Etäopetus osoitti: satunnaiset kohtaamiset käytävillä sujuvoittavat työtä

Osallistu

”Vaikka korona-ajan etäopetus kuormitti opettajia uudella tavalla, he ottivat tilanteen haltuun hienosti. Kasvokkaisten tapaamisten merkitys kirkastui”, sanoo aivotyön tutkija Virpi Kalakoski Työterveyslaitoksesta.

Erilaisten opetusmenetelmien kokeileminen tuntuu innostavalta. Muutos antaa mahdollisuuden uudistua. Tällaiset asiat nousivat esiin, kun etätyöskentelyyn siirtyneet ammatilliset opettajat arvioivat muutoksen hyviä puolia.

Johtava tutkija Virpi Kalakoski Työterveyslaitoksesta on lukenut kiinnostuneena Aivotyöindeksikyselyyn tulleita vastauksia.

Kyselyn tekee kiinnostavaksi jo se, että vastaajat työskentelevät opetusalalla, Koulutuskuntayhtymä OSAOssa. Erityisen mielenkiintoista on, että kysely tehtiin huhtikuun lopussa – keskellä koronakevättä ja etäopetusta.

”Monet opettajat kantoivat kovasti huolta siitä, oppivatko opiskelijat. Kaikilla opiskelijoilla ei ole etäopiskeluvalmiuksia. Opiskelijoiden tukeminen ja heidän edistymisensä seuraaminen etänä on vaativaa ja vie aikaa”, Kalakoski sanoo.

Aivotyön sujuvuus tukee hyvinvointia

Koulutuskuntayhtymä OSAO tarjoaa ammatillista koulutusta. Sen koulutusyksiköt sijaitsevat Oulussa, Kempeleessä, Limingassa, Muhoksella, Pudasjärvellä ja Taivalkoskella. Opiskelijoita on noin 8500 ja henkilöstöä noin 850.

Alkuvuodesta OSAOssa käynnistyi Työsuojelurahaston tukema kehittämishanke, jossa sujuvoitetaan aivotyötä. Vuoden mittaisen hankkeen aikana organisaatioon rakennetaan Työterveyslaitoksen asiantuntijoiden kanssa Aivotyön askeleet -toimintamalli. Sen avulla kehitetään ja ylläpidetään hyvää kognitiivista ergonomiaa osana jatkuvaa toimintaa.

”Työterveyshuollon kyselyjen ja esimiehiltä tulleen palautteen perusteella tiesimme, että henkilöstöllämme on myös aivotyöhön liittyvää kuormitusta. Työntekijöiden hyvinvointi on uuden strategiamme keskiössä. Siksi lähdimme parantamaan kognitiivista ergonomiaa”, kertoo projektikoordinaattori Johanna Vesenterä OSAOsta.

Lähtötilannetta selvitettiin Aivotyöindeksikyselyllä. Koska koronapandemia oli siirtänyt työntekijät pääsääntöisesti etätyöskentelyyn, siihen liittyviä kysymyksiä sisällytettiin kyselyyn.

Koronakevät kuormitti uudella tavalla

Virpi Kalakoski sanoo, että kyselyn perusteella opetustyö näyttää hyvin tyypilliseltä aivotyöltä. Siihen kuuluu paljon lukemista ja kirjoittamista, yksityiskohtien muistamista ja keskeneräisiä asioita. Käytössä on useita laitteita.

Myös innostavat ja kuormittavat tekijät ovat tyypillisiä. Aivotyössä opettajia innostaa se, että saa ajatella luovasti, työskennellä yhdessä ja löytää ongelmiin uusia ratkaisuja. Heitä kuormittavat varsinkin ristiriitaiset tai puutteelliset ohjeet, huomion jatkuva siirtäminen tehtävästä toiseen ja tehtävien keskeytyminen.

Koronakevään etätyöskentely kuitenkin kuormitti opettajia uudella tavalla. Nopea siirtyminen uusiin toimintatapoihin vei voimia.

”Pitkät päivät Teams-kokouksissa ja useiden kanavien viestitulvassa vaativat kovaa keskittymistä. Työn riittävä tauottaminen oli vaikeaa tai mahdotonta. Työpäivät saattoivat venyä iltaan”, Kalakoski kertoo.

Selviytymiskeinoja olivat esimerkiksi oman vaatimustason kohtuullistaminen, perustyöhön keskittyminen ja kaiken ”ylimääräisen” karsiminen. Aivotyöindeksikyselyyn vastasi noin 400 työntekijää eli puolet henkilökunnasta. Kalakoski pohtii, oliko vastaamatta jättäneiden työtilanne vieläkin haastavampi.

