Jokaisen työssä on asioita, joita voi tuunata itselleen paremmiksi

Osallistu
Kirsi Brummer Helsingin kaupungilta ja Jari Hakanen Työterveyslaitoksesta

Työn tuunaaminen auttaa tarkastelemaan omaa työtä uudesta näkökulmasta, sanovat Jari Hakanen Työterveyslaitoksesta ja Kirsi Brummer Helsingin kaupungilta.

Työn tuunaaminen tarkoittaa oman työn muokkaamista itselle sopivammaksi ja mielekkäämmäksi. Se on arjen innovatiivisuutta, rutiinien ravistelua ja työn tekemistä entistä fiksummin.

Tutkimusten mukaan työn tuunaus vahvistaa työn imua, joka on myönteinen tunne- ja motivaatiotila työssä. Sillä taas on monia hyviä vaikutuksia sekä työntekijään että siihen organisaatioon, jossa hän työskentelee.

”Työn imua kokevat työntekijät esimerkiksi sitoutuvat työhönsä, auttavat kollegoitaan enemmän ja voivat paremmin kuin ne, jotka eivät ole työn imussa. Työn imun tiedetään myös läikkyvän myönteisesti perhe-elämään ja ystäväpiiriin sekä edistävän terveyttä ja työkykyä”, sanoo tutkimusprofessori Jari Hakanen Työterveyslaitoksesta.

Työn tuunaamista on mahdollista opetella ja harjoitella. Työterveyslaitos on kehittänyt siihen Työn imua työtä tuunaamalla -verkkovalmennuksen yhteistyössä kahden pilottiorganisaation kanssa.

Tuunaus tukee motivaatiota

Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveystoimiala lähti mukaan valmennuksen kehittelyyn, koska työn tuunaus linkittyy hyvin organisaation toimintakulttuurin ja johtamisen muutokseen.

”Kaipasimme välineitä siihen, miten tukea työntekijöiden itseohjautuvuutta ja sisäistä motivaatiota sekä valmentavaa esimiestyötä. Olemme todenneet, että työn tuunaaminen on yksi keino innostaa ihmisiä tekemään asioita uudella tavalla”, kertoo vastaava kehittämissuunnittelija Kirsi Brummer.

Helsingin soten henkilöstömäärä on 15 000. Heistä noin tuhat on esimiehiä. Toiminta jakaantuu perhe- ja sosiaalipalveluihin, terveys- ja päihdepalveluihin sekä sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalveluihin. Brummer vastaa organisaatiossa osaamisen kehittämisestä.

Brummer ja Työterveyslaitoksen Jari Hakanen kuuluivat verkkovalmennuksen ohjausryhmään. Ryhmä seurasi ensimmäisten valmennettavien edistymistä, keräsi palautetta ja kehitti valmennusta sen mukaan.

”Yhteiskehittäminen oli ihana vaihe. Pääsimme pilottiorganisaationa aidosti vaikuttamaan siihen, millaisia sisältöjä valmennukseen otettiin”, Brummer sanoo.

Sote-alalla paljon työn imua

Sivullisesta saattaa tuntua, että oman työn muokkaaminen olisi sosiaali- ja terveysalalla vaikeaa. Eivätkö hierarkiat, määräykset ja kiire pakota työskentelemään tietyllä tavalla?

”Työtä voi tuunata ammatissa kuin ammatissa. Aina pystyy tekemään jotain. Toisaalta jokaisessa ammatissa on sellaisia osia ja tehtäviä, joita ei voi muokata. Ne pitää vain tehdä tietyllä tavalla”, Jari Hakanen sanoo.

