Kriisi tekee hyvästä johtamisesta entistäkin tärkeämpää

Osallistu

Koronavirusepidemian aikana sosiaali- ja terveysalan työntekijät joutuvat tekemään pitkiä työvuoroja ja asettamaan työnantajan edun oman jaksamisensa edelle. Miten tukea henkilöstöä, jotta kriisistä selviydytään kunnialla?

Työntekijät ovat valmiita venymään äärimmilleen, jos he uskovat, että organisaatiossa tuetaan heidän jaksamistaan ja työntekoaan, sanoo erityisasiantuntija Mervi Niemi Työterveyslaitoksesta.

Niemi kehittää sosiaali- ja terveysalan organisaatioissa resilienssiä, joka on kykyä kohdata erilaisia työelämän muutos- tai häiriötilanteita.

Koronavirusepidemian takia viranomaisille on lisätty valmiuslain mukaisia valtuuksia. Työaika- ja lomasäännöksistä voidaan poiketa muun muassa terveydenhuoltoalalla.

Canterburyn yliopisto Uudessa-Seelannissa on jo pitkään tutkinut resilienttejä organisaatioita. Yliopiston oppaassa Staffed or stuffed – creating resilience through your people käsitellään johtamista kriiseissä. Niemi kokosi oppaasta vinkit sote-organisaatioiden johdolle ja esimiehille:

Tue henkilöstöäsi kriisin aikana

  1. Tunnista tarpeet. Pitkiä työvuoroja ei jakseta tehdä ilman riittäviä taukoja ja tankkausta. Ovatko henkilöstöravintolat auki vai tuodaanko töihin omat eväät? Varmista riittävän pitkät lepoajat työvuorojen välillä. Kriisin pitkittyessä tarvitaan myös sosiaalista ja henkistä tukea.
  2. Huomioi yksilöiden erot. Jokainen reagoi kriisiin eri tavalla: toiset puhkuvat intoa ja auttamishalua, toiset lamaantuvat ja toimivat puoliteholla. Myös kotiolot, lapset tai iäkkäät isovanhemmat aiheuttavat huolta. Järjestä joustoja työtehtäviin ja työaikoihin, ennen kuin työntekijä jää sairauslomalle.
  3. Kuuntele ideoita. Työntekijät ovat oman työnsä asiantuntijoita. Kuuntele heidän ideoitaan työtehtävien nopeuttamiseksi ja järkevöittämiseksi.
  4. Anna vapautta. Jos tarvitaan nopeutta ja joustavuutta, vähennä byrokratiaa. Anna vastuuta ja vapautta tehtävien suorittamiseen, jakamiseen ja jopa muotoilemiseen. Stressiä ja työuupumusta koskevien tutkimusten mukaan mahdollisuus vaikuttaa omaan työhön on voimavara, joka suojelee kuormitukselta.
  5. Jaa tietoa ja ota vastaan palautetta. Tieto lisää turvallisuuden tunnetta, joten tarjoa tietoa luotettavasti, rehellisesti ja säännöllisesti. Kuuntele henkilöstön palautetta herkällä korvalla. Kriisin aikana päätöksiä tehdään kiireessä ja vaillinaisen tiedon pohjalta, joten ole valmis muuttamaan päätöksiäsi.

Kriisin jälkeen otetaan opiksi ja toivutaan

  1. Kerää opit kriisin jälkeen. Arvioi yhdessä henkilöstön kanssa uusia käytäntöjä: mitä niistä kannattaa hyödyntää normaalioloissa? Käykää läpi myös ennakkosuunnitelmat: mikä niissä oli toimivaa ja mitä pitää korjata?
  2. Osoita arvostusta. Henkilöstö on venynyt äärimmilleen. Miten osoitat arvostusta? Kiitos on hyvä alku, mutta voit tehdä muutakin. Varaa aikaa kokemusten vaihdolle, sillä se on osa toipumisprosessia. Myös erilaiset tapahtumat voivat olla keino osoittaa kiitosta. Suurinta arvostusta osoittaa se, että johto huolehtii henkilöstönsä jaksamisesta kriisin jälkeenkin.
  3. Tue sopeutumista uuteen tilanteeseen. Maailma on muuttunut kriisin jälkeen. Ihmiset reagoivat siihen eri tavoin ja toipuvat eri tahdissa. Kotona kriisi voi jatkua eri syistä, joten työnantajalta ja esimieheltä vaaditaan joustavuutta vielä pitkään. Kannusta pitämään lomia ja joustovapaita. Mahdollista osa-aikainen työnteko, jos se on tarpeen.
  4. Älä vähättele. Kunnioita ihmisten erilaisia reaktioita ja ajatuksia. Johtajana olet varmasti vahva yksilö, ja osa vahvuuttasi on tukea niitä, jotka eivät kykene olemaan yhtä vahvoja.

