Kasvokkain vai etänä? Kerro meille palaverikokemuksistasi

Osallistu

Miten etäkokouksia voisi tehostaa? Milloin olisi parasta tavata kasvokkain?

Osallistutko palavereihin enimmäkseen Skypen tai muiden vastaavien palvelujen välityksellä? Mikä toimii hyvin ja missä olisi parannettavaa? Kaipaatko kasvokkaista vuorovaikutusta?

Millaisten asioiden käsittelyyn sinun mielestäsi sopii tapaaminen kasvokkain?

Voit vastata muutamalla lauseella tai kirjoittaa pidemmästi.

Kirjoita alla oleviin kenttiin ja klikkaa Lähetä-nappia.
Voit lukea muiden vastauksia lomakkeen alapuolelta.

Vastaa kyselyyn

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä. Vain tähdellä merkityt kentät ovat pakollisia.

Ei näy kommentissasi, tieto kerätään ainoastaan toimitusta varten.

Vastaukset

Lukijamme innostuivat kommentoimaan seuraavasti:

Kasvotonna

Yhteydenpito työpaikallani tapahtuu Skype-puheluilla ilman kuvaa, ja tämä on mielestäni paras oletustilanne. Näin myös ne ihmiset, jotka eivät välitä olla "valokeilassa", saavat asiansa sanottua ilman että stressaavat sitä kun muut katsovat. Tämän lisäksi ilmapiiri pysyy neutraalina ja yksi hapannaama ei pääse mököttämään jokaisen nenän eteen.

Kasvoton   |    26.4.2018 07:57

Kirjoitan mieluummin kuin puhun

Meillä on käytössä skype. Parasta niissä kokouksissa on mahdollisuus esittää kommentteja myös kirjoittamalla. Se osallistumistapa sopii minulle.

Hiljainen   |    26.4.2018 08:09

Opetusta etänä

Etä tulee pikkuhiljaa opetuksen kautta. Koulumaailmassa opetus monipuolistuu (paras opettaja/asiantuntija ei aina löydy omalta kampukselta), ryhmäytyminen monipuolistuu (kootaan tarvittaessa etäryhmä useammasta koulusta yms.) ja opetustilat eivät sovi kaikille (esim. rakennusten ongelmien aihetuttamien terveyshaittojen vuoksi).

Käytössä on ollut monenlaista: Teams, Skype, ConnectPro, Zoom, Webex / Cisco, Tandberg yms.

Niistä opit leviävät erilaisten kerhojen ja yhteisöjen kautta myös pikkuhiljaa työpaikoille, kun ihmiset tottuvat tekemään etänä.

Koulumaalimasta   |    26.4.2018 08:33

Ajatukset jossain muualla

Etäpalaverit säästävät matkustamiselta. Huono puoli on siinä, että suuri osa osallistujista puuhailee samaan aikaan jotain muuta, jotkut sanovat ihan suoraankin, että käyvät siinä sivussa puhelinkeskusteluja, kirjoittavat raporttia tai muuta. Mitä järkeä on silloin osallistua? Pahimmassa tapauksessa kokouksesta tulee näytös tai suoritus, joka pitää vain lusia. Aidosta vuorovaikutuksesta ei tietoakaan.

Peppi   |    26.4.2018 12:45

Kaikkea ei voi hoitaa etänä

Ai milloin pitää tavata kasvokkain? 1) Kun on tarkoitus ideoida vapaasti ja rennosti 2) Kun käsitellään arkoja tai henkilökohtaisia asioita

Kokemusta on   |    26.4.2018 13:19

Tavoitteet

Kokemukseni mukaan etäkokouksia, ja kokouksia yleensäkin, vaivaa sellainen ongelma, että niissä on liikaa osallistujia. Kokouksilla ei myöskään aina ole tarpeeksi selkeitä tavoitteita tai yhdessä kokouksessa on niin paljon asioita, että ne jäävät enemmän tai vähemmän puolitiehen tai jopa käsittelemättä, kun aika loppuu. Joillain on myös käsitys, että kokouksissa on tarkoitus esitelmöidä kaikkea mahdollista, mitä mieleen juolahtaa. Kokoukset on kyllä ihan kivojakin, mutta kun pitäisi saada hommia eteenpäin. :) Etäkokouksissa edellä mainitut ongelmat korostuvat. Ne vaativat jämäkän puheenjohtajan. Jos palaverin tavoitteena on esim. villi ideointi, niin kasvokkain se on helpompaa ja tuottaa parempia tuloksia. Myös vaikeita asioita, joissa on suuri väärinkäsitysten vaara, on syytä käsitellä kasvokkaisissa tapaamisissa.