Hänen mukaansa on totta, että vahvat hierarkiat ja säännöt voivat haitata työn tuunaamista. Tuunaus perustuu siihen, että työssä on vapautta ja vaikutusmahdollisuuksia. Sote-alalla näyttäisi kuitenkin olevan hyvät edellytykset tuunaamiseen:

Työn imun kokemista on tutkittu Euroopan työolotutkimuksessa, jossa on mukana 30 maata ja kymmeniätuhansia vastaajia. Sen mukaan työn raskaudesta tunnetulla sote-alalla ja opetustyössä koetaan myös enemmän työn imua kuin muilla aloilla.

”Työn imu on sellainen energiatila, että sitä kokevat haluavat ottaa työstään vastuuta ja tehdä siitä entistä parempaa. Työn imua kokevat siis tuunaavat työtään todennäköisesti myös tulevaisuudessa. Ja kun he tuunaavat työtään, he kokevat lisää työn imua. Tässä on selvä positiivinen kehä.”

Ei kai tuunaaja saa turpiinsa?

Pilottivaiheessa verkkovalmennukseen osallistui parikymmentä sote-alan esimiestä. Esimies tuunaa omaa työtään, mutta hän ei voi tuunata kenenkään toisen puolesta. Tuunaus lähtee aina kustakin ihmisestä itsestään ja siitä, mikä juuri häntä innostaa ja energisoi.

Esimies voi kyllä kannustaa porukkaansa työn tuunaamiseen. Jari Hakasen mielestä esimiehen kypsyys punnitaan siinä, antaako hän työntekijöiden oikeasti käyttää omaa harkintaansa.

Esimiehen pienetkin sanat, eleet ja hyväksyntä vaikuttavat siihen, ottaako työntekijä roolin oman työnsä parhaana asiantuntijana. Hyvä esimies osoittaa arvostustaan myös silloin, kun jokin kokeilu ei mene heti putkeen: Jatka tuota. Kehitä edelleen. Mieti, mitä voisimme tehdä järkevämmin.

”Tuunaava työntekijä ei tee pelkkää normijuttua, vaan näkee vaivaa ja on valmis rikkomaan omia työtaparutiinejaan. Jos hän tuntee saavansa siitä turpiin, hommasta jää tylsä ja epämotivoitunut olo”, Hakanen sanoo.

”Se on huono juttu myös työnantajalle, koska silloin luovuus, asiakkaiden tuntemus ja tuore viisaus ei tulekaan organisaation käyttöön.”

Valmennus tulee lähelle työtä

Helsingin sotella on nyt meneillään toinen työn tuunauksen kurssi. Siinä on mukana muun muassa sairaanhoitajia, lääkäreitä ja projektipäälliköitä.

”Valmennus kiinnostaa monenlaisia ihmisiä. Minusta tuntuu, että se vastaa johonkin ajankohtaiseen tarpeeseen”, Kirsi Brummer sanoo.

Koska valmennus on verkossa, siihen voi keskittyä silloin, kun se itselle parhaiten sopii. Siksi opiskelu onnistuu, vaikka työstä olisikin vaikea irrottautua. Tarkoitus on, että valmennuksen napakat sisällöt ja tehtävät palautuvat mieleen käytännön työtilanteissa.

Työntekijät ovat arvioineet valmennusta esimerkiksi näin:

  • Olemme suurien muutosten edessä tulevan maakunnan ja soten takia, joten työn tuunaaminen on hyvä tuki muutosprosessissa. Olen asettanut erilaisia tavoitteita, joita kohden olen menossa.
  • Olen pyytänyt itse päästä mukaan mielenkiintoisiin projekteihin ja päässytkin niihin.
  • Olen saanut lisää energiaa työpäiviini, oivalluksia ja ideoita, mihin kannattaa kiinnittää huomiota ja miten pienetkin asiat tuovat iloa päivääni.

Jari Hakanen on hyvillään siitä, että hänen omasta ja maailmalla tehdystä tutkimuksesta on syntynyt jotain, mistä on konkreettista hyötyä ihmisille. Yleensä hän kannattaa kasvokkaista vuorovaikutusta, mutta työn tuunaus näyttää sopivan hyvin verkkovalmennuksen aiheeksi.

