Etäpalaverien kasvottomuus kyllästyttää: “Jengi vaan istuu omissa kopeissaan luurit päässä”

Osallistu
Etäkokouksen osallistuja kuulokkeet korvilla

Etäpalaverit sopivat varsinkin yksinkertaisten käytännön asioiden hoitamiseen tai tietojen vaihtoon. Vahvaa vuorovaikutusta vaativa ideoiminen onnistuu paremmin kasvokkain, sanoo Minna Toivanen Työterveyslaitoksesta.

Kun kokoukset pidetään Skypen tai muun vastaavan palvelun välityksellä, vältytään matkustamiselta. Ne sopivat etätyöhön ja mahdollistavat osallistumisen toiselta puolelta Suomea tai maailmaa.

Vaikka etäpalaverit ovat käteviä ja monesti välttämättömiä, ne myös kyllästyttävät. Tämä näkyy vastauksissa, jotka Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehti sai pieneen kyselyynsä:

Meillä on Skypen käyttö lähtenyt ihan lapasesta. Nykyään hoidellaan atk:lla myös sellaiset palaverit, joissa kaikki ovat samassa talossa. Jengi vaan istuu omissa kopeissaan luurit päässä!

Jos aihe vaatii paljon yhteistä keskustelua ja yhteisen ymmärryksen löytymistä, on etänä vaikea käydä yhtä vastavuoroista keskustelua kuin samassa tilassa. Usein tuntuu, ettei ehdi tai pysty sanomaan kaikkea, mitä haluaisi, kun ei näe muiden eleitä ja ilmeitä.

Tullaan ensin tutuiksi

Vanhempi asiantuntija Minna Toivanen Työterveyslaitoksesta tutustui lukijoiden vastauksiin. Heidän palaverikokemuksensa vaikuttivat varsin tutuilta.

”Jotkut ovat selvästi alkaneet väsyä etäpalavereihin, etenkin niiden kasvottomuuteen.”

Halu kohdata työkaveri silmästä silmään nousi esiin myös Työterveyslaitoksen Rajoja rikkova työ -tutkimuksessa, jossa Toivanen haastatteli erään insinööritoimiston henkilöstöä.

Toimistolla oli työntekijöitä eri paikkakunnilla. Kun uusi kollega toiselta paikkakunnalta tuli muutamaksi päiväksi hommiin tiimikavereidensa luokse, työnteko ja etäpalaverit sujuivat luontevammin.

”Kyse on siitä, että tullaan ensin tutuiksi, tiedetään toisen toimintatavat ja luodaan yhteisöllisyyttä”, Toivanen sanoo.

Hankalat asiat kasvokkain

Minna Toivasen mielestä etäpalaverit sopivat varsinkin yksinkertaisten käytännön asioiden hoitamiseen tai siihen, että vaihdetaan tietoja.

Sen sijaan kehittäminen ja vahvaa vuorovaikutusta edellyttävä ideoiminen eivät välttämättä luonnistu etänä yhtä hyvin kuin kasvokkain.

Työpiste-verkkolehden saamissa vastauksissa kasvokkaista kohtaamista pidettiin hyvänä silloin, kun aihe on arkaluonteinen tai vaikea:

Olen työskennellyt lähinnä suurissa, monikansallisissa it-yrityksissä, joten minulle etäkokoukset ovat olleet arkipäivää jo kauan. Olen kuitenkin todennut, että silloin, kun käsitellään vähänkin hankalampia ja monimutkaisempia asioita, henkilökohtaiset palaverit ovat ylivoimaisesti parhaimpia.

Suut supussa isossa joukossa

Oli kyseessä sitten kasvokkainen kokous tai etäpalaveri, näiden perusasioiden pitää olla selvillä: Miksi kokous järjestetään? Mikä sen tavoite on? Keiden on hyvä osallistua?

Skype-palaveriin tulee helposti kutsuttua liikaa väkeä. Ja jos osallistujia on paljon, voi käydä niin, että yksi puhuu ja muut kuuntelevat.