Miten korvata kohtaamisten puutetta?

Jatkuvaan etätyöhön liittyvissä vastauksissa korostui se, että kasvokkaisten kohtaamisten puute vaikeuttaa ydintyötä niin opetuksessa kuin hallinnossakin. Ihmisten tavoittaminen voi olla hankalaa. Kasvokkain monet asiat sujuisivat helpommin ja nopeammin.

”Etätyöskentely teki näkyväksi arjen vuorovaikutuksen ja satunnaisten kohtaamisten merkityksen. Moni asia hoituu kuin ohimennen, kun törmätään oppilaitoksen käytävillä tai käväistään toisen ovella”, Virpi Kalakoski sanoo.

Kun työkaveri tai opiskelija ei enää kävele vastaan tai tule juttusille, tarvitaan erilaisia tapoja olla yhteydessä. Kalakoski ehdottaa nopeita puheluita, pikaviestejä tai säännöllisiä aikoja, jolloin on lupa kysyä eri asioista.

”Jotkut kokevat, että sosiaalinen kanssakäyminen, tiukka asia ja pikaiset kysymykset eivät sovi samaan etäpalaveriin. Jos on kiire, ei välttämättä ehdi kuunnella kaikkea.”

Marja Sarkkinen MaSarkkinen

Toimituksemme suosittelee

Tutustu myös:
Kommentointi (0)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Ei vielä yhtään kommenttia.

Tuoreimmat jutut

Työyhteisön monimuotoisuudella tarkoitetaan työntekijöiden keskinäistä erilaisuutta. Työntekijät voivat olla erilaisia esimerkiksi iältään, sukupuoleltaan, etniseltä taustaltaan tai koulutukseltaan.

Työyhteisön monimuotoisuuden on osoitettu olevan yhteydessä muun muassa innovatiivisuuteen ja luovuuteen:

”Kun työntekijät ovat erilaisia, heillä on myös erilaisia näkemyksiä. Erilaisten näkemysten kohdatessa syntyy uutta. Ja kun omia näkemyksiään vielä joutuu perustelemaan muille, ideat yleensä jalostuvat”, sanoo johtava asiantuntija Barbara Bergbom Työterveyslaitoksesta.

Vuoden 2020 Monimuotoisuusbarometrin mukaan lähes 80 prosenttia henkilöstöalan ammattilaisista katsoo, että heidän organisaatiossaan hyväksytään monimuotoisuuden eri ilmenemismuodot.

”Jotkut HR-ammattilaiset pitävät ongelmana, että rekrytoinneissa hakijajoukko jää monimuotoisuudeltaan kapeaksi”, Bergbom sanoo.

Rekrytointisuositukset sopivat kaikille aloille

Työterveyslaitoksen Moninaisesti parempi -hanke on laatinut työpaikoille monimuotoisuutta edistävät rekrytointisuositukset. Ne ehkäisevät työnhaussa tapahtuvaa syrjintää, joka voi usein olla myös tahatonta.

Nämä kymmenen suositusta sopivat kaikille aloille:

  1. Tarkastelkaa organisaationne monimuotoisuuden tilaa.
  2. Määritelkää haettava tehtävä ja arviointikriteerit selkeästi ja syrjimättömästi.
  3. Miettikää kielitaitoon liittyvät kysymykset etukäteen.
  4. Laatikaa työpaikkailmoitus huolellisesti.
  5. Käyttäkää monipuolisia rekrytointikanavia ja verkostoja.
  6. Varmistakaa rekrytoinnissa käytettävien järjestelmien saavutettavuus.
  7. Harkitkaa anonyymin tai osittain anonyymin rekrytoinnin käyttöä.
  8. Valmistautukaa huolellisesti haastattelutilanteeseen.
  9. Varmistakaa valinnan syrjimättömyys ja läpinäkyvyys.
  10. Tehkää selkeä ohjeistus yhdenvertaisuutta edistävistä rekrytointikäytännöistä.

Rekrytointisuosituksia esittelevällä verkkosivulla jokaista periaatetta avataan yksityiskohtaisesti. Esimerkiksi työhaastattelussa rekrytoijien kannattaa keskittyä pelkästään haastattelemiseen. Arvioinnin aika on myöhemmin.

”Pyrkimys keskittyä samanaikaisesti kahteen asiaan – haastatteluun ja arviointiin – kuormittaa ajattelua. Silloin on todennäköisempää, että ennakkoluulot ja stereotypiat vaikuttavat arviointiin”, Barbara Bergbom sanoo.