Kokouseläin   |    26.4.2018 13:44

Yhteinen ymmärrys löytyy kasvotusten

Valtaosan asioista voi hoitaa myös etäyhteyksin - tai useimmiten jopa ihan sähköpostilla ripeästi hoitaen. Mutta jos aihe vaatii paljon yhteistä keskustelua ja yhteisen ymmärryksen löytymistä, on etänä vaikeaa käydä yhtä vastavuoroista keskustelua kuin samassa tilassa. Usein nimittäin tuntuu, ettei ehdi tai pysty sanomaan kaikkea mitä haluaisi, kun ei näe muiden eleitä ja ilmeitä.

Etäilijä   |    26.4.2018 14:47

Kasvokkain kivempi

Meillä on Skypen käyttö lähtenyt ihan lapasesta. Toki ymmärrän, että jos palaveriin osallistuu ihmisiä eri toimipisteistä, on Skype kätevä ratkaisu. Mutta nykyään hoidellaan atk:lla myös sellaiset palaverit, joissa kaikki ovat samassa talossa. Jengi vaan istuu omissa kopeissaan luurit päässä! Ei näe ihmisten ilmeitä ja reaktioita ja kaikki taitavat yleensä puuhailla samalla myös jotain muuta. Ehkä joskus olisi hyvä kohdata kasvokkainkin.

No more Skype   |    26.4.2018 15:12

Kaaos ja keskittyminen

Skype-palaveriin voisi kutsua osallistujat vartin muita myöhemmin jotta ei tarvitse kuulla toisiaan tapaavien hölinöitä vaan pystyisi keskittymään asiaan. Kokousta tulisi johtaa niin ettei mene päälle huutamiseksi ja etäosallistujille annettaisiin aina myös puheenvuorot osallistua kommentoiden ja kysyen. Joku päivystäisi kirjoitettuja kommentteja ja kysymyksiä jotta niihin saadaan vastauksia ja tulevat huomioitua.

Etä-Elli   |    26.4.2018 18:35

Kuuletteko minua? Minä en kuule mitään

Tekniikka tökkii luvattoman monessa palaverissa, onko sitten kysymys osaamattomista ihmisistä vai ovatko järjestelmät niin huonoja. Yhteyksien toimimattomuus ja katkeilu ovat todellisia aikasyöppöjä.

Kyllästynyt   |    26.4.2018 18:37

Skypetystä ja teknisiä ongelmia

Yhdistystoiminnassa kokoustamme etänä Skypen välityksellä. Se toimii periaatteessa hyvin, kokoukset saadaan pidettyä. Välillä osalla on yhteysongelmia. Ilman etäyhteyttä yhdistyksemme hallitus olisi todennäköisesti hyvin pääkaupunkikeskeinen, nyt edustus on maantieteellisesti huomattavsti laajempi.

Myös työelämässä hyödynnämme etäyhteyttä. Ilman sitä sisäilmasta oireilevat eivät voisi osallistua kokouksiin. Eihän se tietenkään kasvokkaista läsnäoloa korvaa, mutta toimii tilapäisratkaisuna.

Skypettäjä   |    26.4.2018 23:28

Yhä enemmän kasvokkain

Meidän työpaikallamme ihastuttiin joku vuosi sitten skypepalavereihin. Muita ei pahemmin pidettykään. Kunnes viime syksynä päätettiin ottaa askel taaksepäin. Nyt suositellaan ensisijaiseksi tavaksi perinteistä kokousta. Syynä se, että etäkokoukset alkoivat tympäistä monia, niissä ei oltu oikeasti läsnä jne.

Arska   |    27.4.2018 14:36

Skype käytännön sanelema juttu

Välimatkojen takia on skypettäminen pakollinen juttu. Viime aikoina esimerkiksi olen suunnitellut Turusta uutta projektia yhdessä kuopiolaisten kollegoiden kanssa, joten skypettely on ainut vaihtoehto. Kokemuksesta skypettely ei sovi kovin hyvin pitkiin palavereihin, koska keskittyminen hiipuu. Siten ei täysin korvaa kasvokkaista neuvonpitoa, mutta on kuitenkin parempi kuin sähköpostittelu.

Suomi on suuri maa   |    27.4.2018 20:24

Monimutkaiset asiat mieluiten kasvokkain

Olen työskennellyt lähinnä suurissa, monikansallisissa IT-yrityksissä, joten minulle etäkokoukset ovat olleet arkipäivää jo kauan. Olen kuitenkin todennut, että silloin kun käsitellään vähänkin hankalampia ja monimutkaisempia asioita, niin henkilökohtaiset palaverit ovat ylivoimaisesti parhaimpia. Usein se vain ei ole mahdollista, jos osa projektin henkilöistä työskentelee toisessa kaupungissa tai maassa.

