Korona haastoi työkykyjohtamisen – viisi hyvää käytäntöä

Osallistu

Digitaalinen olohuone, esimiesaamut ja työsuojeluvaltuutetut vastaamassa huolipuhelimeen. Koronakevään aikana sote-organisaatioissa luotiin uudenlaisia tapoja tukea henkilöstön jaksamista.

Koronapandemia on ollut haastavien tilanteiden korkeakoulu, ja sote-organisaatiot ovat selvinneet siitä hyvin arvosanoin. On löytynyt joustavuutta, soveltamista, ennakointia ja monenlaista uuden oppimista yhdessä, sanoo erikoistutkija Eija Haukka Työterveyslaitoksesta.

Haukka johtaa kehittämishanketta Strateginen työkykyjohtaminen sote-muutoksessa. Hankkeessa levitetään työkykyjohtamisen malleja ja hyviä käytäntöjä sekä tuetaan sote-muutoksen johtamista. Mukana on viisi organisaatiota eri puolilta Suomea.

Keväällä 2020 hankkeen asiantuntijat haastattelivat organisaatioiden yhteyshenkilöitä siitä, millaiset käytännöt – uudet tai vanhat – ovat osoittautuneet hyviksi poikkeusolojen aikana. Aiheesta järjestettiin myös webinaari, jossa kokemuksia ja oppeja jaettiin.

Tässä on esimerkkejä hyvistä käytännöistä:

1. Tehokas viestintä henkilöstön kanssa

  • HR-radioksi kutsuttu tunnin Skype-palaveri pidetään pari kolme kertaa viikossa. Siinä jaetaan tietoa ajankohtaisista asioista. Chat-kentässä saa esittää kysymyksiä, joihin vastataan tilaisuuden aikana.
  • Intraan on tehty eri ammattiryhmille napakat ohjeet poikkeustilanteeseen. Ne löytyvät helposti etusivulla olevan kuvakkeen alta.
  • Intraan on perustettu palsta, jossa työntekijöiden kysymyksiin vastataan päivittäin.
  • Viikoittain pidetään esimiesaamuja, jolloin saa kysyä epäselvistä asioista.

2. Tartuntariskin vähentäminen

  • Jos samaan tilaan pitää kokoontua isommalla porukalla, ryhmät pidetään mahdollisimman pieninä ja turvaetäisyyksistä huolehditaan.
  • Työparina työskentelevien sairastumista samaan aikaan ehkäistään niin, että he tekevät työtä fyysisesti eri paikassa – jos se vain on mahdollista.
  • Yhteistyössä työterveyshuollon kanssa tehtiin malli työntekijöiden tartuntariskin arvioimiseen. Myös henkilöstön riskiryhmät arvioitiin.
  • Koronaepidemian vaikutukset otetaan huomioon, kun selvitetään työturvallisuusriskejä. Järjestelmiin kirjataan esimerkiksi suojautumiskeinot, perehdytys ja muutokset toimintatavoissa.
  • Työterveyshuolto on aloittanut lääkärien, psykologien ja hoitajien etävastaanotot ja tarjoaa etäohjausta myös fysioterapiassa.

3. Työntekijöiden henkinen tuki

  • Sairaalapastorit tarjoavat keskusteluapua ja tukea yksittäisille työntekijöille sekä mahdollisuuden jälkipuintiin työyhteisöille.
  • Digitaalinen olohuone on keskustelupaikka nuorille ja uusille työntekijöille. Sille tuli tarve, kun opiskelijoita rekrytoitiin töihin. Foorumia vetävät työsuojeluvaltuutetut ja opiskelijoiden perehdytyksestä vastaavat opetuskoordinaattorit. Opetuskoordinaattoreilta vapautui aikaa tähän tehtävään, koska opiskelijoita ei ole normaaleilla harjoittelujaksoilla.
  • Työterveyshoitajalla on päivystävä puhelin, ”kuuma linja”, josta saa keskusteluapua tiettyinä aikoina.
  • Suunniteltiin defusing-toimintamalli, jota käytetään psyykkisesti kuormittavien tilanteiden purkamisessa. Mallia valmisteltaessa selvitettiin, ketkä ovat oman organisaation defusing-osaajat.
  • Lääkäreille suunniteltiin oma hyvinvointiryhmänsä. Vaikka lääkärit pelkäisivät, heidän ammattiryhmänsä ei helposti hae ja käytä tarjottua tukea.
  • Työterveyshuolto on tehnyt työkyvyn tueksi videosarjan, jonka yhtenä sisältönä on ”kuinka auttaja auttaa itseään”.