Viilaa suunnitelmat kuntoon

  1. Laadi uudet suunnitelmat. Kriisin jälkeen on aika laatia entistä paremmat suunnitelmat seuraavien kriisien varalle. Kyseenalaista myös harjoittelun ja perehdytyksen rutiinit. Kun henkilöstö osallistuu suunnitelmien tekoon ja päivittämiseen, erilliset perehdytykset menettävät merkitystään. Henkilöstöltä saat myös käytännönläheisen näkökulman häiriötilanteisiin.
  2. Muista hyvinvoinnin näkökulma. Teknisten yksityiskohtien lisäksi suunnitelmissa pitää huomioida henkilöstön hyvinvointi. Mieti esimerkiksi, miten häiriötilanteissa seurataan henkilöstön jaksamista ja miten jaksamista tuetaan.
  3. Haasta omat suunnitelmasi. Onko kriittiset toiminnot varmistettu? Toimivatko suunnitelmat myös viikonloppuna ja keskiyöllä? Onko tiedonkulku turvattu? Ovatko vastuut ja tehtävät selkeitä?
  4. Viesti suunnitelmistasi. Mitä alemmille organisaatiotasoille mennään, sitä vähemmän ihmisillä on tietoa häiriötilanteisiin varautumisesta. Miten taklaat tämän ongelman? Varaa riittävästi aikaa harjoitteluun. Harjoittelu voi olla myös keskustelua ja harjoittelua mielikuvien avulla.

Mervi Niemi kertoo, että Työterveyslaitoksen ja Kuntaliiton yhteisellä Varautuminen ja jatkuvuuden hallinta sote-organisaatioissa -koulutuskiertueella syksyllä 2019 tehtiin skenaarioharjoituksia. Osallistujat olivat sote-alan ammattilaisia.

”Osallistujat arvioivat, että heidän organisaatioidensa ennakkosuunnitelmat toimivat parhaiten pandemiatilanteessa. Hyvä juttu, sillä niiden toimivuutta testataan parhaillaan.”

Koulutuskiertueella havaittiin myös, että häiriötilanteiden harjoitteluun ei ole varattu aikaa eivätkä hyvin laaditut suunnitelmat ole kaikkien tiedossa.

Aiheesta lisää:

Sosiaali- ja terveysministeriön Sotejoki-hankkeessa kehitetään resilienttiä toimintakulttuuria sote-organisaatioissa. Haluaako työpaikkasi pilotoida tulevaa organisaatioresilienssin valmennusta? Ilmoittaudu mukaan hankkeen sivulla!

Jutun lähteenä käytetty opas Staffed or stuffed – creating resilience through your people (pdf)

Toimituksemme suosittelee

Tutustu myös:
Kommentointi (0)

Mitä ajatuksia juttu herätti? Osallistu keskusteluun tässä.

Ei vielä yhtään kommenttia.

Tuoreimmat jutut

Joskus yllätykset ja sattumat ovat työssä onnenpotkuja. Niillä voi olla osansa suurissa ja pienissä ratkaisuissa, ideoissa, uudistuksissa ja keksinnöissä.

Työterveyslaitoksen Yhteensattumia-tutkimushankkeessa tunnistettiin onnekkaiden sattumien paikkoja asiantuntijatyöpaikoilla. Tutkimuskyselyyn vastanneista yli puolet arvioi kohtaavansa työssään usein hyödyllistä tietoa tai asioita, joita ei sinänsä ollut etsimässä.