”Tämä tulee jotenkin niin lähelle työntekijää ja hänen työtään, omalle tietokoneelle tai puhelimelle.”

Marja Sarkkinen MaSarkkinen

Lisää tietoa:

Työn imua työtä tuunaamalla -verkkovalmennus (Työterveyslaitoksen sivuilla)

Tutustu myös muihin Työterveyslaitoksen verkkovalmennuksiin

Tutustu myös:
Kommentointi (0)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Ei vielä yhtään kommenttia.

Tuoreimmat jutut

Kiitos kysymyksestäsi! Suoraa ja helppoa vastausta minulla ei tähän ole, mutta lähtisin liikkeelle sen pohdinnasta, mistä miehesi tilanteessa voisi olla kyse.

Työholismilla tarkoitetaan pakonomaista tarvetta tehdä työtä. Siinä kyse on ennen kaikkea sisäsyntyisestä pakosta. Ulkoapäin tuleva pakko puolestaan voisi olla esimerkiksi pomon määräys tai lisätienestin tarve.

Tämän lisäksi työholismi ilmenee muun muassa tapana tehdä pidempää päivää kuin kollegat, turhautumisena tai hermostumisena, jos jokin estää työn tekemisen. Työholismiin voi liittyä myös se, että työn ajattelemista on vaikea lopettaa.

Yleisesti ajatellaan, että työholismiin ei lähtökohtaisesti kuulu nautinnon kokeminen työn tekemisestä tai että työn tekeminen tuottaisi tekijälleen hyvää. Ennemminkin työholismissa on kyse siitä, että työtä pakonomaisesti tekevä haluaa välttää niitä kielteisiä tunteita, joita syntyisi, jos hän ei pääsisi työtään tekemään. Toisaalta mainitsemasi suuttumus viittaa yhteen työholismin oireista – erityisesti silloin, jos suuttumus kumpuaa kokemuksesta, että työn tekemistä pyritään estämään.

Mikäli miehesi kokee aidosti nautintoa työtä tehdessään eikä vain työskentele välttääkseen kielteisiä tunteita (esimerkiksi turhautuminen ja ärtymys), pohtisin, missä määrin kyse voisi olla työn imusta. Työn imulla tarkoitetaan työhön liittyvää myönteistä tunne- ja motivaatiotilaa, joka tuottaa kokijalleen nautintoa, iloa ja onnellisuutta.

Työn imun ei tiedetä johtavan työholismiin, ja näitä kahta asiaa erottaa erityisesti työn tekemisen motivaation lähde:

Onko kyse sisäsyntyisestä tarpeesta, joka on pakonomaisesti tyydytettävä (työholismi)? Vai onko kyse työn tekemisen tuottamasta nautinnosta ja ilosta, jota luonnehtivat kokemukset energisyydestä, tarmokkuudesta, työn merkityksellisyydestä ja haasteellisuudesta, innokkuudesta sekä tyydytyksen kokeminen työhön syventymisestä (työn imu)?

Näin ollen työn imun vaikutukset ovatkin juuri päinvastaisia kuin työholismilla. Toisin kuin työholismi, työn imun tiedetään olevan yhteydessä paremmin nukuttuihin öihin, vähäisempään työuupumus- ja masennusoireiluun, tyytyväisyyteen parisuhteeseen, vähäisempiin työ- ja perhe-elämän välisiin ristiriitoihin sekä parempaan työssä suoriutumiseen. Työn imua kokevalle työn tekeminen tuottaa hyvää ja uusia voimavaroja niin työssä kuin muillakin elämänalueilla.

