holappa, Hyvän mielen työpaikka -hanke

Elisa Valtanen |

Hei, kiitos kommentistasi T. Työelämän tehokkuuden ja tuottavuuden vaatimusten paineissa voi tosiaan joskus tuntua, että ihmisillä ei ole väliä ja että he olisivat helposti korvattavissa. Työntekijöiden hyvinvoinnista ja työkyvystä huolehtiminen kuitenkin kannattaa. Työntekijä, joka kokee olevansa arvostettu ja tärkeä, on usein myös sitoutunut ja motivoitunut työssään. Lisäksi se, miten työntekijää kohdellaan työkyvyn vaihdellessa, kertoo työpaikan arvoista myös muille - yhden kohtelu vaikuttaa kaikkiin. Huolenpito voi vähentää myös sairauslomien, sijaisten hankkimisen, rekrytoinnin ja perehdyttämisen aiheuttamia kustannuksia. Toivomme kaikille työpaikoille kiinnostusta työntekijöiden hyvinvointiin – siihen on niin taloudelliset kuin inhimilliset perusteet.

Terveisin
Elisa Valtanen
Psykologi, Työterveyslaitos
Mukana Hyvän mielen työpaikka - työkalupakki esimiehille -hankkeessa

Tuoreimmat jutut

Kun kohtaamme tunnekuohussa olevan lapsen, toimimme usein vaistomaisesti oikein. Kysymme, mikä on hätänä ja keskitymme lapseen, kunnes hän on rauhoittunut. Lapsi ei kaipaa järkipuhetta, vaan ihmisen, joka ottaa hänen tunteensa vastaan ja on myötätuntoinen.

Kun aikuinen on kiukkuinen ja tyytymätön, alamme helposti vedota hänen järkeensä. Saatamme myös ryhtyä vastahyökkäykseen, vähätellä tai kertoa saman tien omasta kokemuksestamme: Eihän tuo ole vielä mitään. Minulle on sattunut paljon pahempaa.

Tällaisia kommentteja kutsutaan vuorovaikutuksen kompastuskiviksi. Ne estävät normaalia vuorovaikutusta, koska viestin lähettäjä ei saa viestiään perille. Markus Talvio ja Ulla Klemola käsittelevät muun muassa näitä kompastuskiviä kirjassaan Toimiva vuorovaikutus (PS-kustannus, 2017).

Esimerkkejä vuorovaikutuksen kompastuskivistä:

  1. Määräily: “Lopeta valittaminen ja hoida hommasi.”
  2. Opettaminen: “Sinun olisi pitänyt kertoa tuosta heti esimiehelle.”
  3. Valmiit ratkaisut: “Sen kun vain jätät suklaan syömättä, niin ei tarvitse murehtia painonnoususta.”
  4. Luennointi: “Minäpä kerron, missä kohtaa ajattelet pieleen.”
  5. Tuomitseminen: “Miksi et harkinnut asiaa ajoissa? Nyt on myöhäistä vikistä.”
  6. Kehuminen: “Sinä olet meidän tiimin valopilkku. Ei tämä ole sinulle temppu eikä mikään.”
  7. Leimaaminen: “Sinähän olet se pomon lemmikki.”
  8. Tulkinta: “Olet tainnut nukkua huonosti viime yönä.”
  9. Kuulusteleminen: “Miksi otat tämän puheeksi vasta nyt etkä silloin, kun asia tuli esiin?”
  10. Vetäytyminen: “Lähdetään lounaalle ja unohdetaan koko juttu.”

Kirjassa todetaan, että tämäntyyppiset tokaisut ovat kompastuskiviä silloin, kun tilanne on haastava ja ihmisten välillä hiertää jokin ongelma. Jos ongelmaa ei ole, monenlaiset vuorovaikutustavat voivat olla sopivia.

Esimerkiksi määräämistä, opettamista ja tulkintaa ei välttämättä koeta kompastuskiviksi, jos toisella ihmisellä on meidän antamamme ”lupa” käyttää niitä. Tällaisia ihmisiä voivat olla esimerkiksi esimies, opettaja, terapeutti ja valmentaja.

Monitilatoimistossa on sekä avointa tilaa että vaihtoehtoisia työtiloja erilaisia työtehtäviä varten. Tällaisia toimistotiloja rakennetaan nyt myös sairaaloihin.

Esimerkiksi HUS Helsingin yliopistollisen sairaalan Meilahden kampukselle nousevaan Siltasairaalaan tulee kaksi monitilatoimistoa, joista suurempaan mahtuu työskentelemään 60–70 henkeä. Rakennus otetaan käyttöön vuoden 2023 alussa.