Onnekkaita sattumia tapahtui erityisesti työtä tehdessä tai työpaikan epämuodollisissa kohtaamisissa. Esiin nousivat myös työpaikan ulkopuoliset tapahtumat ja tapaamiset sekä mahdollisuus hiljentää vauhtia ja pysähtyä.

Sattumia ei pysty hallitsemaan. Työpaikat ja yksittäiset työntekijät voivat kuitenkin luoda uusille oivalluksille suotuisia olosuhteita.

Nämä vinkit ovat työntekijälle:

  1. Tiedosta onnekkaiden sattumien ja mahdollisuuksien olemassaolo.
  2. Pidä mielesi avoimena, valppaana ja uteliaana.
  3. Pysähdy tarkkailemaan, mitä ympärilläsi tapahtuu ja mistä ihmiset puhuvat.
  4. Kirjaa muistiin kiinnostavat havainnot, jotka jäävät askarruttamaan sinua. Niistä voi joskus syntyä hyviä ideoita.
  5. Pyri sitomaan kiinnostavat havainnot ja oivallukset aiempiin kokemuksiisi.
  6. Irrottaudu aika ajoin rutiineista. Tee asioita uudella tavalla.
  7. Puntaroi erilaisia vaihtoehtoja.
  8. Pyri järjestämään työhösi kiireettömiä, joutilaita hetkiä vähintään kerran viikossa. Silloin mielesi saa vaeltaa vapaasti.
  9. Varaa kalenteristasi aikaa siihen, että tutustut uuteen.
  10. Järjestä tapaamisia myös muiden kuin lähityökavereidesi kanssa.
  11. Hakeudu välillä tekemään töitä eri työryhmien tai tiimien kanssa.
  12. Osallistu työpaikan ulkopuolisiin tilaisuuksiin, kuten seminaareihin, koulutuksiin, vierailuihin tai messuille.
  13. Ota kirjastosta kiinnostava, sinulle tuntematon kirja.
  14. Liiku jossain totutusta poikkeavassa paikassa – vaikkapa kaupungilla tai luonnossa.
  15. Sosiaalisesta mediasta voi löytyä hyödyllisiä kontakteja ja tietoa. Seuraa joskus myös niitä tahoja ja henkilöitä, jotka eivät ole oman työsi ytimessä, vaan reuna-alueilla.

Jutun lähteenä on käytetty raporttia “Onnekkaat sattumat ja psykologinen turvallisuus uudistumisen lähteinä työpaikoilla” (Minna Toivanen ja muut, Työterveyslaitos, 2021)

Onko minun osaamisellani kysyntää vielä 2030-luvulla? Millaisia kykyjä työntekijöiltä odotetaan? Työterveyslaitoksen asiantuntijat valottavat tulevaisuuden työelämää julkaisussaan “Hyvinvointia työstä 2030-luvulla”. Kysytään heiltä, millä ominaisuuksilla saa paikan jatkossa.

Tunne itsesi ja hallitse työuraasi

”Itsetuntemus on yleistaito, josta hyötyvät kaikki, kaikenlaista työtä tekevät”, napauttaa Työkyky ja työurat -yksikön johtaja Salla Toppinen-Tanner.

Se on vähän yllättävä vastaus. Toppinen-Tanner tarkentaa, että itsetuntemus luo vahvan pohjan työhyvinvoinnille ja työkyvylle ympäristössä, joka on täynnä kehittymisvaatimuksia ja mahdollisuuksia.

”Itsetuntemus on vahva todellisuuteen perustuva näkemys siitä, millaisia vahvuuksia ja kehittämisen kohteita meillä on. Millaisia olemme ihmisenä ja suhteessa muihin?”

Itsetuntemus auttaa asettamaan tavoitteita työuralla. Kun tavoittelemme itsellemme sopivia ja tärkeitä asioita, osaamme tehdä itsellemme parhaat valinnat emmekä ole niin riippuvaisia ulkoisista asioista.