Samalla kun työn imu keskimäärin tuottaa kokijalleen hyvää, myös työn imua kokevan on kuitenkin hyvä elää kokonaista elämää. Tällä tarkoitan iloa ja onnea tuottavien asioiden löytämistä myös työn ulkopuolelta, muilta elämänalueilta, ja näiden asioiden vaalimista niin oman kuin läheisten hyvinvoinnin takia. Vaikka työn imuun liittyy energisyys ja innostuneisuus, myös työn imua kokeva tarvitsee palautumista ja irrottautumista työstään, mikä osaltaan kannattelee pitkäkestoisesti työn imua ja hyvinvointia.

Toivottavasti tämä pohdinta auttaa teitä yhdessä tarkastelemaan miehesi työn tekemisen tapoja ja siihen liittyviä motivaation lähteitä sekä löytämään ratkaisuja tilanteeseenne. Ymmärrettävästi tämä kaikki voi vaatia sinnikästäkin keskustelua, koska mikäli kyse on työholismista, asian ratkeamisen kannalta henkilön oma oivallus tilanteestaan olisi hyvin tärkeää.

Tarpeen tulleen työholistisista taipumuksista voi olla hyödyllistä keskustella myös työpaikalla esimiehen kanssa tai työterveyshuollossa.

Kun kohtaamme tunnekuohussa olevan lapsen, toimimme usein vaistomaisesti oikein. Kysymme, mikä on hätänä ja keskitymme lapseen, kunnes hän on rauhoittunut. Lapsi ei kaipaa järkipuhetta, vaan ihmisen, joka ottaa hänen tunteensa vastaan ja on myötätuntoinen.

Kun aikuinen on kiukkuinen ja tyytymätön, alamme helposti vedota hänen järkeensä. Saatamme myös ryhtyä vastahyökkäykseen, vähätellä tai kertoa saman tien omasta kokemuksestamme: Eihän tuo ole vielä mitään. Minulle on sattunut paljon pahempaa.

Tällaisia kommentteja kutsutaan vuorovaikutuksen kompastuskiviksi. Ne estävät normaalia vuorovaikutusta, koska viestin lähettäjä ei saa viestiään perille. Markus Talvio ja Ulla Klemola käsittelevät muun muassa näitä kompastuskiviä kirjassaan Toimiva vuorovaikutus (PS-kustannus, 2017).

Esimerkkejä vuorovaikutuksen kompastuskivistä:

  1. Määräily: “Lopeta valittaminen ja hoida hommasi.”
  2. Opettaminen: “Sinun olisi pitänyt kertoa tuosta heti esimiehelle.”
  3. Valmiit ratkaisut: “Sen kun vain jätät suklaan syömättä, niin ei tarvitse murehtia painonnoususta.”
  4. Luennointi: “Minäpä kerron, missä kohtaa ajattelet pieleen.”
  5. Tuomitseminen: “Miksi et harkinnut asiaa ajoissa? Nyt on myöhäistä vikistä.”
  6. Kehuminen: “Sinä olet meidän tiimin valopilkku. Ei tämä ole sinulle temppu eikä mikään.”
  7. Leimaaminen: “Sinähän olet se pomon lemmikki.”
  8. Tulkinta: “Olet tainnut nukkua huonosti viime yönä.”
  9. Kuulusteleminen: “Miksi otat tämän puheeksi vasta nyt etkä silloin, kun asia tuli esiin?”
  10. Vetäytyminen: “Lähdetään lounaalle ja unohdetaan koko juttu.”

Kirjassa todetaan, että tämäntyyppiset tokaisut ovat kompastuskiviä silloin, kun tilanne on haastava ja ihmisten välillä hiertää jokin ongelma. Jos ongelmaa ei ole, monenlaiset vuorovaikutustavat voivat olla sopivia.

Esimerkiksi määräämistä, opettamista ja tulkintaa ei välttämättä koeta kompastuskiviksi, jos toisella ihmisellä on meidän antamamme ”lupa” käyttää niitä. Tällaisia ihmisiä voivat olla esimerkiksi esimies, opettaja, terapeutti ja valmentaja.

