Etäpalaverien kasvottomuus kyllästyttää: “Jengi vaan istuu omissa kopeissaan luurit päässä”

Osallistu
Etäkokouksen osallistuja kuulokkeet korvilla

Etäpalaverit sopivat varsinkin yksinkertaisten käytännön asioiden hoitamiseen tai tietojen vaihtoon. Vahvaa vuorovaikutusta vaativa ideoiminen onnistuu paremmin kasvokkain, sanoo Minna Toivanen Työterveyslaitoksesta.

Kun kokoukset pidetään Skypen tai muun vastaavan palvelun välityksellä, vältytään matkustamiselta. Ne sopivat etätyöhön ja mahdollistavat osallistumisen toiselta puolelta Suomea tai maailmaa.

Vaikka etäpalaverit ovat käteviä ja monesti välttämättömiä, ne myös kyllästyttävät. Tämä näkyy vastauksissa, jotka Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehti sai pieneen kyselyynsä:

Meillä on Skypen käyttö lähtenyt ihan lapasesta. Nykyään hoidellaan atk:lla myös sellaiset palaverit, joissa kaikki ovat samassa talossa. Jengi vaan istuu omissa kopeissaan luurit päässä!

Jos aihe vaatii paljon yhteistä keskustelua ja yhteisen ymmärryksen löytymistä, on etänä vaikea käydä yhtä vastavuoroista keskustelua kuin samassa tilassa. Usein tuntuu, ettei ehdi tai pysty sanomaan kaikkea, mitä haluaisi, kun ei näe muiden eleitä ja ilmeitä.

Tullaan ensin tutuiksi

Vanhempi asiantuntija Minna Toivanen Työterveyslaitoksesta tutustui lukijoiden vastauksiin. Heidän palaverikokemuksensa vaikuttivat varsin tutuilta.

”Jotkut ovat selvästi alkaneet väsyä etäpalavereihin, etenkin niiden kasvottomuuteen.”

Halu kohdata työkaveri silmästä silmään nousi esiin myös Työterveyslaitoksen Rajoja rikkova työ -tutkimuksessa, jossa Toivanen haastatteli erään insinööritoimiston henkilöstöä.

Toimistolla oli työntekijöitä eri paikkakunnilla. Kun uusi kollega toiselta paikkakunnalta tuli muutamaksi päiväksi hommiin tiimikavereidensa luokse, työnteko ja etäpalaverit sujuivat luontevammin.

”Kyse on siitä, että tullaan ensin tutuiksi, tiedetään toisen toimintatavat ja luodaan yhteisöllisyyttä”, Toivanen sanoo.

Hankalat asiat kasvokkain

Minna Toivasen mielestä etäpalaverit sopivat varsinkin yksinkertaisten käytännön asioiden hoitamiseen tai siihen, että vaihdetaan tietoja.

Sen sijaan kehittäminen ja vahvaa vuorovaikutusta edellyttävä ideoiminen eivät välttämättä luonnistu etänä yhtä hyvin kuin kasvokkain.

Työpiste-verkkolehden saamissa vastauksissa kasvokkaista kohtaamista pidettiin hyvänä silloin, kun aihe on arkaluonteinen tai vaikea:

Olen työskennellyt lähinnä suurissa, monikansallisissa it-yrityksissä, joten minulle etäkokoukset ovat olleet arkipäivää jo kauan. Olen kuitenkin todennut, että silloin, kun käsitellään vähänkin hankalampia ja monimutkaisempia asioita, henkilökohtaiset palaverit ovat ylivoimaisesti parhaimpia.

Suut supussa isossa joukossa

Oli kyseessä sitten kasvokkainen kokous tai etäpalaveri, näiden perusasioiden pitää olla selvillä: Miksi kokous järjestetään? Mikä sen tavoite on? Keiden on hyvä osallistua?

Skype-palaveriin tulee helposti kutsuttua liikaa väkeä. Ja jos osallistujia on paljon, voi käydä niin, että yksi puhuu ja muut kuuntelevat.

”Jos langoilla on vaikka 30 ihmistä, niin ei siitä mitään tulisikaan, jos kaikki rupeaisivat puhumaan”, Minna Toivanen huomauttaa.