”Monitilatoimistoihin tulee alueita, joissa voi tavata kollegoja, keskustella ja juoda samalla kupin kahvia. Sinne tulee myös hiljaisen, keskittymistä vaativan työn alueita, erikokoisia tapaamistiloja ja erillisiä huoneita, joita tarvitaan silloin, kun työhön kuuluu paljon puhelimessa puhumista”, sanoo arkkitehti Salla Itäaho HUS Tilakeskuksesta.

Toimistotiloja käyttävät lääkäreiden lisäksi esimerkiksi talouspäälliköt, tiedottajat ja muut hallinnollista työtä tekevät. Lääkärit tulevat tiloihin tekemään kliiniseen työhön liittyviä toimistotöitään, vaikkapa kirjoittamaan artikkeleita ja valmistelemaan luentoja.

Henkilöstö liikkuu tilasta toiseen

Vanhempi asiantuntija, arkkitehti Leena Aalto Työterveyslaitoksesta sanoo, että sosiaali- ja terveysalan työympäristöissä on meneillään iso muutos. Monitilatoimistojen yleistyminen on yksi osa muutosta.

Hänen mukaansa taustalla vaikuttaa lean-ajattelu. Se tarkoittaa työprosessien sujuvoittamista ja esimerkiksi hyvin vähän käytössä olevien työtilojen karsimista. Toimistotilojen lisäksi myös vastaanottotiloissa tapahtuu muutoksia. Tavoitteena on lyhentää potilaiden odotusaikoja, lisätä tilatehokkuutta ja pienentää sitä kautta kustannuksia.

Vastaanottotiloissa muutos voi näkyä tällaisena toimintatapana:

Periaatteena on, että lääkäriin tuleva potilas ei liiku tilasta toiseen, vaan henkilöstö liikkuu. Lääkäri kohtaa potilaan vastaanottohuoneessa ja siirtyy sitten niin sanottuun back office -tilaan eli taustatyötilaan. Siellä hän voi esimerkiksi sanella sairauskertomusta tai soittaa puheluja.

Hoitaja menee potilaan luokse vastaanottohuoneeseen keskustelemaan hoidosta tai lääkityksestä. Tarvittaessa myös sosiaalityöntekijä käy siellä tapaamassa potilasta.

Työn analyysi selvittää tilatarpeet

Leena Aallon mielestä monitilaympäristön suunnitteleminen sairaalaan on haastavampaa kuin tavalliseen toimistotyöympäristöön.

”Sairaalassa on niin monenlaisia yksikköjä ja monenlaisen työn tekijöitä. Sama peruskonsepti ei todellakaan istu joka sairaalaan. Suunnittelun perustaksi tarvitaan työn analyysiä”, Aalto sanoo.

Työn analyysi on sen selvittämistä, millaisia työn vaatimuksia ja tilatarpeita eri henkilöstöryhmillä on: Kuinka usein he työskentelevät toimistossa? Keiden kanssa he tekevät yhteistyötä? Kuuluuko työhön paljon tehtäviä, jotka vaativat keskittymisrauhaa?

Aalto kollegoineen oli tekemässä työn analyysia HUSin Siltasairaalan monitilatoimistoja varten. He selvittivät sairaalan tulevien käyttäjien tehtävänkuvia ja tarpeita haastattelemalla eri henkilöstöryhmiä ja pitämällä työpajoja.

”Teetimme selvityksen, jotta pystyisimme suunnittelemaan mahdollisimman käyttökelpoiset tilat, jotka auttavat henkilöstöämme tekemään hyvää työtä. Monitila-alueella pitää olla riittävästi erityyppisiä työskentely-ympäristöjä”, Salla Itäaho HUSista sanoo.

Joustavuutta, kohtaamisia, säästöjä

Salla Itäaho näkee monitilatoimistojen yleistymiseen sairaaloissa kolme pääsyytä:

Niillä haetaan ensinnäkin joustavuutta tilaratkaisuihin. Esimerkiksi Siltasairaalan monitilatoimistojen väliseinät sekä sähkö- ja ilmanvaihtoratkaisut on suunniteltu niin, että tiloja on tulevaisuudessa helppo muokata. Se on tarpeen, jos henkilöstömäärä ja toimintatavat muuttuvat.

Toiseksi tilaratkaisuilla halutaan tukea tiimityötä. ”Toreja” muistuttavat avoimet alueet, joissa keskustelu on sallittu, synnyttävät kohtaamisia ja tarjoavat esimerkiksi lääkäreille paikan, missä he voivat konsultoida toisiaan. Siltasairaalan toimistoihin on tarkoitus tehdä pieniä looseja, joita tietyn erikoisalan lääkärit voisivat ottaa tavakseen käyttää.

Kolmanneksi tavoitellaan tilojen tehokasta käyttöä ja säästöjä. Suunnittelussa on perusteltava jokainen neliö, joka rakennukseen piirretään.