”Jos langoilla on vaikka 30 ihmistä, niin ei siitä mitään tulisikaan, jos kaikki rupeaisivat puhumaan”, Minna Toivanen huomauttaa.

Hänen mukaansa sopiva osallistujamäärä riippuu palaverin tavoitteesta. Jos kokous on tiedotustilaisuuden tyyppinen, kuuntelijoita voi olla yhtä hyvin sata kuin kymmenen.

”Jos taas halutaan vuorovaikutusta, niin yli kymmenen on jo aika paljon. Kokemukseni mukaan iso porukka vaikuttaa niin, etteivät ihmiset oikein uskallakaan sanoa mitään. He pelkäävät vievänsä muiden aikaa.”

”Kuuletteko minua? En kuule teitä”

Työterveyslaitoksen AikaJärjestys asiantuntijatyössä -tutkimuksessa 74 prosenttia asiantuntijatyötä tekevistä ilmoitti osallistuvansa kokouksiin ja tapaamisiin vähintään melko paljon. Kokoukset raamittivat heidän ajankäyttöään vahvasti.

Vaikka etäkokoukset periaatteessa säästävät aikaa, tekniset ongelmat voivat venyttää niitä. Työpisteen kyselyssä asiasta kerrottiin näin:

Tekniikka tökkii monessa palaverissa. Onko sitten kysymys osaamattomista ihmisistä vai ovatko järjestelmät niin huonoja? Yhteyksien toimimattomuus ja katkeilu ovat todellisia aikasyöppöjä.

Minna Toivasen mielestä yksi etäpalaverien pluspuolista liittyy tekniikan hyödyntämiseen. Skypessä voi esimerkiksi toteuttaa pieniä, anonyymejä äänestyksiä, joiden tulokset näkyvät saman tien. Siten ihmiset pääsevät osallistumaan ilman, että jokainen sanoo jotain.

Kopin metsästys rasittaa

Jos palavereja on tarkoitus pitää yhä enemmän etänä, työnantajan kannattaa huomioida se työtilojen suunnittelussa: tarvitaan riittävästi Skype-koppeja ja muita vetäytymistiloja.

”Muuten työntekijät juoksevat etsiskelemässä vapaita koppeja tai joutuvat kirjoittamaan palaverissa, että en nyt pysty puhumaan, kun olen avotilassa”, Minna Toivanen sanoo.

Monella työpaikalla joudutaan miettimään myös, voivatko samassa toimipisteessä olevat työntekijät osallistua etäkokoukseen samasta tilasta käsin. Joidenkin mielestä se on huono ratkaisu:

Jos joku osallistuu etänä, niin on parasta, että kaikki laittavat kuulokkeet päähänsä, vaikka jokin joukko olisikin samassa toimistossa. Muuten homma ei tunnu toimivan. Eli kaikki kasvokkain tai kaikki kuulokkeet päässä omissa kopeissaan.

Esimerkiksi 20 hengen tiimipalaverissa tuo tarkoittaisi jopa 20 kopin tarvetta.

Kunnioittava asenne avuksi

Minna Toivanen arvelee, että etäpalavereihin ei aina suhtauduta samanlaisella kunnioituksella kuin kasvokkaisiin kokouksiin. Jos kyseessä on ”vain Skype”, siihen ei ehkä valmistauduta kunnolla.

Kaikenlaisia palavereja vaivaa se, että ihmiset selailevat puhelimiaan ja hoitavat samalla muita asioita. Etäpalaverissa tällaisesta päällekkäisestä touhuamisesta ei edes jää kiinni.

Suuri osa osallistujista puuhailee samaan aikaan jotain muuta. Jotkut sanovat ihan suoraan, että käyvät siinä sivussa puhelinkeskusteluja tai kirjoittavat raporttia. Mitä järkeä silloin on osallistua? Pahimmassa tapauksessa kokouksesta tulee näytös tai suoritus, joka pitää vain lusia.

Etäpalaverista on myös helppo liueta pois kesken kaiken: ”Minulla alkaa nyt toinen palaveri. Heippa!”

Kirjoittaminen sopii hiljaiselle

Etänä ja silmätysten hoidetut neuvonpidot täydentävät toisiaan. Molempia tarvitaan.