Monitilatoimistossa on sekä avointa tilaa että vaihtoehtoisia työtiloja erilaisia työtehtäviä varten. Tällaisia toimistotiloja rakennetaan nyt myös sairaaloihin.

Esimerkiksi HUS Helsingin yliopistollisen sairaalan Meilahden kampukselle nousevaan Siltasairaalaan tulee kaksi monitilatoimistoa, joista suurempaan mahtuu työskentelemään 60–70 henkeä. Rakennus otetaan käyttöön vuoden 2023 alussa.

”Monitilatoimistoihin tulee alueita, joissa voi tavata kollegoja, keskustella ja juoda samalla kupin kahvia. Sinne tulee myös hiljaisen, keskittymistä vaativan työn alueita, erikokoisia tapaamistiloja ja erillisiä huoneita, joita tarvitaan silloin, kun työhön kuuluu paljon puhelimessa puhumista”, sanoo arkkitehti Salla Itäaho HUS Tilakeskuksesta.

Toimistotiloja käyttävät lääkäreiden lisäksi esimerkiksi talouspäälliköt, tiedottajat ja muut hallinnollista työtä tekevät. Lääkärit tulevat tiloihin tekemään kliiniseen työhön liittyviä toimistotöitään, vaikkapa kirjoittamaan artikkeleita ja valmistelemaan luentoja.

Henkilöstö liikkuu tilasta toiseen

Vanhempi asiantuntija, arkkitehti Leena Aalto Työterveyslaitoksesta sanoo, että sosiaali- ja terveysalan työympäristöissä on meneillään iso muutos. Monitilatoimistojen yleistyminen on yksi osa muutosta.

Hänen mukaansa taustalla vaikuttaa lean-ajattelu. Se tarkoittaa työprosessien sujuvoittamista ja esimerkiksi hyvin vähän käytössä olevien työtilojen karsimista. Toimistotilojen lisäksi myös vastaanottotiloissa tapahtuu muutoksia. Tavoitteena on lyhentää potilaiden odotusaikoja, lisätä tilatehokkuutta ja pienentää sitä kautta kustannuksia.

Vastaanottotiloissa muutos voi näkyä tällaisena toimintatapana:

Periaatteena on, että lääkäriin tuleva potilas ei liiku tilasta toiseen, vaan henkilöstö liikkuu. Lääkäri kohtaa potilaan vastaanottohuoneessa ja siirtyy sitten niin sanottuun back office -tilaan eli taustatyötilaan. Siellä hän voi esimerkiksi sanella sairauskertomusta tai soittaa puheluja.

Hoitaja menee potilaan luokse vastaanottohuoneeseen keskustelemaan hoidosta tai lääkityksestä. Tarvittaessa myös sosiaalityöntekijä käy siellä tapaamassa potilasta.

Työn analyysi selvittää tilatarpeet

Leena Aallon mielestä monitilaympäristön suunnitteleminen sairaalaan on haastavampaa kuin tavalliseen toimistotyöympäristöön.

”Sairaalassa on niin monenlaisia yksikköjä ja monenlaisen työn tekijöitä. Sama peruskonsepti ei todellakaan istu joka sairaalaan. Suunnittelun perustaksi tarvitaan työn analyysiä”, Aalto sanoo.

Työn analyysi on sen selvittämistä, millaisia työn vaatimuksia ja tilatarpeita eri henkilöstöryhmillä on: Kuinka usein he työskentelevät toimistossa? Keiden kanssa he tekevät yhteistyötä? Kuuluuko työhön paljon tehtäviä, jotka vaativat keskittymisrauhaa?

Aalto kollegoineen oli tekemässä työn analyysia HUSin Siltasairaalan monitilatoimistoja varten. He selvittivät sairaalan tulevien käyttäjien tehtävänkuvia ja tarpeita haastattelemalla eri henkilöstöryhmiä ja pitämällä työpajoja.