”Kun tunnistamme omat voimavaramme ja kehittymisen tarpeemme ja osaamme suhteuttaa ne työn asettamiin vaatimuksiin, selviämme myös 2030-luvun työelämässä.”

Tule ulos lokerostasi

Työelämän muutosta eri näkökulmista tarkastellut tutkimuspäällikkö Pekka Varje liputtaa verkostoitumistaitojen puolesta. Tulevaisuudessa työtä on entistä vaikeampi tehdä omassa pienessä lokerossa.

”Laajat ja monista pienistä osakokonaisuuksista muodostuvat työtehtävät edellyttävät monipuolista vuorovaikutusta paitsi oman organisaation sisällä myös organisaation ulkopuolisten sidosryhmien kanssa.”

Varjen mielestä verkostoitumistaidot ovat olennaisia myös työuran kannalta. Pohja uudelle työllistymiselle luodaan jo aikaisempien työsuhteiden aikana.

”Kun työsuhteet ovat epävarmoja tai määräaikaisia, on olennaista, että henkilöllä on suhteita alan toimijoihin ja hänen osaamisensa tunnetaan verkostossa.”

Kohtaa muutokset tyynesti ja luovasti

Tutkimusprofessori Tuomo Alasoinia kiinnostavat digitaalinen murros ja sen mahdollistama työn uudelleenajattelu. Hänen tulevaisuuden työelämätaitojen listassaan on kaksi kohtaa: kokonaisuuksien hallinta ja resilienssi.

”Koska toimimme entistä kiinteämmin erilaisissa ja muuttuvissa verkostoissa, meidän on ymmärrettävä yhä laajemmaksi ja monimuotoisemmaksi muuttuvaa kokonaisuutta. Oleellisen tiedon löytäminen ja hyödyntäminen ovat tulevaisuudessa entistä tärkeämpiä taitoja.”

Monimuotoisessa ja verkostoituneessa maailmassa muutokset ovat äkillisiä ja niitä on paljon.

”Meidän on kohdattava ennakoimattomia muutoksia menestyksellisesti. Tulemme siis tarvitsemaan resilienssiä eli kykyä pärjätä muuttuneessa tilanteessa ja selviytyä siitä luovalla ja kestävällä tavalla.”

Hyödynnä muiden osaamista ja jaa omastasi

Vanhempi asiantuntija Arja Ala-Laurinaho nostaa yleisistä taidoista päällimmäiseksi valmiuden oppia ja muistuttaa, että oppimaankin pitää oppia. Erityisen tärkeänä hän näkee, että opittua jaetaan yhdessä.

”Sekin on taito, että osaa liittää oman osaamisensa muiden osaamiseen ja hyödyntää muiden asiantuntemusta.”

Ala-Laurinaho on pohtinut työelämän tulevaisuutta erityisesti ilmastonmuutoksen näkökulmasta.

”Ilmastonmuutos on valtava oppimishaaste niin työpaikoille kuin työntekijöillekin. Elinkaariajattelu ja kiertotalouden edistäminen korostavat innovatiivisuuden ja suunnittelun merkitystä sekä yhteistyötä eri erikoisosaajien kesken.”

Päivittämiselle on luotava puitteet – ja aikaa

Tutkimusprofessori Ari Väänäsen mielestä kysymys tulevaisuuden työntekijän taidoista on näkökulmaltaan liian kapea. Osaamista pitää kuuluttaa myös organisaatioilta ja yhteiskunnalta.

Väänänen on tutkinut työelämän ajattelu- ja toimintatapojen muutosta. Hänen mielestään tulevaisuuden suurin vaara piilee eriarvoisuudessa.

”Monien työssä liikutaan innostavan haasteellisuuden ja korkean vaatimustason välimaastossa, kun taas osalla osaaminen ei kohtaa työelämän tarpeita ja töitä on satunaisesti tai ei lainkaan.”

Se, että osaaminen ja työelämän tarpeet eivät kohtaa, on yksilölle terveysriski ja yhteiskunnalle kuormitustekijä.