Tiedostamaton syrjintä herättää keskustelua

Rekrytointisuositusten laatijat ovat saaneet työpaikoilta mukavaa palautetta. Ohjeita pidetään selkeinä ja lähestymistavaltaan rakentavina.

”Niin työnantajat kuin työntekijät kokevat hyötyvänsä siitä, että rekrytointikäytäntöjä kehitetään syrjimättömiksi”, Barbara Bergbom sanoo.

Varsinkin kaksi asiaa on herättänyt keskustelua: anonyymi rekrytointi ja tiedostamaton syrjintä.

Anonyymissa rekrytoinnissa hakemuksesta poistetaan kaikki sellaiset hakijaan liittyvät tiedot, jotka eivät liity hänen osaamiseensa tai tehtävän vaatimuksiin. Muun muassa nimi, sukupuoli, ikä, valmistumisvuosi ja hakijan kuva poistetaan.

Tutkimusten mukaan meillä on taipumusta suhtautua myönteisemmin niihin ihmisiin, joiden koemme muistuttavan meitä itseämme. Rekrytoinnissa se voi johtaa tiedostamattomaan syrjintään.

”Tämän ilmiön tunnistaminen on jo ensimmäinen askel syrjinnän vähenemiseen”, Bergbom sanoo.

Ohjeisiin liittyvät epäselvyydet ja ristiriidat ovat yleinen ongelma työpaikoilla. Se, että ohjetta ei löydy tai sen avulla ei pääse eteenpäin omassa työssään, kuormittaa.

Kehittämispäällikkö Tiina Heusala Työterveyslaitoksesta vetää työpaikoilla aivotyövalmennuksia. Ennen valmennusta tehtävissä kyselyissä ohjeiden pulmat nousevat esiin melkein aina. Ne herättävät myös paljon keskustelua.

Mikä ohjeissa sitten on pielessä?

”Usein oletetaan, että ihmiset lukevat ohjeet heti ja muistavat ne ulkoa. Kykymme muistaa yksityiskohtia on kuitenkin rajallinen. Ohjeen pitäisi olla saatavilla sillä hetkellä, kun sitä työssään tarvitsee.”

Nämä neuvot auttavat ohjeiden laatijaa välttämään tyypilliset virheet:

1. Tallenna ohjeet samaan paikkaan

Työpaikoilla ohjeita tallennetaan yleensä moniin eri paikkoihin, kuten intraan, Teamsiin ja SharePointiin. Niitä lähetetään myös sähköpostin liitteenä.

Kun työntekijä sitten tarvitsee ohjetta, hän muistelee tai arvailee, mistä kanavasta se löytyisi.

Kaikissa kanavissa ei välttämättä ole hakutoimintoa. Vaikka ohjeen hakeminen olisi mahdollista, oikeita hakusanoja voi olla vaikea keksiä.

Työpaikalla kannattaa sopia yksi paikka, johon kaikki ohjeet tallennetaan. Siinä saisi mielellään olla hakutoiminto. Ohjeiden löytämistä helpottavat selkeästi jäsennellyt ja nimetyt kansiot.

2. Suunnittele ohjeelle selkeä rakenne

Kerro heti alussa, mitä ohje koskee ja kenelle se on tarkoitettu.

Etene johdonmukaisesti: Mitä tehdään ensin? Mitä seuraavaksi? Milloin tehtävä on hoidettu? Käytä käskymuotoa ja helpota tiedon hahmottamista esimerkiksi numero- ja pallukkalistoilla.

Laadi havainnolliset väliotsikot. Tee niiden perusteella sisällysluettelo. Siitä näkee, mitä kaikkea ohjeessa käsitellään ja missä kohdassa.

Lopussa on hyvä olla lisätietojen antajan yhteystiedot: Keneltä voi kysyä, jos jokin asia jää hämäräksi? Mitä tehdä, jos ohje ei sovikaan omaan tilanteeseen? Yhteyshenkilö ei välttämättä ole sama kuin ohjeen tekijä.

3. Esitä asiat riittävän tarkasti

Hyvä ohje sisältää kaiken tärkeän mutta ei mitään ylimääräistä. Karsi turhat täytesanat.

Esitä asia tarkasti ja aukottomasti. Älä jätä pois välivaiheita, vaikka ne tuntuisivat sinusta automaattisilta ja itsestään selviltä.

Joskus ohjeen aihepiiri on osalle ihmisistä tuttu ja osalle aivan uusi. Olisiko tarpeen tehdä lyhyt pikaohje ja pidempi, yksityiskohtaisempi ohje?