”Toivottavasti opimme arvioimaan entistä paremmin, milloin on syytä olla kasvokkain”, Minna Toivanen sanoo.

Skype-kokouksiin osallistuminen saattaa olla mieluinen vaihtoehto esimerkiksi hieman ujoille ja hiljaisille työntekijöille. Työpiste-verkkolehden lukijakyselyssä tämä tuli esiin näin:

Parasta niissä kokouksissa on mahdollisuus esittää kommentteja myös kirjoittamalla. Se osallistumistapa sopii minulle.

Yhteydenpito työpaikallani tapahtuu Skype-puheluilla ilman kuvaa, ja tämä on mielestäni paras oletustilanne. Näin myös ne ihmiset, jotka eivät välitä olla ”valokeilassa”, saavat asiansa sanottua ilman, että stressaavat siitä, kun muut katsovat. Lisäksi ilmapiiri pysyy neutraalina eikä yksi hapannaama pääse mököttämään jokaisen nenän eteen.

Marja Sarkkinen MaSarkkinen

Lisää tietoa:

Ajanhallinta (Työterveyslaitoksen sivuilla)

Toimituksemme suosittelee

Tutustu myös:
Kommentointi (1)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Kommentit (1)

Toimihlö |

Juuri näin. Kun muutenkin ollaan 8 tuntia päivässä koneella omissa oloissa, ja vuorovaikutus työkavereiden kanssa rajoittuu ruoka- ja kahvitauolle, ei Skype-palaverit todellakaan ole mieluinen vaihtoehto. Semminkin jos kaikki istuvat samassa toimitalossa eikä lähipalaverille ole mitään estettä. Jos tiimi on hajautettu useampaan yksikköön eri toimistoihin tai jos halutaan pitää isompi koko henkilöstöä koskeva tiedotustilaisuus, Skypen ymmärtää.

Tuoreimmat jutut

Työyhteisön ei tarvitse olla täydellinen. Hyvä tavoite on, että se on riittävän terve. Riittävän terveeseen työyhteisöön on pääsääntöisesti mukava tulla aamulla töihin.

Näin toteaa työterveyspsykologi Antti Aro kirjassaan Työilmapiiri kuntoon (Alma Talent, 2018). Kirja käsittelee sitä, miten työilmapiiriin voi ja kannattaa vaikuttaa.

Riittävän terveen työyhteisön tunnusmerkkejä ovat nämä:

  1. Työyhteisö on suuntautunut työhön, organisaation perustehtävään. Tavoitteita pyritään jatkuvasti kirkastamaan. Ne ovat realistisia, joten niiden saavuttaminen on mahdollista.
  2. Työyhteisössä vallitsee työrauha. Työntekoa edistävät tekijät on maksimoitu ja sitä häiritsevät asiat minimoitu.
  3. Työyhteisö suuntautuu tulevaisuuteen, mutta on tietoinen myös historiastaan. Toimintaympäristön muutokseen vastataan jatkuvalla parantamisella ja oppimisella.
  4. Johtaminen palvelee työntekoa. Se on tasapuolista, johdonmukaista ja oikeudenmukaista. Asianäkökulma painottuu – tärkeämpää on, mitä sanotaan, kuin se, kuka puhuu.
  5. Työntekijöillä on selkeä käsitys omasta työroolistaan. He tuntevat riittävän hyvin myös työkaveriensa työroolit.
  6. Sosiaalista tukea on tarjolla. Apua saa esimiehiltä, kollegoilta ja alaisilta, ja sitä voi pyytää turvallisin mielin.
  7. Toimintaa arvioidaan säännöllisesti yhdessä. Onnistumisia juhlitaan ja virheistä opitaan. Kaikkien työyhteisön jäsenten panos tunnustetaan – kiitoksia eivät saa pelkästään työyhteisön ”tähtipelaajat”.
  8. Ongelmia ratkaistaan eikä niitä lakaista maton alle. Asioista puhutaan suoraan ja niiden ihmisten kanssa, joita ne koskevat.
  9. Yhteiset pelisäännöt ovat selkeitä ja reiluja. Ne koskevat kaikkia, mutta eivät ole jäykkiä. Terveen järjen käyttö on sallittua.
  10. Työyhteisö huolehtii työhyvinvoinnistaan. Stressiä ja kiirettä ei ihannoida. Erityistä huomiota kiinnitetään työstä palautumiseen.