4. Huomiota johtamiseen, tukea esimiehille

  • Työkykyjohtamiseen kiinnitetään nyt erityistä huomiota: välitetään varhain, kuunnellaan ja keskustellaan.
  • Esimiehiä on muistutettu siitä, että hyvä lähijohtaminen auttaa työntekijöitä selviytymään kriisissä.
  • Johtajille on nimetty sijaiset, jotta hekin saavat levätä välillä.
  • Työterveyspsykologi tai -hoitaja tarjoaa esimiehille apua esimiestyön ongelmatilanteisiin.

5. Yhteistyön lisääminen

  • HR ja työterveyshuolto pitävät kerran viikossa Teams-palaverin, jossa käsitellään ajankohtaisia asioita. Tämä auttaa osaltaan työterveyshuoltoa tuottamaan juuri nyt tarpeellisia palveluita.
  • HR ja työsuojeluvaltuutetut ovat tiivistäneet yhteistyötään. Esimerkiksi kaikille esimiehille on soitettu ja kysytty työyhteisöjen kuulumisia ja sitä, mihin työhyvinvointityössä pitäisi nyt keskittyä.
  • Ennestään hyvä yhteistyö on jatkunut työsuojeluvaltuutettujen kanssa. Koronatilanteen aikana he ovat toimineet muun muassa henkilöstön huolipuhelimessa päivystäjinä.

Marja Sarkkinen MaSarkkinen

Aiheesta lisää:

Strateginen työkykyjohtaminen sote-muutoksessa -hankkeen esittely

Työkykyjohtaja: ”Hyvinvoiva hoitaja jaksaa tehdä työtä sydämellä” (Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehti)

”Meillä tuetaan työkykyä, ei työkyvyttömyyttä” (Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehti)

Tutustu myös Työelämän selviytymistarinoita korona-ajan Suomesta -verkkosivustoon. Voit jättää oman vinkkisi, kertoa työpaikkasi selviytymistarinan ja samalla tutustua oppeihin ja oivalluksiin korona-ajan Suomesta.

Toimituksemme suosittelee

Tutustu myös:
Kommentointi (0)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Ei vielä yhtään kommenttia.

Tuoreimmat jutut

Kesäloma lähestyy, mutta sitä ennen tehtävänä on vielä pitkä lista töitä. Nämä neljä pientä vinkkiä auttavat, kun putsaat työpöytääsi ja mietit, miten paluustasi tulisi sujuva ja mukava:

  1. Kesken jäänyt työ kuormittaa aivoja. Yritä saada loppuun asti ne pienet tehtävät, jotka voit. Näin pääset nopeammin loman alkuun.
  2. Koska kaikkea ei kuitenkaan voi saada loppuun, vähennä kesken jättämisen kuormitusta kirjaamalla tarkasti muistiin, mihin kohtaan tehtävässä jäit. Jaa iso tehtävä mielessäsi osiin ja kirjoita itsellesi ylös, mitkä osat olet tehnyt ja mistä jatkat.
  3. Priorisoi. Muista, että osa työstä jää lopulta aina tekemättä. Mikä on oikeasti tärkeää? Tätä on hyvä pohtia ennen lomaa ja myös loman jälkeisinä päivinä. Usein loman jälkeen näkee työnsä hieman kauempaa ja oivaltaa isoimpien muutosten tarpeet ja kehitysehdotukset.
  4. Järjestä lämmin vastaanotto itsellesi sitä päivää varten, kun tulet takaisin töihin. Laita vaikkapa tietokoneen näppäimistölle post it -lappu, jossa lukee: Tervetuloa töihin, Maija! Toivottavasti sinulla oli mukava loma! Jätä sen viereen suklaakonvehti tai muu arvostamasi palkinto.

 

Juttu on julkaistu Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehdessä 28.5.2015. Vinkit antoi aivotutkija Minna Huotilainen.