Hänen mukaansa sopiva osallistujamäärä riippuu palaverin tavoitteesta. Jos kokous on tiedotustilaisuuden tyyppinen, kuuntelijoita voi olla yhtä hyvin sata kuin kymmenen.

”Jos taas halutaan vuorovaikutusta, niin yli kymmenen on jo aika paljon. Kokemukseni mukaan iso porukka vaikuttaa niin, etteivät ihmiset oikein uskallakaan sanoa mitään. He pelkäävät vievänsä muiden aikaa.”

”Kuuletteko minua? En kuule teitä”

Työterveyslaitoksen AikaJärjestys asiantuntijatyössä -tutkimuksessa 74 prosenttia asiantuntijatyötä tekevistä ilmoitti osallistuvansa kokouksiin ja tapaamisiin vähintään melko paljon. Kokoukset raamittivat heidän ajankäyttöään vahvasti.

Vaikka etäkokoukset periaatteessa säästävät aikaa, tekniset ongelmat voivat venyttää niitä. Työpisteen kyselyssä asiasta kerrottiin näin:

Tekniikka tökkii monessa palaverissa. Onko sitten kysymys osaamattomista ihmisistä vai ovatko järjestelmät niin huonoja? Yhteyksien toimimattomuus ja katkeilu ovat todellisia aikasyöppöjä.

Minna Toivasen mielestä yksi etäpalaverien pluspuolista liittyy tekniikan hyödyntämiseen. Skypessä voi esimerkiksi toteuttaa pieniä, anonyymejä äänestyksiä, joiden tulokset näkyvät saman tien. Siten ihmiset pääsevät osallistumaan ilman, että jokainen sanoo jotain.

Kopin metsästys rasittaa

Jos palavereja on tarkoitus pitää yhä enemmän etänä, työnantajan kannattaa huomioida se työtilojen suunnittelussa: tarvitaan riittävästi Skype-koppeja ja muita vetäytymistiloja.

”Muuten työntekijät juoksevat etsiskelemässä vapaita koppeja tai joutuvat kirjoittamaan palaverissa, että en nyt pysty puhumaan, kun olen avotilassa”, Minna Toivanen sanoo.

Monella työpaikalla joudutaan miettimään myös, voivatko samassa toimipisteessä olevat työntekijät osallistua etäkokoukseen samasta tilasta käsin. Joidenkin mielestä se on huono ratkaisu:

Jos joku osallistuu etänä, niin on parasta, että kaikki laittavat kuulokkeet päähänsä, vaikka jokin joukko olisikin samassa toimistossa. Muuten homma ei tunnu toimivan. Eli kaikki kasvokkain tai kaikki kuulokkeet päässä omissa kopeissaan.

Esimerkiksi 20 hengen tiimipalaverissa tuo tarkoittaisi jopa 20 kopin tarvetta.

Kunnioittava asenne avuksi

Minna Toivanen arvelee, että etäpalavereihin ei aina suhtauduta samanlaisella kunnioituksella kuin kasvokkaisiin kokouksiin. Jos kyseessä on ”vain Skype”, siihen ei ehkä valmistauduta kunnolla.

Kaikenlaisia palavereja vaivaa se, että ihmiset selailevat puhelimiaan ja hoitavat samalla muita asioita. Etäpalaverissa tällaisesta päällekkäisestä touhuamisesta ei edes jää kiinni.

Suuri osa osallistujista puuhailee samaan aikaan jotain muuta. Jotkut sanovat ihan suoraan, että käyvät siinä sivussa puhelinkeskusteluja tai kirjoittavat raporttia. Mitä järkeä silloin on osallistua? Pahimmassa tapauksessa kokouksesta tulee näytös tai suoritus, joka pitää vain lusia.

Etäpalaverista on myös helppo liueta pois kesken kaiken: ”Minulla alkaa nyt toinen palaveri. Heippa!”

Kirjoittaminen sopii hiljaiselle

Etänä ja silmätysten hoidetut neuvonpidot täydentävät toisiaan. Molempia tarvitaan.

”Toivottavasti opimme arvioimaan entistä paremmin, milloin on syytä olla kasvokkain”, Minna Toivanen sanoo.