Vierailijatyötiloissa nopeat syövät hitaat. Jäljelle jääneiden kalusteiden säädöt eivät välttämättä ole omien mittojen mukaisia.

Vaikka vaihtuvan työpisteen säätäminen itselle sopivaksi lähes päivittäin kuulostaa vaivalloiselta, Työterveyslaitoksen tuotepäällikkö Mika Nyberg vakuuttaa sen käyvän nopeasti.

”Kun työpisteen säätämisen ottaa tavaksi, siinä ei loppupeleissä kovin kauan mene. Hyvän työasennon mitat ja säädöt kannattaa ottaa ylös seuraavaa kertaa varten.”

Mittaa kyynärkorkeus, tarkista katselukulma

Mika Nyberg antaa liikkuville toimistotyöntekijöille nämä suositukset hyvän istumatyöasennon lähtökohdista:

  1. Työtuoli kannattaa säätää ensimmäiseksi. Istuessa jalkojen tulisi yltää tukevasti maahan. Vartalon ja reiden kulman on hyvä olla aavistuksen yli 90 astetta. Tuolin istuinosan etureunan ja polvitaipeen väliin saa jäädä noin pari senttiä.
  2. Työpöytä on kätevä säätää, kun hyvä istuma-asento on löytynyt. Mittaa kyynärkorkeus. Pidä käsiä istuessa vartalon sivuilla. Mittaa nyt korkeus kyynärpäästä lattiaan. Pöydän tulisi olla 0–2 senttiä korkeammalla kuin mitattu kyynärkorkeus. Kun nyt asetat käsivarret työpöydälle, hartioiden pitäisi tuntua rennoilta.
  3. Näyttö säädetään, jos mahdollista. Katselukulma on optimaalinen, kun nenä on näytön yläreunan korkeudella. Hyvä katseluetäisyys erillisestä näytöstä on helppo mitata ojentamalla käsivarsi näyttöä kohti. Kun näyttö on suunnilleen käsivarren mitan päässä, katseluetäisyys on sopiva.
  4. Näppäimistö kannattaa viedä pöydän keskelle. Näppäimistön paikka on noin kyynärvarren mitan päässä pöydän reunasta. Käsien tulisi ylettyä näppäimistölle, kun kyynärvarret on asetettu pöydälle näppäimistöä kohti.
  5. Hiirtä tulee käyttää vapaasti koko kyynärvarrella. Pyri välttämään hiiren käyttöä pelkällä ranteella. Esimerkiksi paksu rannetuki yleensä sitoo ranteen paikalleen, jolloin liike on yksipuolista ja kuormittavaa.
  6. Seisoma-asennossa kannattaa huolehtia, että paino jakaantuu tukevasti molemmille jaloille. Istuma- ja seisoma-asennon välillä kannattaa vaihdella työpäivän aikana, jos mahdollista.

Hyvä asento löytyy kokeilemalla

Työpisteen säätöohjeet antavat suuntaa sopivan työasennon löytymiseen. Mika Nyberg painottaa, että säädöt ovat aina yksilöllisiä ja hyvä asento löytyy lopulta kokeilemalla.

”Tietokonetyössä ei ole olemassa selkeitä ratkaisuja, jotka sopisivat kaikille. Työtehtävä ja työntekijän erityisvaatimukset määrittävät pitkälti, millainen työasento kullekin sopii.”

Ja vaikka kalusteiden säädöt olisivat kunnossa, ei paikalleen kannata jämähtää. Liian jäykkä ja kulmikas asento ei pidemmän päälle ole hyväksi. Työasennon vaihtelu ja aktiivinen tauotus ovat tarpeen.