Ja pienenä yksityiskohtana: jos joku osallistuu etänä, niin olisi parasta että kaikki laittavat kuulokkeet päähänsä vaikka jokin osajoukko ihmisistä olisikin samassa toimistossa. Nimittäin kun osa ihmisistä on kasvokkain neuvotteluhuoneessa, ja jotkut osallistuvat kaiutinpuhelimen välityksellä, niin homma ei vain oikein tunnu toimivan. Eli kaikki kasvokkain tai sitten kaikki kuulokkeet päässä omissa kopeissaan, ellei sitten kyseessä ole tilaisuus jossa lähinnä kuunnellaan esitystä.

Haldemar   |    14.5.2018 13:47
Tutustu myös:
Tuoreimmat jutut

Harria ei ole vähään aikaan näkynyt kahvihuoneessa, eikä yleensä puhelias Karoliina ole jakanut kuulumisiaan. Entä Silja ja Mari, miksiköhän he tuntuvat niin nenäkkäästi kommentoivan toistensa sanomisia?

Mihin se ennen niin hyväntuulinen ja nauravainen työporukka on kadonnut, esimies miettii. Viime aikoina ei tosiaan ole näkynyt innostusta, ja tiimipalavereissa on oltu vaisuja.

Esimies päättää kurkata työtuntien seurantajärjestelmästä saldokertymät: Oho! Suurimmalla osalla tunnit paukkuvat. Jääköhän työntekijöille tarpeeksi aikaa palautumiseen ja omaan arkeen?

Nyt huolestuttaa.

Ota puheeksi huomiot ja huolet

Kun esimies tai yrityksen HR-vastaava huomaa selviä kuormituksen merkkejä työntekijöissä, hän kokee helposti avuttomuutta. Mitä pitäisi tehdä?

Työstä palautumista ja sen tukemista tutkinut johtava asiantuntija Jaana Laitinen Työterveyslaitoksesta neuvoo, että ensimmäiseksi esimies voisi listata havaintonsa ja huolensa.

Niiden kerääminen konkretisoi tilannetta ja tuo kokonaisuutta näkyväksi. Seuraava tärkeä askel on ottaa asia puheeksi.

”Esimies voisi yhteisessä palaverissa kertoa henkilökunnalle huomionsa ja huolensa. Kannattaa ottaa koko porukan yhteiseksi keskustelunaiheeksi, miten tilannetta voisi lähteä purkamaan”, Laitinen sanoo.

”Hyvä lähtökohta on miettiä, millaista ja miten työtä juuri meidän työpaikallamme tehdään. Se nimittäin vaikuttaa siihen, miten toimimalla kukin edistää parhaiten palautumista jo työpäivän aikana. Yhteinen keskustelu lisää ymmärrystä omasta ja muiden tilanteesta.”

Vaativat työt ja kiire kuormittavat

Työpaikalla kannattaa etsiä yhteisiä keinoja parempaan palautumiseen ja terveyden edistämiseen erityisesti, kun

  • työhön liittyy paljon vaativia työtehtäviä, haastavia ihmissuhteita ja kiirettä
  • työhön sisältyy runsaasti haastavia asiakas- tai vuorovaikutustilanteita
  • työssä on jatkuvasti vaikeita ja monimutkaisia tilanteita
  • työt kasaantuvat ja ruuhkautuvat.

Kun työpaikan tilanne on tunnistettu, keinoja on helpompi etsiä. Jokainen työntekijä voi tehdä paljon itse, mutta esimiehellä ja koko työyhteisöllä on tärkeä rooli työstä palautumisessa.

Jaana Laitisen mukaan työpaikan keinot tukea työstä palautumista kulkevat kolmea polkua pitkin: Ensinnäkin vaikutetaan työn kuormitustekijöihin. Toiseksi vahvistetaan voimavaratekijöitä ja kolmanneksi tunnistetaan ja toteutetaan palautumisen keinoja työssä ja vapaalla.

Valmennus tukee palautumista

Työterveyslaitoksen Virtaa palautumisesta -verkkovalmennus on yksi kätevä apukeino palautumisen tukemiseen ja kuormituksen ehkäisyyn työpaikalla. Jaana Laitinen on yksi valmennuksen suunnittelijoista.

”Verkkovalmennus motivoi ja ohjaa yksilöä myönteisellä tavalla muutokseen ja parempaan palautumiseen. Siinä otetaan huomioon muun muassa ajankäyttö, uni, ravinto, stressi, liikunta ja alkoholi”, Laitinen kertoo.