Skype-kokouksiin osallistuminen saattaa olla mieluinen vaihtoehto esimerkiksi hieman ujoille ja hiljaisille työntekijöille. Työpiste-verkkolehden lukijakyselyssä tämä tuli esiin näin:

Parasta niissä kokouksissa on mahdollisuus esittää kommentteja myös kirjoittamalla. Se osallistumistapa sopii minulle.

Yhteydenpito työpaikallani tapahtuu Skype-puheluilla ilman kuvaa, ja tämä on mielestäni paras oletustilanne. Näin myös ne ihmiset, jotka eivät välitä olla ”valokeilassa”, saavat asiansa sanottua ilman, että stressaavat siitä, kun muut katsovat. Lisäksi ilmapiiri pysyy neutraalina eikä yksi hapannaama pääse mököttämään jokaisen nenän eteen.

Marja Sarkkinen MaSarkkinen

Lisää tietoa:

Ajanhallinta (Työterveyslaitoksen sivuilla)

Toimituksemme suosittelee

Tutustu myös:
Kommentointi (1)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Kommentit (1)

Toimihlö |

Juuri näin. Kun muutenkin ollaan 8 tuntia päivässä koneella omissa oloissa, ja vuorovaikutus työkavereiden kanssa rajoittuu ruoka- ja kahvitauolle, ei Skype-palaverit todellakaan ole mieluinen vaihtoehto. Semminkin jos kaikki istuvat samassa toimitalossa eikä lähipalaverille ole mitään estettä. Jos tiimi on hajautettu useampaan yksikköön eri toimistoihin tai jos halutaan pitää isompi koko henkilöstöä koskeva tiedotustilaisuus, Skypen ymmärtää.

Tuoreimmat jutut

Työterveysneuvottelu kuulostaa asialliselta ja ehkä jopa kuivakkaalta tilaisuudelta. Asiaa siellä puhutaankin – onhan tavoitteena löytää paras mahdollinen ratkaisu työssä jatkamiseen. Siitä huolimatta neuvotteluissa ilmaistaan myös tunteita:

”Siellä esiintyy kiitollisuutta, iloa, positiivista yllättyneisyyttä, surua ja ärtymystä. Tunteita ilmaistaan laidasta laitaan, positiivisesta negatiiviseen ja takaisin”, sanoo sosiaalipsykologian maisteriopiskelija Mariel Wuolio.

Neuvottelussa keskustellaan arkaluonteisista asioista, kuten työntekijän voinnista, jaksamisesta, työkyvystä ja tulevaisuudesta työpaikalla. Ei ihme, että tapaamiseen liittyy jännitteitä.

Tilanteen jännitteisyys on omiaan herättämään tunteita. Wuolion mielestä se tekee vuorovaikutuksen tutkimisesta kiinnostavaa. Hän viimeistelee parhaillaan pro gradu -tutkielmaansa, jonka aiheena on työterveysneuvottelun tunneilmaisu.

Osallistujat edustavat ammattirooliaan

Työterveysneuvottelu järjestetään, kun työntekijän työkyky on heikentynyt. Neuvottelussa voidaan esimerkiksi suunnitella työntekijän työhönpaluuta sairausloman jälkeen.

Työterveysneuvotteluun osallistuvat tavallisesti työntekijä, työterveyshuollon edustaja, työpaikalta lähiesimies ja tarvittaessa hänen esimiehensä tai edustaja henkilöstöhallinnosta.

Mariel Wuolio tutki vuorovaikutusta neljässä työterveysneuvottelussa, joiden videotallenteet ovat syntyneet Työterveyslaitoksen ja Tampereen yliopiston tutkimushankkeessa Työterveysneuvottelu työhönpaluun tuessa.

Kukin työterveysneuvottelun osallistujista on paikalla omassa ammattiroolissaan. Sellaisessa tilanteessa oletetaan yleensä, että tunteita ei ilmaista tai että niitä ilmaistaan hillitysti.

”Siihen nähden tunteet voivat näkyä neuvottelussa aika voimakkaastikin”, Wuolio sanoo.