”Teetimme selvityksen, jotta pystyisimme suunnittelemaan mahdollisimman käyttökelpoiset tilat, jotka auttavat henkilöstöämme tekemään hyvää työtä. Monitila-alueella pitää olla riittävästi erityyppisiä työskentely-ympäristöjä”, Salla Itäaho HUSista sanoo.

Joustavuutta, kohtaamisia, säästöjä

Salla Itäaho näkee monitilatoimistojen yleistymiseen sairaaloissa kolme pääsyytä:

Niillä haetaan ensinnäkin joustavuutta tilaratkaisuihin. Esimerkiksi Siltasairaalan monitilatoimistojen väliseinät sekä sähkö- ja ilmanvaihtoratkaisut on suunniteltu niin, että tiloja on tulevaisuudessa helppo muokata. Se on tarpeen, jos henkilöstömäärä ja toimintatavat muuttuvat.

Toiseksi tilaratkaisuilla halutaan tukea tiimityötä. ”Toreja” muistuttavat avoimet alueet, joissa keskustelu on sallittu, synnyttävät kohtaamisia ja tarjoavat esimerkiksi lääkäreille paikan, missä he voivat konsultoida toisiaan. Siltasairaalan toimistoihin on tarkoitus tehdä pieniä looseja, joita tietyn erikoisalan lääkärit voisivat ottaa tavakseen käyttää.

Kolmanneksi tavoitellaan tilojen tehokasta käyttöä ja säästöjä. Suunnittelussa on perusteltava jokainen neliö, joka rakennukseen piirretään.

Työrauha ja säilytystilat haasteena

Työterveyslaitoksen Leena Aallon mukaan monitilatoimistojen ”kriittiset pisteet” liittyvät yleensä työrauhaan ja säilytystilojen määrään.

Työrauhan turvaamiseksi tarvitaan sekä riittävä määrä hiljaisen työn tiloja että pelisääntöjen luomista. Tilojen käyttäjät siis sopivat yhdessä esimerkiksi siitä, missä tilassa saa jutella ja milloin on siirryttävä palaverihuoneeseen.

Salla Itäaho kertoo, että Siltasairaalan toimistoissa hälyä pyritään ehkäisemään yhteistyössä akustikon kanssa. Rakennusmateriaaleilla on väliä – toimistoon tulee esimerkiksi tekstiilimattoa, joka vaimentaa ääntä. Myös tilojen jakaminen erilaisen työskentelyn vyöhykkeisiin auttaa.

”Emme ole tekemässä avotoimistoa emmekä isoa hallia”, Itäaho huomauttaa.

HUSissakin suuntana on paperiton, sähköinen työskentely ja sitä kautta säilytystilojen tarpeen väheneminen. Siltasairaalan toimistoissa säilytyskalusteet tulevat olemaan joko kevyitä ja helposti liikuteltavia tai kiinteitä, ympäri aluetta sijoitettuja kalusteita, joista kukin saa käyttöönsä itselleen sopivan kaapin.

Keskeinen sijainti, hieno näkymä

Tarkoittaako monitilatoimistoihin siirtyminen sitä, että tulevaisuudessa lääkäreiden omat työhuoneet ovat muisto vain?

”Joillain Siltasairaalaan tulevilla lääkäreillä on ollut vanhassa sairaalarakennuksessa yhden, kahden tai kolmen hengen toimistohuone. Ne huoneet korvautuvat monitilaympäristöillä. Jonkin verran rakennetaan kuitenkin myös pienempiä yhden tai kahden hengen toimistohuoneita”, Salla Itäaho sanoo.

Hän uskoo, että Siltasairaalan monitilatoimistoista tulee sekä toimivat että viihtyisät. Ne sijoitetaan rakennuksessa keskeiselle paikalle, liikenteen solmukohtaan, jonne on helppo piipahtaa. Tiloista avautuu komea näköala Seurasaarenselälle.