Tällä hetkellä palvelut ja etuusjärjestelmät ovat erillisiä ratkaisuja yksittäisiin haasteisiin. Kokonaisuuden hallinta on sattumanvaraista, toteaa johtava asiantuntija Pirjo Juvonen-Posti Työterveyslaitoksesta.

Tietoa erilaisten palvelu- ja toimeentulovaihtoehtojen yhteensovittamisesta tarvitsevat asiakkaat ja työntekijät.

Esimerkiksi TE-palvelujen ja kuntoutuspalvelujen näkyvyyttä sosiaali- ja terveydenhuollon suuntaan pitäisi lisätä. Työpaikoilla taasen tarvitaan tietoa, mitä toimeentulon vaihtoehtoja työhön kuntoutumisen ajalle on.

”Ihmiset jäävät järjestelmien väliin, mikä on heille hämmentävää ja epämotivoivaa.”

Uusi duunari tavoittelee työsuhdetta

Pirjo Juvonen-Posti vetää hanketta, jossa on luotu kolme tulevaisuuskuvaa työelämäpalveluista: uusi duunari, työelämän monitaituri ja elinikäinen osallistuja.

Uusi duunari -mallissa työsuhteinen palkkatyö on säilynyt tavoiteltavana ydinmallina. Samalla kun joustavuus työelämässä on lisääntynyt, työn ulkopuolelle jättäytymisestä sanktioidaan.

”Työllistymisen palvelujärjestelmä on purkanut byrokratiaansa ja panostaa yhteispalvelun avulla aktiivisiin ja räätälöitävissä oleviin palveluihin. Tavoitteena on saada ihmisiä nopeasti töihin”, Juvonen-Posti visioi.

Työelämän monitaituri saa palvelut yhdellä hakemuksella

Työelämän monitaituri kuvaa toimintaympäristöä, jossa työurat ovat pirstaleisia ja työelämään osallistutaan monin tavoin. Kokopäiväinen palkkatyö, yrittäjyys, uranvaihto, osa-aikaisuus ja alustatyö ovat kaikki yhtä arvokkaita.

Työansiot ja sosiaalietuudet voi sovittaa yhteen joustavasti. Asiakkaat voivat hakea vaihtoehtoja ja seurata prosessinsa etenemistä omasta sähköisestä portaalistaan.

”Ihannetilanteessa sosiaaliturvajärjestelmään on yksi hakemus, jonka perusteella ihminen saa ehdotuksen tarvitsemistaan palveluista ja etuuksista.”

Elinikäinen osallistuja osallistuu yhteiskuntaan monin tavoin

Elinikäinen osallistuja elää yhteiskunnassa, joka vaalii ihmisten osaamista sekä työ- ja toimintakykyä. Palvelut auttavat löytämään sopivaa aktiviteettia oli se sitten palkkatyötä, vapaaehtoistyötä, lähimmäisen auttamista, opiskelua tai niiden yhdistelmiä.

”Yhteiskunnan tavoite on pitää kaikki toimeliaina. Toimeentuloa turvaavat etuudet ovat tässäkin vaihtoehdossa vastikkeellisia, mutta aktiivisuutta voi osoittaa monin tavoin”, Pirjo Juvonen-Posti sanoo.

Toimintaan ja asenteisiin kaivataan muutosta

Mikä monialaisten työelämäpalveluiden tulevaisuuskuvista toteutuu tai toteutuuko mikään sellaisenaan, ei vielä tiedetä. Selvää on, että muutosta tarvitaan.

”Usein kun tehdään uudistuksia, keskitytään yksittäisiin tavoitteisiin eikä kokonaisuus hahmotu. Skenaariotyö on yksi keino hahmottaa, miten koko systeemin tulisi muuttua. Skenaarioiden tuottaman ymmärryksen pohjalta ratkaisuja voidaan kehittää haluttuun suuntaan.”

Pirjo Juvonen-Postilla on tulevaisuuden suhteen selkeä näkemys.

”On tärkeää, että palveluja kehitetään ihmislähtöisesti niin, että ne pystyvät yhä tarjoamaan tukea ja ohjausta. Jotta tähän päästään, tarvitaan toiminnan ja ohjauksen sekä asenteiden muutosta.”