Tunneilmaisu keskeyttää neuvottelun

Tunteiden ilmaiseminen voi olla fyysistä, kuten itkua tai naurua. Muita ilmaisutapoja ovat esimerkiksi äänen korkeus ja voimakkuus, huokaukset ja eleet. Hienovaraisimmillaan tunteet näkyvät ilmeissä ja siinä, mihin katse suuntautuu. Tunneilmaisuksi lukeutuu sekin, että jättää jotain sanomatta tai pitää puheessaan tauon.

Mariel Wuolion tarkastelemissa työterveysneuvotteluissa aloite tunneilmaisuun tuli työntekijältä. Se rakentui ja voimistui vuorovaikutuksessa muiden osallistujien kanssa puheenvuoro puheenvuorolta ja hetki hetkeltä. Kyse oli pienistä yksityiskohdista.

Keskeinen havainto oli, että tunneilmaisu pysäytti neuvottelun etenemisen. Se jatkui vasta sitten, kun tunne oli käsitelty.

”Jos muut osallistujat sivuuttavat tunteen, neuvottelussa jäädään junnaamaan paikoilleen. Siksi on tärkeää, että tunteeseen reagoidaan esimerkiksi empatialla”, Wuolio sanoo.

Empatia voi olla sitä, että osoittaa olevansa samaa mieltä. Tai sitä, että antaa toisen ihmisen näkökulmalle oikeutuksen, vaikka itsellä olisi eri näkökulma. Empatia voi olla mikrotason palautetta: esimerkiksi työterveyslääkäri osoitti empatiaa ynähtämällä ymmärtäväisesti juuri oikeassa kohdassa.

Jokainen vaikuttaa ilmapiiriin

Lähestyvä työterveysneuvottelu voi jännittää varsinkin työntekijää. Joku saattaa pelätä, että tilanne menee tunteisiin ja alkaa vaikka itkettää. Mariel Wuolion mielestä se ei haittaa ollenkaan:

”Olen nähnyt, että tunteita tosiaan otetaan vastaan ja käsitellään empaattisella tavalla. Työterveysneuvottelussa on tilaa myös tunteiden ilmaisemiselle.”

Työterveyslaitos on julkaissut maksuttoman oppimisohjelman Työterveysneuvottelu – ratkaisuja työhön. Sen tarkoitus on tukea ja kehittää neuvottelun vuorovaikutusta. Vuorovaikutukseen annetaan muun muassa nämä ohjeet:

  • Muista kunnioittava ja kannustava keskustelutapa.
  • Puheenjohtaja huolehtii siitä, että kaikkien näkemykset tulevat kuulluiksi ja käsitellyiksi neuvottelun aikana.
  • Jokainen neuvotteluun osallistuva huolehtii osaltaan siitä, että ilmapiiri on luottamuksellinen ja turvallinen.

Rakennustyömaiden yleisilme on kohentunut 1990-luvun jälkeen. Työmaat ovat siistiytyneet ja koneellistuneet. Parannus on ollut huimin työturvallisuudessa, sanoo vanhempi asiantuntija Tuula Räsänen Työterveyslaitoksesta.

Myönteiseen kehitykseen on osaltaan vaikuttanut TR-mittari eli menetelmä, jolla havainnoidaan rakennusalan työturvallisuutta.

Menetelmässä koko työmaa käydään läpi tekemällä havaintoja siitä, ovatko asiat kunnossa vai onko niissä korjattavaa. Merkinnät tehdään havainnointialueittain. Lopputuloksena saadaan turvallisuusindeksi eli prosenttiluku, joka kertoo kunnossa olevien asioiden osuuden.

Mittaajat keskittyvät näihin seitsemään asiaan, jotka vaikuttavat tapaturmiin:

  1. työskentely (suojainten käyttö ja riskinotto)
  2. telineet, kulkusillat ja tikkaat
  3. koneet ja välineet
  4. putoamissuojaus
  5. sähkö ja valaistus
  6. järjestys ja jätehuolto
  7. pölyisyys

Menetelmä on otettu käyttöön 1990-luvun puolivälissä. Yritykset hyödyntävät sitä yleisesti rakennustyömaidensa viikoittaisissa kunnossapitotarkastuksissa. Mittari on myös työsuojelutarkastajien työväline.