Työrauha ja säilytystilat haasteena

Työterveyslaitoksen Leena Aallon mukaan monitilatoimistojen ”kriittiset pisteet” liittyvät yleensä työrauhaan ja säilytystilojen määrään.

Työrauhan turvaamiseksi tarvitaan sekä riittävä määrä hiljaisen työn tiloja että pelisääntöjen luomista. Tilojen käyttäjät siis sopivat yhdessä esimerkiksi siitä, missä tilassa saa jutella ja milloin on siirryttävä palaverihuoneeseen.

Salla Itäaho kertoo, että Siltasairaalan toimistoissa hälyä pyritään ehkäisemään yhteistyössä akustikon kanssa. Rakennusmateriaaleilla on väliä – toimistoon tulee esimerkiksi tekstiilimattoa, joka vaimentaa ääntä. Myös tilojen jakaminen erilaisen työskentelyn vyöhykkeisiin auttaa.

”Emme ole tekemässä avotoimistoa emmekä isoa hallia”, Itäaho huomauttaa.

HUSissakin suuntana on paperiton, sähköinen työskentely ja sitä kautta säilytystilojen tarpeen väheneminen. Siltasairaalan toimistoissa säilytyskalusteet tulevat olemaan joko kevyitä ja helposti liikuteltavia tai kiinteitä, ympäri aluetta sijoitettuja kalusteita, joista kukin saa käyttöönsä itselleen sopivan kaapin.

Keskeinen sijainti, hieno näkymä

Tarkoittaako monitilatoimistoihin siirtyminen sitä, että tulevaisuudessa lääkäreiden omat työhuoneet ovat muisto vain?

”Joillain Siltasairaalaan tulevilla lääkäreillä on ollut vanhassa sairaalarakennuksessa yhden, kahden tai kolmen hengen toimistohuone. Ne huoneet korvautuvat monitilaympäristöillä. Jonkin verran rakennetaan kuitenkin myös pienempiä yhden tai kahden hengen toimistohuoneita”, Salla Itäaho sanoo.

Hän uskoo, että Siltasairaalan monitilatoimistoista tulee sekä toimivat että viihtyisät. Ne sijoitetaan rakennuksessa keskeiselle paikalle, liikenteen solmukohtaan, jonne on helppo piipahtaa. Tiloista avautuu komea näköala Seurasaarenselälle.

Mukava kuulla, että Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehdessä julkaistu juttumme Arvostus ja uudet tehtävät tuovat mielekkyyttä työuran loppuvuosiin herätti mielenkiintosi ja sai sinut pohtimaan rooliasi esimiehenä.

Se, että olet tarjonnut mahdollisuuksia osaamisen kehittämiseen pääsääntöisesti nuoremmille työntekijöille, ei yksistään tee sinusta huonoa esimiestä. Kysymyksestäsi eivät käy ilmi syyt, joiden vuoksi olet tarjonnut koulutusta useammin nuoremmille kuin varttuneille työntekijöille.

Esimiesten toimintaa ohjaavat yleensä organisaatiossa vallitseva kulttuuri ja toimintakäytännöt. Oletko tehnyt työpaikallasi havaintoja siitä, kuinka muut esimiehet toimivat näissä koulutuskysymyksissä?

Toisaalta kaikilla meillä on myös yksilöinä erilaisia ennakkoluuloja – myönteisiä ja kielteisiä – eri-ikäisiä työntekijöitä kohtaan. Näitä asenteitamme meidän on vaikea tiedostaa, mutta usein ne käyvät esille toiminnassamme ja käyttäytymisessämme.

Asenteiden taustalla voi olla väärää tietoa esimerkiksi siitä, että ikääntyessä työntekijöiden kyvyt ja kiinnostus uuden oppimiseen heikkenisivät ja motivaatio työtä ja sen kehittämistä kohtaan vähenisi.

Asenteiden ja toimintatapojen muutoksen käynnistymistä edistää se, että tunnistetaan ja tunnustetaan vallitsevat asenteet ja ymmärretään paremmin eri-ikäisten työntekijöiden vahvuudet.

Jos haluat lisää vinkkejä siihen, miten eri-ikäiset työntekijät voidaan ottaa työyhteisössä paremmin huomioon, kannattaa tutustua esimiehille suunnattuun ilmaiseen työurajohtamisen materiaalipakettiimme.

Seuraavien koulutustarjousten kohdalla sinulla on mahdollisuus pysähtyä ja pohtia, millaisia koulutustoiveita ja -tavoitteita tiimisi ikääntyvillä työntekijöillä on ja kannustaa heitä tarttumaan näihin tilaisuuksiin. Panostamalla ikääntyvien työntekijöiden osaamisen kehittämiseen voidaan ehkäistä osaamisen ”happanemisesta” johtuvaa työkyvyn heikkenemistä ja liian varhaista työuran päättymistä.