Hänen mukaansa verkkovalmennus haastaa yksilön lisäksi koko työyhteisön. Palautumista tukevia keinoja työpaikalla ovat esimerkiksi tauoista huolehtiminen, työn organisointi, häiriötekijöihin puuttuminen, liikunnan edistäminen ja terveellinen ruokailu.

”Korostan mielelläni yhteisöllisyyttä ja yhteisön tukea. On tärkeää miettiä yhdessä, mikä juuri meidän työpaikallamme edistäisi jaksamista, ja sitten tsempata yhdessä toinen toistaan. Se voi tarkoittaa esimerkiksi sopimusta siitä, että ruoka- ja kahvitauoille ei aikatauluteta kokouksia.”

Kuulumisten vaihto on arvokasta

Joskus työkuormitusta on mahdotonta vähentää ainakaan heti. Siinä tilanteessa Jaana Laitinen neuvoo kiinnittämään erityistä huomiota yhteisiin taukoihin ja kuulumisten vaihtoon – siihen, että asioista ylipäätään puhutaan.

Ja toki työntekijöiden hyvään palautumiseen kannattaa kiinnittää huomiota aina, vaikka kuormituksen merkkejä ei selvästi näkyisikään. Jo työturvallisuuslaki velvoittaa työnantajan ehkäisemään terveyttä vaarantavaa kuormitusta.

Ensimmäiseksi esimiehen kannattaa hengittää rauhassa ja ajatella. Mistä oikein on kyse, kun työntekijä puhuu ja toimii näin?

Esimiehenä saattaa kokea kiukkua ja epäoikeudenmukaisuutta, kun on itse yrittänyt saada asioita kuntoon ja lopputuloksena on syytöksiä. Omat ajatukset ja tunteet kannattaa käydä läpi ennen kuin lähtee vastaamaan viesteihin.

Esimiehen vastuuseen kuuluu puuttua toimintaan, joka haittaa tai vaikeuttaa työntekoa. Työpaikan yhteiset toimintatavat koskevat kaikkia, ja jokaisella työntekijällä on oma vastuunsa ylläpitää toimivaa työilmapiiriä. Yksi työntekijä ei voi toimia omien sääntöjensä mukaan – etenkään, kun monet työt vaativat onnistuakseen yhteistyötä.

Virallisemmin sanottuna esimiehellä on työnjohto-oikeus. Kun työyhteisön ongelmia käsitellään yhdessä, niin se ei ole kiusaamista, vaikka asioihin puuttuminen tuntuisi jostakusta työntekijästä ikävältä.

Kiusaaminen on toistuvaa ja pitkään jatkuvaa loukkaamista, häirintää, eristämistä tai muuta kielteistä käyttäytymistä. Jos esimies puuttuu työsuoritukseen asiallisesti, niin sen kutsuminen kiusaamiseksi on asioiden hämärtämistä.

Esimiehen ei tarvitse sietää uhkailua. Esimiehen ei myöskään pidä lopettaa epäkohtiin puuttumista sen takia, että joku uhkailee valittavansa.

Työntekijällä on oikeus tehdä ilmoitus epäasiallisesta kohtelusta, ja silloin asioiden selvittäminen etenee organisaation toimintamallien mukaisesti. Jos ilmoitus kohdistuu omaan esimieheen, niin asian käsittelee esimiehen esimies. Joskus lopputulos voi olla, että ilmoitus on aiheeton. Jos aiheettomia ilmoituksia tehdään toistuvasti, myös se voi olla epäasiallista toimintaa.

Viisas esimies pysähtyy kuitenkin miettimään, miten voisi parantaa keskusteluyhteyttä työntekijän kanssa, vaikka työntekijä uhkailisi valituksen tekemisellä. Miten asioita voidaan käsitellä yhdessä työlähtöisesti ja ratkaisuja hakien? Onko työpaikan toimintatavat luotu yhdessä keskustellen niin, että kaikilla on ollut mahdollisuus vaikuttaa?

Yksin ei tarvitse jäädä. Esimiehellä kannattaa olla keskustelukumppani, jonka kanssa voi puida myös hankalia kysymyksiä. Omasta jaksamisesta on hyvä huolehtia.

Sosiaaliset taidot tarkoittavat, että ihminen pystyy käyttäytymään sosiaalisissa tilanteissa asiallisesti ja ystävällisesti silloinkin, kun ne herättävät tunteita. Taitoihin kuuluu kyky ilmaista itseään, ottaa kontaktia ja kuunnella toista.