TR-mittarin kehitystä ovat vieneet eteenpäin yhteistyössä monet tahot ja henkilöt. Räsänen nostaa esiin viisi faktaa mittarin historiasta ja nykytilanteesta:

1. Mittaus kannusti työnantajia toimimaan

Työturvallisuustason mittausmenetelmiä tarvittiin motivoimaan työnantajia turvallisuuden parantamiseen.

1980-luvun lopussa tyypillisiä puutteita talonrakennuksessa olivat telineiden rakenteelliset virheellisyydet, telineiden käyttöönottotarkastusten laiminlyönti, holveilla olevien aukkojen riittämättömät suojaukset ja henkilökohtaisten suojainten vähäinen käyttö. Työmaiden väliset erot olivat suuria.

TR-mittari kehitettiin Työterveyslaitoksen Tuttava-menetelmän hyvien käytäntöjen ja kokemusten pohjalta ja sitä testattiin ensin laajasti. Mittarin perusta luotiin työpajoissa yhteistyössä rakennustyömaiden ja työsuojelutarkastajien kanssa.

1990-luvun alkupuolella työturvallisuuden puutteet tulivat yritysjohdolle usein yllätyksenä. Yksi esimerkki mittarin vaikutuksista on työmaa, jossa TR-mittari näytti ensimmäisellä kerralla lukemaa 30. Suurin osa havainnoista oli siis virheitä ja puutteita.

Tällä työmaalla herättiin tekemään muutoksia. Myöhemmin kyseisen työmaan edustaja sai hakea useita kertoja työturvallisuuspalkinnon, jonka myöntävät vuosittain Talonrakennusteollisuus ry, aluehallintovirasto (AVI) ja Rakennusliitto.

2. TR-mittari todettiin vaikuttavaksi työkaluksi

Työterveyslaitos tutki TR-mittarin vaikutusta kahdella rakennustyömaalla 1990-luvulla. Heikki Laitisen ja Ismo Ruohomäen tutkimuksessa todettiin, että käyttämällä TR-mittaria ja siihen liittyvää palautetaulua työmaalla voitiin merkittävästi ja pysyvästi parantaa työmaan turvallisuusindeksiä.

Myöhemmissä tutkimuksissa havaittiin muun muassa, että TR-mittarin turvallisuusindeksillä ja tapaturmataajuudella oli merkittävä yhteys: mitä pienempi indeksilukuku, sitä suurempi tapaturmataajuus. Tapaturmataajuus tarkoittaa suhdelukua, joka lasketaan työtapaturmien lukumäärästä miljoonaa tehtyä työtuntia kohti.

Tutkimustulokset siis tukivat TR-mittarin käyttöä turvallisuustason parantamiseen rakennustyömailla.

3. TR-mittari mahdollisti työmaiden vertailun ja kilpailun

TR-mittari otettiin käyttöön työmaiden vertailussa. Sen avulla alettiin myös kilpailla.
Vuonna 1997 rakennusalan keskeiset toimijat käynnistivät kolmivuotisen Turvallisesti 2000-luvulle -työturvallisuuskilpailun Uudellamaalla.

Markku Marjamäen – silloisen Uudenmaan työsuojelupiirin johtajan – mukaan kilpailu paransi rakennusalan työoloja ainutlaatuisella tavalla.

Työsuojelutarkastajat tekivät kilpailuun osallistuville työmaille mittauskierroksia ilmoittamalla niistä etukäteen. Parhaat yritykset palkittiin vuosittain. Seuraavina vuosina kilpailu aloitettiin myös muilla alueilla.

4. Parhaiden työmaiden tulokset hipovat sataa

Vuoden 2018 talonrakennusalan työturvallisuuskilpailun mukaan hyvä kehitys jatkuu. Nykyisin parhaat työmaat yltävät TR-mittauksissa jo sataan. Tällainen työmaa oli esimerkiksi NCC Suomi Oy:n työmaa.

Kilpailun kärkeen osui useita työmaita, joilla ei sattunut yhtään työtapaturmaa koko mittauksen kohteena olevan vuoden aikana.

Kilpailuun osallistuneissa yrityksissä tapaturmataajuus on saatu pienenemään lukuun 12, mikä tarkoittaa kahta tapaturmaa sataa työntekijää kohti vuodessa. Vertailun vuoksi voidaan mainita, että vuoden 1998 kilpailuun osallistuneiden yritysten tapaturmataajuus oli 67.