Jatkuva muutos tuo työntekijälle vastuuta ja myös painetta olla päivitetty ja tuloskuntoinen. Väänänen huomauttaa, ettei kaikkea voi kuitenkaan sysätä työntekijän harteille. Oppimiselle on luotava kehykset, joiden pohjalta mahdollisimman moni pystyy toimimaan mielekkäästi uudistuvassa työelämässä.

”Uuden oppimiseen tarvitaan joustavia tukirakenteita ja toimintamalleja, jotta päivittämisen tarve ei johda työttömyyteen tai synnytä psyykkistä kuormitusta. Organisaatioissa pitää myös varata aikaa uuden oppimiseen. Muutoin itsensä kehittäminen jää helposti suunnitelmaksi.”

Unta arvostetaan entistä enemmän. Muutos näkyy esimerkiksi julkisessa keskustelussa ja elintapaneuvonnassa, jossa uni on nostettu samanarvoisena ravinnon ja liikunnan rinnalle. Sinne se kuuluukin.

”Tutkimustieto unen merkityksestä on mennyt läpi, päässyt yleiseen tietoisuuteen”, sanoo tutkimuspäällikkö Mikael Sallinen.

Sallinen on työskennellyt Työterveyslaitoksessa 25 vuotta. Sinä aikana hän on tutkinut muun muassa unta, palautumista ja työaikoja.

”Uni on palautumisen kannalta korvaamatonta. Unen aikana tapahtuu prosesseja, joita ei voi tapahtua valveilla. Ne vaikuttavat siihen, miten ihminen pärjää hereillä ollessaan.”

Syvässä unessa elimistö rauhoittuu

Aivojen perusteellinen palautuminen onnistuu vain unessa. Kaikki unen vaiheet ovat tarpeellisia, mutta syvän unen vaihe on aivoille erityisen tärkeä.

Unen vaiheet muodostavat 90–120 minuutin syklejä. Syvän unen määrä on suurin kolmen ensimmäisen syklin aikana. Syvää unta on suunnilleen neljäs- tai viidesosa aikuisen ihmisen tavallisesta yöunesta.

”Syvän unen vaiheessa elimistö lepää kokonaisvaltaisesti. Hengitys on rauhallista, pulssi hidas ja aivosähkökäyrässä näkyy hitaita aaltoja”, Mikael Sallinen kuvailee.

Syvästä unesta on vaikea herätä. Jos ihminen herätetään siitä väkisin, hän on jonkin aikaa unenpöpperössä.

Aivojen energiavarastot täydentyvät unessa

Unen korvaamattomuus aivoille liittyy ensinnäkin niiden energiatasapainon säilymiseen.

”Aivot ovat energiasyöppö. Vaikka aivojen paino on vain pari prosenttia ihmisen painosta, niiden hapenkulutus on viidesosa ihmisen koko hapentarpeesta lepotilassa”, Mikael Sallinen sanoo.

Toimiakseen hyvin aivot siis tarvitsevat paljon energiaa. Niiden energiavarastot – eli glykokeenivarastot – täydentyvät varsinkin syvän unen aikana.

Toinen aivoille tärkeä prosessi liittyy niiden puhdistumiseen. Kun käytämme aivojamme, energiaa kuluu. Sivutuotteena syntyy kuona-aineita, jotka luovat perustaa väsymykselle.

Unen aikana niin sanottu glymfaattinen järjestelmä aktivoituu. Sen seurauksena aivo-selkäydinnestettä pääsee aivoihin veri-aivoesteen läpi. Neste huuhtoo kuona-aineita pois aivoista.

”Mekanismi on kuin aivojen viemärijärjestelmä. Se auttaa niitä pysymään terveinä ja ehkäisee dementiaa.”

Univaje aiheuttaa lievän tulehdustilan

Myös ihmisen immuunijärjestelmä vahvistuu unen aikana. Järjestelmä puolustaa elimistöämme taudinaiheuttajia vastaan. Mikael Sallinen kertoo tutkimuksista, joissa on tarkasteltu univajeen vaikutuksia:

”Univaje provosoi elimistössä lievän tulehdustilan ja aktivoi puolustusjärjestelmän. Se näkyy siinä, että tulehdusta edistävät välittäjäaineet lisääntyvät. Myös tulehdusarvo CRP on univajeessa hieman koholla.”