”Pelkästään se, että puhuu paljon, ei tee kenestäkään sosiaalisesti taitavaa. Vaikka itsellä on kova tarve puhua, kontakti voi olla yksisuuntainen. Ilman muiden kuuntelemista kyse ei edes ole vuorovaikutuksesta”, sanoo työterveyspsykologi Heli Hannonen Työterveyslaitoksesta.

”Joku hiljaisempi taas saattaa nauttia muiden seurasta ja olla hyvinkin sosiaalinen.”

Omassa työssään Hannonen on nähnyt sosiaalisten taitojen puutetta esimerkiksi selvitellessään työyhteisöjen ristiriitoja:

”Yksi työyhteisön jäsenistä ei esimerkiksi hahmota, miten hänen puhetapansa vaikuttaa työkavereihin. Hän katsoo oikeudekseen opastaa muita omasta mielestään rehellisesti ja suorasanaisesti. Muut kokevat sen tylyksi ja loukkaavaksi.”

Takatoimistosta ryhmätyöhön

”Sosiaalisuus” liittyy myös ihmisen persoonallisuuden piirteisiin. Ekstrovertti suuntautuu ulospäin ja saa voimavaroja yhteisestä toiminnasta. Introvertti puolestaan saa voimaa omasta sisäisestä maailmastaan ja voi jopa kuormittua liiallisesta sosiaalisesta elämästä.

”Kukaan ei ole puhtaasti joko ekstrovertti tai introvertti. Kyse on pikemminkin jatkumosta, jonka eri kohtiin ihmiset sijoittuvat”, Heli Hannonen huomauttaa.

Työelämän muutokset kohtelevat ekstroverttejä ja introverttejä eri tavoin. Yksi esimerkki on siirtyminen avonaisiin työtiloihin ja monitilatoimistoihin:

Avotoimisto ei välttämättä ole mieluisa ympäristö sille, joka saa voimavaroja hiljaisuudesta ja kaipaa rauhaa. Avotilassa viihtyy paremmin työntekijä, joka nauttii puheensorinasta ja siitä, että ihmisiä on koko ajan saatavilla.

”Ennen vanhaan ne, jotka eivät olleet luontevia vuorovaikutuksessa, saattoivat työskennellä itsekseen takatoimistossa. Nykyisin on vaikea löytää ihan yksin tehtävää työtä. Ryhmätyö ja verkostoissa tehtävä työ ovat lisääntyneet.”

”Mitä haluan saada sanotuksi?”

Vaikka persoonallisuuspiirteet ovat ainakin osittain synnynnäisiä, sosiaalisia taitoja on mahdollista harjoitella ja oppia. Jos esimerkiksi kokee, että omat ideat jäävät palavereissa esittämättä tai ettei keskusteluissa keksi mitään sanottavaa, tilanteeseen on hyvä valmistautua etukäteen.

”Ennen palaveria voi pohtia, minkä asian ainakin haluaa saada sanotuksi. Sitten ajatuksensa voi muotoilla vaikka lunttilapulle. Keskustelutilanteisiin taas voi miettiä muutaman fraasin, jotka helpottavat jutun juuren löytämistä”, Heli Hannonen vinkkaa.

Jos kuuluu niihin, joiden vuorovaikutus menee helposti pelkäksi puhumiseksi, kannattaa tietoisesti rauhoittua ja keskittyä kuuntelemaan.

Työn vaatimukset ratkaisevat

Heli Hannosen mielestä sosiaalisten taitojen minimitaso työelämässä on se, että kykenee omien työtehtäviensä vaatimaan yhteistyöhön.

”Sen verran sosiaalisuutta ja käytöstapoja jokaisella pitää olla, että pystyy tervehtimään aamuisin, sanomaan tarvittaessa kiitos ja ole hyvä, vastaamaan kun kysytään. Tärkeintä kuitenkin on, että työt saadaan hoidetuksi.”

Jos oman työn edellyttämät sosiaaliset perustaidot ovat kunnossa, monenlaisilla ominaisuuksilla ja tyyleillä pärjää. Se, nauttiiko enemmän seurasta vai yksinäisyydestä, ei ole sinänsä hyvä tai huono asia.

Työn vaatimukset ratkaisevat. Vaativaa asiakastyötä tekevä tarvitsee erilaiset vuorovaikutustaidot kuin vaikka koodaaja, joka työskentelee pääasiassa itsekseen.

Saman ammattiryhmän sisälläkin on erilaisia työnkuvia, joissa valttia ovat erilaiset ominaisuudet. Hannonen ottaa esimerkiksi lääkärit: neurokirurgi ei välttämättä tarvitse samanlaisia sosiaalisia taitoja kuin työterveyslääkäri tai psykiatri.