Voidaanko työn tuunaamista edistää verkkovalmennuksella? Voidaanko sen avulla lisätä työn imua? Onko valmennuksella psykofysiologisia hyötyjä työntekijän sydämen terveydelle

Erikoistutkija Piia Seppälä Työterveyslaitoksesta johtaa tutkimushanketta, jossa selvitetään näitä asioita. Viime vuoden aikana Petäjäveden kunnan kaikilla työntekijöillä oli mahdollisuus osallistua Työterveyslaitoksen Työn imua työtä tuunaamalla -verkkovalmennukseen.

Työn imu on myönteinen tunne- ja motivaatiotila työssä. Verkkovalmennuksessa työntekijät opettelivat keinoja työnsä aktiiviseen, oma-aloitteiseen muokkaamiseen ja kehittämiseen – eli työn tuunaamiseen. Tavoitteena oli lisätä työn imua.

Esitimme Seppälälle kymmenen kysymystä tutkimuksesta, työn imusta ja työn tuunaamisesta:

1. Miten olet ollut tekemisissä työn imun kanssa?

Olen tutkinut työn imua vuodesta 2005 eli pro gradu -tutkielmastani alkaen, tehnyt jatko-opintoni siitä ja väitellyt työn imusta. Työn imu on ollut keskeinen osa työpäiviäni yli 15 vuotta.

Minua kiinnostaa erityisesti, miten psyykkinen työhyvinvointi – työn imu – voi saada aikaan fyysistä terveyttä ja miten työn imua voi lisätä.

2. Miksi halusit tutkia verkkovalmennuksen vaikuttavuutta?

Kehitimme yhteistyössä Työterveyslaitoksen tutkijoiden ja asiantuntijoiden kanssa verkkovälitteisesti toimivan valmennuksen, joka pohjautuu työn tuunaamisen teoreettisiin lähtökohtiin.

Aikaisemmat kansainväliset tutkimukset työn tuunaamisen valmennuksista ovat olleet rohkaisevia. Ne ovat osoittaneet, että valmennuksen avulla voidaan lisätä työn tuunaamista ja työn imua.

Aiempaa tutkimusta siitä, voidaanko työn tuunaamisen valmennus toteuttaa verkkovälitteisesti, ei sen sijaan ole. Vaikka Työterveyslaitoksen verkkovalmennukset pohjautuvat usean vuoden tutkimukseen, on tärkeää, että ne ovat myös vaikuttavuustestattuja kansainvälistä tieteellistä tutkimustapaa noudattaen.

3. Miksi tutkimus toteutettiin yhden kunnan henkilöstössä?

Alun perin ajatuksena oli, että Petäjäveden kunnasta poimitaan noin 50 hengen otos, jossa valmennusta testataan ja toisesta kunnasta taas poimitaan saman suuruinen otos kontrolliryhmää varten.

Oli kuitenkin vaikeaa pohtia, millä inhimillisellä ja eettisellä perusteella vain osa kunnan työntekijöistä pääsisi hankkeeseen. Tarkoitus oli kuitenkin tarjota konkreettinen mahdollisuus oman työhyvinvoinnin ja ehkä jopa työterveyden edistämiseen. Kukapa kuntatyöntekijä sitä ei ansaitsisi.

Hanke oli myös niin massiivinen, että kontrolliryhmän motivointi olisi ollut haastavaa. Pieni osallistumisprosentti taas olisi heikentänyt tutkimustulosten luotettavuutta ja yleistettävyyttä. Toisaalta Petäjäveden kunnan johto oli ja on ollut koko ajan erityisen sitoutunut hankkeeseen.

Siksi päätimme Petäjäveden kunnan johdon kanssa, että tehdään nyt sitten kunnolla ja todella isosti ja tarjotaan kaikille kunnan työntekijöille mahdollisuus osallistua. Osa työntekijöistä kuului koeryhmään ja osa kontrolliryhmään, mutta kaikki halukkaat saivat kaikki mittaukset ja osallistua valmennukseen.