Tartuntatautien, kuten influenssan, yhteydessä ihminen nukkuu tavallista enemmän. Se on luonnollinen reaktio, joka pyrkii hillitsemään tulehdusta.

”On myös tutkimuksia, joissa koehenkilöitä on valvotettu ja sitten rokotettu. Heillä vasta-ainetuotanto on jäänyt vähäisemmäksi kuin normaalisti nukkuneilla ihmisillä. Sekin kertoo immuunipuolustuksen ja unen yhteydestä.”

Stressi voi tehdä unesta katkonaista

Syvään uneen pääsemistä haittaa esimerkiksi stressi. Jos on kovin jännittynyt tai hermostunut, on ylipäätään vaikea nukahtaa.

”Kun ihminen käy kierroksilla, ajatukset pelaavat ja tunteet jylläävät. Se ylläpitää vireyttä eli aktivoi valvetta tuottavaa aivomekanismia. Silloin unta tuottava aivomekanismi ei pääsekään aktivoitumaan ja vaikuttamaan”, Mikael Sallinen sanoo.

Jos menee stressaantuneena nukkumaan, elimistö voi jäädä kierroksille myös unen ajaksi. Se tekee unesta pinnallista ja katkonaista.

Kun syvää unta on nukuttu jonkin aikaa, alkaa tulla kevyempää unta ja havahtumisia. Se on normaalia ja kuuluu terveeseen uneen. Stressitilassa oleva ihminen ei havahduttuaan välttämättä nukahdakaan:

”Stressaavat asiat palautuvat mieleen välittömästi, mikä pitkittää uneen vaipumista.”

Tunnistatko illalla oman uni-ikkunasi?

Nukahtamista helpottaa sille otollisen ajan tunnistaminen. Useimmilla ihmisillä on tällainen ”aikaikkuna uneen”, jolloin he nukahtavat helpoimmin.

Paras aika nukahtaa on melko lyhyt, 15 minuutista puoleen tuntiin. Jos valvominen jatkuu illalla tämän hetken ohi, nukahtaminen on hankalampaa. Tämä on yksi syy siihen, että illalla kannattaa ottaa rauhallisesti ja rentoutua.

Oman uni-ikkunansa tunnistaa siitä, että alkaa ramaista.

”Raukeutta ei kuitenkaan huomaa, jos surffailee netissä, lukee työsähköposteja tai katselee jännää elokuvaa. Kaikki aktivoivat ja stressaavat puuhat kannattaa lopettaa viimeistään tunti tai pari ennen nukkumaanmenoa”, Mikael Sallinen sanoo.

Työajan rajattomuus uhkaa unta

Vaikka uni on ihmiselle korvaamatonta, se ei ole mikään itsenäinen saareke vuorokaudessa.

”Se, mitä me valveilla teemme, vaikuttaa uneen. Se, miten nukumme, vaikuttaa toimintakykyymme päivän aikana”, Mikael Sallinen korostaa.

Pitää huolehtia siitä, että palauttavia hetkiä on myös päivän kuluessa. Varsinkin työkuormituksesta palautuminen ja psykologinen irrottautuminen työstä ovat tärkeitä.

Sallinen on hyvillään siitä, että työajat ovat muuttuneet entistä joustavammiksi. Joustava työaika auttaa työntekijää noudattamaan itselleen luontaista vuorokausirytmiä.

Sen sijaan työajan rajattomuus on uhka hyvälle unelle. Sallinen kannattaa sitä, että työpaikalla sovitaan tavoitettavuuden pelisäännöistä: Pitääkö työajan jälkeen olla tavoitettavissa? Voiko esimerkiksi sähköpostin lukemisen jättää suosiolla seuraavaan työpäivään?

”Jos pelisääntöjä ei ole, työstä irrottautuminen jää vaillinaiseksi. Ihminen kokee olevansa vain puoliksi vapaalla, vaikka työhön liittyviä viestejä tai soittoja ei tulisikaan.”