5. TR-mittaukseen ja koulutukseen on tullut uusia keinoja

Nykyisin TR-mittaukset tehdään työmailla enimmäkseen erilaisten älypuhelin- tai tablettisovellusten avulla. Niiden ansiosta mittaustulokset saadaan käsiteltyä nopeasti ja esitettyä esimerkiksi graafeina.

Työterveyslaitoksen TR360-verkkokoulutuksessa mittauksen periaatteita ja työturvallisuuden havainnointia harjoitellaan 360 asteen kuvien avulla. Osallistujat opiskelevat tietokoneella omien aikataulujensa mukaan.

Lähestyn asiaa tutkimustiedon näkökulmasta: Tutkimuksissa vaikutusmahdollisuudet työhön liitetään usein englanninkieliseen käsitteeseen job control. Siinä on kaksi ulottuvuutta: työn monipuolisuus ja päätäntävalta omaan työhön.

Työn monipuolisuudella tarkoitetaan sitä, että työssä on esimerkiksi erilaisia taitoja vaativia tehtäviä ja työssä voi kehittyä ja oppia uusia taitoja.

Päätäntävalta omaan työhön puolestaan tarkoittaa, että voi itse määritellä esimerkiksi oman työnsä tavoitteita, työtapaa tai tekemisen rytmiä.

Työn monipuolisuuden on tutkimuksissa havaittu olevan työhyvinvointia ja terveyttä edistävä tekijä. Tutkimukset päätäntävallasta omaan työhön ovat ristiriitaisempia. Olennaista on, mihin asiaan päätäntävalta liittyy ja missä tilanteessa.

Päätäntävalta omiin työaikoihin (esimerkiksi joustavat työajat, vuorosuunnitteluun osallistuminen) on lisännyt tutkimuksissa työtyytyväisyyttä ja esimerkiksi vähentänyt siirtymistä työkyvyttömyyseläkkeelle.

Sen sijaan esimerkiksi suuri päätäntätavalta omiin tavoitteisiin ei ole ollut tutkimuksissa yksiselitteisesti hyvinvointia lisäävä tekijä. Syy voi olla siinä, että tällöin esimerkiksi vastuut voivat tulla epäselvemmiksi, mikä lisää kuormitusta. Joillain aloilla ja työntekijäryhmillä halu ja mahdollisuudet itseohjautuvampaan työskentelytapaan ovat suuremmat kuin toisilla.

Joskus mahdollisuus vaikuttaa työhön voi olla turha tai ylimääräinen tehtävä. Kokeellisessa tutkimuksessa selvitettiin, miten mahdollisuus valita tauon ajankohta vaikuttaa tutkittavien stressihormoneihin ja tehtävän tuloksellisuuteen. Niillä, jotka itse määrittelivät tauon ajankohdan suoritettavan tehtävän aikana, oli suuremmat stressihormonitasot ja he suoriutuivat itse tehtävästä huonommin kuin ne, joille tauko oli ennalta määrätty tiettyyn kohtaan.

Työntekijälle tärkeintä on hallinnan tunne omassa työssä. Hallinnan tunne on kokemusta siitä, että työ sujuu, on tasapainossa muun elämän kanssa ja on sopivan haastavaa – tuomatta mukanaan liiallista, uuvuttavaa kuormitusta.

Joissain tilanteissa parhaat keinot tähän pääsemiseksi ovat yksilöllisiä ja itsenäisempiä. Toisinaan on parempi, että toimintatavat ovat yhdenmukaisempia ja ylhäältä johdetumpia.

Yleinen ”vaikutusmahdollisuuksia pitää lisätä” -ajattelu voi johtaa siihen, että hyvin toimivia työprosesseja muutetaan, eikä lopputulos ole parempi toiminnan eikä hyvinvoinninkaan kannalta.

Oleellista on, että työtä ja työprosesseja suunnitellaan työpaikalla yhdessä työntekijöiden kanssa. Näin työntekijät voivat ryhmänä vaikuttaa siihen, miten työ kannattaa tehdä, eikä yksittäinen työntekijä jää liian yksin työnsä hallinnan kanssa.