4. Miltä työn tuunaaminen näyttää käytännössä?

Työn tuunaminen on työntekijän omaa aktiivista roolia ja vastuunottoa omasta työhyvinvoinnistaan ja työmotivaatiostaan. Työntekijä pohtii, mitä hänen työnsä sisältää ja miltä se tuntuu: Mitä hän haluaa säilyttää työssään? Mikä innostaa, energisoi ja kannattelee vaikeinakin hetkinä? Entä mikä kuormittaa liikaa ja miten sitä voisi säädellä?

Työn tuunaaminen on tekoja, joilla näihin asioihin puututaan ja niitä muokataan. Tavoitteena on työntekijän ja työn tasapaino. Aina ei välttämättä ole helppoa lähteä yksin arjen keskellä pohtimaan, mitä tai miten työtä tulisi muokata ja löytää siihen uusia näkökulmia. Silloin esimerkiksi verkkovalmennus ja valmentajan tuki voivat auttaa.

5. Miten Petäjäveden kunnan työntekijät tuunasivat työtään?

Petäjävedellä työtä tuunattiin monipuolisesti, mikä on äärimmäisen hyvä. Viimeaikaisten tutkimusten mukaan työn imua edistää se, että työn tuunamisen erilaisia keinoja hyödynnetään samanaikaisesti.

Työntekijöiden keinoja olivat esimerkiksi järjestelmällisyyden lisääminen, tehtävien entistä parempi priorisointi ja organisointi, työn jaksottaminen ja tauottaminen, uusien työtaitojen kehittäminen ja tiimin avun hyödyntäminen.

6. Millaisia tuloksia tutkimuksesta on saatu?

Aivan alustavat tulokset ovat olleet rohkaisevia. Niiden mukaan verkkovalmennus näyttäisi kannustavan työntekijöitä oman työn tuunaamiseen ja siten hyödyttävän työn imua.

7. Miten työntekijät itse arvioivat työn tuunaamisen hyötyjä?

Koeryhmän työntekijöistä valmennukseen osallistuneista 70 prosenttia koki valmennuksella olleen jossain määrin tai paljon hyötyä oman työn kannalta valmennusjakson aikana.

8. Mitä tiedetään työn tuunaamisen terveyshyödyistä?

Tämä onkin kiinnostavaa, koska siitä ei ole aikaisempia tutkimustuloksia. Työn imulla sen sijaan tiedetään olevan yhteys sekä psyykkiseen että fyysiseen terveyteen.

Meidän tutkimuksessamme selvitetään verkkovalmennuksen mahdollisia psykofysiologisia hyötyjä työntekijän sydämen terveydelle tutkimalla autonomisen hermoston toimintaa – sykevaihtelua.

Analyysit ovat vielä kesken. Toiveena on, että työntekijät voisivat oppia säätelemään heille itselleen tärkeitä työn voimavaroja ja vaatimuksia ja siten vaikuttamaan työn imuun ja sen myötä autonomisen hermostonsa toimintaan.

9. Mikä tutkimuksessa on yllättänyt sinut?

Se, miten paneutuneesti valmennusta on tehty. Valmennus ei ole mitenkään nopea ja kevyt prosessi, vaan siinä pääsee pohtimaan työtään hyvinkin syvällisesti, niin halutessaan. Tuntuu, että Petäjäveden työntekijät tekivät näin.

Kunnan 268 työntekijästä verkkovalmennuksen teki kaikkiaan 168 henkilöä. Koko kunnan työntekijämäärästä 63 prosenttia on paljon oman työnsä tuunaajia. Koko lailla tämä sama työntekijämäärä vastasi tutkimuskyselyyn kaikki kolme kertaa ja piti sykemittareita 3 x 3 vuorokautta.

Minua ilahduttaa erityisesti se, että tuunaamisen verkkovalmennuksen suorittivat aktiivisesti myös sellaiset henkilöt, jotka kertoivat hyödyntävänsä älylaitteita harvoin.

10. Milloin saamme kuulla tarkemmat tutkimustulokset?

Tutkimusanalyysit ovat käynnissä, ja aivan alustavat tulokset julkaistaan syyskuussa 2020. Lopulliset tulokset julkaistaan tutkimushankkeen päättyessä keväällä 2021. Tässä välissä tuloksista kerrotaan toki sitä mukaa kun niitä valmistuu.