”Työasennon on hyvä tuntua rennolta. Kukaan ei kiellä välillä lukemasta materiaaleja vaikka sohvalla tai pitämästä lyhyttä palaveria seisten”, Nyberg huomauttaa.

Kalustus kannattaa pitää simppelinä

Jotta työntekijän asettuminen työtilaan sujuisi kätevästi, työnantajan kannattaa huomioida vierailijatyöpisteiden suunnittelussa erilaiset käyttäjät.

Mika Nyberg neuvoo valitsemaan vierailijatyöalueelle kalusteet, jotka ovat mahdollisimman helposti säädettävissä erikokoisille työntekijöille.

”Yksinkertainen kalustus, jota on helppo liikutella ja säätää esimerkiksi sähköisesti, on tärkeintä.”

Esimerkkinä Nyberg mainitsee työpöydän: Sen tulisi olla helposti säädettävissä mahdollisimman ylös ja alas. Näin pöytä sopii eripituisille ihmisille ja pöydän ääressä voi halutessaan tehdä töitä myös seisten.

 

Juttu on julkaistu Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehdessä 24.8.2017.

Tutkimuksista tiedämme, että yksi keskeisistä asioista luottamuksen rakentumisen ja myönteisten odotusten kannalta on oikeudenmukainen eli reilu johtaminen.

Erityisesti epävarmoina aikoina, joihin fuusioitumiset tyypillisesti lukeutuvat, on tärkeää, että emme koe olevamme mielivaltaisen kohtelun alaisia ja että päätöksenteon prosessit noudattelevat oikeudenmukaisuuden periaatteita.

Näitä periaatteita ovat:

  1. Ole johdonmukainen. Käytäntöjen ja sääntöjen ei tulisi vaihdella ihmisten tai ajankohtien välillä.
  2. Mahdollista kuulluksi tuleminen niille, joita päätös koskee.
  3. Perusta päätöksesi mahdollisimman tarkkaan tietoon.
  4. Luo käytäntöjä, joiden perusteella tehtyjen päätösten vaikutusta voidaan seurata ja vääriksi osoittautuneita päätöksiä muuttaa.
  5. Tee päätöksiä, mutta älä hätiköiden.
  6. Kohtele toisia kunnioittavasti.

Toki työpaikkojen realiteetit, kuten esimerkiksi tarpeet viedä muutoksia läpi ripeästikin, eivät aina tee tätä tehtävää helpoksi esimiehille. Miten isossa organisaatiossa esimerkiksi toteutetaan laaja kuuleminen? Entä jos sama prosessi tuntuu toisista hätäiseltä ja toisista maleksimiselta?

Vaikka joskus voi olla haasteitakin, niin kuitenkin kannustan pyrkimään näiden periaatteiden mukaiseen toimintaan. Niitä kannattaa soveltaa muutosten johtamiseen niin hyvin kuin mahdollista, erityisesti jos tähtäimessä on luottamuksen rakentaminen ja toive, että muutos näyttäytyisi työntekijöille (myös) myönteisenä mahdollisuutena. Myönteisten odotusten tiedetään edistävän sopeutumista ja hyvinvointia.

Nämä reiluun prosessiin liittyvät periaatteet olisikin tärkeää huomioida jo muutosprosessia suunniteltaessa, jotta asioille varattaisiin riittävästi resursseja ja aikaa – vaikkakin pääsääntöisesti näiden periaatteiden noudattaminen ei maksa mitään.

Toisena teemana nostan esille työn imun, jolla tarkoitetaan työssä koettua myönteistä tunne- ja motivaatiotilaa, jota luonnehtivat uppoutuminen, tarmokkuus ja omistautuminen työssä.

Työn imun on havaittu edistävän myönteisiä odotuksia tulevaisuutta kohtaan, kuten merkittävän organisaatiomuutoksen näkemistä ennemmin mahdollisuutena kuin uhkana.

Tämän perusteella voidaan odottaa, että työpaikat, joissa työntekijät kokevat työn imua jo ennen muutosta, pärjäävät muutoksissa paremmin. Se korostaa työn imusta huolehtimisen tärkeyttä myös muutosten näkökulmasta.