4. Pyydä ohjeen käyttäjää testaajaksi

Kun ohje on mielestäsi valmis, pyydä jotakuta tulevaa käyttäjää testaamaan se. On tärkeää, ettei hän ole osallistunut ohjeen tekemiseen.

Auttaako ohje testaajaa hoitamaan tehtävän alusta loppuun asti? Testaus paljastaa epäselvyydet ja aukkopaikat.

5. Päivitä ohjetta ja kerro, mikä muuttui

Pidä ohje ajan tasalla. Kun teet päivityksiä, kerro, mikä on muuttunut. Jos olet esimerkiksi lisännyt ohjetekstiin pari lausetta, voit merkitä ne korostusvärillä.

Näin käyttäjä ei joudu kahlaamaan läpi koko ohjetta ja miettimään, mitä uutta siihen on tullut.

6. Muista perusasiat – oli ohjeen muoto mikä tahansa

Ohjeet voivat olla vaikkapa Word-tiedostoja, Powerpoint-esityksiä tai videoita. Vaikka muoto muuttuisi, ohjeen pitää olla helppokäyttöinen. Samat nyrkkisäännöt pätevät.

Esimerkiksi 20-minuuttisen ohjevideon katsoja tarvitsee tiedon siitä, mitä ohje käsittelee ja missä kohdassa häntä kiinnostava asia tulee esiin.

7. Auta ihmistä ohjetulvassa

Jos ohjeita tehdään ja päivitetään tiuhaan, työntekijän on vaikea pysyä kärryillä: mitkä ohjeet ja päivitykset koskevat hänen työtään?

Tämä on erityisen ongelmallista, jos meneillään on esimerkiksi organisaatiomuutos tai koronapandemian kaltainen poikkeustilanne.

Esihenkilö voi auttaa työntekijää ohjetulvassa. Hän voi nostaa esiin ne ohjeet ja asiat, jotka ovat oleellisia juuri hänen tiimilleen.

8. Käykää tärkeät ohjeet läpi yhdessä

Ohjeita tehdään, jotta kaikki työntekijät toimisivat tietyllä tavalla. Jos tavoitteena on tärkeä muutos, siihen liittyvät ohjeet on hyvä käydä läpi yhdessä.

Varatkaa aikaa keskusteluun. Silloin työntekijöillä on mahdollisuus esittää tarkentavia kysymyksiä ja pohtia, miten ohjeen toteuttaminen onnistuu käytännössä.

Yhteinen keskustelu sitouttaa uuteen toimintatapaan ja siitä jää parempi muistijälki kuin lueskelemalla ohjetta itsekseen.

Kun työkaverin kanssa matkustaa ympäri maata, hänet oppii tuntemaan perin pohjin. Varsinkin, kun istutaan vierekkäin autossa tai junassa ja nukutaan samassa hotellihuoneessa. Tällaiset reissut tekivät Kirsi Unkilan ja Minna Savinaisen yhteistyöstä saumatonta.

Muutama vuosi sitten kaksikko kiersi Suomea esittelemässä Kykyviisaria, joka on Työterveyslaitoksen kehittämä työ- ja toimintakyvyn itsearviointimenetelmä.

He pitivät luentoja, infotilaisuuksia ja työpajoja, joihin osallistui sosiaalialan ja työllisyyden hoidon ammattilaisia sekä työllistymistä tukevissa hankkeissa toimivia ihmisiä. Tavoitteena oli jakaa tietoa ja saada porukka kokeilemaan menetelmää asiakastyössään.

”Matkalla, ennen tilaisuutta, kävimme läpi puhuttavat asiat. Tilaisuuden jälkeen kävimme läpi, mikä meni hyvin ja mitä voisimme tehdä toisin seuraavalla kerralla”, Savinainen sanoo.

Työpaikkailmoituksen sanat kolahtivat

Minna Savinainen on terveystieteiden tohtori ja työfysioterapeutti, joka toimii tutkimuspäällikkönä. Hän on ollut Työterveyslaitoksessa viitisentoista vuotta ja tekee työpaikkojen kanssa tutkimus- ja kehittämistyötä.

Kirsi Unkila näki vuonna 2016 työpaikkailmoituksen, jonka sanat osuivat suoraan hänen kiinnostuksenkohteisiinsa: ”Kehitetään työ- ja toimintakyvyn itsearviointimenetelmää vaikeassa työmarkkina-asemassa oleville henkilöille.”

”Oli pakko hakea paikkaa, ja Minna rekrysi minut.”

Unkila työskentelee erityisasiantuntijana. Hän on yhteiskuntatieteiden lisensiaatti ja ammatistaan ylpeä sosiaalityöntekijä. Twitterissä hän käyttää aihetunnistetta #jokapaikansossu.

”Minusta sosiaalityöntekijän osaamiselle on käyttöä ihan joka paikassa – myös työelämässä olevien ihmisten kanssa.”

Tieteilijä ja taiteilija täydentävät toisiaan

Työparin erilaisista ammattitaustoista on ollut hyötyä Kykyviisari-kiertueista lähtien. He täydentävät toisiaan muutenkin:

”Minna on tieteilijä ja minä olen tällainen taitelija. Minnalla on tutkijan työvälineet hallussaan. Hän ymmärtää, mikä on uutta ja oleellista”, Kirsi Unkila kiteyttää.

Minna Savinainen kokee itse olevansa sekoitus tutkijaa ja kehittäjää. Työkaveriaan hän kuvailee ideanikkariksi, joka on yhteiskunnallisesti valistunut.

”Kirsillä on tapana kirjoittaa muistiinpanoja kaikenlaisille lippusille ja lappusille, joita hänen kotoaan löytyy. Eteeni on ilmestynyt pakettipahviin kirjoitettuja ideoita. Niistä on syntynyt monta hyvää juttua. Kehitämme ideoita yhdessä eteenpäin.”

Taustalla on luottamus toiseen. Myös hauskanpito yhdistää. Työmatkoilla autossa on keksitty laulunsanoja ja harjoiteltu näytelmän repliikkejä. Yhteen aikaan molemmat olivat mukana harrastajateatterissa.

Jokaiselle voi löytää sopivan työn

Yhteistyötä helpottavat samanlainen arvomaailma ja halu auttaa ihmistä. Molemmat uskovat, että jokaiselle on löydettävissä työ, joka sopii hänen terveydentilaansa ja osaamiseensa. Siihen pitää tarjota mahdollisuus.

Kun Kykyviisari-menetelmän kyselylomaketta aikoinaan kehitettiin, Minna Savinainen ja Kirsi Unkila haastattelivat työttömiä.

”Monet kokivat syyllisyyttä työttömyydestään. Minusta se oli karmeaa. Suurin osa ihmisistä haluaa ihan oikeasti olla työelämässä”, Unkila sanoo.

Savinaisen mielestä suhtautuminen työttömiin on muuttunut paremmaksi viimeistään korona-aikana. Ilman töitä on jäänyt muun muassa ravintola- ja matkailualan ammattilaisia, jotka eivät aiemmin ole kokeneet työttömyyttä.

Työn tulokset näkyvät myöhemmin

Kun Kirsi Unkila aiemmin työskenteli sosiaalityöntekijänä, työstä sai välitöntä kiitosta ja palautetta. Silloin pystyi parantamaan joidenkin yksilöiden tilannetta ja auttamaan heitä uusille urille.

Työterveyslaitoksessa hän kokee tekevänsä samaa työtä, mutta laajemman joukon hyväksi. Nyt työssä voi vaikuttaa työkyvyn ja työllistymisen tuen prosesseihin ja toimintamalleihin.

”Palaute ei ole niin välitöntä ja henkilökohtaista, mutta työ palkitsee. Se sopii omiin arvoihini, mikä tukee jaksamista. Työn tulokset voivat näkyä vasta pitkän ajan kuluttua.”

Minna Savinainen nauttii siitä, että saa kehittää työelämää yhdessä työpaikkojen kanssa. Tutkijat eivät huutele mistään norsunluutornista, mitä työpaikoilla kuuluu tehdä.

Kykyviisari on löytänyt paikkansa

Nykyisin työkaverukset ovat tekemisissä aiempaa vähemmän. Minna Savinainen on toiminnallisessa esihenkilöasemassa, mikä vie aikaa.

Molemmat ovat mukana Kuura-hankkeessa, jossa luodaan työhön kytkeytyvän kuntoutuksen tietopaketti ja työn muokkauksen toimintamalli. Kirsi Unkila kuuluu edelleen Kykyviisari-porukkaan.

Mitä menetelmälle kuuluu?

”Kykyviisarille kuuluu oikein hyvää. Se on löytänyt paikkansa asiakastyössä. Menetelmää käytetään myös hallitusohjelman työllistymistä edistävissä hankkeissa eli työllisyyden kuntakokeiluissa ja Työkykyohjelmassa”, Unkila sanoo.

”Kyllä me Minnan kanssa taisimme tehdä jotain oikein silloin, kun teimme road trippejä ja juurrutimme Kykyviisaria käyttöön.”

 

Kuva: Rami Marjamäki